Une gestion de projet efficace est cruciale pour que les entreprises restent compétitives et obtiennent des résultats probants. Jira est une solution de gestion de projet de pointe qui aide les organisations à planifier, suivre et déployer leurs projets efficacement. Gestion de la capacité de l'équipe est essentielle pour tout projet, et elle offre des fonctionnalités puissantes pour la rendre fluide.
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Le guide suivant vise à vous fournir des informations détaillées sur les équipes Jira, comment ajouter des équipes dans Jira, et à mettre en évidence les meilleures pratiques pour optimiser la productivité de votre équipe en 2026.
Présentation des équipes Jira
Des petites startups aux grandes entreprises multinationales, tout le monde utilise cet outil polyvalent pour s'assurer que les équipes sont productives et que les stratégies sont mises en œuvre avec efficacité. Que vous travailliez sur le développement de logiciels, des campagnes marketing ou tout autre projet, Jira peut rationaliser vos processus et vous aider à atteindre vos objectifs.
Avec lui, les équipes peuvent facilement attribuer des tâches aux membres de l'équipe, communiquer l'avancement du projet, suivre les mises à jour et prioriser le travail. Jira permet aux équipes de collaborer étroitement, de travailler plus efficacement et de mieux comprendre leurs projets et leurs besoins.
Au début de tout projet Jira, les équipes peuvent créer un backlog ce qui leur permet d'enregistrer tout le travail à effectuer et de s'assurer que chaque tâche est correctement suivie. Pour garantir une collaboration d'équipe fluide du début à la fin, Jira permet également aux équipes d'avoir une vue d'ensemble du travail de chaque membre, d'attribuer des tâches à différents membres, de suivre les mises à jour de statut et de gérer les dépendances.
Les équipes ont le pouvoir de voir ce qui est en cours, qui y travaille actuellement et quelles tâches ont été accomplies. Son système de suivi de projet et de problèmes permet aux membres de l'équipe de planifier rapidement des projets complexes, d'attribuer des tâches aux bonnes personnes, de visualiser l'avancement du projet en temps réel et de reconnaître les progrès des autres.
Configurer votre équipe dans Jira
Mettre en place une équipe réelle peut être un moyen simple et efficace de maintenir tout le monde organisé et sur la même longueur d'onde concernant les plans de projet, les délais et les livrables. En tant que chef de projet, vous pouvez utiliser Jira pour planifier, suivre les progrès et rendre compte de tous les aspects du projet.
Tout d'abord, vous devrez décider du type de projet sur lequel vous travaillez et créer un plan de projet approprié. Commencez par créer un projet.
Choisissez le modèle de projet approprié en fonction des besoins de votre équipe. Jira permet aux équipes de configurer des tableaux personnalisés adaptés à des flux de travail spécifiques, au lieu d'utiliser une vue générique. Il existe des modèles pour le développement de logiciels, la gestion de projet, la création de contenu, et bien plus encore. La sélection du bon modèle fournit une base avec des flux de travail préconfigurés et des types de problèmes Jira qui correspondent aux objectifs de votre équipe.
Ensuite, vous devrez configurer votre équipe. Vous pouvez utiliser la fonction de gestion d'équipe de Jira pour créer des rôles et attribuer des personnes à chaque rôle. Vous pouvez également désigner un chef d'équipe pour votre équipe nouvellement créée qui sera responsable du suivi de l'avancement du projet et de s'assurer que tout se déroule sans accroc.
Ensuite, vous pourrez attribuer des tâches au sein de chaque rôle et affecter des utilisateurs à chaque tâche. Définir une propriété claire pour chaque ticket Jira est essentiel pour la responsabilisation et le suivi des progrès. Surveillez l'avancement de chaque tâche et attribuez des délais spécifiques aux utilisateurs. Ceci est utile pour s'assurer que tout le monde reste aligné sur l'avancement et l'achèvement du projet.
Comment créer une nouvelle équipe dans Jira
La création d'une équipe est assez simple :
- Accéder à Jira: Connectez-vous à votre compte Jira et accédez au tableau de bord Jira. Assurez-vous de disposer des autorisations nécessaires pour créer une nouvelle équipe.
- Accédez à la section "Équipes": Elle est généralement représentée dans le menu supérieur.
- Cliquez sur "Créer une équipe": Recherchez le bouton "Créer une équipe" et cliquez dessus. Cela lancera le processus de création d'équipe.
4. Fournissez les détails de l'équipe: Dans le formulaire de création d'équipe, saisissez les détails nécessaires pour votre nouvelle équipe. Vous pouvez ajouter des membres en tapant leurs adresses e-mail ou en les sélectionnant dans la liste des utilisateurs.
