L'émergence du travail à distance a transformé le monde des affaires, présentant à la fois des obstacles et des perspectives. Efficace gestion d'équipe à distance nécessite une stratégie distincte, notamment en matière de contrôle du temps et de la productivité. Dans le domaine des équipes à distance généralisées, le suivi du temps devient crucial. Il permet aux responsables de superviser les projets et d'assurer efficacement la responsabilité de l'équipe.
Dans cet article, nous aborderons les défis les plus courants liés au suivi des employés à distance et les meilleurs conseils et pratiques courants pour la gestion d'une équipe à distance dans Jira.
Les défis de la gestion des équipes à distance
Pour créer un environnement de travail à distance confortable et efficace, vous devez comprendre les principaux défis de la gestion des équipes distribuées afin de les relever immédiatement et de toujours rester sur la même longueur d'onde avec les équipes distantes.
Observons certaines des plus courantes :
- Manque de visualisation, incapacité à avoir une « vue d'ensemble ».
Les équipes travaillant à distance sont souvent confrontées à un manque de visualisation complète, ce qui empêche les membres de saisir la portée globale ou la « vue d'ensemble » d'un projet. Sans les avantages d'un espace physique partagé, la visualisation du calendrier, des objectifs et de l'avancement des projets peut devenir difficile, ce qui peut entraîner des malentendus et des malentendus quant aux objectifs et aux statuts des projets.
- Problèmes de communication : fuseaux horaires différents, absence d'outils de collaboration.
Dans le cas des équipes à distance, les différences de fuseau horaire peuvent considérablement entraver la communication. Les membres de l'équipe travaillant dans différentes régions du monde peuvent avoir du mal à synchroniser leurs horaires pour les réunions, les mises à jour et les sessions collaboratives. Cela peut entraîner des retards dans la communication, des difficultés de collaboration en temps réel et un ralentissement du processus de prise de décision.
- Suivi des progrès des télétravailleurs.
Suivre les progrès des télétravailleurs constitue un autre défi. Sans la visibilité de l'environnement de bureau traditionnel, il est plus difficile de contrôler le rythme et la qualité du travail effectué. Cela peut entraîner des incertitudes quant aux niveaux de productivité et des difficultés à s'assurer que tout le monde est sur la bonne voie et respecte ses délais.
- Équilibrer la charge de travail
Équilibrer la charge de travail dans le cadre d'une équipe à distance peut être complexe. Les managers peuvent avoir du mal à évaluer la quantité de travail que chaque membre de l'équipe peut gérer, ce qui entraîne une répartition inégale des tâches. Cela peut entraîner la surcharge de certains membres de l'équipe tandis que d'autres sont sous-utilisés, ce qui affecte l'efficacité globale et le moral de l'équipe.
- Bâtir une solide culture d'équipe.
Il peut être difficile pour les chefs de projet d'encourager les membres de l'équipe qui travaillent à partir de différents endroits. Sans les interactions organiques qui se produisent dans un bureau physique, créer un sentiment d'unité et un objectif commun nécessite des efforts délibérés et cohérents. Des activités telles que des exercices virtuels de consolidation d'équipe, des enregistrements réguliers et la création d'une plateforme d'interactions informelles deviennent essentielles pour développer une culture d'équipe à distance cohérente et solidaire.
Les équipes travaillant à distance peuvent surmonter tous ces défis avec les bons outils. La communication peut être facilitée par la messagerie instantanée entre les membres de l'équipe à l'aide d'outils tels que Slack ou similaire. La visioconférence (réunions virtuelles) via Zoom, Google Meets, etc. facilite également grandement la communication.
À propos de la visualisation « globale » des processus de travail et du suivi des équipes, de nombreuses entreprises utilisent une solution populaire de gestion de projet, de suivi des tâches et de collaboration d'équipe nommée Jira.
Collaboration d'équipes distantes dans Jira
Jira est un outil polyvalent conçu pour le suivi des problèmes, la gestion de projet et l'efficacité opérationnelle. Il est largement utilisé par les équipes pour gérer des projets complexes et suivre les progrès en temps réel. Jira se distingue par ses flux de travail personnalisables, ses rapports en temps réel et ses fonctionnalités de collaboration. Ces fonctionnalités en font un choix idéal pour les équipes travaillant à distance, car elles fournissent une plateforme centralisée pour toutes les activités liées au projet.
