Parfois allocation des ressources peut sembler une tâche insupportable et difficile (surtout lorsque vous gérez plusieurs projets et plusieurs équipes) pour les chefs d'équipe et les chefs de projet fatigués qui doivent porter sur leurs épaules le fardeau d'une gestion de projet efficace et de livraisons réussies. Tout doit être sur la bonne voie, les délais doivent être respectés et les horaires de travail des membres de l'équipe doivent être équilibrés et correctement répartis. Comment gérer tout cela ?
Pas de soucis, voici quelques conseils pour une gestion efficace des ressources et une allocation des ressources Jira ! Explorons plus en profondeur nos secrets.
Allocation des ressources dans la gestion de projet
L'allocation des ressources est un élément essentiel de la gestion de projet, qui nécessite une distribution réfléchie et une utilisation efficace des actifs disponibles pour atteindre les objectifs du projet. Ces actifs comprennent les ressources humaines, le capital financier, l'équipement, le temps et la technologie.
Il est impératif d'allouer efficacement les ressources disponibles afin d'optimiser la productivité, de réduire les délais et de mener à bien les projets dans les limites budgétaires.
En matière de gestion de projet, les ressources humaines constituent l'un des atouts les plus précieux. Il est essentiel d'affecter les ressources du projet aux bonnes tâches pour tirer parti de leurs compétences et de leur expertise de manière efficace. Les chefs de projet doivent tenir compte des forces, des faiblesses et de l'expérience des membres de l'équipe lorsqu'ils déléguent des tâches correspondant à leurs capacités. Cette approche améliore non seulement les performances individuelles, mais joue également un rôle central dans la réussite globale du projet.
Difficultés d'allocation des chefs de projet
Jetons un coup d'œil aux défis auxquels un chef de projet est le plus confronté lorsqu'il gère les ressources du projet. Il est essentiel de comprendre ces pièges courants pour maintenir un processus de gestion des ressources Jira fluide et efficace :
- Manque de visibilité en temps réel
Le manque de visibilité en temps réel dans gestion des ressources pose des défis importants aux organisations. La visibilité en temps réel fait référence à la capacité d'accéder instantanément à l'état, à l'utilisation et à la disponibilité des ressources et de les surveiller.
Pour relever ces défis, les organisations devraient investir dans des technologies et des systèmes qui fournissent une visibilité en temps réel de leurs processus de gestion des ressources. Cela peut impliquer la mise en œuvre de solutions logicielles intégrées telles que Jira et ses outils de planification des ressources, tirant parti de l'analyse des données et adoptant l'automatisation pour garantir que des informations précises et actualisées sont facilement disponibles pour les décideurs et les équipes.
- Processus de planification des ressources inadéquat
Il s'agit d'une situation dans laquelle une organisation ou un projet ne dispose pas des moyens nécessaires, tels que le personnel, le financement, l'équipement ou le temps, pour atteindre efficacement ses objectifs ou ses exigences. Cette limitation peut entraîner des retards dans les projets, une augmentation de la charge de travail et du stress, une inefficacité et une baisse de la qualité des résultats.
- Charges de travail déséquilibrées
Les « charges de travail déséquilibrées » font référence à une situation dans laquelle répartition des tâches et les responsabilités entre les individus ou les équipes au sein d'une organisation sont inégales. Ce déséquilibre peut entraîner divers défis et avoir des conséquences négatives, comme des équipes surchargées ou sous-affectées, une collaboration réduite et un impact négatif sur la dynamique globale de l'équipe.
- Mauvaise communication
Une mauvaise communication d'équipe est un échange insuffisant d'informations et d'idées entre les membres d'une équipe. Ce problème peut se manifester de différentes manières et avoir des impacts négatifs importants sur les performances de l'équipe, le processus d'allocation des ressources et la réussite globale de l'organisation. Il est très important de maintenir la communication entre les chefs de projet, les équipes et les parties prenantes, car cela peut contribuer à améliorer la planification globale du projet et une planification appropriée des ressources.
Allocation des ressources Jira avec ActivityTimeline
Jira propose une variété de fonctionnalités utiles ressource-outils de planification via Atlassian Marketplace, qui peut compléter vos fonctionnalités d'allocation de ressources Jira et améliorer la gestion des ressources. Par exemple, ActivityTimeline est un outil de suivi du temps et de planification des ressources pour Jira qui permet de visualiser vos projets et les ressources existantes, de suivre le temps et de suivre les progrès.
