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La gestion de projet peut être une tâche difficile, en particulier lorsqu'il s'agit de plusieurs projets simultanément. Cependant, efficacement suivi de plusieurs projets dans Jira peut représenter un défi. Dans cet article, nous explorerons les stratégies et les meilleures pratiques pour gérer efficacement plusieurs projets dans Jira à l'aide d'un seul tableau.
Présentation de Jira et de la gestion de projet
Jira, développé par Atlassian, est un puissant outil de gestion de projet largement utilisé par les équipes agiles pour planifier et suivre les projets, les équipes et les tâches. Il fournit une plate-forme flexible pour organiser les tâches, attribuer des responsabilités et suivre les progrès tout au long du cycle de développement. Grâce à ses flux de travail personnalisables et à ses capacités d'intégration étendues, Jira est devenu la pierre angulaire des pratiques modernes de gestion de projet.
Comprendre les tableaux Jira
Qu'est-ce qu'un Jira Board ?
Dans Jira, un tableau est une représentation visuelle des tâches et des problèmes associés à un projet (projet géré par une équipe ou par l'entreprise) ou à un ensemble de projets. Il fournit un emplacement centralisé permettant aux membres de l'équipe de suivre les progrès, de collaborer sur les tâches et de surveiller l'état du projet Jira en temps réel.
Jira propose plusieurs types de tableaux, notamment des tableaux Scrum, des tableaux Kanban et des tableaux hybrides. Chaque type de tableau est adapté à des méthodologies de gestion de projet et à des flux de travail spécifiques, ce qui permet aux équipes de choisir l'option la plus adaptée en fonction de leurs besoins.
Tableaux Scrum
Scrum est un cadre largement adopté pour la gestion de projet agile dans divers secteurs, notamment dans le développement de logiciels. Jira propose un tableau Scrum personnalisé visant à aider les équipes à appliquer efficacement les principes Scrum.
Ces tableaux fournissent une représentation visuelle de l'avancement du projet, favorisant ainsi une transparence accrue et des efforts de collaboration. Dans ce tableau, le backlog apparaît sous la forme d'une liste méticuleusement organisée de tâches ou de témoignages d'utilisateurs classés par ordre de priorité en fonction des exigences du projet. Les équipes ont la capacité d'enrichir, de hiérarchiser et d'affiner les éléments du backlog selon les besoins.
En outre, planification de sprints est parfaitement intégré. Grâce au tableau Jira, les utilisateurs peuvent diviser leur travail en itérations distinctes, limitées dans le temps, appelées sprints. Les équipes planifient méticuleusement et s'engagent à respecter un ensemble défini d'éléments du backlog pour chaque sprint, en les exécutant avec diligence jusqu'à la fin du sprint.
Tableaux Kanban
Kanban présente une approche agile alternative centrée sur la visualisation et l'affinement de la dynamique des flux de travail. Jira étend la prise en charge de la méthodologie Kanban grâce à ses tableaux Kanban personnalisables, permettant aux équipes de rationaliser efficacement la gestion du travail. Les chefs de projet peuvent facilement lancer la création de tableaux et établir des filtres de tableaux dans l'environnement Jira.
Ces tableaux Kanban offrent une capacité d'adaptation remarquable, offrant aux équipes la liberté de décrire les étapes de leur flux de travail, allant de « À faire » à « En cours », pour terminer par « Terminé ». La progression des objets à travers ces étapes est reflétée par des mouvements systématiques.
Le tableau Kanban fournit une représentation visuelle claire des tâches en cours, ce qui facilite l'identification rapide des obstacles potentiels et permet de hiérarchiser les tâches en toute connaissance de cause en fonction de leur importance et de leur urgence.
Tableaux de bord Jira
Tableaux de bord Jira constituent des instantanés personnalisables présentant les indicateurs et les données essentiels du projet. Ces tableaux de bord permettent aux utilisateurs de créer des affichages personnalisés, incorporant divers gadgets tels que des graphiques de synthèse, des statistiques sur les problèmes et des indicateurs de progression des projets. Leur objectif est de maintenir la conscience de l'équipe et de favoriser une concentration axée sur les objectifs.
