Si vous avez déjà eu l'impression que gérer plusieurs projets revient à faire tourner des assiettes en monocycle, vous n'êtes pas le seul. Que vous soyez Gestion de projet Jira qu'il s'agisse d'un professionnel, d'un chef d'équipe ou d'un contributeur solo impliqué dans plus d'un projet, le changement, la priorisation et le suivi constants peuvent devenir extrêmement rapides.
C'est là que les logiciels de gestion de projet tels que ActivityTimeline intervient, non seulement pour suivre les tâches, mais aussi pour structurer le chaos et clarifier la situation dans son ensemble.
Les 10 meilleures pratiques pour gérer plusieurs projets
#1. Priorisez ce qui est urgent grâce à une visibilité multi-projets
Lorsque vos tâches sont réparties sur différents tableaux Jira, il est facile de perdre de vue ce qui compte vraiment. Les questions urgentes se mêlent à la routine et les priorités deviennent floues. ActivityTimeline consolide plusieurs projets Jira en une seule vue unifiée. Au lieu de feuilleter les onglets, vous obtenez une visibilité instantanée de toutes les pièces en mouvement.
Avec les cartes thermiques visuelles, les tâches sont codées par couleur en fonction de l'urgence, des délais ou de la charge de travail. Ces informations en un coup d'œil permettent d'identifier plus facilement les tâches critiques et d'aligner les ressources en conséquence. Vous pouvez également créer des vues personnalisées pour mettre en évidence les éléments prioritaires de divers projets, afin de ne jamais manquer une étape importante ou une tâche critique.
#2. Time Block Like a Pro avec des calendriers individuels et d'équipe
Il est facile de planifier pour se concentrer, mais la réalité ressemble souvent à une série d'interruptions. Avec ActivityTimeline, les calendriers d'équipe et personnels sont interactifs. Vous pouvez glisser-déposer des tâches dans des plages horaires spécifiques, pour planifier visuellement votre journée ou votre semaine.
Les conflits deviennent visibles pour vous éviter de réserver deux fois, tandis que la synchronisation automatique du calendrier avec jours fériés et événements personnels aide à maintenir des horaires réalistes. Cette approche visuelle de la gestion du temps permet un travail approfondi intentionnel, même lorsque vous gérez plusieurs projets simultanément.
#3. Créez un espace pour une concentration approfondie
Lorsque votre attention est partagée entre cinq projets différents, le changement de contexte réduit la productivité. Grâce aux indicateurs de charge de travail d'ActivityTimeline, il est plus facile d'éviter les surcharges et de se concentrer sur un projet à la fois. Vous pouvez visualiser le programme de chaque jour en détail, ce qui permet de réduire les distractions liées à d'autres tâches qui ne sont pas urgentes.
La possibilité de filtrer les projets ou les tâches non essentiels vous permet de minimiser l'encombrement visuel, ce qui permet de concentrer votre travail sans perdre de vue les objectifs plus généraux. Cet équilibre entre clarté et concentration est essentiel lorsque vous traitez plusieurs projets à la fois.
#4. Éliminez votre charge de travail
Parfois, le problème n'est pas simplement dû à un excès de travail, mais au fait de ne pas savoir quelles tâches font traîner le temps. ActivityTimeline vous permet de comparer temps passé estimé par rapport au temps réel sur les tâches de tous les projets. Ces informations sont essentielles pour identifier les goulots d'étranglement et identifier les tâches qui doivent être réaffectées ou reconsidérées.
Son tableau de gestion des arriérés vous aide à désencombrer les délais en excluant les tâches non essentielles tout en gardant tout accessible. Cela facilite la rationalisation des processus et permet aux équipes de se concentrer sur ce qui compte le plus.
#5. Déléguez plus intelligemment grâce à des informations sur les capacités
L'une des erreurs les plus courantes lors de la gestion de plusieurs projets est de supposer que tout le monde dispose de la même bande passante. ActivityTimeline offre une visibilité en temps réel de la capacité de l'équipe, en indiquant exactement qui est surbooké et qui a de la place pour en assumer davantage. Vous pouvez voir la charge de travail et la disponibilité des utilisateurs directement sur la chronologie, tandis que chaque carte utilisateur indique le nombre d'heures pendant lesquelles ils sont disponibles chaque mois, leurs compétences, leur poste, etc.
