La gestión eficaz de los proyectos es crucial para que las empresas sigan siendo competitivas y obtengan resultados exitosos. Jira es una solución de gestión de proyectos líder del sector que ayuda a las organizaciones a planificar, supervisar e implementar los proyectos de forma eficaz. Gestión de la capacidad del equipo es fundamental para cualquier proyecto y proporciona funciones potentes para que sea perfecto.
La siguiente información tiene como objetivo proporcionarte información e información detalladas sobre los equipos de Jira, cómo añadir equipos en Jira y destacar las mejores prácticas para optimizar la productividad de tu equipo en 2024.
Descripción general de Jira Teams
Desde pequeñas empresas emergentes hasta grandes empresas multinacionales, todos utilizan esta herramienta versátil para garantizar que los equipos sean productivos y que las estrategias se implementen con eficiencia. Ya sea que te dediques al desarrollo de software, a campañas de marketing o a cualquier otro proyecto, Jira puede simplificar tus procesos y ayudarte a alcanzar tus objetivos.
Con él, los equipos pueden asignar tareas fácilmente a los miembros del equipo, comunicar el progreso de las tareas y los proyectos, y realizar un seguimiento y priorizar el trabajo. Jira permite a los equipos colaborar estrechamente, trabajar de forma más eficiente y comprender mejor sus proyectos y sus necesidades.
Al inicio de cualquier proyecto de Jira, los equipos pueden crear una lista de tareas pendientes que les permita registrar todo el trabajo que hay que realizar y garantizar que cada tarea se lleve a cabo correctamente. Para garantizar una colaboración fluida en equipo, Jira también permite a los equipos obtener una visión general del trabajo de cada miembro, asignar tareas a diferentes miembros, hacer un seguimiento de las actualizaciones de estado y gestionar las dependencias.
Los equipos tienen la capacidad de ver en qué se está trabajando, quién está trabajando actualmente en ello y qué tareas se han completado. Su sistema de seguimiento de proyectos y problemas permite a los miembros del equipo planificar rápidamente proyectos complejos, asignar tareas a las personas adecuadas, ver el progreso del proyecto en tiempo real y reconocer el progreso de los demás.
Configurar tu equipo en Jira
La creación de un equipo en el mundo real puede ser una forma sencilla y eficaz de mantener a todos organizados y en sintonía con respecto a los planes, los plazos y los entregables del proyecto. Como gestor de proyectos, puedes usar Jira para planificar, hacer un seguimiento del progreso e informar sobre todos los aspectos del proyecto.
En primer lugar, tendrás que decidir el tipo de proyecto en el que estás trabajando y crear un plan de proyecto adecuado. Empieza por crear un proyecto nuevo.
Elige la plantilla de proyecto adecuada en función de las necesidades de tu equipo. Hay plantillas para el desarrollo de software, la gestión de proyectos, la creación de contenido y más. La selección de la plantilla adecuada proporciona una base con flujos de trabajo preconfigurados y tipos de problemas de Jira que se ajustan a los objetivos de tu equipo.
A continuación, tendrás que configurar tu equipo. Puedes usar la Jira gestión de equipos función para crear roles y asignar personas a cada rol. También puedes designar a un jefe de equipo para tu equipo recién creado, que se encargue de supervisar el progreso del proyecto y de asegurarse de que todo funcione sin problemas.
Luego, podrás asignar tareas dentro de cada rol y asignar usuarios a cada tarea. Supervise el progreso de cada tarea y asigne a los usuarios plazos específicos. Esto es útil para garantizar que todos estén en sintonía con respecto al progreso y la finalización del proyecto.
Cómo crear nuevos equipos de Jira
Crear un equipo es bastante sencillo:
- Accede a Jira: Inicia sesión en tu cuenta de Jira y dirígete al panel de Jira. Asegúrate de tener los permisos necesarios para crear un equipo nuevo.
- Ve a la sección «Equipos»: Suele estar representado en el menú superior.
- Haz clic en «Crear equipo»: Busca el botón «Crear equipo» y haz clic en él. Esto iniciará el proceso de creación del equipo.
4. Proporcione los detalles del equipo: En el formulario de creación de equipos, introduce los detalles necesarios para tu nuevo equipo. Puedes añadir miembros escribiendo sus direcciones de correo electrónico o seleccionándolos de la lista de usuarios.
Una vez que haya creado un equipo, puede empezar a crear proyectos y asignar problemas. Al crear un equipo nuevo, también puedes elegir su configuración de visibilidad. Puedes configurar un equipo para que esté visible para personas seleccionadas, visible para todos los usuarios u oculto.
Pasos sencillos para gestionar tus equipos de Jira de forma eficaz
Este software de Atlassian no solo cuenta con las herramientas necesarias para ayudar a los equipos a colaborar, sino que también proporciona la estructura y la información necesarias para gestionarlos de forma eficaz. Los siguientes son algunos de los sencillos pasos que pueden ayudarte a gestionar mejor tus equipos.
