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Trabajar en entornos remotos transformó el mundo empresarial, trayendo consigo tanto desafíos como oportunidades. La gestión remota exige expectativas claras y una estrategia específica, especialmente para el seguimiento del tiempo y la productividad. Dado que los equipos están ahora distribuidos, el seguimiento del tiempo se vuelve crucial. Permite a los gerentes supervisar proyectos y asegurar la responsabilidad del equipo de manera efectiva.
En este artículo, abordaremos los desafíos más comunes del seguimiento de empleados remotos y los mejores consejos y prácticas habituales para la gestión de un equipo remoto en Jira.
Desafíos de la gestión de equipos remotos
Para establecer un entorno remoto cómodo y eficiente, es necesario comprender los principales desafíos de una fuerza laboral a distancia. Esto le ayudará a abordarlos de inmediato y a mantener a todos en sintonía.
Veamos los más comunes:
- Falta de visualización, incapacidad de ver el "panorama general".
Los equipos totalmente remotos a menudo tienen dificultades porque carecen de una visión general clara. Es difícil para los miembros ver el alcance general o el "panorama general" de un proyecto. Sin una oficina física compartida, visualizar los plazos y el progreso del proyecto se convierte en un desafío. Esto a menudo conduce a malentendidos sobre los objetivos y el estado del proyecto.
- Problemas de comunicación: diferentes zonas horarias y falta de herramientas de colaboración.
Las diferencias de zona horaria y la distancia física pueden afectar gravemente la comunicación en equipos remotos. Los miembros que trabajan en diferentes partes del mundo pueden tener dificultades para sincronizar horarios para reuniones de grupo, actualizaciones y eventos colaborativos. La colaboración en tiempo real se vuelve mucho más lenta cuando no se pueden alinear las reuniones del equipo fácilmente. Además, para evitar malentendidos, los equipos deben establecer normas de comunicación claras desde el principio.
- Seguimiento del progreso de los trabajadores remotos.
Vigilar el progreso de los trabajadores remotos es otro desafío. Dado que no se cuenta con un entorno de oficina tradicional, es más difícil supervisar el ritmo y la calidad del trabajo. Esto puede generar incertidumbre en torno a los plazos y el rendimiento del equipo.
- Equilibrio de la carga de trabajo.
Equilibrar la carga de trabajo en un entorno remoto es complejo. A menudo, los gerentes encuentran difícil evaluar cuánto trabajo puede manejar realmente cada persona. Esto resulta en una distribución desigual de las tareas. Algunas personas terminan sobrecargadas, mientras que otras tienen muy poco que hacer. Esto, a la larga, perjudica la moral de un equipo productivo.
FractureCode Corporation gestiona el desarrollo de seguimiento y rastreo con equipos distribuidos por Europa y Belgrado. Tenían dificultades con un seguimiento del tiempo en Jira inconsistente antes de encontrar una solución dedicada. ActivityTimeline proporcionó los informes estructurales necesarios para cumplir con las regulaciones laborales danesas. Esto mejoró la visibilidad en todas las oficinas globales e hizo que el registro diario de tiempo fuera sencillo para los empleados.
- Construir una cultura de equipo sólida.
A los gerentes de proyectos a menudo les resulta difícil mantener a los miembros del equipo comprometidos cuando trabajan desde diferentes ubicaciones. Sin las interacciones orgánicas en persona que ocurren en una oficina física, crear cohesión de equipo se convierte en un elemento clave que requiere esfuerzos deliberados y consistentes. Actividades como ejercicios virtuales de creación de equipos y reuniones semanales ayudan a cerrar las brechas de comunicación y a desarrollar una cultura de equipo remoto de apoyo.
Los equipos híbridos pueden superar todos estos desafíos con las herramientas adecuadas. Herramientas como Slack ayudan con la mensajería instantánea. Las videoconferencias (reuniones virtuales) a través de Zoom, Google Meets, etc., también facilitan enormemente la comunicación.
Cuando se trata de la visualización del "panorama general" y el monitoreo del equipo, muchas empresas confían en Jira. Es una solución popular para la gestión de proyectos, el seguimiento de tareas y la colaboración en equipo.
