Disposez-vous des personnes nécessaires pour tenir vos promesses ? C'est la question la plus cruciale en matière de gestion de portefeuille, mais c'est celle à laquelle la plupart des organisations ont du mal à répondre. Cet article se concentre sur le portefeuille gestion dans Jira, montrant comment aligner vos ressources et votre stratégie pour obtenir de meilleurs résultats.
Vous avez peut-être une stratégie parfaitement conçue feuille de route dans Jira Plans (anciennement Advanced Roadmaps), qui décrit chaque épopée et chaque initiative pour les 12 prochains mois. Mais une feuille de route sans validation des ressources n'est qu'une liste de souhaits.
La gestion de portefeuille de projets est la discipline plus large qui relie la stratégie et l'exécution, en veillant à ce que les projets soient priorisés et alignés sur les objectifs commerciaux. Si vous ne savez pas qui fera le travail ou s'il a la capacité de le faire, votre beau plan est voué à des retards et à des dépassements de budget.
Cet article explique pourquoi la planification des ressources est le « chaînon manquant » de la gestion de portefeuille Jira et comment ActivityTimeline aide les organisations à gérer leurs portefeuilles plus efficacement dans Jira en comblant le fossé entre la stratégie de haut niveau et l'exécution sur le terrain.
Introduction à la gestion de portefeuille
La gestion de portefeuille est le processus centralisé de supervision et d'optimisation de la collection de projets d'une organisation afin de s'assurer qu'ils soutiennent les objectifs stratégiques. En créant et en gérant un portefeuille de projets, les organisations peuvent aligner leurs initiatives sur leurs objectifs commerciaux, hiérarchiser les investissements et maximiser la valeur.
Dans Jira, la gestion de portefeuille est améliorée grâce à de puissantes applications telles que Jira Align, Advanced Roadmaps et d'autres plugins qui permettent de catégoriser les projets, d'allouer des ressources et de suivre l'avancement des projets. Ces outils aident les organisations à rationaliser le processus de gestion de portefeuille, en veillant à ce que chaque projet contribue à la réalisation des objectifs globaux de l'organisation et à ce que les ressources soient allouées là où elles peuvent avoir le plus d'impact.
Les avantages de la gestion de portefeuille
La mise en œuvre de la gestion de portefeuille apporte de nombreux avantages aux organisations gestion de plusieurs projets. Tout d'abord, il garantit que tous les projets s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'entreprise, ce qui entraîne de meilleurs résultats commerciaux et un meilleur alignement stratégique.
Grâce à la gestion de portefeuille, les équipes de développement et les chefs de projet peuvent allouer les ressources de manière plus efficace, hiérarchiser les projets à forte valeur ajoutée et prendre des décisions éclairées quant aux initiatives à mettre en œuvre. Cette approche offre également aux parties prenantes une meilleure visibilité de l'avancement du projet, leur permettant de suivre, d'analyser et d'ajuster selon les besoins.
Le décalage entre stratégie et exécution
Jira Plans excelle dans le « quoi » et le « quand » de la gestion de portefeuille. Il visualise votre hiérarchie, vos dépendances et votre calendrier stratégique. Cependant, il n'arrive souvent pas à trouver le « qui ». Il suppose une capacité infinie ou s'appuie sur des estimations de haut niveau qui ne reflètent pas la réalité des vacances, des congés de maladie ou de la fragmentation des ressources partagées, et manque de visibilité sur la capacité et la disponibilité de chaque membre de l'équipe.
Le décalage que nous avons expliqué est à l'origine de « l'écart entre le portefeuille et la réalité » :
- Équipes surengagées : Les feuilles de route sont approuvées sans que l'on se rende compte que les principaux développeurs font l'objet d'une double réservation pour trois projets différents.
- Goulots d'étranglement cachés : Vous voyez la voie à suivre pour une initiative, mais vous ne vous rendez pas compte que votre seul architecte de base de données n'est pas disponible pendant la semaine critique du déploiement.
- Gestion réactive : Les managers passent leurs journées à éteindre les incendies provoqués par des conflits liés aux ressources au lieu de diriger le navire.
- Des flux de travail inefficaces peuvent également résulter d'une mauvaise planification des ressources, ce qui entrave davantage l'exécution des projets et l'alignement sur les objectifs organisationnels.
Pour combler cette lacune, vous avez besoin d'un moteur de planification des ressources dédié, intégré à Jira, mais offrant la fidélité qui fait défaut à Plans. L'accès à des données pertinentes est essentiel pour combler le fossé entre la stratégie et l'exécution, permettant ainsi une meilleure prise de décisions et une meilleure allocation des ressources.
