Para equipes geograficamente dispersas, o ActivityTimeline permite um gerenciamento regional eficiente, aproveitando “habilidades” personalizadas como etiquetas de localização (por exemplo, 'EUA', 'Europa'). Você pode então criar dinâmicas Equipes funcionais com base nessas tags, permitindo filtragem rápida, planejamento simplificado de fuso horário e relatórios específicos da região. Essa abordagem automatiza a composição da equipe e simplifica o gerenciamento de forças de trabalho distribuídas.
Embora a capacidade de contratar talentos de qualquer lugar ofereça vantagens imensas, ela também apresenta desafios significativos para os gerentes de projeto: coordenar os fusos horários, entender os feriados locais e garantir uma distribuição equitativa da carga de trabalho. Gerenciando um Equipe Jira espalhar-se por continentes com estruturas de equipe tradicionais e estáticas geralmente leva a falhas de comunicação, pesadelos de agendamento e alocação ineficiente de recursos.
Você precisa de uma forma mais inteligente de organizar sua força de trabalho distribuída, que vá além da simples criação manual de equipes. Você precisa de uma solução que aproveite os metadados para agrupar e gerenciar automaticamente seus talentos por local, fazendo com que o gerenciamento global de projetos pareça mais local.
ActivityTimeline oferece essa capacidade precisa, capacitando você a criar dinâmicas, equipes baseadas em localização que simplificam as operações de seus membros geograficamente dispersos.
O dilema da equipe distribuída: mais do que apenas fusos horários
As complexidades do gerenciamento de equipes distribuídas vão muito além da simples conversão dos horários das reuniões. Sem uma abordagem estratégica da organização, você enfrenta:
- Caos de agendamento: Coordenar reuniões ou planejar o trabalho síncrono em vários fusos horários pode se tornar um quebra-cabeça intratável.
- Pontos cegos de recursos: Você pode inadvertidamente atribuir uma tarefa urgente a um membro da equipe no momento em que seu dia de trabalho termina em uma região diferente.
- Conformidade localizada: Diferentes regiões podem ter regulamentações, feriados ou costumes de trabalho exclusivos que precisam ser considerados no planejamento.
- Relatórios ineficientes: Gerar relatórios ou analisar o desempenho com base nas contribuições regionais se torna uma tarefa manual e propensa a erros.
- Silos de comunicação: Equipes dentro do mesmo projeto, mas em locais diferentes, podem ter dificuldade em manter a coesão sem uma estrutura organizacional clara que reflita sua realidade geográfica.
Esses problemas podem minar a colaboração, reduzir a produtividade e corroer o moral da equipe, destacando a necessidade crítica de uma solução de gerenciamento de equipe inteligente e flexível.
O conceito central gira em torno de Equipes funcionais (dinâmicas), que são “um grupo de pessoas formado automaticamente com base em sua posição ou conjunto de habilidades”. Em vez de adicionar usuários manualmente, você define os critérios e o ActivityTimeline preenche a equipe para você.
Passo a passo: Construindo suas equipes baseadas em localização
Veja como você pode aproveitar o ActivityTimeline para criar equipes eficientes e baseadas em localização:
1. Marcando usuários com marcadores de localização
O primeiro passo é atribuir “Habilidades” aos seus usuários, tratando essas habilidades como indicadores geográficos.
- Gerenciamento de usuários de acesso: Navegue até
Configuração>Usuários. Esta seção permite gerenciar as características do usuário, incluindo habilidades e posições. - Atribua habilidades de localização: Para cada usuário, adicione habilidades que correspondam à sua localização geográfica, como 'EUA', 'Europa', 'APAC', 'ESTÔNIA'. O ActivityTimeline permite que você crie habilidades simplesmente digitando-as no campo apropriado.
2. Criação de equipes funcionais com base em tags de localização
Depois que seus usuários forem marcados com seus respectivos locais, você poderá criar equipes funcionais que agrupam automaticamente esses membros.
- Navegue até Criação de equipe: Vá para
Configuração>Equipes. - Selecione a equipe funcional: Clique em “Criar nova equipe” e escolha a opção “Equipe funcional (dinâmica)”.