Colaboración de equipos remotos en Jira
Jira es una herramienta versátil diseñada para el seguimiento de incidencias, la gestión de proyectos y la eficiencia operativa. Es ampliamente utilizada por equipos para gestionar proyectos complejos y seguir el progreso en tiempo real. Jira destaca por sus flujos de trabajo personalizables, informes en tiempo real y funciones de colaboración. Estas funcionalidades la convierten en una opción ideal para equipos remotos, proporcionando una plataforma centralizada para todas las actividades relacionadas con proyectos.
Esta plataforma es popular entre equipos de diferentes tamaños y tipos (empresarial, creativo, equipos ágiles, etc.), ya que ofrece varias plantillas de proyectos para todos los gustos:
Ofrece tableros de planificación de proyectos tanto para equipos no técnicos como de software, donde pueden crear, programar y asignar tareas, así como monitorear su estado:
En Jira, los equipos tienen la oportunidad de registrar el tiempo dedicado a las incidencias, hacer un seguimiento de las horas trabajadas y facturar a los clientes con precisión. La sección de informes también está disponible.
Jira es excelente para muchas tareas, pero tiene algunas deficiencias en la planificación de recursos. Estas limitaciones pueden dificultar la colaboración remota más de lo necesario. Un problema importante es que Jira no rastrea la ubicación de los miembros del equipo. Esto dificulta la configuración de los calendarios de vacaciones adecuados para personas en diferentes países. Esta ambigüedad también puede generar confusión sobre las zonas horarias, creando desafíos de sincronización y barreras de comunicación.
Sin embargo, Jira lo compensa ofreciendo una amplia gama de complementos para la gestión remota, disponibles en el Atlassian Marketplace. Una de las herramientas de gestión de proyectos más populares es ActivityTimeline, que ha demostrado ser una herramienta inigualable para el trabajo remoto.
Apoyemos esta opinión con ejemplos en la siguiente sección.
Gestionar miembros de equipos remotos con ActivityTimeline
ActivityTimeline funciona como un complemento eficaz de planificación de recursos para Jira, diseñado para facilitar la planificación, el seguimiento y la elaboración de informes de recursos, incidencias y proyectos. Esta herramienta es especialmente útil para gestionar equipos remotos. Proporciona claridad sobre las asignaciones de tareas y los plazos, asegurando que todos los miembros del equipo estén alineados e informados.
El panel de planificación ofrece una excelente visualización a través de líneas de tiempo. Esto ayuda a mejorar la gestión de proyectos y facilita mucho la coordinación del equipo.
La herramienta ActivityTimeline también proporciona:
- Un espacio de trabajo individual para cada miembro del equipo;
- Hojas de tiempo de equipo personalizables para una facturación precisa;
- Informes y gráficos para un análisis de datos avanzado.
Tablero de planificación integral
El Panel de Planificación de ActivityTimeline permite a los gerentes de proyectos monitorear el progreso del equipo en tiempo real y, al mismo tiempo, ayuda a los miembros del equipo a coordinar sus esfuerzos y mantenerse al día con sus tareas. Esta visibilidad ayuda a identificar retrasos o problemas de manera temprana, permitiendo una intervención y corrección de rumbo oportunas.
El panel se asemeja a un calendario con tareas para múltiples equipos y proyectos, lo que permite a los usuarios planificar y gestionar tareas de diferentes alcances. Puede guardar configuraciones específicas del panel con la función "guardar período actual", de modo que el planificador siempre se abra en el marco de tiempo relevante, como el próximo trimestre.
Líneas de tiempo de usuario y equipo
La aplicación proporciona elementos visuales claros, incluyendo una línea de tiempo de Jira tanto para equipos como para individuos. Estos son esenciales para gestionar tareas e hitos importantes.
Cada usuario tiene una línea de tiempo personal:
Pero existe el Panel de Equipo que muestra las tareas asignadas solo a un equipo. Esto es muy útil para características a largo plazo o incrementos de programa.
Puestos y habilidades
Además, puede asignar roles, responsabilidades y habilidades en la aplicación, lo cual es muy útil para equipos remotos. Encontrar a la persona adecuada para una tarea es fácil porque puede buscar usuarios por sus habilidades y puestos directamente en el planificador.
También puede crear varios equipos funcionales basados en roles y habilidades o crear equipos basados en su ubicación:
Gestionar carga de trabajo y disponibilidad
El equilibrio de la carga de trabajo es sencillo con ActivityTimeline. Cada línea de tiempo de usuario y equipo tiene Indicadores de Carga de Trabajoespeciales. Estos ayudan a proteger el equilibrio entre la vida laboral y personal al mostrar la carga de trabajo real para prevenir el agotamiento o la subcarga de trabajo.