Création d'une feuille de route pour le portefeuille
Une feuille de route de portefeuille est un guide visuel qui décrit les projets d'un portefeuille, montrant comment ils s'alignent sur les objectifs commerciaux et comment les ressources sont allouées au fil du temps. Pour créer une feuille de route de portefeuille, les organisations identifient d'abord les projets qui soutiennent leurs objectifs stratégiques, puis les hiérarchisent en fonction de leur valeur commerciale et de leurs besoins en ressources.
Des applications telles que Advanced Roadmaps et BigPicture simplifient la création et la gestion d'une feuille de route de portefeuille à l'aide de calendriers et outils d'allocation des ressources. L'examen et la mise à jour réguliers de la feuille de route garantissent qu'elle reste alignée sur l'évolution des priorités commerciales et que les ressources sont toujours orientées vers les projets les plus efficaces.
Catégorisation et priorisation des projets
Une gestion de portefeuille efficace repose sur la capacité à classer et à hiérarchiser les projets en fonction de facteurs tels que la valeur commerciale, les risques et les besoins en ressources.
Les chefs de projet peuvent utiliser des champs personnalisés pour classer les projets Jira et tirer parti des fonctionnalités de classement et de notation pour hiérarchiser les initiatives qui soutiennent le mieux les objectifs de l'organisation. Cette approche structurée permet de concentrer les ressources sur les projets les plus critiques, garantissant ainsi que le portefeuille de projets offre une valeur maximale. En catégorisant et en hiérarchisant les projets, les équipes peuvent se concentrer clairement sur les objectifs commerciaux et prendre des décisions plus intelligentes quant à l'investissement du temps et des ressources.
ActivityTimeline : le moteur de ressources pour votre portefeuille
ActivityTimeline transforme Jira en une solution complète de gestion de portefeuille basée sur les ressources. Des applications comme ActivityTimeline étendent les fonctionnalités de Jira, permettant aux équipes d'améliorer la gestion de leur portefeuille sans avoir à procéder à une refonte complète du système.
Alors que Plans définit l'orientation stratégique, ActivityTimeline valide sa faisabilité et contribue à structurer la gestion du portefeuille.
Avec ActivityTimeline, les utilisateurs peuvent avoir une vue d'ensemble de leur portefeuille de projets, en visualisant plusieurs projets, chronologies et hiérarchies à un niveau élevé.
1. Le planificateur : une source unique de vérité pour l'exécution
Le Planificateur est votre contrôle de mission. Il regroupe toutes les équipes, tous les projets et toutes les tâches sur un seul tableau de bord interprojets. Contrairement à Disjointed Planches Jira, qui s'appuient souvent sur un tableau kanban pour visualiser l'état des projets, mais qui peut ne pas fournir une vue complète de la gestion du portefeuille, le Planner propose une vue chronologique unifiée dans laquelle vous pouvez voir :
- Toutes les ressources : Des développeurs individuels aux départements entiers.
- Toutes les tâches : Problèmes avec Jira, événements personnalisés (comme les réunions) et congés.
- Disponibilité en temps réel : Les indicateurs de charge de travail codés par couleur indiquent instantanément qui est surbooké (rouge), qui est disponible (vert) et qui est à risque d'épuisement professionnel.
Le planificateur améliore également la collaboration en permettant aux membres de l'équipe de se coordonner en temps réel, de partager des mises à jour et de communiquer de manière fluide entre les projets.
Cette visibilité granulaire vous permet de valider les plans de votre portefeuille par rapport à la disponibilité humaine réelle, garantissant ainsi que chaque initiative stratégique est soutenue par des capacités réelles. Le planificateur rend les informations du portefeuille plus accessibles aux parties prenantes, leur permettant de récupérer et de comprendre facilement les données clés à n'importe quel niveau de détail.
2. Le panel d'équipe : planification à long terme de haut niveau
Pour les gestionnaires de portefeuille, Panel d'équipe change la donne. Il vous permet de passer des tâches individuelles à la capacité au niveau de l'équipe et facilite la planification des équipes agiles en fournissant un aperçu clair de leur charge de travail et de leurs progrès.
- Planification macroéconomique : Faites glisser et déposez des épopées ou des incréments de programme entiers sur la chronologie d'une équipe pour réserver des capacités des mois à l'avance. Le panneau d'équipe peut être utilisé pour planifier des programmes ainsi que des projets, ce qui vous donne la flexibilité nécessaire pour gérer différents types de travail.
- Contrôles de capacité : Vérifiez immédiatement si une équipe dispose de suffisamment d'heures pour entreprendre une nouvelle initiative sans avoir à affecter des personnes spécifiques pour le moment.