Une fois que vous avez créé une équipe, vous pouvez commencer à créer des projets et à attribuer des tâches. Lorsque vous créez une nouvelle équipe, vous pouvez également choisir ses paramètres de visibilité. Vous pouvez rendre une équipe visible pour certaines personnes, visible pour tous les utilisateurs ou masquée.
Étapes simples pour gérer efficacement plusieurs équipes
Jira dispose non seulement des outils pour aider les équipes à collaborer, mais fournit également la structure et les informations nécessaires pour les gérer efficacement. Voici quelques étapes simples pour vous aider à gérer vos équipes plus efficacement.
- Définissez des attentes claires.
Définissez vos objectifs principaux pour aider à concentrer les activités quotidiennes de votre équipe. Cela donne à chacun une compréhension claire de ses responsabilités individuelles. Vous devez également suivre régulièrement les progrès et les livrables pour vous assurer que votre équipe respecte ses délais.
- Utilisez les fonctionnalités de gestion de projet et de flux de travail de Jira.
Il existe d'excellentes options de gestion de projet et de flux de travail, telles que différents tableaux, la gestion des sprints et des flux de travail personnalisés. Cela garantit que les tâches et les projets sont attribués et suivis en conséquence. Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités d'automatisation de Jira pour éliminer le travail manuel en automatisant les tâches de routine telles que l'attribution de bogues et la notification des parties prenantes. De plus, vous pouvez utiliser les rapports intégrés pour surveiller à la fois les performances de l'équipe et la santé globale du projet.
- Attribuez aux équipes les bons outils de collaboration.
Avec tant d'options disponibles, vous devez trouver l'outil adapté à vos besoins spécifiques. Avoir les bons outils au bon moment peut rendre la collaboration et la productivité un jeu d'enfant. Au lieu de passer d'une application à l'autre, vous pouvez connecter des outils tiers pour regrouper toutes vos données en un seul endroit. Par exemple, Jira se connecte de manière transparente avec Confluence, Bitbucket et Trello, ce qui permet à votre équipe de gérer la documentation, le code et les tâches au sein d'un flux de travail unique. De plus, les équipes peuvent suivre les progrès grâce aux notifications par e-mail de Jira et à l'intégration Slack.
- Cultivez la culture d'équipe.
Jira est conçu pour faciliter la communication asynchrone, réduisant ainsi le besoin de réunions en direct. Cependant, l'un des éléments clés pour gérer efficacement les équipes est de s'assurer que les membres de l'équipe sont à l'aise et ouverts à l'expression de leurs pensées. Un bon moral d'équipe garantira que les membres de l'équipe sont engagés et motivés. Bâtir une bonne culture d'équipe peut également contribuer à améliorer la productivité et la créativité.
- Assurez un retour d'information constant sur le fonctionnement des équipes.
Un feedback régulier est essentiel pour favoriser une communication efficace entre les membres de l'équipe. Vous pouvez facilement le faire en laissant des commentaires directement sur les tâches Jira ou en partageant des mises à jour rapides dans Confluence et Slack. Lorsque vous discutez régulièrement des progrès, des performances et des améliorations, votre équipe peut mieux collaborer et prendre des décisions plus éclairées.
Bonnes pratiques pour l'utilisation de Jira Teams
Pour tirer le meilleur parti de Jira Teams et garantir une productivité et une efficacité optimales, il est essentiel de suivre ces bonnes pratiques :
1. Utiliser les tableaux Agile
Si vos équipes suivent les méthodologies Agile, exploitez les tableaux Agile de Jira, tels que les tableaux Scrum ou Kanban, pour visualiser et gérer les éléments de travail. Organisez les tâches en sprints, définissez les priorités et suivez les progrès vers chaque version de produit à l'aide de graphiques d'avancement (burndown charts) ou de diagrammes de flux cumulés. Il est fortement recommandé de garder un Tableau Jira et des flux de travail simples pour permettre aux équipes de passer plus de temps à travailler et moins de temps à mettre à jour les tickets. En fin de compte, les tableaux agiles offrent de la transparence, facilitent la collaboration et favorisent le développement itératif.
2. Mettre en œuvre une gestion de projet efficace
Utilisez les fonctionnalités de gestion des tâches à leur plein potentiel. Décomposez le travail en tâches granulaires, attribuez-les aux membres de l'équipe et définissez des priorités claires avec des dates d'échéance. Encouragez les équipes à mettre régulièrement à jour le statut des tâches et à fournir des commentaires pertinents pour tenir tout le monde informé des progrès et des éventuels obstacles. Un toilettage régulier du backlog dans Jira aide les équipes à se concentrer sur les éléments à haute priorité et à éviter l'engorgement du backlog. De plus, assurez-vous que les utilisateurs enregistrent leurs heures de travail pour suivre le temps efficacement.
