A veces asignación de recursos puede parecer una tarea difícil e insoportable (especialmente cuando se gestionan varios proyectos y varios equipos) para los cansados líderes de equipo y gestores de proyectos que llevan sobre sus hombros la carga de una gestión de proyectos eficaz y entregas exitosas. Todo debe ir por buen camino, no se deben incumplir los plazos y las horas de trabajo de los miembros del equipo deben estar equilibradas y distribuidas adecuadamente. ¿Cómo gestionar todo eso?
No te preocupes, ¡aquí vamos a revelarte algunos consejos para una gestión de recursos y una asignación de recursos de Jira eficientes! Profundicemos en nuestros secretos.
Asignación de recursos en la gestión de proyectos
La asignación de recursos es un elemento vital en la gestión de proyectos, ya que requiere una distribución cuidadosa y una utilización eficaz de los activos disponibles para alcanzar los objetivos del proyecto. Estos activos abarcan los recursos humanos, el capital financiero, el equipo, el tiempo y la tecnología.
Es imperativo asignar los recursos disponibles de manera eficiente para optimizar la productividad, reducir las demoras y concluir con éxito los proyectos dentro de las restricciones presupuestarias.
En la gestión de proyectos, los recursos humanos se encuentran entre los activos más valiosos. Asignar los recursos del proyecto a las tareas correctas es esencial para aprovechar sus habilidades y experiencia de manera efectiva. Los directores de proyectos deben tener en cuenta las fortalezas, las debilidades y la experiencia de los miembros del equipo al delegar tareas que se ajusten a sus capacidades. Este enfoque no solo mejora el rendimiento individual, sino que también desempeña un papel fundamental en el éxito general del proyecto.
Problemas de asignación de los gerentes de proyectos
Echemos un vistazo a los desafíos a los que se enfrenta más un gerente de proyecto cuando se ocupa de los recursos del proyecto. Entender estas dificultades comunes es crucial para mantener un proceso de administración de recursos de Jira fluido y eficiente:
- Falta de visibilidad en tiempo real
La falta de visibilidad en tiempo real en gestión de recursos plantea desafíos importantes para las organizaciones. La visibilidad en tiempo real se refiere a la capacidad de acceder y supervisar de forma instantánea el estado, la utilización y la disponibilidad de los recursos.
Para abordar estos desafíos, las organizaciones deben invertir en tecnologías y sistemas que brinden visibilidad en tiempo real de sus procesos de administración de recursos. Esto puede implicar la implementación de soluciones de software integradas, como Jira y sus herramientas de planificación de recursos, aprovechar el análisis de datos y adoptar la automatización para garantizar que los responsables de la toma de decisiones y los equipos dispongan de información precisa y actualizada.
- Proceso de planificación de recursos inadecuado
Es la situación en la que una organización o un proyecto carecen de los medios necesarios (como personal, financiación, equipo o tiempo) para cumplir eficazmente sus objetivos o requisitos. Esta limitación puede provocar retrasos en los proyectos, aumentar la carga de trabajo y el estrés, generar ineficiencia y reducir la calidad de los resultados.
- Cargas de trabajo desequilibradas
Las «cargas de trabajo desequilibradas» se refieren a una situación en la que distribución de tareas y las responsabilidades entre las personas o los equipos dentro de una organización son desiguales. Este desequilibrio puede generar diversos desafíos y consecuencias negativas, como la sobrecarga o la asignación insuficiente de los equipos, la reducción de la colaboración y un impacto negativo en la dinámica general del equipo.
- Mala comunicación
La mala comunicación en equipo es un intercambio insuficiente de información e ideas entre los miembros de un equipo. Este problema se puede manifestar de varias maneras y puede tener un impacto negativo significativo en el rendimiento del equipo, el proceso de asignación de recursos y el éxito general de la organización. Es muy importante mantener la comunicación entre los directores del proyecto, los equipos y las partes interesadas, ya que puede ayudar a mejorar la planificación general del proyecto y la planificación adecuada de los recursos.
Asignación de recursos de Jira con ActivityTimeline
Jira ofrece una variedad de útiles recurso-herramientas de planificación a través de Atlassian Marketplace, que puede complementar tus funciones de asignación de recursos de Jira y mejorar la gestión de los recursos. Por ejemplo, ActivityTimeline es una herramienta de planificación de recursos y seguimiento del tiempo para Jira que te ayuda a visualizar tus proyectos y los recursos existentes, hacer un seguimiento del tiempo y supervisar el progreso.
