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Le travail à distance a transformé le monde des affaires. Il a apporté à la fois des défis et des opportunités. Gérer à distance exige des attentes claires et une stratégie spécifique, notamment pour le suivi du temps et de la productivité. Les équipes étant désormais dispersées, le suivi du temps devient crucial. Il permet aux managers de superviser les projets et d'assurer efficacement la responsabilité de l'équipe.
Dans cet article, nous aborderons les défis les plus courants liés au suivi des employés à distance, ainsi que les meilleures astuces et pratiques courantes pour la gestion d'une équipe à distance dans Jira.
Défis de la gestion des équipes à distance
Pour mettre en place un environnement de travail à distance confortable et efficace, vous devez comprendre les principaux défis d'une main-d'œuvre à distance. Cela vous aide à les résoudre immédiatement et à rester en phase avec tout le monde.
Examinons les plus courants :
- Manque de visualisation, incapacité à voir la « vue d'ensemble ».
Les équipes entièrement à distance ont souvent des difficultés en raison d'un manque de vue d'ensemble claire. Il est difficile pour les membres de voir la portée globale ou la « vue d'ensemble » d'un projet. Sans bureau physique partagé, visualiser les échéanciers et la progression des projets devient un défi. Cela conduit souvent à des malentendus concernant les objectifs et les statuts des projets.
- Problèmes de communication : fuseaux horaires différents et manque d'outils de collaboration.
Les différences de fuseaux horaires et la distance physique peuvent gravement affecter la communication au sein des équipes à distance. Les membres travaillant dans différentes parties du monde peuvent avoir du mal à synchroniser leurs horaires pour les réunions de groupe, les mises à jour et les événements collaboratifs. La collaboration en temps réel devient beaucoup plus lente lorsque vous ne pouvez pas facilement aligner les réunions d'équipe. De plus, pour éviter les malentendus, les équipes doivent établir des normes de communication claires dès le départ.
- Suivi de la progression des travailleurs à distance.
Garder un œil sur la progression des travailleurs à distance est un autre défi. Comme il n'y a pas d'environnement de bureau traditionnel, il est plus difficile de surveiller le rythme et la qualité du travail. Cela peut créer de l'incertitude concernant les délais et la performance de l'équipe.
- Équilibrage de la charge de travail.
Équilibrer la charge de travail dans un environnement à distance est complexe. Les managers ont souvent du mal à évaluer la quantité de travail que chaque personne peut réellement gérer. Cela entraîne une répartition inégale des tâches. Certaines personnes se retrouvent surchargées tandis que d'autres ont trop peu à faire. Cela finit par nuire au moral d'une équipe productive.
FractureCode Corporation gère le développement de solutions de suivi et de traçabilité avec des équipes réparties en Europe et à Belgrade. Ils étaient confrontés à un suivi incohérent du temps dans Jira avant de trouver une solution dédiée. ActivityTimeline a fourni les rapports structuraux nécessaires pour se conformer aux réglementations danoises du travail. Cela a amélioré la visibilité entre les bureaux mondiaux et a rendu la saisie quotidienne du temps fluide pour les employés.
- Construire une culture d'équipe solide.
Les chefs de projet ont souvent du mal à maintenir l'engagement des membres de l'équipe lorsqu'ils travaillent depuis des lieux différents. Sans les interactions organiques en personne qui se produisent dans un bureau physique, la création d'une cohésion d'équipe devient un élément clé qui exige des efforts délibérés et constants. Des activités telles que des exercices de team-building virtuels et des réunions hebdomadaires aident à combler les lacunes de communication et à développer une culture d'équipe à distance solidaire.
Les équipes hybrides peuvent surmonter tous ces défis avec les bons outils. Des outils comme Slack facilitent la messagerie instantanée. La vidéoconférence (réunions virtuelles) via Zoom, Google Meets, etc., facilite également grandement la communication.
En ce qui concerne la visualisation de la « vue d'ensemble » et le suivi des équipes, de nombreuses entreprises s'appuient sur Jira. C'est une solution populaire pour la gestion de projet, le suivi des tâches et la collaboration d'équipe.
Collaboration des équipes à distance dans Jira
Jira est un outil polyvalent conçu pour le suivi des problèmes, la gestion de projet et l'efficacité opérationnelle. Il est largement utilisé par les équipes pour gérer des projets complexes et suivre les progrès en temps réel. Jira se distingue par ses flux de travail personnalisables, ses rapports en temps réel et ses fonctionnalités de collaboration. Ces fonctionnalités en font un choix idéal pour les équipes à distance, offrant une plateforme centralisée pour toutes les activités liées aux projets.
