Si vous faites partie d'une équipe travaillant sur un projet, vous devez connaître l'importance de la planification, du suivi de l'avancement, de la gestion des tâches et de l'obtention rapports sur l'utilisation et l'état d'avancement du projet. Jira est un logiciel de gestion de projet populaire qui aide les équipes à collaborer et à gérer leurs projets efficacement. L'une de ses fonctionnalités les plus importantes est le tableau de bord Jira pour la gestion de projet. Dans cet article, nous aborderons ce qu'est le tableau de bord Jira, ses principaux aspects, comment le créer et pourquoi l'utiliser.
Tableau de bord Jira : qu'est-ce que c'est et pourquoi l'utiliser ?
L'une des idées clés du tableau de bord Jira est qu'il fournit un espace de travail personnalisable où les équipes peuvent suivre leurs projets, suivre l'avancement de leur travail et suivre l'état d'avancement de leur projet. Il fournit un point d'accès unique à toutes les informations vitales liées au projet, permettant aux équipes de rester informées et de prendre des décisions éclairées. Le tableau de bord propose une large gamme de widgets qui affichent différents types d'informations, notamment des tableaux, des graphiques, des listes, etc. Ces widgets peuvent être personnalisés, ajoutés ou supprimés en fonction des besoins de l'équipe.
L'un des principaux avantages du tableau de bord Jira est qu'il permet aux équipes de disposer de mises à jour en temps réel sur l'état de leurs projets.
Principaux aspects du tableau de bord Jira
Maintenant que nous avons expliqué ce qu'est un tableau de bord Jira pour la gestion de projet et pourquoi l'utiliser, examinons ses principaux aspects.
Affichage centralisé
Les tableaux de bord Jira fournissent une vue centralisée des progrès de l'équipe, ce qui lui permet de suivre son travail et de hiérarchiser ses tâches.
Gadgets
Les gadgets du tableau de bord Jira sont les éléments constitutifs du tableau de bord. Il s'agit de petits gadgets configurables qui affichent les informations des projets Jira, notamment l'état des problèmes, la progression du sprint et d'autres informations relatives au projet. Il existe plusieurs types de gadgets de tableau de bord Jira, parmi lesquels des gadgets populaires tels que des graphiques à barres et des panneaux muraux. Les équipes peuvent personnaliser l'affichage de leur tableau de bord en ajoutant ou en supprimant des gadgets de tableau de bord Jira selon leurs besoins.
Mises à jour en
Le tableau de bord fournit des mises à jour en temps réel sur l'état du projet, ce qui permet au chef de projet, à l'ensemble de l'équipe et aux utilisateurs individuels de rester informés au quotidien et de prendre des décisions éclairées.
Personnalisation
Les tableaux de bord Jira sont hautement personnalisables. Les utilisateurs peuvent donc ajouter et supprimer des widgets selon leurs besoins, ce qui permet aux équipes de créer leur propre disposition de tableau de bord et de la configurer en fonction de leurs besoins. Les équipes peuvent ajouter ou supprimer des widgets, modifier la mise en page et personnaliser les couleurs et les polices pour la rendre plus conviviale.
Collaboration améliorée
Grâce à un tableau de bord partagé, les équipes peuvent collaborer plus efficacement et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Il permet aux membres de l'équipe de communiquer facilement, d'attribuer des tâches et de partager des informations.
Suivi des problèmes et gestion des tâches
Les tableaux de bord Jira fournissent suivi des problèmes système et une solution efficace et facile à utiliser pour la gestion des tâches. Le système de suivi des problèmes fournit une vue d'ensemble des tâches et des problèmes. Il permet aux équipes de communiquer et de partager facilement des informations, ce qui leur permet d'identifier et de résoudre rapidement tout problème ou retard dans le projet.
Autorisations
Jira fournit des autorisations granulaires qui permettent aux équipes de contrôler qui peut accéder aux tableaux de bord Jira et aux informations qui y sont affichées. Les équipes peuvent configurer les autorisations en fonction des rôles des utilisateurs et des niveaux d'accès, afin de garantir que les informations sensibles
Comment créer un tableau de bord dans Jira ?
