La aparición del trabajo remoto ha transformado el mundo de los negocios, presentando tanto obstáculos como perspectivas. Efectivo gestión remota de equipos requiere una estrategia distinta, especialmente en lo que respecta a la supervisión del tiempo y la productividad. En el ámbito de los equipos remotos generalizados, el seguimiento del tiempo se vuelve crucial. Permite a los gerentes supervisar los proyectos y garantizar la responsabilidad del equipo de manera efectiva.
En este artículo, abordaremos los desafíos más comunes del seguimiento de los empleados remotos y los mejores consejos y prácticas comunes para la gestión de un equipo remoto en Jira.
Desafíos de la gestión remota de equipos
Para crear un entorno de trabajo remoto cómodo y eficiente, debe comprender los principales desafíos de la administración de equipos distribuidos para abordarlos de inmediato y mantenerse siempre en sintonía con los equipos remotos.
Observemos algunos de los más comunes:
- Falta de visualización, incapacidad para ver el «panorama general».
Los equipos remotos suelen tener dificultades con la falta de una visualización completa, lo que dificulta que los miembros comprendan el alcance general o el «panorama general» de un proyecto. Sin el beneficio de un espacio físico compartido, la visualización de los plazos, las metas y el progreso del proyecto puede resultar un desafío, lo que genera desajustes y malentendidos sobre los objetivos y el estado del proyecto.
- Problemas de comunicación: diferentes zonas horarias, ausencia de herramientas de colaboración.
Con los equipos remotos, las diferencias de zona horaria pueden dificultar considerablemente la comunicación. Los miembros del equipo que trabajan en distintas partes del mundo pueden tener dificultades para sincronizar sus horarios para las reuniones, las actualizaciones y las sesiones colaborativas. Esto puede provocar retrasos en la comunicación, problemas en la colaboración en tiempo real y un proceso de toma de decisiones más lento.
- Seguimiento del progreso de los trabajadores remotos.
Hacer un seguimiento del progreso de los trabajadores remotos es otro desafío. Sin la visibilidad del entorno de oficina tradicional, es más difícil monitorear el ritmo y la calidad del trabajo que se realiza. Esto puede generar incertidumbre sobre los niveles de productividad y dificultades para garantizar que todos vayan por buen camino y cumplan con sus plazos.
- Equilibrio de carga de trabajo
Equilibrar la carga de trabajo en un entorno de equipo remoto puede resultar complejo. Los gerentes pueden tener dificultades para evaluar cuánto trabajo puede realizar cada miembro del equipo, lo que lleva a una distribución desigual de las tareas. Esto puede provocar que algunos miembros del equipo se sobrecarguen mientras que otros estén infrautilizados, lo que afecta a la eficiencia general y a la moral del equipo.
- Construir una cultura de equipo sólida.
Puede resultar problemático para los gerentes de proyecto alentar a los miembros del equipo que trabajan desde diferentes ubicaciones. Sin las interacciones orgánicas que se producen en una oficina física, crear un sentido de unidad y propósito compartido requiere esfuerzos deliberados y consistentes. Actividades como los ejercicios virtuales de formación de equipos, las visitas periódicas y la creación de una plataforma para interacciones informales se vuelven esenciales para desarrollar una cultura de equipo remoto cohesiva y solidaria.
Los equipos remotos pueden superar todos estos desafíos con las herramientas adecuadas. La comunicación se puede facilitar mediante mensajería instantánea entre los miembros del equipo con herramientas como Slack o similares. Las videoconferencias (reuniones virtuales) a través de Zoom, Google Meets, etc. también facilitan en gran medida la comunicación.
En cuanto a la visualización general de los procesos de trabajo y la supervisión de los equipos, muchas empresas utilizan una popular solución de gestión de proyectos, seguimiento de tareas y colaboración en equipo llamada Jira.
Colaboración de equipos remotos en Jira
Jira es una herramienta versátil diseñada para el seguimiento de problemas, la gestión de proyectos y la eficiencia operativa. Los equipos la utilizan ampliamente para gestionar proyectos complejos y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. Jira destaca por sus flujos de trabajo personalizables, sus informes en tiempo real y sus funciones de colaboración. Estas funcionalidades la convierten en una opción ideal para los equipos remotos, ya que proporcionan una plataforma centralizada para todas las actividades relacionadas con el proyecto.
