La gestion des ressources est l'endroit où la vision stratégique rencontre l'exécution quotidienne. Et en cas de problème, les conséquences peuvent être brutales : délais non respectés, équipes stressées, budgets gaspillés et parties prenantes déçues.
Votre équipe, votre temps, vos outils et votre budget sont les atouts qui déterminent si un projet atteint ses objectifs ou échoue sous la pression. C'est pourquoi il est essentiel de créer un plan de gestion des ressources efficace, ainsi que de savoir quelles erreurs éviter lors de sa création.
Qu'est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources est le processus stratégique de planification, d'allocation et de contrôle de la manière d'allouer les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs de votre projet. Il couvre non seulement les ressources humaines, mais également les ressources financières et les actifs physiques, garantissant que chaque élément est aligné sur votre plan de gestion de projet.
Un bien conçu gestion des ressources du projet Le plan répond aux besoins en ressources, vous permet de contrôler la disponibilité des ressources, vous aide à éviter les goulots d'étranglement et favorise une prise de décision intelligente et basée sur les données tout au long du cycle de vie du projet.
Création d'un plan de gestion des ressources efficace
Un plan efficace comprend les éléments suivants :
- UNE allocation des ressources cadre pour affecter les bonnes personnes et les bons outils
- UNE utilisation des ressources modèle pour suivre l'efficacité
- Un clair processus de gestion des ressources pour la surveillance et les réglages
Utilisez un outil de gestion des ressources comme ActivityTimeline pour simplifier cela. Il offre une visibilité en temps réel, basée sur les compétences Planification de Jira, et des ajustements dynamiques, afin que vous ne vous contentiez pas de planifier pour aujourd'hui, mais également d'anticiper les besoins futurs en ressources.
Mais avant de pouvoir élaborer un bon plan, vous devez savoir ce qu'il ne faut pas faire. Voici les pièges les plus courants en matière de gestion des ressources et la façon dont le bon logiciel de gestion des ressources, comme ActivityTimeline, peut vous aider à les éviter.
Erreur #1 : une utilisation à 100 % est une mince affaire
La surcharge des ressources entraîne un épuisement professionnel, des erreurs et de mauvaises performances. La vérité, c'est que gestion efficace des ressources signifie laisser de la place à la réflexion, au changement de contexte, aux évaluations par les pairs et aux problèmes inattendus. Les personnes ne sont pas des rouages interchangeables : elles sont complexes et ont besoin de flexibilité pour s'épanouir.
Tout le monde est occupé, mais rien n'est fait
Imaginez Sarah, une chef de projet bien intentionnée, élaborant son plan de gestion des ressources humaines. Il s'agit de son premier projet de cette envergure et elle veut être sûre qu'il sera réalisé à temps. Elle remplit toutes les heures disponibles dans le calendrier de l'équipe pour terminer les tâches planifiées encore plus rapidement car elle sait qu'il y aura toujours quelque chose d'inattendu. Pas de temps mort, pas de lacunes. Sur le papier, son utilisation des ressources semble parfaite : chaque membre de l'équipe est programmé à 100 %.
Mais deux semaines plus tard, les fissures commencent à apparaître. La productivité est en baisse. Les petits problèmes se transforment en retards majeurs. Même le temps libre ne suffit pas pour y faire face. L'avancement du projet de Sarah en pâtit, même si tout le monde est techniquement « occupé ».
Qu'est-ce qui s'est mal passé ?
La surcharge des ressources entraîne un épuisement professionnel, des erreurs et de mauvaises performances. En vérité, une gestion efficace des ressources implique de laisser de la place à la réflexion, au changement de contexte, aux évaluations par les pairs et aux problèmes inattendus. Les personnes ne sont pas des rouages interchangeables : elles sont complexes et ont besoin de flexibilité pour s'épanouir.
Comment ActivityTimeline peut vous aider
ActivityTimeline propose plusieurs moyens de garantir des charges de travail durables. Les cartes thermiques de la charge de travail et les tableaux de bord d'utilisation indiquent clairement quand les individus ou les équipes sont surchargés.
