Pour les équipes géographiquement dispersées, ActivityTimeline permet une gestion régionale efficace en utilisant des « compétences » personnalisées comme balises de localisation (par exemple, « États-Unis », « Europe »). Vous pouvez ensuite créer une dynamique Équipes fonctionnelles sur la base de ces balises, permettant un filtrage rapide, une planification simplifiée des fuseaux horaires et des rapports spécifiques à la région. Cette approche automatise la composition des équipes et rationalise la gestion des effectifs répartis.
Si la possibilité de recruter des talents de n'importe où présente d'immenses avantages, elle présente également des défis importants pour les chefs de projet : coordination entre les fuseaux horaires, compréhension des jours fériés locaux et répartition équitable de la charge de travail. Gérer un L'équipe Jira disséminés sur plusieurs continents avec des structures d'équipe traditionnelles et statiques, cela entraîne souvent des problèmes de communication, des cauchemars en matière de planification et une allocation inefficace des ressources.
Vous avez besoin d'une méthode plus intelligente pour organiser votre personnel décentralisé, qui aille au-delà de la simple création manuelle d'équipes. Vous avez besoin d'une solution qui exploite les métadonnées pour regrouper et gérer automatiquement vos talents par lieu, afin que la gestion de projet globale soit plus locale.
ActivityTimeline fournit cette fonctionnalité précise, vous permettant de créer de la dynamique, équipes basées sur la localisation qui rationalisent les opérations pour vos membres géographiquement dispersés.
Le dilemme des équipes distribuées : bien plus que de simples fuseaux horaires
Les complexités liées à la gestion d'équipes distribuées vont bien au-delà de la simple conversion des heures de réunion. Sans approche stratégique de l'organisation, vous êtes confronté à :
- Chaos de planification : La coordination de réunions ou la planification de tâches synchrones sur plusieurs fuseaux horaires peuvent devenir un casse-tête insoluble.
- Zones aveugles liées aux ressources : Il se peut que vous attribuiez par inadvertance une tâche urgente à un membre de l'équipe alors que sa journée de travail se termine dans une autre région.
- Conformité localisée : Les différentes régions peuvent avoir des réglementations, des jours fériés ou des habitudes de travail uniques qui doivent être prises en compte dans la planification.
- Rapports inefficaces : La génération de rapports ou l'analyse des performances sur la base des contributions régionales devient une tâche manuelle sujette aux erreurs.
- Silos de communication : Les équipes travaillant au sein d'un même projet, mais sur des sites différents, peuvent avoir du mal à maintenir la cohésion sans une structure organisationnelle claire qui reflète leur réalité géographique.
Ces problèmes peuvent compromettre la collaboration, réduire la productivité et éroder le moral des équipes, mettant en évidence le besoin crucial d'une solution de gestion d'équipe intelligente et flexible.
Le concept de base tourne autour de Équipes fonctionnelles (dynamiques), qui sont « un groupe de personnes constitué automatiquement en fonction de leur position ou de leurs compétences ». Au lieu d'ajouter manuellement des utilisateurs, vous définissez des critères et ActivityTimeline renseigne l'équipe pour vous.
Étape par étape : créez vos équipes géolocalisées
Voici comment tirer parti d'ActivityTimeline pour créer des équipes géolocalisées efficaces :
1. Marquer les utilisateurs à l'aide de marqueurs de localisation
La première étape consiste à attribuer des « compétences » à vos utilisateurs, en les traitant comme des indicateurs géographiques.
- Accès à la gestion des utilisateurs : Naviguez vers
Configuration>Les utilisateurs. Cette section vous permet de gérer les caractéristiques des utilisateurs, notamment les compétences et les postes. - Attribuez des compétences de localisation : Pour chaque utilisateur, ajoutez des compétences correspondant à sa situation géographique, telles que « États-Unis », « Europe », « APAC », « ESTONIE ». ActivityTimeline vous permet de créer des compétences simplement en les saisissant dans le champ approprié.
2. Création d'équipes fonctionnelles basées sur des balises de localisation
Une fois que vos utilisateurs sont identifiés avec leurs emplacements respectifs, vous pouvez créer des équipes fonctionnelles qui regroupent automatiquement ces membres.
- Accédez à la création d'une équipe : Accédez à
Configuration>Équipes. - Sélectionnez l'équipe fonctionnelle : Cliquez sur « Créer une nouvelle équipe » et choisissez l'option « Équipe fonctionnelle (dynamique) ».
- Définissez l'équipe par compétence : « Sélectionnez la compétence ou le poste que vous souhaitez utiliser comme critère de l'équipe ». Dans ce cas, sélectionnez la balise de localisation que vous venez de créer (par exemple, « États-Unis »).