Cette plateforme est populaire auprès des équipes de différents types (équipes commerciales, créatives, agiles, etc.) et de différentes tailles, car elle propose différents modèles de projets pour tous les goûts :
Il propose des tableaux de projet de planification pour les équipes non techniques et logicielles, où elles peuvent créer, planifier et attribuer des tâches, ainsi que suivre leur statut :
Dans Jira, les équipes ont la possibilité d'enregistrer le temps passé sur les problèmes, de suivre les heures travaillées et de facturer les clients avec précision :
La section des rapports est également disponible.
Jira excelle dans de nombreux aspects opérationnels, mais ses capacités de planification des ressources sont parfois insuffisantes pour améliorer la collaboration à distance et les environnements de travail. L'une des limites importantes est l'incapacité d'identifier la localisation d'une personne, ce qui peut entraîner des problèmes lors de la mise en place de programmes de vacances appropriés. Cette ambiguïté peut également entraîner une confusion quant aux fuseaux horaires, créant des problèmes de synchronisation et des obstacles à la communication.
Cependant, Jira compense cela en proposant une large gamme de modules complémentaires pour la gestion des ressources à distance, disponibles dans Atlassian Marketplace. L'un des outils les plus populaires est ActivityTimeline, qui s'est révélé être un outil précieux pour le travail à distance.
Renforçons cette opinion à l'aide d'exemples dans les paragraphes suivants.
Gérez les membres de l'équipe à distance avec ActivityTimeline
ActivityTimeline constitue un module complémentaire de planification des ressources efficace pour Jira, conçu pour faciliter la planification, le suivi et le reporting des ressources, des problèmes et des projets. Cet outil est particulièrement utile pour gérer des équipes à distance, car il permet de clarifier l'attribution des tâches et les délais, garantissant ainsi que tous les membres de l'équipe sont alignés et informés.
Son tableau de bord de planification offre d'excellentes capacités de visualisation grâce à l'utilisation de chronologies, améliorant ainsi la gestion globale du projet et la coordination des équipes.
L'outil ActivityTimeline fournit également :
- Un espace de travail individuel pour chaque membre de l'équipe ;
- Feuilles de temps d'équipe personnalisables pour une facturation précise ;
- Rapports et graphiques pour une analyse avancée des données.
Conseil de planification complet
ActivityTimeline Tableau de bord de planification permet aux chefs de projet de suivre les progrès de l'équipe en temps réel, tout en aidant les membres de l'équipe à coordonner leurs efforts, à rester au même niveau et à suivre leurs tâches. Cette visibilité permet d'identifier les retards ou les problèmes à un stade précoce, ce qui permet d'intervenir et de corriger la situation en temps opportun.
Le tableau de bord ressemble à un calendrier avec des tâches pour plusieurs équipes et projets, afin que les utilisateurs puissent planifier et gérer des tâches pour différents domaines :
Chronologie des utilisateurs et des équipes
L'application propose des visuels captivants, notamment frise chronologique pour les équipes comme pour les individus. Ces fonctionnalités sont essentielles pour superviser et gérer efficacement les tâches du projet et les étapes importantes.
Chaque utilisateur dispose d'un calendrier avec ses tâches. De plus, en raison de la particularité - Panel d'équipe, chaque équipe dispose également de son propre calendrier avec des tâches attribuées uniquement à une équipe, sans mentionner d'utilisateurs distincts, ce qui est très utile lorsque vous travaillez sur des tâches, des fonctionnalités ou des incréments de programme à long terme :
Postes et compétences
De plus, vous pouvez attribuer rôles, responsabilités et compétences dans l'application, ce qui est très utile si vous avez des employés à distance. Il est très facile de trouver la personne nécessaire pour accomplir la tâche à l'aide des compétences et des postes :
Vous pouvez également créer différentes équipes fonctionnelles en fonction des rôles et des compétences, ou créer des équipes en fonction de leur localisation, tout est à portée de main :
Gérez la charge de travail et la disponibilité
L'équilibrage de la charge de travail ne pose aucun problème lorsque vous gérez des ressources avec ActivityTimeline. La chronologie de chaque utilisateur et de chaque équipe a une chronologie spéciale indicateurs de charge de travail qui permettent de visualiser la charge de travail réelle et de prévenir l'épuisement professionnel ou la sous-charge de travail. Si l'indicateur est vert, la charge de travail est correcte, s'il est jaune, l'utilisateur ou l'équipe est sous-chargé, surchargé en rouge. Sur la base de ces informations, le chef de projet peut réaffecter ou replanifier les tâches pour éviter tout écart :
Il est possible de suivre l'utilisation de votre équipe à l'aide du Rapport sur l'utilisation des ressources :
Le mode de disponibilité est également disponible, de sorte que les indicateurs de charge de travail peuvent être modifiés pour indiquer la disponibilité des utilisateurs si nécessaire. Le suivi de la charge de travail et de la disponibilité contribue énormément à l'allocation des ressources.