3. Surveiller et suivre les métriques de plusieurs projets
Exploitez les capacités de reporting et de suivi de Jira pour surveiller les performances de l'équipe et du projet. Jira propose une grande variété de rapports utiles qui peuvent vous aider à suivre facilement les progrès de votre équipe. Suivez des métriques telles que la vélocité de l'équipe, le temps de cycle et les graphiques d'avancement pour obtenir des informations sur la productivité, identifier les domaines à améliorer et prendre des décisions basées sur les données.
4. Utiliser les tableaux de bord Jira
Le tableau de bord de projet Jira est un espace visuel personnalisable qui offre à votre équipe une vue unique et consolidée des informations de projet, des métriques et des rapports. Ces tableaux de bord servent de centres d'information centralisés, permettant à plusieurs équipes et parties prenantes de suivre l'avancement du projet, de suivre les indicateurs clés de performance et d'obtenir des informations précieuses en un coup d'œil. Un tableau de bord de planification complet aide également les équipes à visualiser les flux de travail et à surveiller plus efficacement les charges de travail individuelles et d'équipe.
5. Essayer les modules complémentaires tiers
Ces modules complémentaires offrent des fonctionnalités supplémentaires qui peuvent améliorer le flux de travail et rendre le processus plus efficace. Ils aident les équipes à économiser du temps et du budget en rationalisant les activités quotidiennes. Les avantages de l'ajout de modules complémentaires incluent une meilleure planification des ressources et gestion d'équipe, des rapports personnalisés et des feuilles de temps.
Intégrer Jira Teams avec d'autres outils : ActivityTimeline
La gestion de plusieurs équipes au sein d'un même projet dans Jira nécessite souvent une visualisation claire des flux de travail pour assurer une collaboration et une gestion des tâches efficaces. Pour les équipes ayant besoin de ces capacités étendues, le Atlassian Marketplace propose divers plugins qui peuvent compléter votre processus de planification.
Par exemple, ActivityTimeline est un module complémentaire de planification et de suivi des ressources qui offre des sections dédiées aux chronologies, aux feuilles de temps et aux rapports. L'application permet aux managers de planifier les activités d'équipe et individuelles sur des chronologies visuelles.
Via le tableau de bord principal Tableau de bord de planification, vous pouvez voir qui fait quoi et quand cela sera fait, car il affiche tous les projets ainsi que les tâches, les plannings d'équipe et les chronologies individuelles. Les utilisateurs peuvent planifier des tâches grâce à une simple fonction de glisser-déposer, enregistrer le travail directement depuis l'interface ou à l'intérieur de la vue des tickets Jira, et suivre la progression globale. Toutes les données restent entièrement synchronisées entre Jira et ActivityTimeline. De plus, chaque chronologie dispose d'un indicateur de charge de travail qui surveille la charge de travail des utilisateurs et des équipes pour toute période donnée.
Comment importer des équipes Jira dans ActivityTimeline
L'importation d'équipes Jira dans ActivityTimeline est simple et vous aide à configurer rapidement votre espace de travail. Un administrateur peut configurer cette intégration unique en quelques étapes :
1. Allez dans le menu Configuration depuis le tableau de bord.
2. Cliquez sur Intégration tierce.
3. Choisissez Intégration des équipes Jira.
4. Indiquez votre adresse e-mail et cliquez sur le lien « Créer un jeton » , cela vous redirigera vers la page où vous pourrez créer un jeton Atlassian, qui servira de mot de passe pour l'intégration.
5. Si vous apportez des modifications à une équipe dans Jira et souhaitez voir ces mises à jour immédiatement dans ActivityTimeline, accédez à Configurations → Équipes → Importer les équipes Jira, assurez-vous que votre équipe est sélectionnée, puis cliquez sur Mettre à jour
6. Retournez maintenant à ActivityTimeline Configuration → Intégration Jira → Cliquez sur « Créer un champ d'équipe » → Saisissez le nom du nouveau champ d'équipe qui sera ajouté à vos écrans de tickets Jira sous Paramètres du champ d'équipe → Cliquez sur « Soumettre ». Ce champ sera utilisé pour attribuer des tickets au niveau de l'équipe, à la fois dans ActivityTimeline et dans les Plans.
7. Enfin, allez à Plans → Champs → Gérer les champs personnalisés. Choisissez d' ajouter un nouveau champ personnalisé et trouvez le champ AT Team dans la liste :
Une fois cette opération terminée, vos équipes Jira sont disponibles dans ActivityTimeline, et la synchronisation automatique maintiendra la liste des utilisateurs à jour. Les chefs d'équipe peuvent également gérer les utilisateurs de leurs équipes de manière autonome directement depuis le planificateur.
