La gestión de recursos es el punto de encuentro entre la visión estratégica y la ejecución diaria. Y cuando sale mal, las consecuencias pueden ser brutales: plazos incumplidos, equipos estresados, presupuestos malgastados y partes interesadas decepcionadas.
El equipo, el tiempo, las herramientas y el presupuesto son los activos que determinan si un proyecto alcanza sus objetivos o se desmorona bajo presión. Por eso es esencial crear un plan eficaz de gestión de recursos, así como saber qué errores hay que evitar al crearlo.
¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos es el proceso estratégico de planificación, asignación y control de la asignación de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. Abarca no sólo los recursos humanos, sino también los financieros y los activos físicos, garantizando que todos los elementos estén alineados con el plan de gestión del proyecto.
Un plan de gestión de recursos del proyecto bien diseñado aborda las necesidades de recursos, le da el control sobre la disponibilidad de recursos, le ayuda a evitar cuellos de botella y apoya la toma de decisiones inteligente y basada en datos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Creación de un plan de gestión de recursos que funcione
Un plan eficaz incluye:
- Un marco de asignación de recursos para asignar las personas y herramientas adecuadas
- Un modelo de utilización de recursos para hacer un seguimiento de la eficiencia
- Un proceso claro de gestión de recursos para el seguimiento y los ajustes
Utilice una herramienta de gestión de recursos como ActivityTimeline para simplificar esta tarea. Ofrece visibilidad en tiempo real, programación de Jira, basada en habilidades y ajustes dinámicos, de modo que no sólo planificas para hoy, sino que también te anticipas a las necesidades futuras de recursos.
Pero antes de elaborar un buen plan, hay que saber lo que no hay que hacer. Estos son los errores más comunes en la gestión de recursos y cómo el software de gestión de recursos adecuado, como ActivityTimeline, puede ayudarle a evitarlos.
Error # 1: 100% de utilización es una tontería
Sobrecargar los recursos conduce al agotamiento, los errores y el bajo rendimiento. La verdad es que una gestión eficaz de los recursos significa dejar espacio para la reflexión, los cambios de contexto, las revisiones por pares y los imprevistos. Las personas no son engranajes intercambiables: son complejas y necesitan flexibilidad para prosperar.
Todo el mundo está ocupado, pero no se hace nada
Imagina a Sarah, una gestora de proyectos bienintencionada, elaborando su plan de gestión de recursos humanos. Es su primer proyecto de esa envergadura y quiere estar segura de que se hará a tiempo. Llena cada hora disponible en el calendario del equipo to complete the planned tasks even faster as she knows there will always be something unexpected. No idle time, no gaps. On paper, her resource utilization looks flawless—every team member is scheduled to 100%.
para completar las tareas previstas aún más rápido, ya que sabe que siempre habrá algún imprevisto. No hay tiempos muertos ni lagunas. Sobre el papel, la utilización de los recursos parece impecable: todos los miembros del equipo están programados al 100%.
Pero dos semanas después, empiezan a aparecer las grietas. La productividad baja. Los pequeños problemas se convierten en grandes retrasos. Ni siquiera el tiempo libre es suficiente para hacerles frente. El progreso del proyecto de Sarah se resiente, aunque todo el mundo esté técnicamente «ocupado».
¿Qué ha fallado?
Sobrecargar los recursos provoca agotamiento, errores y bajo rendimiento. La verdad es que una gestión eficaz de los recursos significa dejar espacio para la reflexión, los cambios de contexto, las revisiones entre compañeros y los imprevistos. Las personas no son engranajes intercambiables: son complejas y necesitan flexibilidad para prosperar.
Cómo ayuda ActivityTimeline
ActivityTimeline ofrece múltiples formas de garantizar cargas de trabajo sostenibles. Los mapas de calor de la carga de trabajo y los paneles de utilización muestran claramente cuándo las personas o los equipos están sobrecargados.
Ajuste las cargas de trabajo con la reprogramación de arrastrar y soltar para reasignar o redistribuir tareas en cuestión de segundos.
Ejecute informes históricos de utilización para analizar tendencias y ajustar los planes futuros en consecuencia. A continuación, establezca umbrales de utilización utilizando la información del informe para saber cuándo los equipos alcanzan límites peligrosos. Por último, incorpore el tiempo de reserva a su planificación mediante huecos visuales.
Al proporcionar visibilidad en tiempo real de la capacidad de los recursos y prever las necesidades futuras de recursos, ActivityTimeline ayuda a los gestores de proyectos como Sarah a elaborar planes realistas que satisfagan a las partes interesadas del proyecto. En lugar de programar los recursos a ciegas, podría haber ajustado el proceso de planificación para disponer de tiempo de reserva.
