O gerenciamento eficaz de projetos é crucial para que as empresas se mantenham competitivas e obtenham resultados bem-sucedidos. O Jira é uma solução de gerenciamento de projetos líder do setor que ajuda as organizações a planejar, acompanhar e implementar projetos de forma eficaz. Gerenciamento da capacidade da equipe é essencial para qualquer projeto e fornece recursos poderosos para torná-lo perfeito.
As informações a seguir têm como objetivo fornecer informações e insights detalhados sobre as equipes do Jira, como adicionar equipes no Jira e destacar as melhores práticas para otimizar a produtividade da sua equipe em 2024.
Visão geral do Jira Teams
De pequenas startups a grandes empresas multinacionais, todos estão usando essa ferramenta versátil para garantir que as equipes sejam produtivas e que as estratégias sejam implementadas com eficiência. Se você estiver trabalhando no desenvolvimento de software, em campanhas de marketing ou em qualquer outro projeto, o Jira pode otimizar seus processos e ajudá-lo a atingir suas metas.
Com ele, as equipes podem facilmente atribuir tarefas aos membros da equipe, comunicar o progresso em tarefas e projetos e acompanhar e priorizar o trabalho. O Jira capacita as equipes a colaborarem estreitamente, trabalharem com mais eficiência e desenvolverem uma melhor compreensão de seus projetos e de suas necessidades.
No início de qualquer projeto do Jira, as equipes podem criar um backlog que permite registrar todo o trabalho que precisa ser feito e garantir que cada tarefa seja monitorada adequadamente. Para garantir que a colaboração em equipe seja perfeita, o Jira também permite que as equipes tenham uma visão geral do trabalho de cada membro, atribuam tarefas a diferentes membros, acompanhem atualizações de status e gerenciem dependências.
As equipes têm o poder de ver o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando atualmente e quais tarefas foram concluídas. Seu sistema de rastreamento de projetos e problemas permite que os membros da equipe planejem rapidamente projetos complexos, atribuam tarefas às pessoas certas, visualizem o progresso do projeto em tempo real e reconheçam o progresso de outras pessoas.
Configurando sua equipe no Jira
Montar uma equipe do mundo real pode ser uma maneira simples e eficaz de manter todos organizados e em sintonia com relação aos planos, prazos e resultados do projeto. Como gerente de projeto, você pode usar o Jira para planejar, acompanhar o progresso e relatar todos os aspectos do projeto.
Primeiro, você precisará decidir sobre o tipo de projeto em que está trabalhando e criar um plano de projeto apropriado. Comece criando um novo projeto.
Escolha o modelo de projeto apropriado com base nas necessidades da sua equipe. Existem modelos para desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos, criação de conteúdo e muito mais. Selecionar o modelo certo fornece uma base com fluxos de trabalho pré-configurados e tipos de problemas do Jira que se alinham aos objetivos da sua equipe.
Em seguida, você precisará configurar sua equipe. Você pode usar o Jira gerenciamento de equipe recurso para criar funções e atribuir pessoas a cada função. Você também pode designar um líder de equipe para sua equipe recém-criada, responsável por monitorar o progresso do projeto e garantir que tudo esteja funcionando sem problemas.
Em seguida, você poderá atribuir tarefas dentro de cada função e atribuir usuários a cada tarefa. Monitore o progresso de cada tarefa e atribua prazos específicos aos usuários. Isso é útil para garantir que todos estejam na mesma página em relação ao progresso e à conclusão do projeto.
Como criar novas equipes do Jira
Criar uma equipe é bastante simples:
- Acesse o Jira: Faça login na sua conta do Jira e navegue até o painel do Jira. Verifique se você tem as permissões necessárias para criar uma nova equipe.
- Vá para a seção “Equipes”: Geralmente é representado no menu superior.
- Clique em “Criar equipe”: Procure o botão “Criar equipe” e clique nele. Isso iniciará o processo de criação da equipe.
4. Forneça detalhes da equipe: No formulário de criação da equipe, insira os detalhes necessários para sua nova equipe. Você pode adicionar membros digitando seus endereços de e-mail ou selecionando-os na lista de usuários.
Depois de criar uma equipe, você pode começar a criar projetos e atribuir problemas. Ao criar uma nova equipe, você também pode escolher suas configurações de visibilidade. Você pode definir uma equipe para ficar visível para selecionar pessoas, visível para todos os usuários ou oculta.
Etapas fáceis para gerenciar com eficácia suas equipes do Jira
Esse software da Atlassian não só tem as ferramentas para ajudar as equipes a colaborar, mas também fornece a estrutura e a visão necessárias para gerenciá-las com eficácia. A seguir estão algumas das etapas fáceis que podem ajudar você a gerenciar melhor suas equipes.