- Defina equipe por habilidade: “Selecione a habilidade ou posição que você deseja usar como critério da equipe”. Nesse caso, selecione a tag de localização que você acabou de criar (por exemplo, 'EUA').
- Crie a equipe: Clique em “Criar”. O sistema então “identificará e adicionará automaticamente todos os usuários que correspondam à habilidade ou posição selecionada à equipe”.
Por exemplo, para criar uma “equipe de controle de qualidade dos EUA”, você deve garantir que seus especialistas em controle de qualidade localizados nos EUA sejam marcados com “controle de qualidade” (como posição ou outra habilidade) e “EUA” (como habilidade). Em seguida, crie uma equipe funcional com base nesses critérios combinados.
3. Benefícios: operações simplificadas para equipes distribuídas
Essa abordagem gera benefícios imediatos e significativos:
- Filtragem e visibilidade rápidas: Na Planejador módulo, você pode filtrar facilmente as visualizações dessas equipes baseadas em localização, fornecendo visibilidade instantânea das cargas de trabalho e disponibilidade regionais. Isso é fundamental para entender a “capacidade total disponível e usada”.
- Planejamento com base no fuso horário: Ao planejar reuniões ou atribuir tarefas urgentes, você pode ver rapidamente quais membros da equipe estão disponíveis em horários de trabalho regionais específicos, minimizando interrupções no agendamento.
- Relatórios baseados em regiões: Você pode gerar relatórios com base nessas equipes baseadas em localização para analisar a utilização de recursos, o progresso do projeto ou os registros de trabalho especificamente para uma região. Por exemplo, “Os relatórios podem ser gerados com base para ver quando pessoas de posições ou conjuntos de habilidades específicos estão disponíveis”.
- Composição dinâmica da equipe: À medida que os membros da equipe mudam de função ou localização, basta atualizar suas “habilidades” no perfil de usuário para atualizar automaticamente a composição da equipe. “Não há necessidade de editar manualmente as listas de equipes”. Isso é particularmente benéfico para organizações com funções interfuncionais ou mudanças nas necessidades geográficas.
4. Gerenciando a composição dinâmica da equipe
A beleza das equipes funcionais está em sua natureza dinâmica. Se a habilidade atribuída a um usuário (por exemplo, “EUA”) mudar ou for removida, sua participação na equipe funcional correspondente será atualizada automaticamente. Isso reduz drasticamente a sobrecarga administrativa em comparação com a manutenção manual de “equipes clássicas”.
Em seguida, a ActivityTimeline entende que nem todos os locais têm o mesmo horário de trabalho ou feriados. Você pode configurar “Esquemas de carga de trabalho“ para combinar diferentes horários de trabalho, acomodando equipes em vários países com dias ou horas de trabalho exclusivos. Por exemplo, um funcionário em tempo integral em um país pode ter horários de trabalho diferentes dos de um colega em outro. Além disso, “Esquemas de férias” pode ser aplicado a equipes específicas ou usuários individuais, garantindo que os feriados locais sejam contabilizados automaticamente na capacidade de todos, levando a um planejamento mais realista.
E quando se trata de diferentes fusos horários, o ActivityTimeline tem o que você precisa. O indicador de carga de trabalho se ajusta automaticamente à hora local de cada usuário. Assim, um gerente de projeto em um fuso horário pode ver com precisão as tarefas agendadas e a carga de trabalho de um membro da equipe em um fuso horário completamente diferente. Há até mesmo uma configuração avançada que garante que o trabalho registrado priorize o tempo de envio do usuário em relação ao tempo do servidor, tornando o controle de tempo preciso em todo o mundo.
Finalmente, o ActivityTimeline oferece uma visão de vários projetos. Isso significa que os gerentes não estão confinados a um único quadro de projeto; eles podem ver tudo em que seus membros de equipe dispersos globalmente estão trabalhando. tudo Projetos do Jira em um cronograma unificado. Ele também exibe automaticamente as tarefas nos cronogramas do usuário usando Datas de início e término do Jira Sprint, simplificando o planejamento para equipes ágeis, independentemente de sua localização física. Com o ActivityTimeline, o gerenciamento de uma força de trabalho global se torna mais claro e eficiente, ajudando a garantir que ninguém fique sobrecarregado e que todos os projetos permaneçam em dia.
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