Grâce à ce module complémentaire, les chefs de projet peuvent simplement relever les défis liés à l'allocation des ressources, comprendre clairement la disponibilité des ressources, affecter les ressources, suivre les activités et les capacités du projet et en rendre compte.
Jetons un coup d'œil à quelques conseils sur l'allocation et la planification des ressources Jira à l'aide d'ActivityTimeline.
Conseils pour optimiser la planification des ressources
1. Obtenez une visualisation claire de tout
Cette application fournit un Tableau de bord de planification avec un aperçu visuel clair des tâches, des projets et des équipes de Jira. Cela ressemble à un calendrier avec des échéances pour les individus et les équipes, où vous pouvez planifier le travail, attribuer des tâches, suivre l'évolution des problèmes et gérer la capacité des ressources. Il comporte également différents périmètres de planification :
Ce tableau de bord indique qui fait quoi et quand cela sera fait. L'application est entièrement synchronisée avec Jira et vice versa. Ainsi, lorsque vous planifiez une tâche Jira existante sur le tableau de bord à l'aide d'une simple fonction glisser-déposer ou que vous en créez une nouvelle directement depuis le même endroit, tout est reflété dans Jira.
Vous pouvez également définir des estimations de tâches, enregistrer le travail et modifier les délais des tâches.
2. Gérez les compétences, les rôles et les schémas de charge de travail
En matière d'allocation des ressources, les responsables doivent toujours attribuer la tâche à la bonne personne possédant les compétences correspondantes pour mener à bien cette mission. Dans Jira, on ne sait pas exactement qui est responsable de quoi, surtout si vous travaillez à distance avec vos équipes et que vous ne connaissez pas parfaitement le titre du poste ou les compétences de chacun.
Avec ActivityTimeline, vous pouvez toujours comprendre les compétences et les possibilités des ressources. Vous pouvez attribuer des titres et des descriptions de poste ainsi que les compétences à chaque utilisateur. Comme vous pouvez le constater, chacun possède une carte spéciale affichant le position, combien d'heures par jour la personne est disponible ainsi que compétences et la disponibilité pour l'année sur une période d'un mois :
L'application permet la création de différents schémas de charge de travail pour les utilisateurs, afin que vous puissiez définir des heures de travail différentes (capacité par jour) pour chaque membre de l'équipe :
Et attribuez des compétences aux utilisateurs, ce qui est très utile lors de l'allocation des ressources, lorsque vous devez trouver la bonne personne pour effectuer les tâches :
3. Surveiller la disponibilité des ressources et la charge de travail
Parfois, cette tâche peut sembler difficile, mais avec ActivityTimeline, c'est simple. L'application propose des charge de travail et indicateurs de disponibilité pour le confort de l'utilisateur.
Par exemple, prenons un schéma de charge de travail commun pour chaque employé - 8 heures de travail par jour. Lorsque l'indicateur de charge de travail est vert, cela signifie que la charge de travail est équilibrée et que l'utilisation quotidienne par les utilisateurs est tout simplement parfaite.
Si vous voyez que l'indicateur est jaune, vous pouvez en conclure que les utilisateurs sont sous-chargés et qu'ils sont donc en mesure d'effectuer davantage de tâches.
Quand l'indicateur est rouge, l'employé est surchargé, vous devez donc réattribuer la tâche immédiatement ou la déplacer d'un autre jour pour décharger la personne et éviter toute surcharge.
L'indicateur de charge de travail peut également devenir un indicateur de disponibilité. C'est très utile lors de la planification de nouvelles tâches pour les membres de votre équipe :
4. Faites attention à la gestion des congés
Gestion des congés implique la supervision et la documentation des informations relatives aux congés des employés au sein de l'entreprise. La gestion manuelle des congés des employés peut être une tâche à forte intensité de main-d'œuvre, impliquant le suivi manuel des demandes de congés, des approbations et des informations associées. En outre, les données peuvent nécessiter une saisie manuelle dans un système de suivi et de reporting.
Opter pour une solution automatisée de gestion des congés peut grandement simplifier le processus et minimiser le temps qui y est consacré. Bien que Jira ne dispose pas de cette fonctionnalité, des outils tels qu'ActivityTimeline peuvent résoudre ce problème efficacement.