- Estabeleça expectativas claras. Descreva suas metas e objetivos desejados para ajudar a definir e focar as atividades da sua equipe. Isso fornecerá clareza e foco no que se espera de cada membro da equipe. Também é melhor acompanhar o progresso e as entregas regularmente para garantir que as equipes cumpram seus prazos.
- Use os recursos de gerenciamento de projetos e fluxos de trabalho do Jira. Há ótimas opções de gerenciamento de projetos e fluxos de trabalho, como quadros, gerenciamento de sprint e fluxos de trabalho personalizados. Isso garante que as tarefas e os projetos sejam atribuídos e monitorados adequadamente. Com o recurso de relatórios e insights do Jira, você pode monitorar facilmente a equipe no Jira e o desempenho do projeto.
- Atribua às equipes as ferramentas certas para colaboração. Com tantas opções disponíveis, você precisa encontrar a ferramenta certa para suas necessidades específicas de colaboração. Ter as ferramentas certas no momento certo pode facilitar a colaboração e a produtividade. Existem recursos de integração de equipes terceirizadas do Jira para garantir que os usuários possam acessar dados e ferramentas de várias fontes. Ele integra e consolida perfeitamente várias ferramentas e soluções para máxima eficiência e produtividade. Por exemplo, ele reúne o Jira Software, o Confluence, o Bitbucket e o Trello, fornecendo às equipes acesso a uma única solução de fluxo de trabalho. Além disso, as equipes podem acompanhar o progresso com as notificações por e-mail do Jira e a integração com o Slack.
- Cultive a cultura da equipe. Um dos elementos-chave para gerenciar equipes de forma eficaz é garantir que os membros da equipe estejam confortáveis e abertos para expressar seus pensamentos. O bom moral da equipe garantirá que os membros da equipe estejam engajados e motivados. Construir uma boa cultura de equipe também pode ajudar a melhorar a produtividade e a criatividade.
- Garanta um feedback consistente. O feedback consistente é essencial para promover uma comunicação eficaz entre os membros da equipe. Isso pode ser feito comentando sobre o progresso da tarefa no Jira ou compartilhando informações adicionais no Confluence ou no Slack. Ao fornecer regularmente feedback sobre progresso, desempenho e sugestões de melhoria, as equipes podem colaborar melhor e tomar melhores decisões.
Melhores práticas para usar o Jira Teams
Para aproveitar ao máximo o Jira Teams e garantir a produtividade e a eficiência ideais, é essencial seguir estas melhores práticas:
1. Use painéis ágeis: Se suas equipes seguem metodologias ágeis, aproveite os painéis ágeis do Jira, como os painéis Scrum ou Kanban, para visualizar e gerenciar itens de trabalho. Organize tarefas em sprints, defina prioridades e acompanhe o progresso usando gráficos de burndown ou diagramas de fluxo cumulativos. Os quadros ágeis fornecem transparência, facilitam a colaboração e promovem o desenvolvimento iterativo.
2. Implemente um gerenciamento eficaz de tarefas: use os recursos de gerenciamento de tarefas em todo o seu potencial. Divida o trabalho em tarefas granulares, atribua-as aos membros da equipe e defina prioridades e prazos claros. Incentive as equipes a atualizar regularmente os status das tarefas e fornecer comentários significativos para manter todos informados sobre o progresso e quaisquer obstáculos. Faça com que os usuários registrem o tempo para monitorar o tempo de forma eficaz.
3. Monitore e acompanhe métricas: Aproveite os recursos de relatórios e rastreamento do Jira para monitorar o desempenho da equipe e do projeto. Há uma grande variedade de relatórios úteis que podem ajudar a acompanhar o progresso dos usuários. Acompanhe métricas como velocidade da equipe, tempo de ciclo e gráficos de esgotamento para obter insights sobre produtividade, identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados.
4. Use os painéis do Jira: Painéis do Jira são exibições visuais personalizáveis que fornecem aos usuários uma visão consolidada das equipes sobre informações, métricas e relatórios relevantes do projeto. Esses painéis funcionam como centros centralizados de informações, permitindo que equipes e partes interessadas monitorem o progresso do projeto, acompanhem os principais indicadores de desempenho e obtenham informações valiosas em um piscar de olhos.
5. Experimente complementos 3D para festas: esses complementos fornecem funcionalidades extras que podem melhorar o fluxo de trabalho e tornar o processo mais eficiente, além de ajudar as equipes a economizar tempo e dinheiro ao otimizar suas atividades. Os benefícios de adicionar complementos incluem melhor planejamento de recursos e gerenciamento de equipes, relatórios personalizados e planilhas de horas.
Integrando o Jira Teams com outras ferramentas: ActivityTimeline
Para quem precisa de recursos avançados gerenciamento de equipe, existem vários plug-ins apresentados no Atlassian Marketplace. Esses complementos podem ampliar as capacidades dos usuários e complementar efetivamente o processo de planejamento.