Cette plateforme est populaire auprès des équipes de différentes tailles et types (équipes commerciales, créatives, agiles, etc.), car elle propose divers modèles de projet pour tous les goûts :
Il propose des tableaux de planification de projet pour les équipes non techniques et les équipes de développement logiciel, où elles peuvent créer, planifier et attribuer des tâches, ainsi que suivre leur statut :
Dans Jira, les équipes ont la possibilité de consigner le temps passé sur les problèmes, de suivre les heures travaillées et de facturer les clients avec précision. La section de reporting est également disponible.
Jira est excellent pour de nombreuses tâches, mais il présente des lacunes en matière de planification des ressources. Ces limitations peuvent rendre la collaboration à distance plus difficile qu'elle ne devrait l'être. Un problème majeur est que Jira ne suit pas la localisation des membres de l'équipe. Cela rend difficile la mise en place de calendriers de vacances appropriés pour les personnes dans différents pays. Cette ambiguïté peut également entraîner une confusion concernant les fuseaux horaires, créant des défis de synchronisation et des barrières de communication.
Cependant, Jira compense cela en offrant une large gamme de modules complémentaires pour la gestion à distance, disponibles sur la Atlassian Marketplace. L'un des outils de gestion de projet les plus populaires est ActivityTimeline, qui s'est avéré être un outil inégalé pour le travail à distance.
Nous étayerons cette opinion par des exemples dans la section suivante.
Gérer les membres d'équipe à distance avec ActivityTimeline
ActivityTimeline sert de module complémentaire efficace de planification des ressources pour Jira, conçu pour faciliter la planification, le suivi et le reporting des ressources, des problèmes et des projets. Cet outil est particulièrement utile pour la gestion des équipes à distance. Il apporte de la clarté sur les attributions de tâches et les délais, garantissant que tous les membres de l'équipe restent alignés et informés.
Le tableau de bord de planification offre une excellente visualisation grâce aux chronologies. Cela contribue à améliorer la gestion de projet et facilite grandement la coordination d'équipe.
L'outil ActivityTimeline offre également :
- Un espace de travail individuel pour chaque membre de l'équipe ;
- Des feuilles de temps d'équipe personnalisables pour une facturation précise ;
- Des rapports et des graphiques pour une analyse de données avancée.
Tableau de planification complet
Le tableau de bord de planification d'ActivityTimeline permet aux chefs de projet de suivre la progression de l'équipe en temps réel et aide en même temps les membres de l'équipe à coordonner leurs efforts et à rester sur la bonne voie avec leurs tâches. Cette visibilité aide à identifier les retards ou les problèmes dès le début, permettant une intervention rapide et une correction de cap.
Le tableau de bord ressemble à un calendrier avec des tâches pour plusieurs équipes et projets, afin que les utilisateurs puissent planifier et gérer des tâches de différentes portées. Vous pouvez enregistrer des paramètres de tableau de bord spécifiques grâce à une fonction « enregistrer la période actuelle », afin que le planificateur s'ouvre toujours sur la période pertinente, comme le prochain trimestre.
Chronologies utilisateur et équipe
L'application offre des visuels clairs, y compris une chronologie Jira pour les équipes et les individus. Celles-ci sont essentielles pour gérer les tâches et les jalons importants.
Chaque utilisateur dispose d'une chronologie personnelle :
Mais il existe le panneau d'équipe qui affiche les tâches attribuées uniquement à une équipe. C'est très utile pour les fonctionnalités à long terme ou les incréments de programme.
Postes et compétences
De plus, vous pouvez attribuer des rôles, des responsabilités et des compétences dans l'application, ce qui est très utile pour les équipes à distance. Trouver la bonne personne pour une tâche est facile car vous pouvez rechercher des utilisateurs par leurs compétences et leurs postes directement dans le planificateur.
Vous pouvez également créer diverses équipes fonctionnelles basées sur les rôles et les compétences, ou créer des équipes basées sur leur localisation :
Gérer la charge de travail et la disponibilité
L'équilibrage de la charge de travail est simple avec ActivityTimeline. Chaque chronologie d'utilisateur et d'équipe dispose d'indicateurs spéciaux de charge de travail. Ceux-ci aident à protéger l'équilibre vie professionnelle/vie privée en affichant la charge de travail réelle pour prévenir l'épuisement professionnel ou la sous-charge de travail.