L'application propose différents événements personnalisés, notamment des vacances, des jours de congé, des congés de maladie, des vacances, etc. Lorsque vous attribuez un événement personnalisé spécifique, par exemple des vacances, les indicateurs de charge de travail sont automatiquement mis à jour pour afficher ces jours comme jours chômés, et cela se reflète également dans les feuilles de temps et les rapports sur les ressources par la suite :
Vous pouvez utiliser les événements par défaut de l'application ou créer les vôtres :
Avec ActivityTimeline, vous pouvez créer un calendrier des jours fériés et l'intégrer facilement au calendrier de votre équipe.
5. Gérez les individus et les équipes de manière égale
Les chefs de projet doivent toujours avoir une perspective à différents niveaux : équipe et individu. Si vous utilisez ActivityTimeline, cette tâche devient un véritable défi car elle possède une fonction spéciale. Panel d'équipe fonctionnalité. Tous les utilisateurs ont leur calendrier d'activités. Chaque équipe dispose également d'un calendrier avec des indicateurs de charge de travail et tâches confiées à l'ensemble de l'équipe.
La fonction de panneau d'équipe permet de séparer les tâches de l'équipe de celles des utilisateurs, ce qui est très utile pour la planification à long terme, le suivi des épopées ou les incréments de programme attribués à une équipe. Vous pouvez choisir différents niveaux de visualisation : observez le tableau de bord au niveau individuel ou au niveau de l'équipe, ou utilisez une vue combinée de la chronologie de l'équipe et des utilisateurs :
Il est également très facile d'attribuer des sous-tâches épiques de la chronologie de l'équipe à des chronologies individuelles :
6. Suivez le temps avec les feuilles de temps
La planification et l'allocation des ressources ne peuvent être imaginées sans un suivi approprié. Surveillez et évaluez régulièrement les indicateurs de performance. Cette pratique fournit non seulement des informations précieuses sur l'efficacité de l'allocation des ressources, mais identifie également les domaines qui pourraient bénéficier d'une amélioration. La surveillance continue permet des ajustements flexibles, améliorant ainsi l'efficacité globale du projet.
Vous pouvez trouver différents Feuilles de temps dans ActivityTimeline. Il existe trois modèles principaux : Progrès, calendrier et détails.
Avec le Feuilles de temps d'avancement, vous pouvez comprendre la progression globale de chaque employé pour la période choisie à l'aide de la barre de progression, des heures requises et des heures enregistrées. Ils indiquent également le nombre de jours non ouvrables :
Le Feuille de temps détaillée peut être généré par utilisateur, projet, épopée ou afficher les données récapitulatives. Il fournit des informations détaillées sur le travail effectué. Il est également possible d'ajouter Filtres Jira, sélectionnez le projet ou choisissez entre Catégories de journaux de travail: Facturable/non facturable heures
Feuilles de temps de l'équipe Timeline offrent le plus haut niveau de personnalisations différentes, car Feuilles de temps relatives aux utilisateurs, aux projets et à Epic à votre choix :
Générez des feuilles de temps, enregistrez-les, exportez-les sous forme de fichier Excel et évaluez le succès de l'allocation des ressources.
7. Suivez les progrès grâce à des rapports
La surveillance continue est essentielle pour une allocation efficace des ressources. Il existe des dizaines d'utiles Ressources et rapports de projet dans l'application. Examinons certains d'entre eux de plus près.
Le Rapport sur l'utilisation des ressources fait partie des rapports d'applications les plus populaires. Il montre dans quelle mesure les ressources sont utilisées pour la période choisie :
Il indique clairement où les employés sont surutilisés ou sous-utilisés, afin que les chefs de projet puissent corriger les charges de travail déséquilibrées.
Ou essayez le Tableau des capacités de l'équipe pour comprendre dans quelle mesure les capacités de l'équipe sont utilisées, quand et où :
Un autre rapport utile est un Rapport sur la disponibilité de l'équipe ce qui permet de voir la capacité disponible des équipes :
N'oubliez pas de consulter le Rapport sur le graphique circulaire d'utilisation des équipes, ce qui permet de voir la répartition de la charge de travail entre plusieurs projets passés et futurs :
Conclusion
L'allocation efficace des ressources constitue la pierre angulaire de la réussite des projets. Les défis auxquels sont confrontés les chefs de projet en matière d'allocation des ressources, tels que le manque de visibilité en temps réel, des processus de planification des ressources inadéquats et des charges de travail déséquilibrées, ne sont pas rares. Cependant, l'adoption d'outils de gestion de projet efficaces tels que Jira et ses modules complémentaires de facilitation tels que ActivityTimeline peut transformer ces défis en opportunités de rationalisation de la gestion des ressources.