Ajustez les charges de travail grâce à la replanification par glisser-déposer pour réattribuer ou redistribuer les tâches en quelques secondes.
Historique de l'exécution rapports d'utilisation pour analyser les tendances et ajuster les plans futurs en conséquence. Définissez ensuite des seuils d'utilisation à l'aide des informations du rapport afin de savoir quand les équipes atteignent des limites dangereuses. Enfin, intégrez le temps tampon à votre planification en utilisant des espaces visuels.
En fournissant une visibilité en temps réel sur la capacité des ressources et en prévoyant les besoins futurs en ressources, ActivityTimeline aide les chefs de projet tels que Sarah à élaborer des plans réalistes qui satisfont les parties prenantes du projet. Au lieu de planifier les ressources à l'aveuglette, elle aurait pu ajuster le processus de planification pour laisser une marge de manœuvre et maintenir des charges de travail durables.
Erreur #2 : aucun objectif clair ? Aucune exécution claire
Lorsqu'un plan de gestion des ressources ne correspond pas aux objectifs du projet, la confusion s'installe. La hiérarchisation des tâches ne fonctionne pas et les membres de l'équipe de projet finissent par rechercher des activités qui ne donnent pas de résultats.
Tout jeter au mur
Mark dirige une initiative de marketing de produits. Son plan de gestion décrit diverses tâches, mais ne comporte pas de hiérarchie claire des objectifs. Il n'y a pas de distinction entre les livrables essentiels et les produits utiles. Par conséquent, les membres de l'équipe ne savent pas quelles sont leurs priorités. Les ressources sont éparpillées et la portée du projet ne cesse de changer.
Lorsqu'un plan de gestion des ressources ne correspond pas aux objectifs du projet, la confusion s'installe. La hiérarchisation des tâches ne fonctionne pas et les membres de l'équipe de projet finissent par rechercher des activités qui ne donnent pas de résultats.
Comment ActivityTimeline peut vous aider
ActivityTimeline aligne l'exécution quotidienne sur les objectifs de haut niveau. Vous pouvez associer les problèmes de Jira aux jalons et aux sprints du projet, afin que la chronologie de vos ressources reflète toujours la situation dans son ensemble. Visualisez la progression axée sur les objectifs sur la chronologie. Utilisez des balises et des champs personnalisés pour classer les tâches par priorité stratégique. Générez des rapports par objectif ou par épopée, afin de pouvoir mesurer la contribution à des résultats spécifiques.
Grâce à des outils de suivi des jalons et de planification des priorités, ActivityTimeline permet à Mark d'aligner les objectifs du projet sur la planification des ressources. Il peut affecter des ressources particulières à des tâches spécifiques et s'adapter rapidement à l'évolution des priorités. Cela permet à l'équipe de projet de se concentrer sur les résultats, et pas seulement sur l'activité.
Erreur #3 : ignorer le déficit de compétences
La disponibilité des ressources n'est qu'une partie de l'équation lorsqu'il s'agit de considérer toutes les ressources dotées des compétences appropriées et de les associer aux tâches en conséquence. Vous devez également identifier les ressources dotées des compétences appropriées et les associer aux tâches en conséquence. Les techniques de gestion des ressources, telles que l'allocation basée sur les compétences, peuvent éviter ce piège courant.
Laissons simplement les gens y participer
Jessica gère une nouvelle campagne qui nécessite une expertise en matière de référencement. Elle examine son pool de ressources et désigne les personnes disponibles, quelle que soit leur expérience. Comme on pouvait s'y attendre, la campagne s'arrête. Les membres de l'équipe recherchent les principes de base du référencement sur Google au lieu d'exécuter le plan. Des semaines sont perdues et le budget du projet commence à gonfler.
La disponibilité des ressources n'est qu'une partie de l'équation. Vous devez également identifier les ressources dotées des compétences appropriées et les associer aux tâches en conséquence. Les techniques de gestion des ressources, telles que l'allocation basée sur les compétences, peuvent éviter ce piège courant.