Les utilisateurs peuvent s'inquiéter de comment utiliser Jira tableau de bord, mais il n'y a pas de quoi s'inquiéter, car la création d'un tableau de bord personnalisé dans Jira est un processus simple et direct. Voici les étapes à suivre pour créer un tableau de bord dans Jira :
Étape 1 : Création d'un nouveau tableau de bord
Une fois connecté à Jira, accédez à la page Tableaux de bord en cliquant sur le lien Tableaux de bord dans la barre de menu supérieure. Vous verrez un tableau de bord du système par défaut et une option permettant d'en créer un nouveau. Cliquez sur le bouton « Créer un tableau de bord ».
Ensuite, une boîte de dialogue de création apparaîtra et vous devrez fournir son nom, sa description et les détails de ses autorisations.
Étape 2 : Ajouter des gadgets aux tableaux de bord Jira
Dans l'écran suivant, vous serez redirigé vers l'écran de configuration du tableau de bord. Ici, vous pouvez ajouter des gadgets pertinents à votre tableau de bord vierge en cliquant sur le bouton « Ajouter un gadget ». Jira propose une grande variété de gadgets parmi lesquels vous pouvez choisir, notamment des graphiques, des panneaux muraux et d'autres visualisations pour compléter votre tableau de bord de reporting Jira.
Étape 3 : Modifier la mise en page
Vous serez invité à choisir une mise en page pour votre tableau de bord. Jira propose plusieurs options de mise en page parmi lesquelles choisir, notamment des mises en page à deux, trois et quatre colonnes. Choisissez la mise en page qui convient le mieux à vos besoins.
Lors de l'ajout d'un gadget, vous devrez le configurer pour afficher les données que vous souhaitez voir. Par exemple, si vous souhaitez disposer d'un tableau de bord de projet Jira pour obtenir un aperçu plus approfondi de vos projets clés, il vous suffit de choisir le gadget « Projets » pour y accéder rapidement. Vous pouvez également ajouter un gadget qui affichera une liste des problèmes qui vous ont été attribués afin d'accéder rapidement aux problèmes et d'améliorer la gestion de vos problèmes. Cela permet d'acquérir à tout moment un niveau de compréhension de base de l'état de votre charge de travail.
Étape 4 : Personnalisation de la vue des gadgets
Si vous souhaitez savoir comment personnaliser le tableau de bord Jira, vous êtes au bon endroit. Les utilisateurs peuvent personnaliser la vue d'ensemble des gadgets sur leur tableau de bord. Cliquez simplement dans le coin supérieur du gadget sélectionné et vous verrez le menu déroulant avec les options suivantes : changer la couleur, renommer, supprimer ou configurer le gadget à votre goût :
Étape 5 : Réorganiser les gadgets
Vous pouvez facilement réorganiser les gadgets sur vos tableaux de bord Jira en cliquant sur les gadgets et en les faisant glisser vers un nouvel emplacement. Cela peut être particulièrement utile si vous souhaitez regrouper les gadgets associés ou si vous souhaitez déplacer les gadgets fréquemment utilisés vers un emplacement plus visible.
Les propriétaires de tableaux de bord peuvent modifier leurs exemples de tableaux de bord, créer des gadgets supplémentaires et réorganiser l'intégralité d'un tableau de bord à tout moment. Tableau de bord personnalisé La gestion de Jira est très simple.
Le processus de partage d'un tableau de bord Jira
Les utilisateurs peuvent partager des tableaux de bord personnels. Le partage d'un tableau de bord est un processus simple et direct qui permet aux membres de l'équipe de collaborer efficacement et de partager des informations critiques liées au projet. Les tableaux de bord Jira peuvent être partagés avec d'autres membres de l'équipe, des parties prenantes ou des partenaires externes, ce qui permet à chacun d'avoir accès aux mêmes informations et de rester informé de l'avancement du projet.
Il est important de noter que Jira fournit des contrôles d'autorisation granulaires qui permettent aux utilisateurs de contrôler qui peut accéder au tableau de bord et le modifier. Ces contrôles d'autorisation peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l'équipe, garantissant ainsi que les informations sensibles ne sont accessibles qu'au personnel autorisé.
