Effectivement gestion du temps des employés est essentiel au bon fonctionnement de l'entreprise, à l'exactitude de la paie et au respect de la législation du travail.
L'un des éléments clés de ce processus est l'approbation des feuilles de temps. Dans les organisations où les heures de travail sont suivies et enregistrées régulièrement, que ce soit chaque semaine ou chaque mois, le processus d'approbation des feuilles de temps garantit que les heures soumises sont exactes, complètes et prêtes pour le traitement de la paie.
Des outils tels que ActivityTimeline proposent des flux de travail automatisés qui simplifient l'ensemble du processus d'approbation des feuilles de temps, en garantissant visibilité, cohérence et conformité.
Comprendre le processus d'approbation des feuilles de temps
Le processus d'approbation des feuilles de temps comporte plusieurs étapes, à commencer par le moment où les employés soumettent leur feuilles de temps et se terminant par l'approbation finale.
L'idée de base est de vérifier l'exactitude des heures enregistrées, de confirmer la validité des saisies d'heures supplémentaires et de garantir la conformité avec les objectifs du projet ou les exigences légales. Les chefs de projet ou les approbateurs désignés (tels que les chefs d'équipe, les responsables ou le personnel des ressources humaines) examinent les feuilles de temps soumises, valident les données et les approuvent ou les rejettent.
L'examen et l'approbation des feuilles de temps prennent souvent beaucoup de temps et sont sujets à des erreurs humaines dans les organisations qui s'appuient sur des flux de travail manuels. C'est là qu'un système d'approbation des feuilles de temps devient essentiel.
ActivityTimeline automatise l'ensemble du processus d'approbation des feuilles de temps, en fournissant aux organisations les outils nécessaires pour suivre efficacement le temps et s'assurer que les feuilles de temps approuvées sont exemptes d'erreurs et verrouillées pour la paie.
Lorsque les approbations sont en place, les employés ne peuvent pas s'adapter de manière arbitraire journaux de travail après approbation. Cela est particulièrement important pendant les périodes de paie lorsque les rapports financiers et le traitement de la paie sont en cours. Ce niveau de contrôle supplémentaire réduit les difficultés administratives et préserve l'intégrité de votre outil de suivi du temps.
Avantages de l'approbation des feuilles de temps
L'un des avantages les plus directs de l'approbation des feuilles de temps est prévention des erreurs de paie. Lorsque les feuilles de temps sont approuvées avant leur traitement, les équipes RH et financières peuvent procéder en toute confiance avec des feuilles de temps précises qui reflètent la réalité heures de travail facturables. Cela permet de minimiser les conflits et de garantir que les employés sont payés correctement et à temps.
Un autre avantage réside dans conformité réglementaire. Les lois du travail exigent souvent une documentation précise du temps des employés, y compris les pauses, les heures supplémentaires et les heures régulières. Un système efficace d'approbation des feuilles de temps fournit les pistes d'audit et la validation nécessaires pour garantir la conformité.
Du point de vue de la gestion, les feuilles de temps approuvées offrent également une visibilité claire des heures de travail des employés, la disponibilité de l'équipe et avancement du projet. Ils aident les chefs de projet et les chefs d'équipe à gérer les budgets, à répartir efficacement les charges de travail et à prévenir l'épuisement du personnel. Lorsqu'elles sont associées à une analyse plus large des effectifs, les données des feuilles de temps peuvent même révéler des inefficacités et éclairer les décisions en matière de recrutement ou de réaffectation des ressources.
Rôles et autorisations dans l'approbation des feuilles de temps
La création d'un flux de travail robuste en matière de feuilles de temps commence par l'identification des personnes responsables des approbations. Dans ActivityTimeline, selon la hiérarchie de votre organisation, les droits d'approbation peuvent être attribués à différents rôles : administrateurs, responsables, chefs d'équipe influents et chefs d'équipe.
Droits d'approbation
Ces rôles définissent qui peut cliquer sur les feuilles de temps pour les consulter, qui peut prendre des décisions groupées et qui est habilité à annuler les approbations. La configuration correcte de ces autorisations garantit qu'aucune modification non autorisée n'est apportée et que l'ensemble du flux de travail est conforme aux politiques de l'organisation.
Configuration d'un flux de travail d'approbation des feuilles de temps
Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter les entrées en attente d'approbation directement dans le système. Précise temps de suivi consiste à enregistrer les bonnes heures par rapport aux bonnes tâches ou aux bons projets.