Comment ActivityTimeline peut vous aider
Vous pouvez attribuer et rechercher des compétences, des certifications ou des rôles personnalisés lors de la planification du travail. Dans l'application ActivityTimeline, vous pouvez attribuer différentes compétences à vos utilisateurs et également spécifier le niveau de compétence de ces compétences pour vos utilisateurs. Il vous permet de voir facilement quelles sont les compétences de vos utilisateurs et si vous disposez de suffisamment de ressources pour mener à bien certains projets.
Vous pouvez gérer les compétences et les niveaux de compétence dans Configuration → Utilisateurs → Compétences et étiquettes/Niveaux de compétence :
Dans ce menu, vous pouvez créer de nouvelles compétences, modifier ou associer des utilisateurs à des compétences existantes ou consulter des statistiques les concernant. En outre, vous pouvez également attribuer des compétences directement aux utilisateurs sur « Utilisateurs » onglet, en saisissant simplement un nom de compétence nouveau ou existant dans l'onglet, puis en choisissant le niveau de compétence approprié :
Utilisez des filtres de compétences pour localiser rapidement des experts en cas de besoin. La visualisation de la charge de travail totale des personnes spécialisées dans tous les projets permet d'éviter de les surcharger. Faites correspondre les compétences aux exigences des tâches à l'aide de profils d'utilisateurs détaillés et d'attributs consultables. Planifiez également la formation future avec des rapports mettant en évidence les pénuries ou les déséquilibres en matière de compétences.
Le logiciel permet de filtrer par compétences, certifications et rôles, de sorte que Jessica aurait pu choisir les bonnes ressources, et pas seulement celles disponibles. La création d'un plan de gestion des ressources qui tient compte de l'expertise permet une exécution plus fluide et une réduction des délais.
Erreur #4 : « Je n'avais pas prévu de jours de maladie »
Les membres de l'équipe tomberont malades, partiront en vacances ou seront affectés à d'autres projets. Si votre plan est trop rigide, une seule absence peut tout faire dérailler et avoir un impact négatif sur les résultats du projet.
Quand tout s'écroule
James avait parfaitement planifié son projet, du moins c'est ce qu'il pensait. Puis son développeur principal prend un congé médical inattendu, et soudain, deux phases du projet sont interrompues. Le problème était l'absence de plans d'urgence.
Un plan de gestion des ressources humaines doit tenir compte des risques. Les membres de l'équipe tomberont malades, partiront en vacances ou seront affectés à d'autres projets. Si votre plan est trop rigide, une seule absence peut tout faire dérailler.
Comment ActivityTimeline peut vous aider
Avec ActivityTimeline, vous pouvez gérer les types de congés (vacances, maladie, jours fériés) ou d'autres événements personnalisés directement dans le calendrier des ressources. La vue Plan permet de visualiser la disponibilité en un coup d'œil, afin de ne jamais désigner quelqu'un qui est absent. Identifiez des remplaçants possédant des compétences similaires, afin de garantir un transfert sans heurts. Un ajustement automatique fait avancer les tâches lorsque le temps libre d'une personne est ajouté.
Utilisez également le panneau des problèmes latéral pour conserver un arriéré de tâches non attribuées prêt à être redistribué si les priorités changent. Vous pouvez filtrer les problèmes sur le panneau des problèmes du module Plan selon différents critères.
James aurait pu utiliser ActivityTimeline pour planifier ces scénarios. La plateforme aide les responsables des ressources à préparer des plans de sauvegarde, à ajuster la planification des ressources en temps réel et à libérer des ressources destinées à des tâches moins prioritaires si nécessaire.
Erreur #5 : Ne pas voir les goulots d'étranglement arriver
Lorsqu'un membre de l'équipe devient un goulot d'étranglement, les délais du projet sont décalés. Il s'agit d'un symptôme classique d'un mauvais nivellement des ressources.
Où est passé tout mon temps ?
L'équipe d'Emily avance bien, jusqu'à ce qu'un développeur, assigné à deux voies critiques, devienne un goulot d'étranglement. Les délais commencent à déraper et aucun des projets ne se termine à temps.