Error # 2: ¿No hay objetivos claros? Sin ejecución clara
Cuando un plan de gestión de recursos no está alineado con los objetivos del proyecto, se produce confusión. La priorización de tareas se rompe y los miembros del equipo del proyecto acaban persiguiendo actividades que no generan resultados.
Tirar todo a la pared
Mark dirige una iniciativa de marketing de producto. Su plan de gestión describe una serie de tareas, pero carece de una jerarquía clara de objetivos. No hay distinción entre lo que es esencial y lo que no lo es. El resultado es que los miembros del equipo no saben a qué dar prioridad. Los recursos se dispersan y el alcance del proyecto cambia constantemente.
Cuando un plan de gestión de recursos no se ajusta a los objetivos del proyecto, surge la confusión. La priorización de tareas se rompe, y los miembros del equipo del proyecto terminan persiguiendo actividades que no conducen a resultados.
Cómo ayuda ActivityTimeline
ActivityTimeline alinea la ejecución diaria con los objetivos de alto nivel. Puedes vincular las incidencias de Jira a los hitos y sprints del proyecto, de modo que tu cronograma de recursos siempre refleje el panorama general. Visualice el progreso basado en objetivos en la línea de tiempo. Utilice etiquetas y campos personalizados para clasificar las tareas por prioridad estratégica. Genere informes por objetivo o épica, para que pueda medir la contribución hacia resultados específicos.
Con herramientas para el seguimiento de hitos y la programación de prioridades, ActivityTimeline permite a Mark alinear los objetivos del proyecto con la planificación de recursos. Puede asignar recursos concretos a tareas específicas y adaptarse rápidamente a medida que cambian las prioridades. Esto mantiene al equipo del proyecto centrado en los resultados, no sólo en la actividad.
Error # 3: Ignorar la brecha de habilidades
La disponibilidad de recursos es sólo una parte de la ecuación cuando se tienen en cuenta todos los recursos con las capacidades adecuadas y se asignan a las tareas correspondientes. También hay que identificar los recursos con las competencias adecuadas y asignarlos a las tareas correspondientes. Las técnicas de gestión de recursos, como la asignación basada en competencias, pueden evitar esta trampa tan común.
Pongamos a la gente a trabajar
Jessica está gestionando una nueva campaña que requiere conocimientos de SEO. Echa un vistazo a su reserva de recursos y asigna a quien esté disponible, independientemente de su experiencia. Como era de esperar, la campaña se estanca. Los miembros del equipo buscan en Google principios básicos de SEO en lugar de ejecutar el plan. Se pierden semanas y el presupuesto del proyecto empieza a hincharse.
La disponibilidad de recursos es sólo una parte de la ecuación. También hay que identificar los recursos con las competencias adecuadas y asignarlos a las tareas correspondientes. Las técnicas de gestión de recursos, como la asignación basada en competencias, pueden evitar esta trampa habitual.
Cómo ayuda ActivityTimeline
Puede asignar y buscar por competencias, certificaciones o funciones personalizadas al programar el trabajo. Dentro de la aplicación ActivityTimeline puede asignar diferentes habilidades a sus usuarios y también especificar el nivel de competencia de estas habilidades para sus usuarios. Esto le da la posibilidad de ver fácilmente qué habilidades tienen sus usuarios y si tiene suficientes recursos para completar ciertos proyectos.
Puede gestionar las habilidades y los niveles de competencia en Configuración → Usuarios → Habilidades y etiquetas / Niveles de competencia:
En este menú puedes crear nuevas habilidades, editar o asociar usuarios a habilidades ya existentes o ver estadísticas sobre ellas. Además, también puede asignar habilidades directamente a los usuarios en la pestaña 'Usuarios', simplemente tecleando el nombre de una habilidad nueva o existente en la pestaña y eligiendo posteriormente el nivel de competencia adecuado:
Utilizar filtros de competencias para localizar rápidamente a los expertos cuando surjan necesidades. Visualizar la carga de trabajo total de los individuos especializados en todos los proyectos permite evitar sobrecargarlos. Adecue las competencias a los requisitos de las tareas mediante perfiles de usuario detallados y atributos que permiten realizar búsquedas. Además, planifique la formación futura con informes que ponen de relieve la escasez o el desequilibrio de competencias.
El software permite filtrar por competencias, certificaciones y funciones, de modo que Jessica podría haber elegido los recursos adecuados, no sólo los disponibles. La creación de un plan de gestión de recursos que tenga en cuenta la experiencia permite una ejecución más fluida y menos retrasos.
Error # 4: «No planifiqué los días de enfermedad»
Los miembros del equipo se pondrán enfermos, se irán de vacaciones o se verán arrastrados a otros proyectos. Si su plan es demasiado rígido, una sola ausencia puede desbaratarlo todo y repercutir negativamente en los resultados del proyecto.
