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La gestión de proyectos puede ser una tarea difícil, especialmente cuando se trata de varios proyectos simultáneamente. Sin embargo, de manera efectiva seguimiento de varios proyectos en Jira puede suponer un desafío. En este artículo, analizaremos las estrategias y las mejores prácticas para gestionar de forma eficiente varios proyectos en Jira con una sola placa.
Introducción a Jira y a la gestión de proyectos
Jira, desarrollada por Atlassian, es una potente herramienta de gestión de proyectos muy utilizada por los equipos ágiles para planificar y realizar un seguimiento de proyectos, equipos y tareas. Proporciona una plataforma flexible para organizar las tareas, asignar responsabilidades y supervisar el progreso a lo largo del ciclo de vida del desarrollo. Con sus flujos de trabajo personalizables y sus amplias capacidades de integración, Jira se ha convertido en la piedra angular de las prácticas modernas de gestión de proyectos.
Descripción de Jira Boards
¿Qué es un tablero de Jira?
En Jira, un tablero es una representación visual de las tareas y los problemas asociados a un proyecto (un proyecto gestionado por un equipo o una empresa) o conjunto de proyectos. Proporciona una ubicación centralizada para que los miembros del equipo hagan un seguimiento del progreso, colaboren en las tareas y supervisen el estado de los proyectos de Jira en tiempo real.
Jira ofrece varios tipos de tableros, incluidos tableros Scrum, tableros Kanban y tableros híbridos. Cada tipo de tablero se adapta a metodologías y flujos de trabajo específicos de gestión de proyectos, lo que permite a los equipos elegir la opción más adecuada en función de sus requisitos.
Tablas Scrum
Scrum se erige como un marco ampliamente adoptado para la gestión ágil de proyectos en varios sectores, especialmente en el desarrollo de software. Jira ofrece un tablero de Scrum personalizado destinado a facilitar a los equipos la aplicación efectiva de los principios de Scrum.
Estas tablas proporcionan una representación visual del avance del proyecto, lo que fomenta una mayor transparencia y esfuerzos de colaboración. En este tablero, el trabajo atrasado se presenta como una lista meticulosamente organizada de tareas o historias de usuarios priorizadas de acuerdo con los requisitos del proyecto. Los equipos tienen la capacidad de enriquecer, priorizar y refinar los elementos de la cartera según sea necesario.
Además, planificación de sprints se integra a la perfección. A través del tablero de Jira, los usuarios pueden dividir el trabajo en distintas iteraciones temporales denominadas sprints. Los equipos planifican y se comprometen meticulosamente con un conjunto definido de elementos pendientes para cada sprint, ejecutándolos con diligencia hasta el final del sprint.
Tableros Kanban
Kanban presenta un enfoque ágil alternativo centrado en visualizar y refinar la dinámica del flujo de trabajo. Jira amplía el apoyo a la metodología Kanban a través de sus tableros Kanban personalizables, lo que permite a los equipos optimizar la gestión del trabajo de forma eficiente. Los gestores de proyectos pueden iniciar sin esfuerzo la creación de tableros y establecer filtros para los tableros en el entorno de Jira.
Estos tableros Kanban cuentan con una notable adaptabilidad, lo que brinda a los equipos la libertad de representar las etapas de su flujo de trabajo, que van desde «Por hacer» hasta «En progreso» y culminan con «Listo». La progresión de los objetos a lo largo de estas etapas se refleja en un movimiento sistemático.
El tablero Kanban proporciona una representación visual clara de las tareas en curso, lo que facilita la identificación rápida de los posibles obstáculos y permite una priorización informada de las tareas en función de su importancia y urgencia.
Tableros de Jira
Tableros de Jira sirven como instantáneas personalizables que muestran métricas y datos vitales del proyecto. Estos paneles permiten a los usuarios crear pantallas personalizadas, incorporando diversos dispositivos, como gráficos de inventario, estadísticas de problemas e indicadores de progreso de los proyectos. Su propósito es mantener la conciencia del equipo y fomentar el enfoque dirigido a los objetivos.
Personalizar los paneles de Jira para que se ajusten a los requisitos específicos del equipo o del proyecto es sencillo. Los usuarios pueden integrar y organizar los dispositivos sin problemas para destacar los datos más importantes. Además, estos paneles facilitan el intercambio con los miembros del equipo, las partes interesadas o el público en general, con un control preciso sobre el acceso y los permisos, lo que garantiza que la información pertinente llegue al público adecuado.
Gracias a las actualizaciones en tiempo real, los paneles de Jira garantizan que los miembros del equipo estén siempre informados sobre los proyectos, lo que les permite tomar decisiones bien fundamentadas.