Esta plataforma es popular entre equipos de diferentes tipos (equipos empresariales, creativos, ágiles, etc.) y tamaños, ya que proporciona varias plantillas de proyectos para todos los gustos:
Ofrece tableros de proyectos de planificación para equipos no técnicos y de software, donde pueden crear, programar y asignar tareas, así como monitorear su estado:
En Jira, los equipos tienen la oportunidad de registrar el tiempo dedicado a los problemas, hacer un seguimiento de las horas trabajadas y facturar a los clientes con precisión:
La sección de informes también está disponible.
Jira sobresale en varios aspectos operativos, pero a veces no cuenta con capacidades de planificación de recursos que podrían mejorar la colaboración remota y los entornos de trabajo. Una limitación importante es la incapacidad de identificar la ubicación de una persona, lo que puede ocasionar problemas a la hora de establecer planes de vacaciones adecuados. Esta ambigüedad también puede generar confusión sobre las zonas horarias, creando desafíos de sincronización y barreras de comunicación.
Sin embargo, Jira compensa esto ofreciendo una amplia gama de complementos para la administración remota de recursos, disponibles en Atlassian Marketplace. Una de las herramientas más populares es ActivityTimeline, que ha demostrado ser una herramienta invaluable para el trabajo remoto.
Reforcemos esta opinión con ejemplos en los párrafos siguientes.
Gestione a los miembros de un equipo remoto con ActivityTimeline
ActivityTimeline sirve como un complemento eficaz de planificación de recursos para Jira, diseñado para facilitar la planificación, el seguimiento y la presentación de informes sobre recursos, problemas y proyectos. Esta herramienta es especialmente útil para gestionar equipos remotos, ya que ofrece claridad sobre las asignaciones de tareas y los plazos, lo que garantiza que todos los miembros del equipo estén alineados e informados.
Su panel de planificación ofrece excelentes capacidades de visualización mediante el uso de cronogramas, lo que mejora la gestión general del proyecto y la coordinación del equipo.
La herramienta ActivityTimeline también proporciona:
- Un espacio de trabajo individual para cada miembro del equipo;
- Hojas de tiempo del equipo personalizables para una facturación precisa;
- Informes y gráficos para el análisis avanzado de datos.
Junta de planificación integral
Cronogramas de actividad Panel de planificación permite a los directores de proyectos supervisar el progreso del equipo en tiempo real y, al mismo tiempo, ayuda a los miembros del equipo a coordinar sus esfuerzos, mantenerse en el mismo nivel y realizar un seguimiento de sus tareas. Esta visibilidad ayuda a identificar las demoras o los problemas desde el principio, lo que permite intervenir y corregir el rumbo a tiempo.
El panel tiene la apariencia de un calendario con tareas para varios equipos y proyectos, por lo que los usuarios pueden planificar y administrar tareas para diferentes ámbitos:
Cronogramas de usuarios y equipos
La aplicación ofrece imágenes cautivadoras, que incluyen plazos tanto para equipos como para individuos. Estas funciones son fundamentales para supervisar y gestionar de manera eficiente las tareas del proyecto y los hitos importantes.
