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O gerenciamento de projetos pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente ao lidar com vários projetos simultaneamente. No entanto, efetivamente rastreando vários projetos no Jira pode representar um desafio. Neste artigo, exploraremos estratégias e melhores práticas para gerenciar com eficiência vários projetos no Jira usando um único quadro.
Introdução ao Jira e ao gerenciamento de projetos
O Jira, desenvolvido pela Atlassian, é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos amplamente usada por equipes ágeis para planejar e acompanhar projetos, equipes e tarefas. Ele fornece uma plataforma flexível para organizar tarefas, atribuir responsabilidades e monitorar o progresso ao longo do ciclo de vida do desenvolvimento. Com seus fluxos de trabalho personalizáveis e amplos recursos de integração, o Jira se tornou a base das práticas modernas de gerenciamento de projetos.
Entendendo o Jira Boards
O que é um Jira Board?
No Jira, um quadro é uma representação visual de tarefas e problemas associados a um projeto (projeto gerenciado pela equipe ou pela empresa) ou conjunto de projetos. Ele fornece um local centralizado para os membros da equipe acompanharem o progresso, colaborarem nas tarefas e monitorarem a integridade do projeto Jira em tempo real.
O Jira oferece vários tipos de painéis, incluindo quadros Scrum, quadros Kanban e quadros híbridos. Cada tipo de quadro é adaptado a metodologias e fluxos de trabalho específicos de gerenciamento de projetos, permitindo que as equipes escolham a opção mais adequada com base em seus requisitos.
Quadros de Scrum
O Scrum se destaca como uma estrutura amplamente adotada para o gerenciamento ágil de projetos em vários setores, principalmente no desenvolvimento de software. O Jira oferece um quadro de Scrum personalizado com o objetivo de facilitar que as equipes apliquem os princípios do Scrum de forma eficaz.
Esses painéis fornecem uma representação visual do avanço do projeto, promovendo maior transparência e esforços colaborativos. Dentro desse quadro, o backlog surge como uma lista meticulosamente organizada de tarefas ou histórias de usuários priorizadas de acordo com os requisitos do projeto. As equipes têm a capacidade de enriquecer, priorizar e refinar os itens da lista de pendências conforme necessário.
Além disso, planejamento de sprint está perfeitamente integrado. Por meio do quadro Jira, os usuários podem dividir o trabalho em iterações distintas com limite de tempo, chamadas de sprints. As equipes planejam meticulosamente e se comprometem com um conjunto definido de itens do backlog para cada sprint, executando-os diligentemente até a conclusão do sprint.
Quadros Kanban
O Kanban apresenta uma abordagem ágil alternativa centrada na visualização e no refinamento da dinâmica do fluxo de trabalho. O Jira amplia o suporte à metodologia Kanban por meio de seus quadros Kanban personalizáveis, capacitando as equipes a otimizar o gerenciamento do trabalho com eficiência. Os gerentes de projeto podem iniciar a criação de quadros sem esforço e estabelecer filtros de quadros no ambiente Jira.
Esses quadros Kanban apresentam uma adaptabilidade notável, oferecendo às equipes a liberdade de descrever seus estágios de fluxo de trabalho, variando de “Para fazer” a “Em andamento” e culminando em “Concluído”. A progressão dos itens nesses estágios é refletida por meio de movimentos sistemáticos.
O quadro Kanban fornece um retrato visual claro das tarefas em andamento, facilitando a identificação rápida de possíveis obstáculos e permitindo a priorização informada de tarefas com base em sua importância e urgência.
Painéis do Jira
Painéis do Jira servem como instantâneos personalizáveis que mostram métricas e dados vitais do projeto. Esses painéis permitem que os usuários criem exibições personalizadas, incorporando diversos dispositivos, como gráficos de burndown, estatísticas de problemas e indicadores de progressão do projeto. O objetivo deles é manter a conscientização da equipe e promover o foco direcionado a metas.
É fácil adaptar os painéis do Jira para se alinharem aos requisitos específicos da equipe ou do projeto. Os usuários podem integrar e organizar perfeitamente os gadgets para destacar os dados mais importantes. Além disso, esses painéis facilitam o compartilhamento com membros da equipe, partes interessadas ou o público em geral, com controle preciso sobre o acesso e as permissões, garantindo que as informações pertinentes cheguem ao público certo.