C'est l'un des symptômes classiques d'un mauvais nivellement des ressources. Pour planifier judicieusement les ressources, il faut équilibrer les charges de travail afin d'éviter de surcharger un seul membre de l'équipe.
Comment ActivityTimeline peut vous aider
ActivityTimeline émet des alertes précoces avant l'apparition de goulots d'étranglement. Voir la capacité quotidienne et hebdomadaire par personne. Détectez les pics de charge de travail grâce à des avertissements visuels de surcharge.
Lorsque le problème est détecté, confiez facilement les tâches à des coéquipiers sous-utilisés. Avec ActivityTimeline, vous pouvez équilibrer le travail en fonction des compétences ou des groupes de rôles, et pas seulement en fonction de la disponibilité. Effectuez des prévisions de capacité par calendrier et par projet, en détectant les contraintes avant qu'elles ne bloquent la progression.
Grâce à des tableaux de bord en temps réel et à des cartes d'utilisation, Emily peut identifier les surcharges potentielles et redistribuer les tâches avant qu'elles ne se transforment en véritables retards. Le lissage des ressources est devenu pratique : ajustez les charges de travail, réaffectez les membres de l'équipe de projet et maintenez vos délais intacts.
Erreur #6 : Oublier le bien-être des employés
Le surmenage de votre équipe nuit aux délais des projets, aux résultats à court terme et à la rétention à long terme. Un chef de projet performant concilie ambition et empathie.
Le burn-out est inévitable
Robert se concentre sur le lancement d'un produit. Les délais sont serrés et son équipe travaille tard le soir. Mais le moral est en baisse. L'engagement est faible. Et deux développeurs envisagent d'arrêter.
La réussite d'un projet passe également par le maintien d'une équipe de projet saine et motivée. Le surmenage de votre équipe nuit à la fois à la production à court terme et à la rétention à long terme. Un chef de projet performant concilie ambition et empathie.
Comment ActivityTimeline peut vous aider
ActivityTimeline donne aux responsables une visibilité sur les risques liés au bien-être, notamment en mettant en évidence le risque d'épuisement professionnel grâce à des vues de la charge de travail codées par couleur.
Que pouvez-vous faire d'autre pour vous soucier du bien-être des équipes ? Assurez-vous que les congés sont visibles lors de la planification, et non pas après coup. Ajustez l'intensité du sprint au fil du temps, en équilibrant les semaines d'accouchement chargées avec les périodes de convalescence.
Surveillez les individus dans l'ensemble des projets, en garantissant une distribution équitable, même dans les environnements à ressources partagées. Utilisez la vue d'équipe en mode Plan non seulement pour leur charge de travail individuelle, mais également pour la charge de travail et les progrès de l'équipe. Utilisez également les modèles de charge de travail historiques pour améliorer le rythme des projets futurs : ActivityTimeline enregistre vos progrès passés.
En offrant une visibilité sur les charges de travail actuelles, les congés et la disponibilité des ressources, ActivityTimeline aide les dirigeants à planifier de manière plus humaine. Il permet de prendre de meilleures décisions quant au moment où il faut pousser et à faire une pause.
Erreur #7 : Pas d'enregistrements ni d'ajustements réguliers
La gestion des ressources n'est pas statique. Le processus de gestion des ressources doit évoluer parallèlement au cycle de vie du projet. Des examens réguliers vous aident à réévaluer les besoins en ressources et à vous adapter au changement.
Le problème du « plan obsolète »
Lisa a créé un plan complet de gestion des ressources dès le lancement du projet. Mais trois mois plus tard, tout a changé : le périmètre, la taille de l'équipe et même les attentes du client. Pourtant, elle utilise toujours le plan initial.
N'oubliez jamais que le processus de gestion des ressources doit évoluer parallèlement au cycle de vie du projet. Des examens réguliers vous aident à réévaluer les besoins en ressources et à vous adapter au changement.