Con este complemento, los gerentes de proyecto pueden simplemente hacer frente a los desafíos de asignación de recursos, comprender claramente la disponibilidad de los recursos, asignar recursos y realizar un seguimiento e informar sobre las actividades y la capacidad del proyecto.
Veamos algunos consejos sobre la asignación y planificación de recursos de Jira con la ayuda de ActivityTimeline.
Consejos para la optimización de la planificación de recursos
1. Obtenga una visualización clara de todo
Esta aplicación proporciona una Panel de planificación con una descripción visual clara de las tareas, los proyectos y los equipos de Jira. Parece un calendario con plazos para individuos y equipos, donde puede planificar el trabajo, asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso de los problemas y gestionar la capacidad de los recursos. También tiene diferentes ámbitos de planificación:
Este panel muestra quién está haciendo qué y cuándo lo hará. La aplicación está totalmente sincronizada con Jira y viceversa, por lo que cuando programas una tarea de Jira existente en el panel de control con una sencilla función de arrastrar y soltar o creas una nueva directamente desde el mismo lugar, todo se refleja en Jira.
También puedes establecer estimaciones de tareas, registrar el trabajo y cambiar los plazos de las tareas.
2. Administre las habilidades, los roles y los esquemas de carga de trabajo
Cuando se trata de la asignación de recursos, los gerentes siempre deben asignar la tarea a la persona adecuada con las habilidades correspondientes para completar esta tarea. En Jira, no está claro quién es responsable de qué, especialmente si trabajas de forma remota con tus equipos y no conoces a la perfección el puesto o las habilidades de cada persona.
Con ActivityTimeline siempre puedes entender las habilidades y posibilidades de los recursos. Puedes asignar los títulos y descripciones de los puestos, junto con las habilidades, a cada usuario. Como puede ver, todos tienen una tarjeta especial en la que se muestra el posición, cuántas horas al día está disponible la persona, así como habilidades y disponibilidad para el período comprendido entre un año y un mes:
La aplicación permite la creación de diferentes esquemas de carga de trabajo para los usuarios, de modo que puedes establecer diferentes horas de trabajo (capacidad por día) para cada miembro del equipo:
Y asigne habilidades a los usuarios, lo que ayuda mucho durante la asignación de recursos, cuando necesite encontrar a la persona adecuada para completar las tareas:
3. Supervise la disponibilidad de los recursos y la carga
A veces, esta tarea puede parecer difícil, pero con ActivityTimeline es sencilla. La aplicación ofrece ofertas especiales carga de trabajo e indicadores de disponibilidad para mayor comodidad del usuario.
Por ejemplo, tomemos un esquema de carga de trabajo común para cada empleado: 8 horas de trabajo por día. Cuando el indicador de carga de trabajo está en verde, significa que la carga de trabajo está equilibrada y que el uso diario de los usuarios es perfecto.
Si ve que el indicador es amarillo, puede concluir que los usuarios están sobrecargados, por lo que tienen la capacidad de completar más tareas.
Cuándo el indicador está en rojo, el empleado está sobrecargado, por lo que debe reasignar la tarea de inmediato o moverla para otro día para descargar a la persona y evitar que se sobrecargue.
El indicador de carga de trabajo también puede convertirse en un indicador de disponibilidad. Es muy útil a la hora de planificar nuevas tareas para los miembros de tu equipo:
4. Preste atención a la gestión de licencias
Gestión de licencias implica la supervisión y la documentación de los detalles relacionados con las licencias de los empleados dentro de la empresa. La gestión manual de las licencias de los empleados puede ser una tarea que requiere mucha mano de obra, ya que implica el seguimiento manual de las solicitudes de licencia, las aprobaciones y la información asociada. Además, es posible que sea necesario introducir los datos de forma manual en un sistema de seguimiento y elaboración de informes.
Optar por una solución automatizada de gestión de licencias puede simplificar enormemente el proceso y minimizar el tiempo dedicado a él. Si bien Jira carece de esta funcionalidad, herramientas como ActivityTimeline pueden abordar este problema de forma eficaz.