Personnaliser les tableaux de bord Jira pour les aligner sur les exigences spécifiques de l'équipe ou du projet se fait sans effort. Les utilisateurs peuvent facilement intégrer et organiser les gadgets pour mettre en évidence les données les plus cruciales. En outre, ces tableaux de bord facilitent le partage avec les membres de l'équipe, les parties prenantes ou le grand public, grâce à un contrôle précis des accès et des autorisations, garantissant ainsi que les informations pertinentes atteignent le bon public.
Grâce à des mises à jour en temps réel, Jira Dashboards garantit que les membres de l'équipe sont continuellement informés des dernières informations sur les projets, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées.
Avantages du suivi de plusieurs projets sur un seul tableau
La consolidation de plusieurs projets dans un seul tableau Jira offre de nombreux avantages :
- Visibilité améliorée
En consolidant les données du projet dans une vue unique, les équipes bénéficient d'une meilleure visibilité sur l'avancement global du projet, allocation des ressourceset les dépendances entre les tâches. Cette vue d'ensemble complète permet aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées et d'identifier plus efficacement les goulots d'étranglement potentiels. - Flux de travail simplifié
Un tableau unifié rationalise le processus de gestion de projet en éliminant le besoin de basculer entre plusieurs tableaux et référentiels. Ce flux de travail fluide améliore l'efficacité, réduit la charge cognitive et améliore la collaboration entre les membres de l'équipe. - Collaboration améliorée
Le suivi de plusieurs projets sur un seul tableau favorise la collaboration entre les équipes et le partage des connaissances. En réunissant des points de vue et des compétences diversifiés, les équipes peuvent tirer parti des connaissances collectives pour surmonter les défis, proposer des solutions innovantes et favoriser la réussite des projets.
Difficultés liées à la gestion de plusieurs projets dans Jira
La gestion de plusieurs projets au sein de Jira présente plusieurs défis uniques :
Gestion de l'information éparpillée
Lorsqu'ils travaillent sur plusieurs projets simultanément, les membres de l'équipe peuvent se retrouver à naviguer dans plusieurs tableaux et référentiels pour accéder à des informations pertinentes. Cette approche dispersée peut être source de confusion et d'inefficacité, ce qui rend difficile le maintien d'une vue d'ensemble cohérente de l'avancement du projet Jira.
Absence de vision holistique
Sans une vue consolidée de tous les projets, les parties prenantes peuvent avoir du mal à identifier les dépendances, à hiérarchiser les tâches et à allouer les ressources de manière efficace. Une vue fragmentée des données de projet peut entraver la prise de décision et retarder la réussite globale du projet.
Les tableaux Jira individuels sont dédiés à illustrer le flux de travail d'un projet unique, incapables d'afficher simultanément des données provenant de plusieurs projets ou équipes. Pour remédier à cette limitation, les utilisateurs de Jira ont la possibilité d'explorer des modules complémentaires tels que ActivityTimeline sur l'Atlassian Marketplace.
Ces outils supplémentaires améliorent les capacités de gestion des ressources et constituent une plate-forme idéale pour suivre de manière fluide les progrès de nombreuses équipes et projets.
Gestion multi-projets avec ActivityTimeline
ActivityTimeline fournit aux équipes un aperçu complet de leurs efforts collectifs dans le cadre des projets Jira. Il fournit une vue d'ensemble des chronologies des utilisateurs et des équipes, ce qui facilite la compréhension des tendances et des modèles essentiels à une prise de décision éclairée et améliore l'efficacité de la gestion des problèmes.
De plus, l'application dispose d'un tableau de bord de planification, présentant les activités du projet dans une présentation graphique facilement complète. Cela aide les utilisateurs à identifier les inefficacités et à affiner les flux de travail des projets pour des performances optimales. Doté d'un éventail de fonctionnalités avancées, le module complémentaire rationalise l'analyse rapide des activités du projet. En outre, l'application comprend des feuilles de temps et de solides fonctionnalités de reporting, rationalisant les processus d'évaluation des projets.
Gestion des problèmes avec le tableau de bord de planification
Son tableau de bord de planification principal sert de tableau unique contenant tous les projets, équipes et tâches. Son panneau de gauche organise méticuleusement les projets Jira ainsi que les tâches associées, ce qui permet aux utilisateurs de planifier facilement les tâches en fonction du calendrier de l'équipe ou des utilisateurs via une simple interface glisser-déposer. En outre, les utilisateurs peuvent créer de nouvelles tâches directement depuis le tableau de bord, ce qui améliore l'efficacité du flux de travail.