Accédez à la page du tableau de bord
Le processus de partage des tableaux de bord Jira implique quelques étapes simples. Tout d'abord, l'utilisateur doit accéder à la page du tableau de bord et choisir le tableau de bord souhaité dans la liste des tableaux de bord :
Cliquez sur le bouton situé dans le coin droit du tableau de bord souhaité et choisissez dans le menu déroulant « Renommer ou partager le tableau de bord ».
Renommer ou partager le tableau de bord
Cela ouvre la boîte de dialogue « Partager le tableau de bord », dans laquelle l'utilisateur peut saisir les individus, les groupes ou même l'ensemble de l'organisation qu'il souhaite partager avec le tableau de bord.
Choisissez le niveau d'autorisation des spectateurs
Les utilisateurs peuvent choisir plusieurs niveaux d'autorisation dans le menu. Vous pouvez le partager avec :
- Utilisateurs qui travaillent sur le même Projet
- Partagez le tableau de bord avec un utilisateur spécifique Groupe (équipe)
- Partagez au niveau de l'ensemble Organisation
- Partagez-le avec un certain Utilisateur
- ou fais-le Privé.
Choisissez le niveau d'autorisation des éditeurs
Les niveaux d'autorisation pour les éditeurs sont les mêmes que pour les spectateurs, à l'exception du niveau « Mon organisation ». Vous pouvez donc définir des éditeurs :
- Utilisateurs qui travaillent sur le même Projet
- Un spécifique Groupe (équipe)
- Certain Utilisateur
- ou modifiez le tableau de bord En privé.
Une fois toutes les actions effectuées, n'oubliez pas d'enregistrer les modifications.
Les 4 meilleurs exemples de tableaux de bord Jira
Les tableaux de bord présentent un haut degré de flexibilité, permettant un partage ciblé entre des groupes ou des utilisateurs spécifiques en fonction de leurs rôles ou de leur implication dans des projets particuliers. En fonction de leurs besoins, les utilisateurs peuvent configurer les tableaux de bord de différentes manières.
Faisons un bref aperçu de certaines des plus populaires.
1. Tableau de bord personnel
Un tableau de bord personnel est un outil précieux qui offre de nombreux avantages en termes de rationalisation de la gestion des flux de travail et d'amélioration de la productivité. Adaptée aux besoins individuels, elle fournit une plate-forme centralisée pour organiser et visualiser les tâches, les projets, les problèmes, etc. des utilisateurs.
2. Tableau de bord du projet
Suivez l'avancement des projets. Il permet aux équipes d'identifier rapidement l'avancement d'un projet spécifique, ainsi que les éventuels obstacles ou problèmes. Il aide également les équipes à identifier les domaines à améliorer et à optimiser leurs processus. Un tableau de bord de projet dans Jira fournit une vue d'ensemble des indicateurs clés et de l'avancement d'un projet spécifique. Il aide les parties prenantes et les membres de l'équipe à rester informés de l'état d'avancement et des performances du projet. Voici quelques éléments que l'on trouve le plus souvent dans le tableau de bord d'un projet :
3. Tableau de bord de suivi des problèmes
Suivez et hiérarchisez les problèmes à l'aide du tableau de bord de suivi des problèmes. Il permet aux utilisateurs d'identifier et de hiérarchiser rapidement les problèmes les plus importants auxquels ils sont confrontés. Il aide également les équipes à isoler et à suivre tout problème potentiel.
Un suivi des problèmes Le tableau de bord de Jira vise à fournir une visibilité sur l'état et la progression des problèmes ou des tickets au sein d'un projet. Il permet une gestion efficace des problèmes et une collaboration entre les membres de l'équipe. Voici quelques éléments que l'on retrouve couramment dans ce type de tableau de bord Jira pour la gestion de projet :
4. Tableau de bord de charge
Un autre tableau de bord proposé par Jira est charge de travail des ressources moniteur. Ce tableau de bord est extrêmement utile pour les équipes qui ont besoin de suivre la quantité de travail attribuée à chaque membre de l'équipe et d'ajuster leur charge de travail en conséquence. Il visualise la répartition de la charge de travail entre les membres de l'équipe, en indiquant le nombre de tâches ou de problèmes assignés, et montre la tendance historique de la charge de travail pour chaque membre de l'équipe ou pour l'ensemble de l'équipe, ce qui permet d'identifier les modèles de charge de travail et de planifier l'allocation des ressources.