La aplicación ofrece diferentes eventos personalizados que incluyen días festivos, días libres, bajas por enfermedad, vacaciones y otros. Cuando asignas un evento personalizado específico, por ejemplo, unas vacaciones, los indicadores de carga de trabajo se actualizan automáticamente para mostrar esos días como días no laborables, y esto también se refleja posteriormente en las hojas de horas y en los informes de recursos:
Puedes usar los eventos predeterminados de la aplicación o crear los tuyos propios:
Con ActivityTimeline, puedes crear un calendario de días festivos e incorporarlo sin problemas a la agenda de tu equipo.
5. Gestione personas y equipos por igual
Los gerentes de proyecto siempre deben tener una perspectiva desde diferentes niveles: de equipo e individual. Si utilizas ActivityTimeline, esta tarea se convierte en un suspiro, ya que tiene un toque especial. Panel de equipo función. Todos los usuarios tienen sus cronogramas con las actividades. Cada equipo también tiene un cronograma con indicadores de carga de trabajo y tareas asignadas a todo el equipo.
La función del panel de equipo permite separar las tareas del equipo de las tareas de los usuarios, lo que es muy útil para la planificación a largo plazo, el seguimiento de las epopeyas o los incrementos de programa asignados a un equipo. Puedes elegir varios niveles de visualización: observa el panel de control a nivel individual o a nivel de equipo, o usa una vista combinada de los cronogramas del equipo y de los usuarios:
También es muy cómodo asignar subtareas épicas del cronograma del equipo a cronogramas individuales:
6. Controle el tiempo con hojas de tiempo
La planificación y la asignación de recursos no pueden imaginarse sin un seguimiento adecuado. Supervise y evalúe los indicadores de desempeño con regularidad. Esta práctica no solo ofrece información valiosa sobre la eficiencia de la asignación de recursos, sino que también identifica las áreas que podrían beneficiarse de una mejora. La vigilancia continua permite realizar ajustes flexibles y, en última instancia, mejorar la eficiencia general del proyecto.
Puedes encontrar diferentes Hojas de horas en ActivityTimeline. Hay tres plantillas principales: Progreso, cronograma y detalles.
Con el Hojas de tiempo de progreso, puede comprender el progreso general de cada empleado durante el período elegido con la ayuda de la barra de progreso, las horas requeridas y las horas registradas. También muestran el número de días no laborables:
El Hoja de horas detallada puede generarse por usuario, proyecto, epopeya o mostrar los datos resumidos. Proporciona información profunda sobre el trabajo realizado. También existe la oportunidad de agregar Filtros Jira, selecciona el proyecto o elige entre Categorías de registro de trabajo: Facturable/no facturable horas
Cronograma: hojas de tiempo del equipo ofrecen el más alto nivel de diferentes personalizaciones, como Hojas de tiempo de usuario, proyecto y épico a tu elección:
Genere hojas de horas, guárdelas, expórtelas como un archivo de Excel y evalúe el éxito de la asignación de recursos.
7. Realice un seguimiento del progreso con informes
La supervisión continua es clave para una asignación eficaz de los recursos. Hay docenas de útiles Recursos e informes de proyectos en la aplicación. Vamos a echar un vistazo más de cerca a algunos de ellos.
El Informe de utilización de recursos es uno de los informes de aplicaciones más populares. Muestra en qué medida se utilizan los recursos durante el período elegido:
Muestra claramente dónde los empleados están sobreutilizados o infrautilizados, de modo que los gerentes de proyecto pueden corregir las cargas de trabajo desequilibradas.
O prueba el Gráfico de capacidad del equipo para entender qué parte de la capacidad del equipo se utiliza, cuándo y dónde:
Otro informe útil es un Informe de disponibilidad del equipo lo que ayuda a ver la capacidad disponible de los equipos:
No te olvides de echar un vistazo a Informe del gráfico circular de utilización del equipo, lo que ayuda a ver la distribución de la carga de trabajo entre varios proyectos para el pasado y el futuro:
Conclusión
La asignación eficaz de recursos es la piedra angular del éxito de los proyectos. Los desafíos a los que se enfrentan los directores de proyectos en la asignación de recursos, como la falta de visibilidad en tiempo real, los procesos de planificación de recursos inadecuados y las cargas de trabajo desequilibradas, no son infrecuentes. Sin embargo, adoptar herramientas de gestión de proyectos eficientes, como Jira, y sus complementos facilitadores, como ActivityTimeline, puede transformar estos desafíos en oportunidades para una gestión de recursos simplificada.
.png)