- Créez l'équipe : Cliquez sur « Créer ». Le système « identifiera et ajoutera automatiquement à l'équipe tous les utilisateurs qui correspondent à la compétence ou au poste sélectionné ».
Par exemple, pour constituer une « équipe d'assurance qualité américaine », vous devez vous assurer que vos spécialistes de l'assurance qualité situés aux États-Unis portent à la fois la mention « QA » (en tant que poste ou autre compétence) et « États-Unis » (en tant que compétence). Créez ensuite une équipe fonctionnelle en fonction de ces critères combinés.
3. Avantages : rationalisation des opérations pour les équipes distribuées
Cette approche apporte des avantages immédiats et significatifs :
- Filtrage et visibilité rapides : Dans le Planificateur module, vous pouvez facilement filtrer les vues de ces équipes basées sur la localisation, offrant une visibilité instantanée sur les charges de travail et la disponibilité régionales. Ceci est essentiel pour comprendre « la capacité totale disponible et utilisée ».
- Planification tenant compte du fuseau horaire : Lorsque vous planifiez des réunions ou attribuez des tâches urgentes, vous pouvez rapidement voir quels membres de l'équipe sont disponibles pendant les heures de travail régionales spécifiques, minimisant ainsi les perturbations dans la planification.
- Rapports régionaux : Vous pouvez générer des rapports basés sur ces équipes géolocalisées afin d'analyser l'utilisation des ressources, l'avancement du projet ou les journaux de travail spécifiques à une région. Par exemple, « Des rapports peuvent être générés pour voir quand des personnes occupant un poste ou des compétences spécifiques sont disponibles ».
- Composition dynamique de l'équipe : Lorsque les membres de l'équipe changent de rôle ou de lieu, le simple fait de mettre à jour leurs « compétences » dans leur profil utilisateur met automatiquement à jour leur appartenance à l'équipe. Il n'est « pas nécessaire de modifier manuellement les listes d'équipes ». Cela est particulièrement bénéfique pour les organisations dont les rôles sont interfonctionnels ou dont les besoins géographiques évoluent.
4. Gestion de la composition dynamique de l'équipe
La beauté des équipes fonctionnelles réside dans leur nature dynamique. Si la compétence attribuée à un utilisateur (par exemple, « États-Unis ») change ou est supprimée, son appartenance à l'équipe fonctionnelle correspondante est automatiquement mise à jour. Cela réduit considérablement les frais administratifs par rapport à la gestion manuelle des « équipes classiques ».
Ensuite, ActivityTimeline comprend que tous les sites n'ont pas les mêmes heures de travail ou les mêmes jours fériés. Vous pouvez configurer «Programmes de charge de travail« pour s'adapter à différents horaires de travail, en accueillant des équipes de différents pays avec des jours ou des heures de travail uniques. Par exemple, un employé à temps plein dans un pays peut avoir des horaires de travail différents de ceux d'un collègue dans un autre. En outre, « Programmes de vacances » peut être appliqué à des équipes spécifiques ou à des utilisateurs individuels, garantissant ainsi que les jours fériés locaux sont automatiquement comptabilisés au fur et à mesure des capacités de chacun, ce qui permet une planification plus réaliste.
Et en ce qui concerne les différents fuseaux horaires, ActivityTimeline est là pour vous. L'indicateur de charge de travail s'adapte automatiquement à l'heure locale de chaque utilisateur. Ainsi, un chef de projet dans un fuseau horaire peut voir avec précision les tâches planifiées et la charge de travail d'un membre de l'équipe dans un fuseau horaire complètement différent. Il existe même un paramètre avancé qui garantit que le travail enregistré donne la priorité au temps soumis par l'utilisateur par rapport au temps du serveur, ce qui permet un suivi du temps précis dans le monde entier.
Enfin, ActivityTimeline vous donne une vue d'ensemble des projets. Cela signifie que les responsables ne sont pas confinés à un seul tableau de projet ; ils peuvent voir tout ce sur quoi travaillent les membres de leur équipe dispersée dans le monde entier tous Projets Jira dans un calendrier unifié. Il affiche également automatiquement les tâches sur les chronologies des utilisateurs à l'aide de Dates de début et de fin de Jira Sprint, simplifiant la planification pour les équipes agiles, quel que soit leur emplacement physique. Avec ActivityTimeline, la gestion d'une main-d'œuvre mondiale devient plus claire et plus efficace, ce qui permet de s'assurer que personne n'est surchargé et que tous les projets restent sur la bonne voie.
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