Por exemplo, você pode conferir um ActivityTimeline - um complemento de planejamento e rastreamento de recursos com planilhas de horas e seções de relatórios para equipes. O aplicativo permite planejar e gerenciar as atividades de equipes e usuários individuais com a ajuda de cronogramas especiais. Veja quem está fazendo o quê e quando será feito com um especial Painel de planejamento, que mostra de forma abrangente todos os projetos com tarefas, bem como Cronogramas de equipe/usuário com atividades contínuas/planejadas. Os usuários podem registrar trabalhos aqui, agendar tarefas com um simples arrastar e soltar e simplesmente acompanhar o progresso. Todos os dados são totalmente sincronizados com o Jira e vice-versa. Cada cronograma fornece um indicador especial de carga de trabalho, que mostra a carga de trabalho do usuário/equipe em um determinado período:
É muito fácil adicionar o Jira Teams ao ActivityTimeline. Você precisará de acesso administrativo. Siga as instruções a seguir:
1. Vá para o “Menu de administração” no painel
2. Clique em “Integração 3D” e escolha “Integração com o Jira Teams”
3. Forneça seu e-mail e token de API e clique em “atualizar”.
Pronto, suas equipes do Jira foram adicionadas ao ActivityTimeline e você pode começar a trabalhar!
Você tem a opção de escolher entre várias visualizações da linha do tempo com a ajuda da Painel da equipe que podem ser representados em um nível de detalhe preciso ou amplo. Ao utilizar essas visualizações de cronograma, você pode atribuir tarefas a equipes inteiras (como épicos e incrementos de programas), definir prazos e aproximações e observar o avanço. Além disso, há sinais de alerta para mostrar a carga total de trabalho e a acessibilidade da tripulação:
O ActivityTimeline oferece recursos avançados de rastreamento de tempo que permitem aos usuários acompanhar o tempo gasto em determinados projetos ou tarefas com a ajuda de Planilhas de horários. Além disso, os quadros de horários podem ser criados usando os registros de trabalho para incluir dias não úteis (por exemplo, feriados, dias de doença). Esses dados podem então ser exportados como um arquivo do Excel para análise posterior.
A interface do usuário do ActivityTimeline é simples e intuitiva, fornecendo vários parâmetros para personalizar as planilhas de horas.
Há três tipos diferentes de planilhas de horas que os usuários podem empregar no aplicativo, cada uma adaptada para fornecer diferentes níveis de detalhes: planilhas de horas de progresso, planilhas de horários de cronograma e planilhas de horas detalhadas. Consequentemente, os gerentes de projeto podem acompanhar o progresso de suas tarefas e identificar quaisquer ineficiências ou gargalos ao longo do caminho.
Para obter mais informações sobre o progresso da equipe, os usuários podem conferir o Seção de relatórios, que fornece dezenas de relatórios úteis e detalhados de equipe/usuário/problema/projeto à sua escolha:
Por exemplo, se você quiser entender a utilização de recursos e se precisa de recursos adicionais para concluir o projeto, você pode gerar um relatório especial mostrando uma utilização em nível individual e de equipe em qualquer período:
Os usuários podem gerar relatórios com alguns cliques e exportá-los para arquivos do Excel imediatamente.
Aqui está uma pequena vanglória: nosso cliente Medtronic aprimorou seu gerenciamento de projetos e recursos abandonando o Excel e adotando o ActivityTimeline.
Sebastian Quiroga, analista de sistemas de negócios da Medtronic, resume tudo perfeitamente:
“Antes, tudo era feito no Excel. Foi muito complicado para o planejamento, quase impossível de fazer...”
Com recursos como gerenciamento de férias e poderosas ferramentas de geração de relatórios, a Medtronic agora atribui tarefas sem esforço, acompanha o progresso e otimiza a capacidade da equipe. Os gerentes confiam nas planilhas de horários para a supervisão diária, enquanto a liderança usa relatórios para manter as coisas funcionando sem problemas. Essa mudança os ajudou a aumentar a produtividade e gerenciar suas operações em crescimento com facilidade!
Conclusão
O Jira fornece uma maneira abrangente de melhorar o trabalho em equipe e o gerenciamento de projetos por meio da plataforma. As organizações podem usar os vários recursos e capacidades do aplicativo para monitorar as atividades de trabalho, otimizar a comunicação e melhorar a produtividade.
Com acesso a painéis personalizáveis, soluções de administração de tarefas, plug-ins e atualizações imediatas, as equipes podem se manter organizadas, monitorar o progresso e tomar decisões informadas sobre a necessidade de recursos adicionais. O Jira cria um sistema concentrado em que os membros de uma equipe podem se unir, transmitir conhecimento e tentar atingir os objetivos do projeto.