Panneau d'équipe dans ActivityTimeline
Vous pouvez choisir parmi différentes vues de chronologie à l'aide d'un Panneau d'équipe. Il peut être ajusté pour afficher soit une vue d'ensemble large, soit des détails précis. En utilisant ces vues de chronologie, vous pouvez attribuer des tâches à des équipes entières (comme des épopées et des incréments de programme), définir des dates d'échéance et des estimations, et suivre l'avancement du projet.
Pour rendre la planification encore plus flexible, l'application prend en charge les événements personnalisés tels que des espaces réservés pour les tâches provisoires et les réservations pour bloquer du temps. Les administrateurs peuvent également attribuer des compétences et des postes spécifiques aux utilisateurs, permettant au système de générer des équipes dynamiques et fonctionnelles pour la planification inter-projets.
ActivityTimeline dispose également d'un indicateur de charge de travail intégré. ActivityTimeline utilise un code couleur pour afficher la charge de travail totale de l'équipe et sa disponibilité, vous aidant à identifier en un coup d'œil les personnes surchargées.
Pour le suivi du temps, ActivityTimeline offre des fonctionnalités complètes de feuilles de temps qui permettent aux utilisateurs de suivre les heures passées sur des projets ou des tâches spécifiques. L'interface utilisateur est intuitive et vous permet de générer des feuilles de temps basées sur les journaux d'activité, qui peuvent également inclure les jours non ouvrés comme les jours fériés ou les congés maladie. Ces données peuvent ensuite être exportées sous forme de fichier Excel pour une analyse plus approfondie.
Les utilisateurs peuvent synchroniser des outils externes tels que Google Agenda ou Outlook pour importer des événements externes et enregistrer le temps directement à partir de leurs calendriers en quelques clics.
Trois types de feuilles de temps différents sont disponibles selon la manière dont vous souhaitez regrouper et visualiser les données, et le niveau de détail dont vous avez besoin : Feuilles de temps de progression, Feuilles de temps chronologiques et Feuilles de temps détaillées. Ces options permettent aux chefs de projet de suivre de près l'achèvement des tâches, de suivre les progrès et d'identifier facilement les goulots d'étranglement opérationnels.
Rapports avancés sur les équipes et les projets
Pour des analyses plus approfondies, la section Rapports propose des dizaines de modèles détaillés pour les équipes, les utilisateurs, les problèmes et les projets.
Par exemple, si vous souhaitez comprendre l'utilisation de vos ressources ou déterminer si vous avez besoin de membres d'équipe supplémentaires pour mener à bien un projet, vous pouvez générer un rapport de suivi du temps Jira, un rapport d'utilisation de l'équipe ou un graphique de capacité. Ces rapports affichent la capacité au niveau de l'équipe et au niveau individuel pour toute période choisie.
Vous pouvez facilement ajuster les paramètres de charge de travail pour inclure ou exclure des utilisateurs spécifiques et des tableaux d'équipe.
Les utilisateurs peuvent générer des rapports en quelques clics et les exporter immédiatement vers des fichiers Excel.
Des succès concrets avec ActivityTimeline
Notre client Medtronic a fait passer sa gestion de projet et de ressources au niveau supérieur en abandonnant Excel et en adoptant ActivityTimeline.
Sebastian Quiroga, Analyste de systèmes d'entreprise chez Medtronic, le résume parfaitement :
« Avant, tout était fait sur Excel. C'était assez compliqué pour la planification, presque impossible à faire... »
Grâce à des fonctionnalités telles que la gestion des congés et des outils de reporting puissants, Medtronic attribue désormais les tâches sans effort, suit les progrès et optimise la capacité de l'équipe. Les managers s'appuient sur les feuilles de temps pour la supervision quotidienne, tandis que la direction utilise les rapports pour assurer le bon déroulement des opérations. Ce changement les a aidés à stimuler la productivité et à gérer leurs opérations croissantes en toute simplicité !
Conclusion
Jira offre un moyen complet d'améliorer le travail d'équipe et la gestion de projet via sa plateforme. Les organisations peuvent utiliser les nombreuses fonctionnalités et capacités de l'application pour suivre les activités de travail, optimiser la communication et améliorer la productivité.
Grâce à l'accès à des tableaux de bord personnalisables, des solutions d'administration des tâches, des plugins et des mises à jour immédiates, les équipes peuvent rester organisées, suivre les progrès et prendre des décisions éclairées quant à la nécessité de ressources supplémentaires. Jira crée un système centralisé où les membres d'une équipe peuvent s'unir, partager leurs connaissances et s'efforcer d'atteindre les objectifs du projet.