Une fois les rôles d'approbation définis, l'étape suivante consiste à configurer les étapes : soumission, révision et approbation finale. Les employés enregistrent leurs heures, puis cliquent sur Soumettre pour envoyer leurs feuilles de temps pour examen.
Avec ActivityTimeline, vous pouvez approuver les feuilles de temps au sein de la même interface. L'outil fournit une visibilité granulaire sur la façon dont les heures de travail des employés sont réparties entre les tâches. Accédez à un onglet d'approbation propre où les approbateurs peuvent facilement filtrer les feuilles de temps et agir sur celles-ci en fonction de leur statut, qu'elles soient ouvertes, non approuvées ou approuvées et verrouillées. Vous pouvez également configurer la période (hebdomadaire ou mensuelle) en fonction de la cadence de production des rapports de votre organisation.
Le processus réel de révision des feuilles de temps est simple. Les approbateurs doivent s'assurer que les saisies de temps sont complètes, exactes et reflètent les attributions du projet. Si une feuille de temps comporte des saisies douteuses ou des heures supplémentaires non approuvées, l'employeur peut la rejeter et la renvoyer. Les employés peuvent ajuster les données avant de les soumettre à nouveau.
Si, pour une raison ou une autre, vous devez autoriser les responsables à enregistrer les heures pour le compte de leurs subordonnés, activez simplement cette option dans Configurations :
Avec le Période de grâce pour l'enregistrement du temps Dans ce cadre, les organisations peuvent définir combien de temps après la fin de la période de référence, les employés sont encore autorisés à enregistrer leurs heures de travail. L'heure précédente n'est plus disponible pour l'enregistrement du temps, qui permet de gérer les soumissions tardives sans compromettre l'intégrité des données.
L'application affiche des rappels pour inviter les employés de leur espace de travail personnel à soumettre leurs feuilles de temps et verrouille automatiquement les périodes pour éviter les modifications tardives.
Automatiser le processus d'approbation
Dans la mesure du possible, utilisez l'automatisation pour réduire la friction. Définissez tâches récurrentes, et utilisez des outils tels que ActivityTimeline pour apporter visibilité et responsabilité à chaque étape du processus.
Dans ActivityTimeline, les approbations peuvent être effectuées individuellement ou en bloc. Le Approuver en bloc Cette fonctionnalité est pratique pour gérer des employés distants ou de grandes équipes avec de nombreuses entrées. Une fois les feuilles de temps approuvées, elles sont verrouillées et ne peuvent pas être modifiées par les utilisateurs, ce qui permet de réduire les erreurs et de garantir que la paie est basée sur des données vérifiées.
Un autre réglage :Mettre à jour les journaux de travail approuvés en cas de modification dans Jira—permet la synchronisation en temps réel des enregistrements approuvés ou, si elle est désactivée, applique une politique stricte de « verrouillage une fois approuvé ». Cela garantit qu'une fois les feuilles de temps révisées et finalisées, aucune modification externe ne les affecte.
La cohérence est essentielle pour rationaliser votre flux de travail. Utilisez un processus structuré et transparent que tous les employés sont formés à suivre. Fournissez des commentaires rapides lorsque les feuilles de temps sont rejetées afin que des corrections puissent être apportées sans retarder la période de paie.
Désactivation des approbations des feuilles de temps
Dans certains scénarios, une organisation peut choisir de désactiver temporairement ou définitivement les approbations des feuilles de temps. Par exemple, lors de transitions internes ou au sein de petites équipes où la confiance est élevée, les approbations manuelles peuvent ne pas être nécessaires.
Dans ActivityTimeline, cela peut être fait facilement via le Configuration des feuilles de temps page. Une fois désactivée, toutes les heures enregistrées sont considérées comme définitives et le travail d'approbation des feuilles de temps ne s'applique plus. Toutefois, si vous optez pour cette solution, il est essentiel de communiquer clairement le changement aux employés et de mettre à jour toute la documentation en conséquence pour éviter toute confusion. Une mauvaise communication peut laisser les employés dans l'incertitude quant à leurs responsabilités ou à l'état de la feuille de temps qu'ils ont soumise.
Conclusion
Un processus d'approbation des feuilles de temps bien structuré est essentiel pour l'exactitude de la paie, la conformité au droit du travail et gestion efficace des ressources. Des outils tels qu'ActivityTimeline permettent aux équipes de rationaliser ce processus, de réduire la charge administrative et de garantir que les heures de travail sont suivies et approuvées de manière transparente et contrôlable. Qu'il s'agisse de gérer une petite équipe ou une main-d'œuvre internationale, un système fiable d'approbation des feuilles de temps peut faire toute la différence.
