Às vezes alocação de recursos pode parecer uma tarefa difícil e insuportável (especialmente quando você gerencia vários projetos e várias equipes) para os cansados líderes de equipe e gerentes de projeto que carregam sobre seus ombros o fardo do gerenciamento eficaz de projetos e das entregas bem-sucedidas. Tudo deve estar em dia, os prazos não devem ser perdidos e as horas de trabalho dos membros da equipe devem ser equilibradas e adequadamente alocadas. Como gerenciar tudo isso?
Não se preocupe, aqui estamos para revelar algumas dicas para um gerenciamento eficiente de recursos e alocação de recursos do Jira! Vamos mergulhar mais fundo em nossos segredos.
Alocação de recursos no gerenciamento de projetos
A alocação de recursos é um elemento vital no gerenciamento de projetos, exigindo a distribuição cuidadosa e a utilização efetiva dos ativos disponíveis para atingir os objetivos do projeto. Esses ativos abrangem recursos humanos, capital financeiro, equipamentos, tempo e tecnologia.
É fundamental alocar os recursos disponíveis de forma eficiente para otimizar a produtividade, reduzir os atrasos e concluir projetos com sucesso dentro das restrições orçamentárias.
No gerenciamento de projetos, os recursos humanos estão entre os ativos mais valiosos. Alocar os recursos do projeto para as tarefas certas é essencial para alavancar seus conjuntos de habilidades e conhecimentos de forma eficaz. Os gerentes de projeto precisam considerar os pontos fortes, fracos e a experiência dos membros da equipe ao delegar tarefas que se alinhem às suas capacidades. Essa abordagem não apenas melhora o desempenho individual, mas também desempenha um papel fundamental no sucesso geral do projeto.
Problemas de alocação dos gerentes de projeto
Vamos dar uma olhada nos desafios que um gerente de projeto mais enfrenta ao lidar com os recursos do projeto. Compreender essas armadilhas comuns é crucial para manter um processo de gerenciamento de recursos do Jira tranquilo e eficiente:
- Falta de visibilidade em tempo real
A falta de visibilidade em tempo real em gerenciamento de recursos representa desafios significativos para as organizações. A visibilidade em tempo real se refere à capacidade de acessar e monitorar instantaneamente o status, a utilização e a disponibilidade dos recursos.
Para enfrentar esses desafios, as organizações devem investir em tecnologias e sistemas que forneçam visibilidade em tempo real de seus processos de gerenciamento de recursos. Isso pode envolver a implementação de soluções de software integradas, como o Jira e suas ferramentas de planejamento de recursos, aproveitando a análise de dados e adotando a automação para garantir que informações precisas e atualizadas estejam prontamente disponíveis para tomadores de decisão e equipes.
- Processo de planejamento de recursos inadequado
É a situação em que uma organização ou projeto carece dos meios necessários, como pessoal, financiamento, equipamento ou tempo, para atingir suas metas ou requisitos de forma eficaz. Essa limitação pode levar a atrasos no projeto, aumento da carga de trabalho e estresse, ineficiência e redução da qualidade da produção.
- Cargas de trabalho desequilibradas
“Cargas de trabalho desequilibradas” referem-se a uma situação em que o distribuição de tarefas e as responsabilidades entre indivíduos ou equipes dentro de uma organização são desiguais. Esse desequilíbrio pode levar a uma variedade de desafios e consequências negativas, como equipes sobrecarregadas ou subalocadas, colaboração reduzida e um impacto negativo na dinâmica geral da equipe.
- Comunicação deficiente
A comunicação deficiente da equipe é uma troca insuficiente de informações e ideias entre os membros de uma equipe. Esse problema pode se manifestar de várias maneiras e ter impactos negativos significativos no desempenho da equipe, no processo de alocação de recursos e no sucesso geral da organização. É muito importante manter a comunicação entre os gerentes de projeto, as equipes e as partes interessadas, pois isso pode ajudar a melhorar o planejamento geral do projeto e o planejamento adequado dos recursos.
Alocação de recursos do Jira com ActivityTimeline
O Jira fornece uma variedade de opções úteis recurso-ferramentas de planejamento via Atlassian Marketplace, que pode complementar suas instalações de alocação de recursos do Jira e melhorar o gerenciamento de recursos. Por exemplo, ActivityTimeline é uma ferramenta de controle de tempo e planejamento de recursos para o Jira que ajuda a visualizar seus projetos e recursos existentes, monitorar o tempo e monitorar o progresso.