Cuando todo se viene abajo
James tenía su proyecto perfectamente planificado, o eso creía. Entonces, su desarrollador principal coge una baja médica inesperada y, de repente, dos fases del proyecto se paralizan. El problema era la falta de planes de contingencia.
Un plan de gestión de recursos humanos debe tener en cuenta los riesgos. Los miembros del equipo enfermarán, se irán de vacaciones o tendrán que trabajar en otros proyectos. Si su plan es demasiado rígido, una sola ausencia puede hacer descarrilar todo.
Cómo ayuda ActivityTimeline
Con ActivityTimeline, puede gestionar los tipos de ausencia (vacaciones, enfermedad, días festivos) u otros eventos personalizados directamente en el calendario de recursos. La vista Plan permite visualizar la disponibilidad de un vistazo, para que nunca asigne a alguien que está de baja. Identifique a los sustitutos con habilidades similares, garantizando un traspaso fluido. Un ajuste automático adelanta las tareas cuando se añade el tiempo libre de alguien.
Además, utilice el panel lateral de incidencias para mantener una reserva de tareas sin asignar lista para su redistribución si cambian las prioridades. Puede filtrar las incidencias en el panel de incidencias del módulo Plan por diferentes criterios.
James podría haber utilizado ActivityTimeline's para planificar estos escenarios. La plataforma ayuda a los gestores de recursos a preparar planes de reserva, ajustar la programación de recursos en tiempo real y liberar recursos de tareas menos prioritarias en caso necesario.
Error # 5: No ver venir los cuellos de botella
Cuando un miembro del equipo se convierte en un cuello de botella, los plazos del proyecto se retrasan. Éste es un síntoma clásico de una mala nivelación de recursos.
¿Dónde se ha ido todo mi tiempo?
El equipo de Emily va viento en popa hasta que un desarrollador, asignado a dos rutas críticas, se convierte en un cuello de botella. Los plazos empiezan a vencerse y ninguno de los proyectos termina a tiempo.
Este es uno de los síntomas clásicos de una mala nivelación de recursos. Para programar los recursos de forma inteligente, hay que equilibrar las cargas de trabajo para evitar sobrecargar a un solo miembro del equipo.
Cómo ayuda ActivityTimeline
ActivityTimeline proporciona alertas tempranas antes de que aparezcan cuellos de botella. Vea la capacidad diaria y semanal por persona. Detecte los picos de carga de trabajo con avisos visuales de sobrecarga.
Cuando se detecte el problema, cambie fácilmente las asignaciones a los compañeros de equipo infrautilizados. Con ActivityTimeline, puede equilibrar el trabajo por competencias o grupos de funciones, no sólo por disponibilidad. Realice previsiones de capacidad por plazos y proyectos, para detectar las limitaciones antes de que bloqueen el progreso.
Gracias a los paneles de control en tiempo real y a los mapas térmicos de utilización, Emily puede detectar posibles sobrecargas y redistribuir las tareas antes de que se conviertan en auténticos retrasos. Es una forma práctica de suavizar los recursos: ajustar las cargas de trabajo, reasignar a los miembros del equipo del proyecto y mantener los plazos intactos.
Error # 6: Olvidarse del bienestar de los empleados
Exigir demasiado a su equipo perjudica los plazos del proyecto, los resultados a corto plazo y la retención a largo plazo. Un gestor de proyectos de éxito equilibra la ambición con la empatía.
El agotamiento es inevitable
Robert está centrado en el lanzamiento de un producto. Los plazos son ajustados y su equipo trabaja hasta altas horas de la noche. Pero la moral está por los suelos. El compromiso es bajo. Y dos desarrolladores están pensando en abandonar.
El éxito de un proyecto también depende de mantener un equipo sano y motivado. El exceso de trabajo perjudica tanto al rendimiento a corto plazo como a la retención a largo plazo. Un gestor de proyectos de éxito equilibra la ambición con la empatía.
Cómo ayuda ActivityTimeline
ActivityTimeline ofrece a los gestores visibilidad sobre los riesgos de bienestar, como destacar el riesgo de agotamiento con vistas de carga de trabajo codificadas por colores.
¿Qué más puede hacer para preocuparse por el bienestar de los equipos? Asegúrese de que el tiempo libre es visible durante la planificación, no una ocurrencia tardía. Ajuste la intensidad de los sprints a lo largo del tiempo, equilibrando las semanas de entrega intensiva con períodos de recuperación.
Supervise a los individuos en todos los proyectos, garantizando una distribución equitativa incluso en entornos de recursos compartidos. Utilice la vista de equipo en el modo de planificación no sólo para ver su carga de trabajo individual, sino también la carga de trabajo y el progreso del equipo. Además, utilice los patrones históricos de carga de trabajo para mejorar el ritmo en futuros proyectos: ActivityTimeline guarda su progreso anterior.