À l'aide de barres de capacité et d'indicateurs visuels, vous pouvez déléguer des tâches plus efficacement et éviter l'épuisement professionnel. Lorsque le planning d'une personne est sous-utilisé, vous le constatez instantanément, ce qui permet une meilleure allocation des ressources au sein de l'équipe. Utilisation de la technologie intégrée rapports personnalisés vous pouvez obtenir une vue encore plus précise de la capacité et de la disponibilité de vos équipes et les trier par projets.
#6. Superposez tous les projets pour la planification stratégique
Il est difficile de gérer un projet B si vous ne savez pas ce qui se passe dans le projet A. Les chevauchements dans les délais du projet peuvent entraîner des retards, une duplication des efforts et de la confusion. ActivityTimeline vous donne une vue panoramique de tous les projets en cours, des engagements de l'équipe et des étapes à venir.
Cette vue d'ensemble de haut niveau révèle les conflits cachés et les opportunités d'optimisation. Vous pouvez regrouper les jalons et les échéances de plusieurs projets sur un seul calendrier et les ajuster si nécessaire. Qu'il s'agisse de lancements qui se chevauchent ou que vous planifiez un nouveau projet, ce type de visibilité est inestimable.
#7. Suivez automatiquement vos progrès
Le suivi du temps devient une tâche ardue lorsque vous jonglez avec plusieurs projets. ActivityTimeline simplifie cela avec journaux de travail intégrés qui suivent automatiquement les heures consacrées à chaque tâche, par projet. Fini les cauchemars liés aux feuilles de calcul, mais un suivi propre et cohérent.
Par exemple, des rapports d'avancement hebdomadaires et mensuels peuvent être générés, fournissant aux parties prenantes un résumé des tâches en cours, des tendances de productivité et de l'état général du projet.
#8. Sachez ce qui est flexible (et ce qui ne l'est pas)
Les délais ne sont pas tous identiques. Certains peuvent se déplacer, d'autres non. Avec ActivityTimeline, vous pouvez attribuer des délais précis et des dépendances qui vous alertent lorsque les tâches associées ne sont pas sur la bonne voie. Si un jalon non mobile est en danger, vous le saurez à l'avance.
Des zones tampons peuvent être ajoutées pour les principaux livrables, ce qui donne à votre équipe l'espace nécessaire pour absorber les retards mineurs sans faire dérailler l'ensemble du calendrier. Cela facilite la gestion des attentes et améliore votre capacité à identifier les risques potentiels à un stade précoce.
#9. Restez organisé grâce à des vues et des filtres personnalisés
La désorganisation est un tueur silencieux dans les environnements multiprojets. ActivityTimeline vous permet de personnaliser les vues pour chaque rôle de l'équipe. Les concepteurs, les développeurs et les responsables bénéficient tous de vues personnalisées qui mettent en évidence les données et les tâches les plus pertinentes pour eux.
Vous pouvez également créer des filtres enregistrés pour les types de projets récurrents ou les formats de rapports préférés, afin de maintenir des habitudes de communication et de flux de travail cohérentes à tous les niveaux. Avec ce niveau de contrôle, gérer différents projets ne donne plus l'impression de repartir de zéro à chaque fois.
#10. Gérez les attentes grâce aux rapports sur les feuilles de temps
Les parties prenantes veulent des mises à jour, et elles les veulent régulièrement. ActivityTimeline facilite la création de rapports. En quelques clics, vous pouvez générer des rapports partageables qui présentent les progrès de l'équipe, les blocages et les principales informations sur l'état du projet. Vous pouvez filtrer par membre de l'équipe, projet spécifique ou sprint, pour obtenir à la fois une vue d'ensemble et des informations détaillées.
Vous pouvez également générer une chronologie et des vues détaillées en fonction de votre Feuilles de temps Jira pour une vision encore plus granulaire. En cliquant sur le bouton Colonnes situé en haut à droite de la vue, vous pouvez ajouter Jira Champs personnalisés à votre rapport. Vous pouvez également réorganiser les colonnes selon vos préférences. Il vous suffit de glisser-déposer les colonnes pour créer la mise en page la mieux adaptée à votre flux de travail.
Ces rapports sont idéaux pour les revues de sprint, les rétrospectives et les réunions de direction. Ils vous aident à communiquer clairement les attentes et à garantir que toutes les parties prenantes sont informées et mises à jour sans avoir besoin de courriels répétitifs ou de résumés manuels.