Com esse complemento, os gerentes de projeto podem simplesmente lidar com os desafios de alocação de recursos, entender claramente a disponibilidade dos recursos, atribuir recursos e acompanhar e relatar as atividades e a capacidade do projeto.
Vamos dar uma olhada em algumas dicas sobre alocação e planejamento de recursos do Jira com a ajuda do ActivityTimeline.
Dicas para otimização do planejamento de recursos
1. Obtenha uma visualização clara de tudo
Este aplicativo fornece um Painel de planejamento com uma visão geral clara das tarefas, projetos e equipes do Jira. Parece um calendário com cronogramas para indivíduos e equipes, onde você pode planejar o trabalho, atribuir tarefas, acompanhar o andamento dos problemas e gerenciar a capacidade dos recursos. Ele também tem diferentes escopos de planejamento:
Esse painel mostra quem está fazendo o quê e quando isso será feito. O aplicativo é totalmente sincronizado com o Jira e vice-versa, então quando você agenda uma tarefa existente do Jira no painel com um simples recurso de arrastar e soltar ou cria uma nova diretamente do mesmo lugar, tudo se reflete no Jira.
Você também pode definir estimativas de tarefas, registrar trabalhos e alterar os prazos das tarefas.
2. Gerencie habilidades, funções e esquemas de carga de trabalho
Quando se trata de alocação de recursos, os gerentes sempre precisam atribuir a tarefa à pessoa certa com as habilidades correspondentes para concluí-la. No Jira, não está claro quem é responsável pelo quê, especialmente se você trabalha remotamente com suas equipes e não conhece perfeitamente o cargo ou as habilidades de cada pessoa.
Com o ActivityTimeline, você sempre pode entender as habilidades e possibilidades dos recursos. Você pode atribuir títulos e descrições de cargos junto com as habilidades para cada usuário. Como você pode ver, todo mundo tem um cartão especial exibindo o posição, quantas horas por dia a pessoa está disponível, bem como habilidades e disponibilidade para o ano no escopo de um mês:
O aplicativo permite a criação de diferentes esquemas de carga de trabalho para os usuários, para que você possa definir diferentes horas de trabalho (capacidade por dia) para cada membro da equipe:
E atribua habilidades aos usuários, o que ajuda muito na alocação de recursos, quando você precisa encontrar a pessoa certa para concluir as tarefas:
3. Monitore a disponibilidade de recursos e a carga de trabalho
Às vezes, essa tarefa pode parecer desafiadora, mas com o ActivityTimeline é simples. O aplicativo oferece serviços especiais carga de trabalho e indicadores de disponibilidade para a conveniência do usuário.
Por exemplo, vamos usar um esquema de carga de trabalho comum para cada funcionário - 8 horas de trabalho por dia. Quando o indicador de carga de trabalho está verde, significa que a carga de trabalho está balanceada e que a utilização diária do usuário é perfeita.
Se você ver que o indicador está amarelo, você pode concluir que os usuários estão sobrecarregados, então eles têm a capacidade de concluir mais tarefas.
Quando o indicador está vermelho, o funcionário está sobrecarregado, então você precisa reatribuir a tarefa imediatamente ou movê-la para outro dia para descarregar a pessoa e evitar sobrecarga.
O indicador de carga de trabalho também pode se tornar um indicador de disponibilidade. É muito útil ao planejar novas tarefas para os membros da sua equipe:
4. Preste atenção ao gerenciamento de licenças
Gerenciamento de licenças envolve a supervisão e documentação dos detalhes relacionados à licença dos funcionários dentro da empresa. O gerenciamento manual de licenças de funcionários pode ser uma tarefa trabalhosa, envolvendo o monitoramento manual de solicitações de licença, aprovações e informações associadas. Além disso, os dados podem precisar de entrada manual em um sistema para rastreamento e geração de relatórios.
Optar por uma solução automatizada de gerenciamento de licenças pode simplificar bastante o processo e minimizar o tempo dedicado a ele. Embora o Jira não tenha essa funcionalidade, ferramentas como o ActivityTimeline podem resolver esse problema de forma eficaz.