- Establezca expectativas claras. Describe las metas y los objetivos deseados para ayudar a definir y centrar las actividades de tu equipo. Esto proporcionará claridad y se centrará en lo que se espera de cada miembro del equipo. También es mejor hacer un seguimiento del progreso y los resultados de forma regular para garantizar que los equipos cumplan con sus plazos.
- Usa las funciones de gestión de proyectos y flujos de trabajo de Jira. Hay excelentes opciones de administración de proyectos y flujos de trabajo, como tableros, administración de sprints y flujos de trabajo personalizados. Esto garantiza que las tareas y los proyectos se asignen y controlen en consecuencia. Con la función de informes e información de Jira, puedes supervisar fácilmente el rendimiento del equipo en Jira y del proyecto.
- Asigne a los equipos las herramientas adecuadas para la colaboración. Con tantas opciones disponibles, necesita encontrar la herramienta adecuada para sus necesidades específicas de colaboración. Disponer de las herramientas adecuadas en el momento adecuado puede facilitar la colaboración y la productividad. Jira Teams cuenta con funciones de integración de terceros para garantizar que los usuarios puedan acceder a los datos y las herramientas desde múltiples fuentes. Integra y consolida a la perfección múltiples herramientas y soluciones para lograr la máxima eficiencia y productividad. Por ejemplo, reúne a Jira Software, Confluence, Bitbucket y Trello, y proporciona a los equipos acceso a una única solución de flujo de trabajo. Además, los equipos pueden mantenerse al tanto del progreso gracias a las notificaciones por correo electrónico de Jira y la integración con Slack.
- Fomente la cultura del equipo. Uno de los elementos clave para gestionar equipos de forma eficaz es garantizar que los miembros del equipo se sientan cómodos y abiertos a expresar sus opiniones. Una buena moral del equipo garantizará que los miembros del equipo estén comprometidos y motivados. Crear una buena cultura de equipo también puede ayudar a mejorar la productividad y la creatividad.
- Garantice la coherencia de los comentarios. La retroalimentación constante es esencial para fomentar una comunicación eficaz entre los miembros del equipo. Para ello, puedes comentar el progreso de las tareas en Jira o compartir información adicional en Confluence o Slack. Los equipos pueden colaborar mejor y tomar decisiones más acertadas si proporcionan comentarios con regularidad sobre el progreso y el rendimiento, así como sugerencias de mejora.
Mejores prácticas para usar Jira Teams
Para sacar el máximo provecho de Jira Teams y garantizar una productividad y una eficiencia óptimas, es fundamental seguir estas prácticas recomendadas:
1. Usa Agile Boards: Si tus equipos siguen las metodologías ágiles, aprovecha las tablas ágiles de Jira, como las tablas Scrum o Kanban, para visualizar y gestionar los elementos de trabajo. Organiza las tareas en sprints, establece prioridades y haz un seguimiento del progreso mediante gráficos de agotamiento o diagramas de flujo acumulativo. Los tableros ágiles brindan transparencia, facilitan la colaboración y promueven el desarrollo iterativo.
2. Implemente una gestión de tareas eficaz: Utilice las funciones de administración de tareas al máximo de su potencial. Divida el trabajo en tareas granulares, asígnelas a los miembros del equipo y establezca prioridades y fechas de entrega claras. Anima a los equipos a actualizar periódicamente el estado de las tareas y a hacer comentarios significativos para mantener a todos informados sobre el progreso y cualquier obstáculo. Haz que los usuarios registren el tiempo para hacer un seguimiento eficaz del tiempo.
3. Supervise y realice un seguimiento de las métricas: Aprovecha las funciones de elaboración de informes y seguimiento de Jira para supervisar el rendimiento del equipo y del proyecto. Hay una amplia variedad de informes útiles que pueden ayudar a hacer un seguimiento del progreso de los usuarios. Realiza un seguimiento de métricas como la velocidad del equipo, la duración de los ciclos y los gráficos de agotamiento para obtener información sobre la productividad, identificar las áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.
4. Usa Jira Dashboards: Tableros de Jira son pantallas visuales personalizables que proporcionan a los usuarios una vista consolidada de los equipos de la información, las métricas y los informes relevantes del proyecto. Estos paneles funcionan como centros centralizados de información, lo que permite a los equipos y a las partes interesadas supervisar el progreso del proyecto, realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento y obtener información valiosa de un vistazo.
5. Prueba los complementos para fiestas en 3D: estos complementos proporcionan una funcionalidad adicional que puede mejorar el flujo de trabajo y hacer que el proceso sea más eficiente, y pueden ayudar a los equipos a ahorrar tiempo y dinero al optimizar sus actividades. Los beneficios de agregar complementos incluyen una mejor planificación de los recursos y la gestión de equipos, informes personalizados y hojas de tiempo.
Integración de Jira Teams con otras herramientas: ActivityTimeline
Para aquellos que necesitan un nivel avanzado gestión de equipos, hay numerosos complementos presentados en Atlassian Marketplace. Estos complementos pueden ampliar las capacidades de los usuarios y complementar eficazmente el proceso de planificación.
