Para los equipos dispersos geográficamente, ActivityTimeline permite una gestión regional eficiente al aprovechar las «habilidades» personalizadas como etiquetas de ubicación (por ejemplo, «EE. UU.», «Europa»). A continuación, puede crear dinámicas Equipos funcionales basado en estas etiquetas, lo que permite un filtrado rápido, una planificación simplificada de las zonas horarias y la elaboración de informes específicos por región. Este enfoque automatiza la composición del equipo y agiliza la administración de las fuerzas laborales distribuidas.
Si bien la capacidad de contratar talento desde cualquier lugar ofrece inmensas ventajas, también presenta desafíos importantes para los gerentes de proyectos: coordinar las distintas zonas horarias, comprender los días festivos locales y garantizar una distribución equitativa de la carga de trabajo. Gestionar un Equipo de Jira repartidos por continentes con estructuras de equipo tradicionales y estáticas, a menudo provocan interrupciones en la comunicación, pesadillas en la programación y una asignación de recursos ineficiente.
Necesita una forma más inteligente de organizar su fuerza laboral distribuida, que vaya más allá de la simple creación manual de equipos. Necesitas una solución que aproveche los metadatos para agrupar y gestionar automáticamente tu talento por ubicación, haciendo que la gestión global de proyectos parezca más local.
ActivityTimeline ofrece esta capacidad precisa, que le permite crear dinámicas, equipos basados en la ubicación que agilizan las operaciones para sus miembros dispersos geográficamente.
El dilema del equipo distribuido: más que solo zonas horarias
Las complejidades de la administración de equipos distribuidos van mucho más allá de la simple conversión de los horarios de las reuniones. Sin un enfoque estratégico de la organización, se enfrenta a:
- Caos en la programación: Coordinar reuniones o planificar un trabajo sincrónico en varias zonas horarias puede convertirse en un rompecabezas insuperable.
- Puntos ciegos de recursos: Podrías asignar inadvertidamente una tarea urgente a un miembro del equipo justo cuando termina su jornada laboral en otra región.
- Cumplimiento localizado: Las diferentes regiones pueden tener reglamentos, días festivos o costumbres laborales únicos que deben tenerse en cuenta en la planificación.
- Informes ineficientes: La generación de informes o el análisis del desempeño en función de las contribuciones regionales se convierte en una tarea manual y propensa a errores.
- Silos de comunicación: Los equipos del mismo proyecto, pero en diferentes ubicaciones, pueden tener dificultades para mantener la cohesión sin una estructura organizativa clara que refleje su realidad geográfica.
Estos problemas pueden socavar la colaboración, reducir la productividad y erosionar la moral del equipo, lo que pone de relieve la necesidad fundamental de una solución de gestión de equipos inteligente y flexible.
El concepto central gira en torno a Equipos funcionales (dinámicos), que son «un grupo de personas que se forma automáticamente en función de su posición o sus habilidades». En lugar de añadir usuarios manualmente, tú defines los criterios y ActivityTimeline rellena el equipo automáticamente.
Paso a paso: Creación de equipos basados en la ubicación
Así es como puedes aprovechar ActivityTimeline para crear equipos eficientes y basados en la ubicación:
1. Etiquetar a los usuarios con marcadores de ubicación
El primer paso es asignar «habilidades» a los usuarios, tratando estas habilidades como indicadores geográficos.
- Administración de usuarios de acceso: Navega hasta
Configuración>Usuarios. Esta sección le permite administrar las características de los usuarios, incluidas las habilidades y los puestos. - Asigne habilidades de ubicación: Para cada usuario, añada habilidades que correspondan a su ubicación geográfica, como «EE. UU.», «Europa», «APAC» o «ESTONIA». ActivityTimeline te permite crear habilidades simplemente escribiéndolas en el campo correspondiente.
2. Creación de equipos funcionales basados en etiquetas de ubicación
Una vez que los usuarios estén etiquetados con sus respectivas ubicaciones, puede crear equipos funcionales que agrupen automáticamente a estos miembros.
- Navega hasta Creación de equipos: Ir a
Configuración>Equipos. - Seleccione el equipo funcional: Haz clic en «Crear nuevo equipo» y elige la opción «Equipo funcional (dinámico)».
- Definir equipo por habilidad: «Selecciona la habilidad o posición que quieres usar como criterio del equipo». En este caso, selecciona la etiqueta de ubicación que acabas de crear (por ejemplo, «EE. UU.»).