Comment créer un calendrier de plusieurs projets avec ActivityTimeline
ActivityTimeline permet aux utilisateurs de mettre en place des stratégies précises et transparentes, tant pour des objectifs à court terme que pour des aspirations plus étendues. Il facilite l'allocation des charges de travail et offre un suivi des progrès en temps réel.
Le planificateur de l'application ressemble à un calendrier dans lequel vous pouvez afficher les problèmes dans un périmètre différent (jours ou semaines). Il fournit une vue chronologique avec les chronologies des équipes et des utilisateurs, ainsi qu'une liste de projets avec des tâches :
Vous pouvez facilement planifier des tâches dans le tableau de bord ou créer de nouvelles tâches en quelques clics, toutes les données étant entièrement synchronisées. Parallèlement aux délais, les utilisateurs bénéficient également de l'avantage supplémentaire des indicateurs de charge de travail. Ces indicateurs fournissent un signal visuel indiquant si la charge de travail des utilisateurs est inférieure à la capacité (représentée en jaune), supérieure à la capacité (illustrée en rouge) ou équilibrée de manière optimale (représentée en vert).
Il n'y a pas d'événements personnalisés prédéfinis pour des choses comme les réservations, les réunions, les vacances, les jours de congé et les vacances. Cependant, ils peuvent être très utiles pour gérer les congés et les charges de travail. ActivityTimeline vous aide à gérer les vacances :
ActivityTimeline introduit un panel d'équipe en plus de la fonction de chronologie des utilisateurs, donnant aux équipes le pouvoir de planifier stratégiquement et de renforcer la supervision. Ce calendrier d'équipe dédié rationalise la distribution et la planification des ressources, permettant aux utilisateurs d'établir des plans étendus dans différents délais, sur des mois ou des trimestres.
Le mode Équipe fournit en outre une représentation claire des charges de travail entre les équipes, simplifiant ainsi considérablement la planification complète pour les équipes individuelles ou l'ensemble de l'organisation :
Calendrier personnel
L'application fournit également un espace de travail personnel unique pour chaque membre de l'équipe. Dans cet espace, l'utilisateur a la possibilité de consulter les horaires de travail individuels, y compris les tâches et les projets qui y sont affichés. Les individus peuvent utiliser un calendrier de planification personnel pour établir et superviser leurs tâches, définir des délais, suivre les progrès et hiérarchiser les tâches en fonction de leurs préférences.
De plus, il vous indique la quantité de travail que vous avez ou la disponibilité de votre emploi du temps pour une période donnée. Vous pouvez également enregistrer directement les heures que vous avez travaillées, qu'elles soient facturables ou non, directement depuis votre propre espace de travail. Cet outil prend également en compte les tâches internes telles que les réunions ou les voyages, et il est facile d'ajouter ces activités à la chronologie pour conserver un enregistrement précis des heures de travail.
ActivityTimeline, feuilles de temps et rapports
ActivityTimeline propose différents modèles de feuille de temps personnalisés de votre choix. Choisissez simplement les valeurs, les équipes/utilisateurs et les projets nécessaires, utilisez les modèles ou créez vos feuilles de temps personnalisées, le tout sans effort :
Une fonction de création de rapports est également incluse. De nombreux rapports sont disponibles, offrant une personnalisation poussée et la possibilité de les générer en quelques clics. Il est possible d'ajouter des rapports sous forme de gadgets Jira à votre gadget Jira de la même manière que vous ajoutez vos gadgets Jira standard. Naviguez vers Tableaux de bord → Ouvrez votre tableau de bord → Cliquez sur « Modifier » dans le coin supérieur droit.
Résumant
Gérer plusieurs projets n'a pas à ressembler à un élevage de chats. Grâce à une approche visuelle centralisée telle qu'ActivityTimeline, vous pouvez transformer la complexité en clarté. L'application devient la source centrale de planification, de gestion des tâches et de rapports d'avancement de votre équipe, le tout parfaitement intégré à Jira.
Il vous aide à maîtriser toutes les tâches, les délais et les besoins de l'équipe tout en offrant la flexibilité nécessaire pour ajuster les plans au fur et à mesure. Que vous gériez deux ou dix projets, le bon outil de gestion de projet peut faire toute la différence.