Al ofrecer visibilidad sobre las cargas de trabajo actuales, el tiempo libre y la disponibilidad de recursos, ActivityTimeline ayuda a los líderes a planificar de forma más humana. Permite tomar mejores decisiones sobre cuándo impulsar y cuándo pausar.
Error # 7: Ausencia de revisiones o ajustes periódicos
La gestión de recursos no es estática. El proceso de gestión de recursos debe evolucionar junto con el ciclo de vida del proyecto. Las revisiones periódicas ayudan a reevaluar las necesidades de recursos y a adaptarse a los cambios.
El problema del “plan anticuado”
Lisa creó un completo plan de gestión de recursos al inicio del proyecto. Pero tres meses después, todo ha cambiado: el alcance, el tamaño del equipo e incluso las expectativas del cliente. Sin embargo, sigue utilizando el plan original.
No olvides nunca que el proceso de gestión de recursos debe evolucionar a la par que el ciclo de vida del proyecto. Las revisiones periódicas le ayudan a reevaluar las necesidades de recursos y a adaptarse a los cambios.
Cómo ayuda ActivityTimeline
ActivityTimeline le ayuda a gestionar en tiempo real. Las herramientas de reasignación rápida le permiten pivotar rápidamente cuando cambia el alcance. Los paneles diarios y semanales proporcionan instantáneas actualizadas de la carga de trabajo.
Con ActivityTimeline, puede generar informes recurrentes de utilización y entrega, ideales para retrospectivas ágiles o actualizaciones ejecutivas. Las integraciones de seguimiento del tiempo muestran los esfuerzos reales frente a los estimados.
Lisa podría haber utilizado ActivityTimeline para seguir el progreso en tiempo real y comparar la utilización de recursos planificada frente a la real. Este tipo de visibilidad permite ajustes rápidos, evita que suposiciones obsoletas arrastren el proyecto y garantiza que el plan de gestión se mantenga alineado con la realidad.
Un gran plan no sirve de nada sin la capacidad de adaptarlo. ActivityTimeline le ayuda a hacer ambas cosas.
Por qué es fundamental la gestión de recursos
Así pues, como ilustran los errores que hemos descrito anteriormente, sin una planificación estructurada de los recursos, los proyectos pueden descarrilar rápidamente. Puede que tenga el mejor equipo del mundo, pero si no sabe de cuántos recursos dispone, dónde están asignados o cuándo se necesitan, el progreso se estanca. Una mala planificación conlleva plazos incumplidos, miembros del equipo del proyecto sobrecargados de trabajo y costes inflados.
Un plan sólido de gestión de recursos le ayuda a:
- Optimizar la utilización de los recursos
- Identificar y abordar las limitaciones de recursos
- Mejorar los plazos y resultados del proyecto
- Reducir el agotamiento del equipo y mejorar la moral
- Mantener a las partes interesadas alineadas e informadas
Asignación y utilización inteligente de recursos
La asignación de recursos significa asignar las personas adecuadas a las tareas adecuadas en el momento adecuado. Pero la disponibilidad no es suficiente. Es necesario adecuar la capacidad a la complejidad. Con herramientas como ActivityTimeline, puede filtrar por habilidades, realizar un seguimiento de la disponibilidad y garantizar balanced workloads en todo el equipo del proyecto.
Una vez asignados los recursos, entra en juego su utilización. Controlar la eficiencia con la que se utilizan los recursos ayuda a reducir el despilfarro y a detectar posibles problemas con antelación. Tanto si se trata de hacer un seguimiento de los empleados con exceso de reservas como de las herramientas infrautilizadas, la previsión de recursos garantiza que no se escape nada.
Comience con una plantilla de plan de gestión de recursos
Si está elaborando su primer plan de gestión de recursos humanos o perfeccionando uno ya existente, empiece con una plantilla de plan de gestión de recursos flexible. Debe incluir:
- Programación de recursos tarea por tarea
- Objetivos de utilización
- Planificación de contingencias
- Seguimiento de hitos
ActivityTimeline se integra directamente con Jira, lo que le permite gestionar sus recursos físicos, equilibrar la capacidad y liberar recursos sin problemas en todas las fases del proyecto.
Conclusión
La creación de un plan eficaz de gestión de recursos no es opcional, sino fundamental. Desde la planificación inicial hasta la ejecución diaria, todas las fases del ciclo de vida de un proyecto dependen de lo bien que gestione sus recursos.
Con las herramientas y la mentalidad adecuadas, puede evitar los errores comunes y crear un equipo más resistente, un calendario más inteligente y mejores resultados. ActivityTimeline es una de las mejores opciones de software de gestión de recursos para los usuarios de Jira. Le ofrece visibilidad en tiempo real del conjunto de recursos, admite la previsión precisa de recursos y le ayuda a programar los recursos sin sobrecarga.