- Crea el equipo: Haz clic en «Crear». A continuación, el sistema «identificará y añadirá automáticamente al equipo a todos los usuarios que coincidan con la habilidad o posición seleccionada».
Por ejemplo, para crear un «equipo de control de calidad de EE. UU.», debe asegurarse de que sus especialistas de control de calidad ubicados en los EE. UU. estén etiquetados con «Control de calidad» (como puesto u otra habilidad) y «EE. UU.» (como habilidad). A continuación, cree un equipo funcional en función de estos criterios combinados.
3. Ventajas: operaciones simplificadas para equipos distribuidos
Este enfoque produce beneficios inmediatos y significativos:
- Filtrado y visibilidad rápidos: En el Planificador módulo, puede filtrar fácilmente las vistas de estos equipos basados en la ubicación, lo que proporciona una visibilidad instantánea de las cargas de trabajo y la disponibilidad regionales. Esto es fundamental para entender la «capacidad total disponible y utilizada».
- Planificación teniendo en cuenta las zonas horarias: Al planificar reuniones o asignar tareas urgentes, puedes ver rápidamente qué miembros del equipo están disponibles dentro de un horario de trabajo regional específico, lo que minimiza las interrupciones en la programación.
- Informes basados en regiones: Puede generar informes basados en estos equipos basados en la ubicación para analizar la utilización de los recursos, el progreso del proyecto o los registros de trabajo específicamente para una región. Por ejemplo, «los informes se pueden generar para ver cuándo están disponibles personas con un puesto o un conjunto de habilidades específicos».
- Composición dinámica del equipo: A medida que los miembros del equipo cambian de rol o ubicación, el simple hecho de actualizar sus «Habilidades» en su perfil de usuario actualiza automáticamente la membresía de su equipo. «No es necesario editar manualmente las listas de los equipos». Esto es particularmente beneficioso para las organizaciones con funciones multifuncionales o necesidades geográficas cambiantes.
4. Gestión de la composición dinámica del equipo
La belleza de los equipos funcionales reside en su naturaleza dinámica. Si la habilidad asignada a un usuario (por ejemplo, «EE. UU.») cambia o se elimina, su pertenencia al equipo funcional correspondiente se actualiza automáticamente. Esto reduce drásticamente los gastos administrativos en comparación con el mantenimiento manual de los «equipos clásicos».
Además, ActivityTimeline entiende que no todas las ubicaciones tienen las mismas horas de trabajo o días festivos. Puedes configurar «esquemas de carga de trabajo« para adaptarse a diferentes horarios de trabajo, dando cabida a equipos de varios países con días u horas de trabajo únicos. Por ejemplo, un empleado a tiempo completo de un país puede tener un horario de trabajo diferente al de un colega de otro país. Además, «Esquemas de vacaciones» se puede aplicar a equipos o usuarios individuales específicos, lo que garantiza que los días festivos locales se contabilicen automáticamente a disposición de todos, lo que lleva a una planificación más realista.
Y cuando se trata de diferentes zonas horarias, ActivityTimeline lo tiene todo cubierto. El indicador de carga de trabajo se ajusta automáticamente a la hora local de cada usuario. Por lo tanto, un gerente de proyecto en una zona horaria puede ver con precisión las tareas programadas y la carga de trabajo de un miembro del equipo en una zona completamente diferente. Incluso hay una configuración avanzada que garantiza que el trabajo registrado dé prioridad al tiempo enviado por el usuario frente al tiempo del servidor, lo que hace que el seguimiento del tiempo sea preciso en todo el mundo.
Por último, ActivityTimeline le ofrece una vista de varios proyectos. Esto significa que los gerentes no están confinados a una sola junta de proyecto, sino que pueden ver todo en lo que están trabajando los miembros de su equipo dispersos por todo el mundo todo Proyectos de Jira en un cronograma unificado. También muestra automáticamente las tareas en los cronogramas de los usuarios mediante Fechas de inicio y finalización de Jira Sprint, lo que simplifica la planificación de los equipos ágiles sin importar su ubicación física. Con ActivityTimeline, la gestión de una fuerza laboral global es más clara y eficiente, lo que ayuda a garantizar que nadie se sobrecargue y que todos los proyectos sigan por buen camino.
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