Com atualizações em tempo real, os painéis do Jira garantem que os membros da equipe estejam continuamente equipados com os insights mais recentes do projeto, capacitando-os a tomar decisões bem informadas.
Benefícios de acompanhar vários projetos em um quadro
A consolidação de vários projetos em um único quadro do Jira oferece vários benefícios:
- Visibilidade aprimorada
Ao consolidar os dados do projeto em uma única visualização, as equipes obtêm maior visibilidade do progresso geral do projeto, alocação de recursose dependências de tarefas. Essa visão geral abrangente permite que as partes interessadas tomem decisões informadas e identifiquem possíveis gargalos com mais eficiência. - Fluxo de trabalho simplificado
Um quadro unificado simplifica o processo de gerenciamento de projetos ao eliminar a necessidade de alternar entre vários quadros e repositórios. Esse fluxo de trabalho contínuo melhora a eficiência, reduz a carga cognitiva e aprimora a colaboração entre os membros da equipe. - Colaboração aprimorada
O acompanhamento de vários projetos em um único quadro promove a colaboração entre equipes e o compartilhamento de conhecimento. Ao reunir perspectivas e conhecimentos diversos, as equipes podem aproveitar os insights coletivos para superar desafios, inovar soluções e impulsionar o sucesso do projeto.
Desafios do gerenciamento de vários projetos no Jira
Gerenciar vários projetos no Jira apresenta vários desafios exclusivos:
Lidando com informações dispersas
Ao trabalhar em vários projetos simultaneamente, os membros da equipe podem navegar por vários quadros e repositórios para acessar informações relevantes. Essa abordagem dispersa pode causar confusão e ineficiência, dificultando a manutenção de uma visão geral coesa do progresso do projeto Jira.
Falta de visão holística
Sem uma visão consolidada de todos os projetos, as partes interessadas podem ter dificuldade em identificar dependências, priorizar tarefas e alocar recursos de forma eficaz. Uma visão fragmentada dos dados do projeto pode dificultar a tomada de decisões e atrasar o sucesso geral do projeto.
Os quadros individuais do Jira são dedicados a ilustrar o fluxo de trabalho de um projeto singular, incapaz de exibir dados que abrangem vários projetos ou equipes simultaneamente. Para resolver essa limitação, os usuários do Jira têm a opção de explorar complementos como ActivityTimeline no Atlassian Marketplace.
Essas ferramentas complementares aprimoram os recursos de gerenciamento de recursos e fornecem uma plataforma ideal para monitorar o progresso de várias equipes e projetos sem problemas.
Gerenciamento de vários projetos com ActivityTimeline
O ActivityTimeline fornece às equipes uma visão abrangente de seus esforços coletivos nos projetos do Jira. Ele oferece uma visão panorâmica dos cronogramas de usuários e equipes, facilitando a compreensão das principais tendências e padrões cruciais para a tomada de decisões informada e aprimorando a eficiência do gerenciamento de problemas.
Além disso, o aplicativo possui um painel de planejamento, apresentando as atividades do projeto em um layout gráfico facilmente abrangente. Isso ajuda os usuários a identificar ineficiências e ajustar os fluxos de trabalho do projeto para um desempenho ideal. Equipado com uma variedade de recursos avançados, o complemento simplifica a análise rápida das atividades do projeto. Além disso, o aplicativo engloba planilhas de horas e funcionalidades robustas de relatórios, simplificando os processos de avaliação de projetos.
Gerenciando problemas com o painel de planejamento
Seu painel principal de planejamento serve como um único quadro que contém todos os projetos, equipes e tarefas. Seu painel esquerdo organiza meticulosamente os projetos do Jira junto com as tarefas associadas, oferecendo aos usuários a conveniência de agendar tarefas sem esforço nos cronogramas da equipe ou do usuário por meio de uma interface simples de arrastar e soltar. Além disso, os usuários podem criar novas tarefas diretamente do painel, aprimorando a eficiência do fluxo de trabalho.