Le suivi des progrès à l'aide de tableaux de bord est très confortable car cela permet d'obtenir une vue complète des projets en cours et des activités en cours.
D'ailleurs, les utilisateurs peuvent trouver divers modules complémentaires pour Jira présentés sur Atlassian Marketplace, qui fournissent des fonctionnalités de planification avancées et leurs propres tableaux de bord de planification prédéfinis pour une gestion encore plus simple des équipes/des projets/des tâches. Parmi eux, on peut citer ActivityTimeline - un outil de planification des ressources et de suivi du temps pour Jira, qui propose un tableau de bord de planification qui fournit une vue d'ensemble de l'avancement du projet et des ressources, ainsi que d'autres fonctionnalités utiles.
Planification avec le tableau de bord ActivityTimeline
Un ActivityTimeline pour Jira, compatible avec Jira Software/Jira Service Management, est un module complémentaire qui donne aux utilisateurs un aperçu de l'activité de leur équipe sur les projets Jira. Il fournit une visualisation de haut niveau à l'aide des chronologies des utilisateurs et des équipes avec les activités en cours, permettant aux utilisateurs d'identifier les tendances et les modèles importants pour la prise de décision et d'améliorer la gestion des problèmes.
Tout d'abord, ActivityTimeline fournit des rapports et des feuilles de temps personnalisés qui peuvent être ajoutés à Jira Dashboard en tant que gadgets. Vous trouverez ci-dessous un exemple de tableau de bord Jira avec des graphiques personnalisés :
Il se synchronise avec les journaux de travail Jira et fournit des informations sur l'utilisation des ressources et des équipes, des rapports détaillés sur les journaux de travail, planifiés en fonction du temps réel consacré aux tâches, de la disponibilité des compétences et de l'avancement du projet. Les rapports et les graphiques sont personnalisables et actualisés automatiquement. Voici un répartition détaillée sur la façon d'ajouter le gadget dont vous avez besoin sur votre tableau de bord.
Son propre tableau de bord de planification fournit une représentation graphique facile à utiliser des activités du projet, permettant aux utilisateurs d'identifier les inefficacités et de procéder à des ajustements pour optimiser le flux du projet. Le tableau de bord ActivityTimeline pour Jira inclut une gamme de fonctionnalités avancées qui permettent aux utilisateurs d'analyser rapidement les activités du projet.
L'application fournit également des feuilles de temps et des rapports pour faciliter la production de rapports sur les projets.
Parmi les fonctionnalités présentées dans l'outil, on peut citer :
Gestion de projets et de tâches
Le tableau de bord facilite le processus de planification. L'outil permet de comprendre l'utilisation des ressources au sein de votre organisation, car il fournit une perspective interprojets des ressources partagées et des projets regroupant des tâches en un seul endroit. Vous pouvez facilement comprendre la charge de travail de l'équipe, qui fait quoi et quand cela sera fait.
Les projets avec un arriéré de projets sont visualisés dans le panneau de gauche :
Les tâches peuvent être planifiées à partir de la liste des problèmes directement sur la chronologie des utilisateurs à l'aide d'une simple fonction glisser-déposer, ou vous pouvez même créer de nouvelles tâches directement depuis le tableau de bord. Toutes les données sont entièrement synchronisées avec Jira et vice versa.
Les utilisateurs peuvent également trouver des événements internes personnalisés qui ne sont pas synchronisés avec Jira mais qui sont très utiles lorsqu'il s'agit d'activités ou d'événements non liés aux tâches Jira, tels que les vacances, la planification de réunions, les activités, les congés maladie, les jours de congé, etc.
Filtres et regroupement
Des filtres sont également disponibles ici, afin que les utilisateurs puissent filtrer et regrouper les données nécessaires selon différentes valeurs (par équipe, utilisateur, projet, statut du problème, type de problème, etc.) et les refléter sur la chronologie en quelques clics :
Gestion de la charge de travail et de la disponibilité
ActivityTimeline propose des indicateurs uniques de la charge de travail et de la disponibilité des utilisateurs pour vous aider à identifier la meilleure façon de répartir les tâches. En créant des plans de charge de travail personnalisés pour vos utilisateurs, vous pouvez rapidement identifier les ressources susceptibles d'être surallouées ou sous-utilisées, ce qui vous permet de vous adapter en conséquence. Ces données peuvent également être utilisées pour prendre des décisions plus intelligentes concernant l'allocation des ressources et aider les responsables à planifier plus efficacement les projets à venir.