O aplicativo oferece diferentes eventos personalizados, incluindo feriados, dias de folga, licenças médicas, férias e outros. Quando você atribui um evento personalizado específico, por exemplo, férias, os indicadores de carga de trabalho são atualizados automaticamente para mostrar esses dias como dias não úteis e, posteriormente, isso também é refletido nas planilhas de horas e nos relatórios de recursos:
Você pode usar os eventos padrão do aplicativo ou criar seus próprios:
Com o ActivityTimeline, você pode criar um calendário de feriados públicos, incorporando-o perfeitamente à agenda da sua equipe.
5. Gerencie indivíduos e equipes igualmente
Os gerentes de projeto sempre precisam ter uma perspectiva de diferentes níveis: equipe e individual. Se você usar ActivityTimeline, essa tarefa se torna uma respiração, pois tem um efeito especial. Painel da equipe recurso. Todos os usuários têm seus cronogramas com atividades. Cada equipe também tem um cronograma com indicadores de carga de trabalho e tarefas atribuídas a toda a equipe.
O recurso do painel de equipe permite a separação das tarefas da equipe das tarefas dos usuários, o que é muito útil para planejar a longo prazo, rastrear épicos ou incrementos de programas atribuídos a uma equipe. Você pode escolher vários níveis de visualização: observe o painel no nível individual ou da equipe, ou use uma visão combinada dos cronogramas da equipe e dos usuários:
Também é muito confortável atribuir subtarefas épicas do cronograma da equipe a cronogramas individuais:
6. Monitore o tempo com planilhas de horários
O planejamento e a alocação de recursos não podem ser imaginados sem o rastreamento adequado. Monitore e avalie os indicadores de desempenho regularmente. Essa prática não apenas oferece informações valiosas sobre a eficiência da alocação de recursos, mas também identifica áreas que poderiam se beneficiar do aprimoramento. A vigilância contínua permite ajustes flexíveis, melhorando, em última instância, a eficiência geral do projeto.
Você pode encontrar diferentes Planilhas de horários na linha do tempo de atividade. Há três modelos principais: Progresso, cronograma e detalhes.
Com o Planilhas de horários de progresso, você pode entender o progresso geral de cada funcionário no período escolhido com a ajuda da barra de progresso, das horas necessárias e registradas. Eles também mostram o número de dias não úteis:
O Planilha de horários detalhada pode ser gerado por usuário, projeto, épico ou mostrar os dados resumidos. Ele fornece uma visão profunda do trabalho realizado. Também existe a oportunidade de adicionar Filtros Jira, selecione o projeto ou escolha entre Categorias do registro de trabalho: Faturável/não faturável horas
Cronograma e planilhas de horários da equipe oferecem o mais alto nível de personalizações diferentes, como Planilhas de horários de usuários, projetos e épicas à sua escolha:
Gere planilhas de horas, salve-as, exporte-as como um arquivo do Excel e avalie o sucesso da alocação de recursos.
7. Acompanhe o progresso com relatórios
O monitoramento contínuo é fundamental para a alocação efetiva de recursos. Existem dezenas de úteis Recursos e relatórios de projetos no aplicativo. Vamos examinar mais de perto alguns deles.
O Relatório de utilização de recursos está entre os relatórios de aplicativos mais populares. Mostra até que ponto os recursos são utilizados no período escolhido:
Isso mostra claramente onde os funcionários estão subutilizados ou subutilizados, para que os gerentes de projeto possam corrigir cargas de trabalho desequilibradas.
Ou experimente o Gráfico de capacidade da equipe para entender quanto da capacidade da equipe é utilizada, quando e onde:
Outro relatório útil é um Relatório de disponibilidade da equipe o que ajuda a ver a capacidade disponível das equipes:
Não se esqueça de conferir o Relatório de gráfico circular de utilização da equipe, o que ajuda a ver a distribuição da carga de trabalho em vários projetos no passado e no futuro:
Conclusão
A alocação efetiva de recursos é a base para resultados bem-sucedidos do projeto. Os desafios enfrentados pelos gerentes de projeto na alocação de recursos, como falta de visibilidade em tempo real, processos inadequados de planejamento de recursos e cargas de trabalho desequilibradas, não são incomuns. No entanto, adotar ferramentas eficientes de gerenciamento de projetos, como o Jira, e seus complementos facilitadores, como o ActivityTimeline, pode transformar esses desafios em oportunidades para o gerenciamento simplificado de recursos.
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