Cada cronograma apresenta um indicador de carga de trabalho distinto, ilustrando a utilização de recursos. Os usuários têm a flexibilidade de ajustar esse indicador para exibir a disponibilidade de recursos ou a contagem de problemas atribuídos, adaptando a exibição para atender às suas necessidades e preferências específicas.
Além disso, a funcionalidade do painel do aplicativo se estende até gerenciando feriados, facilitando o planejamento e a supervisão eficientes da disponibilidade e das cargas de trabalho da equipe. Com uma variedade diversificada de eventos personalizáveis, o aplicativo agiliza o gerenciamento de vários tipos de folgas, incluindo licenças médicas e feriados.
Níveis de planejamento de usuários e equipes
Um desafio comum para os usuários do Jira é obter uma perspectiva holística das atividades coletivas de sua equipe. O ActivityTimeline aborda isso fornecendo um painel de equipe dedicado, oferecendo aos usuários uma visão perspicaz dos esforços e avanços da equipe. Esse recurso essencial permite que os usuários criem estratégias em vários períodos de tempo, desde objetivos imediatos até aspirações de longo prazo. O Painel da Equipe engloba funcionalidades robustas de planejamento e agendamento, acompanhadas pela visualização de todos os processos em andamento em cada fase.
Os gerentes têm a capacidade de alocar tarefas para toda a equipe sem especificar usuários individuais e, ao mesmo tempo, monitorar a carga de trabalho da equipe.
Espaço de trabalho individual para cada usuário
Este aplicativo oferece um espaço de trabalho personalizado para cada membro da equipe, criado para atender às suas necessidades exclusivas. Dentro dessa área designada, os usuários obtêm acesso a seus horários de trabalho individuais, apresentando uma variedade de tarefas e projetos adaptados às suas responsabilidades. Por meio de uma interface de cronograma personalizada, os membros da equipe supervisionam e monitoram tarefas com eficiência, estabelecem prazos, monitoram o progresso e priorizam o trabalho de acordo com suas preferências distintas.
Além disso, o espaço de trabalho fornece informações valiosas sobre o gerenciamento da carga de trabalho, indicando se os usuários estão engajados ou se têm disponibilidade durante períodos específicos. Além disso, os usuários se beneficiam da conveniência de registrar suas horas de trabalho, distinguindo entre tempo faturável e não faturável, diretamente de seu espaço de trabalho.
Modelos de quadro de horários da equipe
O planejamento abrangente precisa de monitoramento contínuo do desempenho da equipe. O ActivityTimeLine facilita isso por meio da geração de diversos relatórios de quadro de horários, abrangendo várias facetas, como projetos, usuários, problemas e épicos.
O ActivityTimeline também apresenta dados avançados controle de tempo capacidades. Os usuários aproveitam essas funcionalidades para monitorar a duração dedicada a tarefas e projetos específicos, ao mesmo tempo em que criam planilhas de horas derivadas dos registros de trabalho individuais. Essas planilhas de horas incluem de forma abrangente dias de folga, licenças médicas, dias de folga, feriados e muito mais, e podem ser facilmente exportadas como arquivos do Excel.
Relatórios e gráficos avançados
Além das planilhas de horas, o aplicativo oferece uma ampla variedade de relatórios de recursos e projetos junto com gráficos. O ActivityTimeline oferece um sistema robusto de relatórios que capacita os usuários a gerar relatórios abrangentes sobre desempenho da equipe, utilização de recursos, avanço do projeto e conclusão de tarefas. Esses dados servem como uma ferramenta valiosa para identificar casos de sobreutilização ou subutilização de recursos e facilitar os ajustes necessários. Além disso, todos os relatórios podem ser exportados em formato Excel para posterior análise e documentação.
Conclusão
O monitoramento eficaz de vários projetos no Jira exige um planejamento cuidadoso, uma organização estratégica e uma manutenção contínua. Ao consolidar projetos em um único quadro, as equipes podem melhorar a visibilidade, otimizar o fluxo de trabalho e aprimorar a colaboração. Aproveitar os recursos robustos do Jira e seus complementos, bem como explorar as melhores práticas de gerenciamento de projetos, pode capacitar as equipes a alcançar maior eficiência, produtividade e sucesso.