Vous pouvez choisir parmi une gamme de vues chronologiques détaillées ou générales. Ces vues chronologiques vous permettent d'attribuer des tâches à des utilisateurs spécifiques ou à des équipes entières (telles que des épopées et des incréments de programme), de définir des délais et des estimations, et de suivre les progrès. En outre, certains indicateurs indiquent la charge de travail et la disponibilité de l'ensemble de l'équipe :
La répartition de la charge de travail de Vise facilite l'allocation des ressources. Les utilisateurs peuvent éviter les problèmes pouvant survenir lors du processus d'allocation des ressources, à savoir :
- Ressources insuffisantes : Lorsque les ressources ne sont pas allouées correctement, cela peut entraîner une pénurie des ressources nécessaires (matérielles et humaines) et une incapacité à terminer les tâches dans les délais et dans les limites du budget alloué.
- Rôles et tâches qui ne sont pas bien définis : Une mauvaise répartition des ressources peut rendre difficile l'identification de la personne responsable de chaque travail et de la supervision du développement global du projet.
- Utilisation excessive des ressources : Lorsque les ressources sont trop importantes, cela peut entraîner des inefficacités et un gaspillage d'efforts et de fonds.
- Utilisation insuffisante des ressources : Ne pas fournir suffisamment de ressources peut entraîner le non-respect des délais et la perte d'opportunités.
- Communication d'équipe inefficace : Si les ressources ne sont pas allouées correctement, il peut être difficile pour les personnes impliquées dans la tâche de se tenir au courant de son avancement, ainsi que des modifications qui pourraient être nécessaires. Cela peut entraîner une certaine perplexité quant aux objectifs du projet et à la manière dont les ressources sont utilisées.
- Projet limité visibilité: Sans une allocation précise des ressources, il est difficile de suivre l'avancement du projet et d'affirmer que les tâches sont en cours d'achèvement, ce qui peut avoir un effet défavorable sur la réussite du projet.
Génération de rapports et de feuilles de temps en toute simplicité
ActivityTimeline propose également des rapports et des feuilles de temps avancés pour un suivi et une analyse précis. Vous pouvez accéder aux sections feuille de temps ou rapport depuis le tableau de bord Jira :
La section des feuilles de temps propose des progrès, un calendrier et des feuilles de temps détaillées qui sont construites comme un constructeur Lego avec différents modèles de feuille de temps. L'utilisateur choisit toutes les valeurs nécessaires et génère des feuilles de temps en quelques clics !
La section des rapports propose une grande variété de problèmes et rapports de projet, des rapports sur les ressources pour rendre compte de la charge de travail et de la disponibilité des utilisateurs, etc.
Rôles et autorisations
Tout comme Jira, ActivityTimeline possède des niveaux d'autorisation, ce qui vous permet de configurer les niveaux d'accès aux données et d'attribuer des rôles d'autorisation à différents utilisateurs.
À notre connaissance, il est confortable de travailler avec un tel type de tableau de bord, car il est préconfiguré, offre une vue complète des projets et activités en cours, donne un accès rapide aux rapports et aux feuilles de temps et offre diverses possibilités de personnalisation et niveaux d'autorisation.
Conclusion
L'utilisation d'un tableau de bord Jira pour la planification est un excellent moyen de rester organisé et de faire avancer les projets de manière efficace et productive. Il permet de suivre les progrès, de partager des informations et de visualiser les données.
Les tableaux de bord Jira fournissent des outils puissants aux équipes travaillant sur des projets complexes. Ses widgets personnalisables, ses filtres et ses tableaux agiles, combinés à des mises à jour en temps réel, à une vue centralisée et à une collaboration améliorée, en font un élément essentiel de la boîte à outils de gestion de projet de toute équipe. Il fournit un aperçu clair des progrès de l'équipe, lui permettant de prendre des décisions éclairées et de hiérarchiser son travail de manière efficace. Les utilisateurs peuvent également améliorer leur planification à l'aide des modules complémentaires Jira et essayer les fonctionnalités de planification de leur tableau de bord pour améliorer les performances et le suivi.