La carga de trabajo es buena si el indicador es verde; si es amarillo, el usuario o equipo está subcargado, y si es rojo, sobrecargado. Basándose en esta información, el Gerente de Proyecto puede reasignar o reprogramar tareas para evitar desviaciones.
Existe la posibilidad de hacer un seguimiento de la utilización de su equipo con la ayuda del Pronóstico de Utilización de Recursos:
También está disponible el modo de disponibilidad, por lo que los indicadores de carga de trabajo pueden cambiarse para mostrar la disponibilidad del usuario si es necesario. El seguimiento de la carga de trabajo y la disponibilidad ayuda enormemente con la asignación de recursos.
Funciones de gestión de ausencias
El panel incluye herramientas para gestionar vacaciones, bajas por enfermedad y eventos personalizados como viajes de negocios. Puede crear esquemas de vacaciones y asignarlos a equipos o usuarios individuales. Esto es esencial para gestionar equipos internacionales con diferentes horarios.
Las empresas pueden alinear la aplicación con sus normas de RRHH estableciendo fechas de inicio de ciclo de vacaciones globales o individuales. Los gerentes tienen un control granular sobre las aprobaciones y pueden habilitarlas o deshabilitarlas para eventos específicos. Un filtro rápido de aprobación en el panel de incidencias también permite a los gerentes ver todas las solicitudes pendientes al instante.
Espacio de trabajo personal para cada empleado
Cada miembro del equipo tiene un espacio de trabajo personal para ver su horario de trabajo y hacer un seguimiento de las tareas. Los usuarios pueden gestionar sus plazos y priorizar el trabajo según sus preferencias. También muestra lo ocupados que están durante un período específico. Además, los usuarios tienen la opción de registrar sus horas trabajadas, diferenciando entre tiempo facturable y no facturable, directamente desde su espacio de trabajo.
El horario personal se sincroniza con Google Calendar y Outlook, por lo que los usuarios pueden ver reuniones externas y registrar el tiempo de estas con unos pocos clics.
¿Cómo hacer un seguimiento del tiempo de los empleados remotos?
ActivityTimeline permite a los empleados registrar horas utilizando diversas plantillas de hojas de tiempo. Puede seleccionar los valores, equipos, usuarios y proyectos deseados, utilizando plantillas preexistentes o creando sus propias hojas de tiempo personalizadas.
Los gerentes de equipos distribuidos también pueden registrar el trabajo en nombre de los miembros del equipo cuando estos están ausentes. Para mantener la precisión de los datos financieros y la facturación, los administradores pueden establecer reglas que impidan a los usuarios registrar tiempo demasiado en el pasado.
Estas hojas de tiempo proporcionan información detallada sobre cómo se asigna el tiempo a diversas tareas, lo que permite a los gerentes de proyectos detectar posibles excesos o subutilizaciones en la distribución de recursos.
Con la provisión de informes completos de hojas de tiempo, los gerentes de proyectos pueden examinar las entradas de tiempo tanto a nivel individual como de equipo, lo que ayuda en las evaluaciones financieras precisas, la facturación a clientes y los procesos de facturación.
Informe sobre equipos distribuidos
ActivityTimeline ofrece una amplia gama de Informes de Jira y gráficos tanto para recursos como para proyectos.
Los usuarios pueden generar informes sobre diversos datos, incluida la capacidad y la distribución de recursos, marcar informes como favoritos y exportarlos como un archivo de Excel sin esfuerzo.
Conclusión
En la era de la transformación digital, gestionar un equipo remoto se ha convertido en la norma más que en la excepción. Los equipos virtuales son muy comunes y más empresas han comenzado a aceptar con agrado formas de colaboración remota o semirremota.
Con la llegada y el desarrollo de las herramientas de colaboración, la distancia se volvió insignificante y la experiencia laboral general se hizo más cómoda para los empleados, ya que pueden ahorrar mucho tiempo y trabajar desde cualquier lugar del mundo sin esfuerzo. Con herramientas profesionales como Jira, ActivityTimeline, Zoom y otras, las empresas que trabajan de forma remota pueden controlar cada proceso, mantenerse en contacto, alcanzar el éxito y disfrutar de su lugar de trabajo en línea.