Cada usuario tiene un cronograma con sus tareas. Además, debido a la característica especial: Panel de equipo, cada equipo también tiene su propio cronograma con tareas asignadas solo a un equipo, sin mencionar a los distintos usuarios, lo que resulta muy útil cuando se trabaja con tareas, funciones o incrementos de programa a largo plazo:
Posiciones y habilidades
Además, puedes asignar funciones, responsabilidades y habilidades en la aplicación, lo cual es muy útil si tienes empleados remotos. Es muy fácil encontrar a la persona necesaria para completar la tarea con la ayuda de las habilidades y puestos:
También puedes crear varios equipos funcionales en función de los roles y habilidades, o crear equipos en función de su ubicación, todo es un suspiro:
Gestione la carga de trabajo y la disponibilidad
El equilibrio de la carga de trabajo no es un problema cuando se administran los recursos con ActivityTimeline. El cronograma de cada usuario y equipo tiene un cronograma especial Indicadores de la carga que ayudan a ver la carga de trabajo real y evitan el agotamiento o la sobrecarga laboral. Si el indicador está en verde, significa que la carga de trabajo es correcta; si es en amarillo, el usuario o el equipo están sobrecargados en rojo. En función de esta información, el gerente del proyecto puede reasignar o reprogramar las tareas para evitar desviaciones:
Existe la posibilidad de realizar un seguimiento de la utilización de su equipo con la ayuda del Informe de utilización de recursos:
El modo de disponibilidad también está disponible, por lo que los indicadores de carga de trabajo se pueden cambiar para mostrar la disponibilidad del usuario si es necesario. El seguimiento de la carga de trabajo y la disponibilidad ayuda enormemente a la asignación de recursos.
Funciones de gestión de licencias
Además, el panel de control de la aplicación incluye funciones para gestión de vacaciones, lo que permite una planificación y una gestión eficaces de la disponibilidad y las cargas de trabajo del equipo. La aplicación incluye una variedad de eventos personalizados, lo que facilita la gestión de los días libres, las bajas por enfermedad y los días festivos.
Los usuarios pueden crear planes de vacaciones y asignarlos tanto a equipos como a usuarios individuales, algo muy necesario a la hora de gestionar equipos internacionales.
Además, ofrece la flexibilidad de crear eventos personalizados, como reuniones y viajes de negocios.
Espacio de trabajo personal para cada empleado
Esta aplicación proporciona a cada miembro del equipo un espacio de trabajo personal único. En este espacio, los usuarios pueden ver sus horarios de trabajo, que muestran varias tareas y proyectos. A través de un cronograma personal, los miembros del equipo pueden administrar y realizar un seguimiento de las tareas, establecer plazos, verificar el progreso y priorizar su trabajo de acuerdo con sus preferencias individuales. También muestra qué tan ocupados están o qué tan abierta es su agenda durante un período específico. Además, los usuarios tienen la opción de registrar sus horas trabajadas, diferenciando entre el tiempo facturable y el no facturable, directamente desde su espacio de trabajo.
¿Cómo hacer un seguimiento del tiempo de los empleados remotos?
ActivityTimeline permite a los empleados registrar las horas con su variedad de plantillas de hojas de horas hechas a medida. Puede seleccionar los valores, los equipos, los usuarios y los proyectos que desee, utilizando plantillas preexistentes o creando sus hojas de tiempo personalizadas.
Estas hojas de tiempo proporcionan información detallada sobre cómo se asigna el tiempo entre varias tareas, lo que brinda a los gerentes de proyectos la capacidad de detectar el posible exceso de trabajo o infrautilización en la distribución de los recursos. Al disponer de informes exhaustivos sobre las hojas de tiempo, los gestores de proyectos pueden examinar los registros de tiempo tanto a nivel individual como de equipo, lo que contribuye a realizar evaluaciones financieras precisas y a facturar a los clientes y facturar a los clientes.
Informe sobre equipos distribuidos
Más allá de las hojas de tiempo, la aplicación proporciona una multitud de informes y gráficos de recursos y proyectos.
Los usuarios pueden informar sobre diversos datos, incluida la distribución de la capacidad y los recursos, marcar informes y exportarlos como un archivo de Excel sin esfuerzo.
Conclusión
En la era de la transformación digital, la gestión de un equipo remoto se ha convertido en una norma más que en una excepción. Los equipos virtuales son muy comunes y cada vez más empresas han empezado a aceptar con placer formas de colaboración remotas o parcialmente remotas.
Con la llegada y el desarrollo de las herramientas de colaboración, la distancia pasó a ser nula y la experiencia laboral en general se hizo más cómoda para los empleados, ya que pueden ahorrar gran parte de su tiempo y trabajar desde cualquier parte del mundo sin esfuerzo. Con herramientas profesionales como Jira, ActivityTimeline, Zoom y otras, las empresas que trabajan de forma remota pueden controlar cada proceso, mantenerse en contacto, tener éxito y disfrutar de su lugar de trabajo en línea.