Comment ActivityTimeline peut vous aider
ActivityTimeline vous aide à gérer en temps réel. Les outils de réallocation rapide vous permettent de pivoter rapidement lorsque la portée change. Les tableaux de bord quotidiens et hebdomadaires fournissent des aperçus actualisés de la charge de travail.
Avec ActivityTimeline, vous pouvez générer des rapports d'utilisation et de livraison récurrents, idéaux pour les rétrospectives agiles ou les mises à jour exécutives. Les intégrations de suivi du temps montrent les efforts réels par rapport aux efforts estimés.
Lisa aurait pu utiliser ActivityTimeline pour suivre les progrès en temps réel et les comparer prévu par rapport à réel utilisation des ressources. Ce type de visibilité permet des ajustements rapides, évite que des hypothèses dépassées ne ralentissent le projet et garantit que le plan de gestion reste conforme à la réalité.
Un bon plan ne vaut rien s'il n'est pas capable de l'adapter. ActivityTimeline vous aide à faire les deux.
Pourquoi la gestion des ressources est essentielle
Ainsi, comme l'illustrent les erreurs que nous avons décrites ci-dessus, sans structure planification des ressources, les projets peuvent rapidement échouer. Vous avez peut-être la meilleure équipe au monde, mais si vous ne savez pas combien de ressources vous avez, où elles sont allouées ou quand elles sont nécessaires, votre progression s'arrête. Une mauvaise planification entraîne des délais non respectés, des membres de l'équipe de projet surchargés de travail et des coûts gonflés.
Un plan de gestion des ressources solide vous aide à :
- Optimisez l'utilisation des ressources
- Identifier et gérer les contraintes en matière de ressources
- Améliorer les délais et les résultats des projets
- Réduire l'épuisement des équipes et améliorer le moral
- Gardez les parties prenantes alignées et informées
Allocation et utilisation intelligentes des ressources
L'allocation des ressources signifie affecter les bonnes personnes aux bonnes tâches au bon moment. Mais la disponibilité ne suffit pas. Vous devez faire correspondre les capacités à la complexité. Avec des outils tels que ActivityTimeline, vous pouvez filtrer par compétences, suivre la disponibilité et vous assurer charges de travail équilibrées au sein de l'équipe du projet.
Une fois les ressources attribuées, l'utilisation des ressources entre en jeu. Le suivi de l'efficacité de l'utilisation de vos ressources permet de réduire le gaspillage et de détecter rapidement les problèmes potentiels. Qu'il s'agisse de suivre les employés surbookés ou d'outils sous-utilisés, la prévision des ressources garantit que rien ne passe entre les mailles du filet.
Commencez par un modèle de plan de gestion des ressources
Si vous élaborez votre premier plan de gestion des ressources humaines ou que vous affinez un plan existant, commencez par un modèle de plan de gestion des ressources flexible. Il doit inclure :
- Planification des ressources tâche par tâche
- Objectifs d'utilisation
- Planification d'urgence
- Suivi des jalons
ActivityTimeline s'intègre directement à Jira, ce qui vous permet de gérer vos ressources physiques, d'équilibrer les capacités et de libérer les ressources en douceur au cours des différentes phases du projet.
Conclusion
L'élaboration d'un plan de gestion des ressources efficace n'est pas une option, elle est fondamentale. De la planification initiale à l'exécution quotidienne, chaque phase du cycle de vie de votre projet dépend de la façon dont vous gérez les ressources de votre projet.
Avec les bons outils et le bon état d'esprit, vous pouvez éviter les pièges courants et constituer une équipe plus résiliente, un calendrier plus intelligent et de meilleurs résultats. Que vous travailliez sur un nouveau projet ou que vous jongliez avec plusieurs initiatives, la création d'un plan de gestion des ressources flexible, basé sur les compétences et axé sur les données vous permettra de vous démarquer en tant que chef de projet performant.
ActivityTimeline est l'une des meilleures options logicielles de gestion des ressources pour les utilisateurs de Jira. Il vous donne une visibilité en temps réel sur le pool de ressources, permet une prévision précise des ressources et vous aide à planifier les ressources sans surcharge.
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