Chaque chronologie comporte un indicateur de charge de travail distinct, illustrant l'utilisation des ressources. Les utilisateurs ont la possibilité d'ajuster cet indicateur pour afficher la disponibilité des ressources ou le nombre de problèmes assignés, en adaptant l'affichage à leurs besoins et préférences spécifiques.
En outre, la fonctionnalité de tableau de bord de l'application s'étend à gestion des vacances, facilitant la planification et la supervision efficaces de la disponibilité et de la charge de travail des équipes. Avec un large éventail d'événements personnalisables, l'application rationalise la gestion des différents types de congés, y compris les congés de maladie et les jours fériés.
Niveaux de planification des utilisateurs et des équipes
L'un des défis les plus courants pour les utilisateurs de Jira consiste à adopter une perspective globale des activités collectives de leur équipe. ActivityTimeline y remédie en proposant un panel d'équipe dédié, offrant aux utilisateurs un aperçu détaillé des efforts et des avancées de l'équipe. Cette fonctionnalité essentielle permet aux utilisateurs d'élaborer des stratégies sur différents délais, allant des objectifs immédiats aux aspirations à long terme. Le Team Panel comprend de solides fonctionnalités de planification et de planification, accompagnées d'une visualisation de tous les processus en cours à chaque phase.
Les responsables ont la possibilité d'attribuer des tâches à l'ensemble de l'équipe sans spécifier d'utilisateurs individuels, tout en surveillant simultanément la charge de travail de l'équipe.
Espace de travail individuel pour chaque utilisateur
Cette application offre un espace de travail personnalisé à chaque membre de l'équipe, conçu pour répondre à ses besoins uniques. Dans cette zone désignée, les utilisateurs ont accès à leurs horaires de travail individuels, présentant un éventail de tâches et de projets adaptés à leurs responsabilités. Grâce à une interface chronologique personnalisée, les membres de l'équipe supervisent et suivent efficacement les tâches, fixent des délais, surveillent les progrès et hiérarchisent les tâches en fonction de leurs préférences distinctes.
En outre, l'espace de travail fournit des informations précieuses sur la gestion de la charge de travail, en indiquant si les utilisateurs sont engagés ou sont disponibles pendant des périodes spécifiques. De plus, les utilisateurs bénéficient de la commodité d'enregistrer leurs heures de travail, en faisant la distinction entre le temps facturable et le temps non facturable, directement depuis leur espace de travail.
Modèles de feuilles de temps d'équipe
Une planification complète nécessite une surveillance continue des performances de l'équipe. ActivityTimeline facilite cela grâce à la génération de divers rapports de feuilles de temps, couvrant diverses facettes telles que les projets, les utilisateurs, les problèmes et les épopées.
ActivityTimeline présente également des informations avancées suivi du temps capacités. Les utilisateurs tirent parti de ces fonctionnalités pour surveiller la durée consacrée à des tâches et à des projets particuliers, tout en élaborant des feuilles de temps dérivées des journaux de travail des individus. Ces feuilles de temps incluent de manière exhaustive les jours non ouvrables, les congés de maladie, les jours de congé, les jours fériés, etc., et peuvent être facilement exportées sous forme de fichiers Excel.
Rapports et graphiques avancés
Outre les feuilles de temps, l'application propose un large éventail de rapports sur les ressources et les projets ainsi que des graphiques. ActivityTimeline propose un système de reporting robuste qui permet aux utilisateurs de générer des rapports complets sur les performances de l'équipe, l'utilisation des ressources, l'avancement des projets et l'achèvement des tâches. Ces données constituent un outil précieux pour identifier les cas de surutilisation ou de sous-utilisation des ressources et pour faciliter les ajustements nécessaires. De plus, tous les rapports sont exportables au format Excel pour une analyse et une documentation plus approfondies.
Conclusion
Le suivi efficace de plusieurs projets dans Jira nécessite une planification minutieuse, une organisation stratégique et une maintenance continue. En regroupant les projets dans un tableau unique, les équipes peuvent améliorer la visibilité, rationaliser le flux de travail et améliorer la collaboration. L'exploitation des fonctionnalités robustes de Jira et de ses modules complémentaires, ainsi que l'exploration des meilleures pratiques en matière de gestion de projet, peuvent permettre aux équipes d'améliorer leur efficacité, leur productivité et leur réussite.