- Planification de scénarios : Testez différentes allocations de ressources pour voir leur impact sur la faisabilité de votre portefeuille avant de vous engager dans un plan, notamment en équilibrant les ressources entre plusieurs équipes.
3. La réalité des prévisions : le rapport sur les prévisions d'utilisation des ressources
Pour gérer efficacement un portefeuille, vous devez envisager l'avenir. Le Prévision de l'utilisation des ressources le rapport est votre boule de cristal. Il utilise les données Jira existantes (estimations et tâches planifiées) pour prévoir les tendances de la charge de travail des semaines ou des mois à l'avance, et regroupe les données provenant de plusieurs sources pour fournir une vue complète des projets.
- Identifiez les futurs goulots d'étranglement : Détectez une pénurie de ressources au troisième trimestre alors que vous êtes encore au premier trimestre.
- Optimisez le recrutement : Utilisez des prévisions étayées par des données, y compris des scénarios, pour justifier les demandes d'effectifs ou le budget des sous-traitants.
- Équilibrez la charge : Répartir le travail de manière proactive entre les équipes pour s'assurer qu'aucun groupe ne se noie alors que les autres ne sont pas actifs.
Ces outils de prévision peuvent évoluer pour répondre aux besoins des grandes organisations, en prenant en charge l'analyse sur différents délais et volumes de projets.
La paire parfaite : Chronologie des activités et plans Jira
ActivityTimeline s'intègre parfaitement à Jira Plans (Advanced Roadmaps) pour créer un système en boucle fermée favorisant la réussite du portefeuille.
Le flux de travail :
- Plan : Définissez votre feuille de route stratégique et vos échéances de haut niveau dans Jira Plans, y compris la planification au niveau du portefeuille et la planification des prochaines versions.
- Validez : Synchronisez ces plans avec ActivityTimeline pour vérifier si les équipes ont réellement la capacité de les mettre en œuvre.
- Exécutez : Utilisez le planificateur ActivityTimeline pour attribuer des tâches spécifiques tâches et gestion horaires quotidiens.
- Piste : Suivez les progrès en temps réel et ajustez la feuille de route dans Plans au fur et à mesure de l'évolution de la réalité, en vous assurant que les étapes de publication sont respectées.
Les deux outils permettent aux parties prenantes d'accéder à des informations critiques sur les projets et les portefeuilles, y compris celles qui ne disposent pas de licences Jira, grâce à des intégrations et à des options de partage.
Meilleures pratiques en matière de gestion de portefeuille
Pour tirer le meilleur parti de la gestion de portefeuille, les organisations doivent adopter un ensemble de bonnes pratiques qui favorisent l'amélioration continue et l'alignement stratégique.
- L'examen et la mise à jour réguliers de la feuille de route du portefeuille garantissent que les projets restent alignés sur les objectifs commerciaux et que les ressources sont allouées de manière efficace.
- L'établissement de mesures et de points de référence clairs permet aux équipes de mesurer les performances des projets et de prendre des décisions fondées sur des données concernant la priorisation.
- Dans Jira, l'utilisation de modules complémentaires tels que Jira Align et BigPicture, l'utilisation de champs personnalisés pour la catégorisation et le suivi des progrès à l'aide de données en temps réel sont autant de pratiques essentielles pour gérer des portefeuilles avec succès.
- En suivant ces bonnes pratiques, les organisations peuvent optimiser leur portefeuille de projets, améliorer l'allocation des ressources et atteindre leurs objectifs stratégiques en toute confiance.
Conclusion
Un plan de portefeuille sans validation des ressources est un pari. En ajoutant ActivityTimeline à votre environnement Jira, vous cessez de deviner et vous commencez à en savoir plus. Les solutions d'entreprise telles qu'ActivityTimeline sont particulièrement utiles pour les grandes entreprises qui ont besoin de fonctionnalités de gestion de portefeuille avancées et évolutives. Vous acquérez la capacité de répondre aux questions difficiles concernant les capacités, de prévenir l'épuisement des équipes et de vous assurer que vos objectifs stratégiques sont ancrés dans la réalité.
Ne vous contentez pas de planifier le travail, planifiez les personnes qui rendent le travail possible. Ces outils aident votre organisation à gérer l'étendue de ses portefeuilles, en veillant à ce que les ressources soient allouées efficacement et à ce que les projets restent sur la bonne voie. Les dirigeants bénéficient également d'une visibilité accrue et de rapports complets, ce qui leur permet de prendre de meilleures décisions au sein de l'organisation.
{{rich-cta-3}}