La charge de travail est bonne si l'indicateur est vert ; s'il est jaune, l'utilisateur ou l'équipe est sous-chargé, et rouge, surchargé. Sur la base de ces informations, le chef de projet peut réaffecter ou replanifier les tâches pour éviter les écarts.
Il est possible de suivre l'utilisation de votre équipe à l'aide de la Prévision d'utilisation des ressources :
Le mode disponibilité est également disponible, de sorte que les indicateurs de charge de travail peuvent être modifiés pour afficher la disponibilité de l'utilisateur si nécessaire. Le suivi de la charge de travail et de la disponibilité aide énormément à l'allocation des ressources.
Fonctionnalités de gestion des congés
Le tableau de bord comprend des outils pour gérer les jours fériés, les congés maladie et les événements personnalisés comme les voyages d'affaires. Vous pouvez créer des régimes de vacances et les attribuer à des équipes ou à des utilisateurs individuels. C'est essentiel pour gérer des équipes internationales avec des horaires différents.
Les entreprises peuvent aligner l'application sur leurs règles RH en définissant des dates de début de cycle de vacances globales ou individuelles. Les managers ont un contrôle granulaire sur les approbations et peuvent les activer ou les désactiver pour des événements spécifiques. Un filtre d'approbation rapide dans le panneau des problèmes permet également aux managers de voir toutes les demandes en attente instantanément.
Espace de travail personnel pour chaque employé
Chaque membre de l'équipe dispose d'un espace de travail personnel pour consulter son emploi du temps et suivre ses tâches. Les utilisateurs peuvent gérer leurs délais et prioriser leur travail selon leurs préférences. Il indique également leur niveau d'occupation pendant une période donnée. De plus, les utilisateurs ont la possibilité de consigner leurs heures travaillées, en distinguant le temps facturable du temps non facturable, directement depuis leur espace de travail.
L'emploi du temps personnel se synchronise avec Google Calendar et Outlook, afin que les utilisateurs puissent voir les réunions externes et y consigner du temps en quelques clics.
Comment suivre le temps des employés à distance ?
ActivityTimeline permet aux employés de consigner leurs heures à l'aide de divers modèles de feuilles de temps. Vous pouvez sélectionner les valeurs, les équipes, les utilisateurs et les projets souhaités, en utilisant des modèles préexistants ou en créant vos propres feuilles de temps personnalisées.
Les managers d'équipes distribuées peuvent également enregistrer le travail au nom des membres de l'équipe lorsqu'ils sont absents. Pour maintenir l'exactitude des données financières et de la facturation, les administrateurs peuvent définir des règles qui empêchent les utilisateurs de consigner du temps trop loin dans le passé.
Ces feuilles de temps fournissent des informations approfondies sur la manière dont le temps est alloué aux différentes tâches, donnant aux chefs de projet la capacité de repérer les surcharges ou sous-utilisations potentielles dans la répartition des ressources.
Grâce à la fourniture de rapports de feuilles de temps complets, les chefs de projet peuvent examiner les entrées de temps au niveau individuel et au niveau de l'équipe, ce qui facilite les évaluations financières précises, la facturation client et les processus de facturation.
Rapports sur les équipes distribuées
ActivityTimeline offre une large gamme de rapports Jira et de graphiques pour les ressources et les projets.
Les utilisateurs peuvent générer des rapports sur diverses données, y compris la capacité et la répartition des ressources, mettre en signet des rapports et les exporter sans effort sous forme de fichier Excel.
Conclusion
À l'ère de la transformation numérique, la gestion d'une équipe à distance est devenue une norme plutôt qu'une exception. Les équipes virtuelles sont très courantes et de plus en plus d'entreprises acceptent avec plaisir les formes de collaboration à distance ou partiellement à distance.
Avec l'avènement et le développement des outils de collaboration, la distance n'est plus un obstacle et l'expérience de travail globale est devenue plus confortable pour les employés, car ils peuvent économiser beaucoup de temps et travailler sans effort depuis n'importe quel endroit du monde. Grâce à des outils professionnels comme Jira, ActivityTimeline, Zoom et d'autres, les entreprises travaillant à distance peuvent suivre chaque processus, rester en contact, réussir et profiter de leur environnement de travail en ligne.