Por ejemplo, puedes consultar un ActivityTimeline - un complemento de planificación y seguimiento de recursos con hojas de tiempo y secciones de informes para los equipos. La aplicación permite planificar y gestionar las actividades de los equipos y de los usuarios individuales con la ayuda de plazos especiales. Vea quién está haciendo qué y cuándo lo hará con una oferta especial Panel de planificación, que muestra de forma exhaustiva todos los proyectos con tareas, así como Cronogramas del equipo/usuario con actividades en curso o planificadas. Los usuarios pueden registrar su trabajo aquí, programar tareas con solo arrastrar y soltar y simplemente hacer un seguimiento del progreso. Todos los datos están totalmente sincronizados con Jira y viceversa. Cada cronograma proporciona un indicador de carga de trabajo especial, que muestra la carga de trabajo del usuario o el equipo durante un período determinado:
Añadir Jira Teams a ActivityTimeline es muy sencillo. Necesitarás acceso de administrador. Sigue las siguientes instrucciones:
1. Ve al «Menú de administración» desde el panel de control
2. Haz clic en «Integración de grupos en 3D» y elige «Integración con Jira Teams»
3. Introduce tu correo electrónico y tu token de API y haz clic en «actualizar».
Eso es todo, tus equipos de Jira se han añadido a ActivityTimeline y ¡ya puedes empezar a trabajar!
Tiene la opción de elegir entre varias vistas de línea de tiempo con la ayuda de las vistas separadas Panel de equipo que se puede representar con un nivel de detalle fino o amplio. Al utilizar estas vistas de cronogramas, puedes asignar tareas a equipos enteros (por ejemplo, epopeyas e incrementos de programa), establecer fechas límite y aproximaciones y observar los avances. Además, hay señales de advertencia que muestran la carga de trabajo total de la tripulación y la accesibilidad:
ActivityTimeline ofrece funciones avanzadas de seguimiento del tiempo que permiten a los usuarios controlar el tiempo dedicado a ciertos proyectos o tareas con la ayuda de Hojas de horas. Además, se pueden crear hojas de horas utilizando los registros de trabajo para incluir los días no laborables (por ejemplo, días festivos, días de enfermedad). Luego, estos datos se pueden exportar como un archivo de Excel para su posterior análisis.
La interfaz de usuario de ActivityTimeline es sencilla e intuitiva y proporciona varios parámetros para personalizar las hojas de tiempo.
Hay tres tipos diferentes de hojas de tiempo que los usuarios pueden emplear en la aplicación, cada una diseñada para ofrecer diferentes niveles de detalle: hojas de tiempo de progreso, hojas de tiempo de cronograma y hojas de tiempo detalladas. Por lo tanto, los gerentes de proyectos pueden hacer un seguimiento del progreso de sus tareas e identificar cualquier ineficiencia o obstáculo que surja.
Para obtener más información sobre el progreso del equipo, los usuarios pueden consultar el Sección de presentación de informes, que proporciona docenas de informes útiles y detallados de equipo/usuario/problema/proyecto a tu elección:
Por ejemplo, si quieres entender la utilización de los recursos y si necesitas recursos adicionales para completar el proyecto, puedes generar un informe especial que muestre la utilización tanto a nivel individual como de equipo durante cualquier período:
Los usuarios pueden generar informes con unos pocos clics y exportarlos a archivos de Excel de forma inmediata.
He aquí un pequeño alarde humilde: nuestro cliente Medtronic elevó su gestión de proyectos y recursos al abandonar Excel y adoptar ActivityTimeline.
Sebastian Quiroga, analista de sistemas empresariales de Medtronic, lo resume perfectamente:
«Antes, todo se hacía en Excel. La planificación era bastante complicada, casi imposible de hacer...»
Con funciones como la gestión de vacaciones y potentes herramientas de elaboración de informes, Medtronic ahora asigna tareas, monitorea el progreso y optimiza la capacidad del equipo sin esfuerzo. Los gerentes confían en las hojas de horas para la supervisión diaria, mientras que los líderes utilizan los informes para que todo funcione sin problemas. ¡Este cambio les ha ayudado a aumentar la productividad y a gestionar sus crecientes operaciones con facilidad!
Conclusión
Jira ofrece una forma integral de mejorar el trabajo en equipo y la gestión de proyectos a través de la plataforma. Las organizaciones pueden usar las numerosas funciones y capacidades de la aplicación para realizar un seguimiento de las actividades laborales, optimizar la comunicación y mejorar la productividad.
Con acceso a paneles personalizables, soluciones de administración de tareas, complementos y actualizaciones inmediatas, los equipos pueden mantenerse organizados, monitorear el progreso y tomar decisiones informadas sobre si necesitan recursos adicionales. Jira crea un sistema concentrado en el que los miembros de un equipo pueden unirse, transmitir conocimientos e intentar cumplir los objetivos del proyecto.