Fonctionnalités de gestion des congés
De plus, le tableau de bord de l'application comprend des fonctionnalités pour gestion des vacances, permettant une planification et une gestion efficaces de la disponibilité et de la charge de travail des équipes. L'application comprend une variété d'événements personnalisés, facilitant la gestion des jours de congé, des congés de maladie et des jours fériés.
Les utilisateurs peuvent créer des programmes de vacances et les attribuer à la fois à des équipes et à des utilisateurs individuels, ce qui est très utile lorsque vous gérez des équipes internationales.
En outre, il offre la flexibilité nécessaire pour créer des événements personnalisés, tels que des réunions et des voyages d'affaires.
Espace de travail personnel pour chaque employé
Cette application fournit à chaque membre de l'équipe un espace de travail personnel unique. Dans cet espace, les utilisateurs peuvent consulter leurs horaires de travail, qui affichent diverses tâches et projets. Grâce à un calendrier personnalisé, les membres de l'équipe peuvent gérer et suivre les tâches, fixer des délais, vérifier les progrès et hiérarchiser leur travail en fonction des préférences individuelles. Il indique également à quel point ils sont occupés ou à quel point leur emploi du temps est ouvert pendant une période donnée. En outre, les utilisateurs ont la possibilité d'enregistrer leurs heures travaillées, en faisant la différence entre le temps facturable et le temps non facturable, directement depuis leur espace de travail.
Comment suivre le temps des employés travaillant à distance ?
ActivityTimeline permet aux employés d'enregistrer leurs heures à l'aide de sa gamme de modèles de feuilles de temps sur mesure. Vous pouvez sélectionner les valeurs, les équipes, les utilisateurs et les projets souhaités, en utilisant des modèles préexistants ou en élaborant votre feuilles de temps personnalisées.
Ces feuilles de temps fournissent des informations détaillées sur la façon dont le temps est réparti entre les différentes tâches, permettant aux chefs de projet de détecter un éventuel surmenage ou une sous-utilisation dans la distribution des ressources. Grâce à la fourniture de rapports complets sur les feuilles de temps, les chefs de projet peuvent examiner les saisies de temps au niveau individuel et au niveau de l'équipe, ce qui contribue à des évaluations financières précises, à la facturation des clients et aux processus de facturation.
Rapport sur les équipes distribuées
Au-delà des feuilles de temps, l'application fournit un multitude de rapports et des graphiques pour les ressources et les projets.
Les utilisateurs peuvent créer des rapports sur diverses données, notamment la capacité et la distribution des ressources, ajouter des rapports à leurs favoris et les exporter sans effort sous forme de fichier Excel.
Conclusion
À l'ère de la transformation numérique, la gestion d'une équipe à distance est devenue une norme plutôt qu'une exception. Les équipes virtuelles sont très courantes et de plus en plus d'entreprises ont commencé à accepter avec plaisir des formes de collaboration à distance ou partiellement à distance.
Avec l'avènement et le développement des outils de collaboration, la distance a été réduite à néant et l'expérience de travail globale est devenue plus confortable pour les employés, car ils peuvent gagner beaucoup de temps et travailler facilement depuis n'importe où dans le monde. Grâce à des outils professionnels tels que Jira, ActivityTimeline, Zoom et d'autres, les entreprises travaillant à distance peuvent suivre chaque processus, rester en contact, réussir et profiter de leur espace de travail en ligne.