Ventajas de realizar el seguimiento de varios proyectos en una sola placa
La consolidación de varios proyectos en una sola placa de Jira ofrece numerosas ventajas:
- Visibilidad mejorada
Al consolidar los datos del proyecto en una sola vista, los equipos obtienen una mayor visibilidad del progreso general del proyecto, asignación de recursos, y dependencias de tareas. Esta visión general integral permite a las partes interesadas tomar decisiones informadas e identificar los posibles cuellos de botella de manera más eficaz. - Flujo de trabajo simplificado
Una junta unificada agiliza el proceso de gestión de proyectos al eliminar la necesidad de cambiar entre varias placas y repositorios. Este flujo de trabajo fluido mejora la eficiencia, reduce la carga cognitiva y mejora la colaboración entre los miembros del equipo. - Colaboración mejorada
El seguimiento de varios proyectos en una sola junta promueve la colaboración entre equipos y el intercambio de conocimientos. Al reunir diversas perspectivas y experiencias, los equipos pueden aprovechar los conocimientos colectivos para superar los desafíos, innovar en soluciones e impulsar el éxito de los proyectos.
Desafíos de gestionar varios proyectos en Jira
La gestión de varios proyectos en Jira presenta varios desafíos únicos:
Cómo tratar la información dispersa
Cuando trabajan en varios proyectos simultáneamente, los miembros del equipo pueden encontrarse navegando por varios tableros y repositorios para acceder a la información relevante. Este enfoque disperso puede generar confusión e ineficiencia, lo que dificulta mantener una visión general coherente del progreso de los proyectos de Jira.
Falta de visión holística
Sin una visión consolidada de todos los proyectos, las partes interesadas pueden tener dificultades para identificar las dependencias, priorizar las tareas y asignar los recursos de manera eficaz. Una visión fragmentada de los datos del proyecto puede dificultar la toma de decisiones y retrasar el éxito general del proyecto.
Los tableros individuales de Jira se dedican a ilustrar el flujo de trabajo de un proyecto en particular, ya que no pueden mostrar datos de varios proyectos o equipos de forma simultánea. Para solucionar esta limitación, los usuarios de Jira tienen la opción de explorar complementos como ActivityTimeline en Atlassian Marketplace.
Estas herramientas complementarias mejoran las capacidades de administración de recursos y proporcionan una plataforma ideal para monitorear el progreso de numerosos equipos y proyectos sin problemas.
Gestión de varios proyectos con ActivityTimeline
ActivityTimeline ofrece a los equipos una visión completa de sus esfuerzos colectivos en los proyectos de Jira. Ofrece una visión panorámica de los cronogramas de los usuarios y los equipos, lo que facilita la comprensión de las tendencias y patrones fundamentales, cruciales para tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia de la gestión de los problemas.
Además, la aplicación cuenta con un panel de planificación, que presenta las actividades del proyecto en un diseño gráfico fácil de comprender. Esto ayuda a los usuarios a identificar las ineficiencias y a ajustar los flujos de trabajo de los proyectos para lograr un rendimiento óptimo. Equipado con una variedad de funciones avanzadas, el complemento agiliza el análisis rápido de las actividades del proyecto. Además, la aplicación incluye hojas de tiempo y sólidas funcionalidades de generación de informes, lo que agiliza los procesos de evaluación de proyectos.
Gestión de problemas con el panel de planificación
Su panel de planificación principal sirve como un tablero único que contiene todos los proyectos, equipos y tareas. Su panel izquierdo organiza meticulosamente los proyectos de Jira junto con las tareas asociadas, lo que ofrece a los usuarios la comodidad de programar tareas sin esfuerzo según los cronogramas de los equipos o de los usuarios mediante una sencilla interfaz de arrastrar y soltar. Además, los usuarios pueden crear nuevas tareas directamente desde el panel de control, lo que mejora la eficiencia del flujo de trabajo.
Cada cronograma presenta un indicador de carga de trabajo distinto, que ilustra la utilización de los recursos. Los usuarios tienen la flexibilidad de ajustar este indicador para mostrar la disponibilidad de los recursos o el recuento de problemas asignados, y adaptar la vista a sus necesidades y preferencias específicas.
Además, la funcionalidad del panel de control de la aplicación se extiende a gestión de vacaciones, lo que facilita la planificación y la supervisión eficientes de la disponibilidad y las cargas de trabajo del equipo. Con una amplia gama de eventos personalizables, la aplicación agiliza la gestión de varios tipos de tiempo libre, incluidas las bajas por enfermedad y los días festivos.
Niveles de planificación de usuarios y equipos
Un desafío común para los usuarios de Jira es lograr una perspectiva holística de las actividades colectivas de su equipo. ActivityTimeline aborda este problema proporcionando un panel de equipo dedicado, que permite a los usuarios tener una visión profunda de los esfuerzos y avances del equipo. Esta característica fundamental permite a los usuarios elaborar estrategias para distintos plazos, que van desde los objetivos inmediatos hasta las aspiraciones a largo plazo. El panel de equipo incluye sólidas funcionalidades de planificación y programación, acompañadas de la visualización de todos los procesos en curso en cada fase.
Los administradores tienen la capacidad de asignar tareas a todo el equipo sin especificar usuarios individuales y, al mismo tiempo, supervisar la carga de trabajo del equipo.
Espacio de trabajo individual para cada usuario
Esta aplicación ofrece un espacio de trabajo personalizado para cada miembro del equipo, diseñado para satisfacer sus necesidades únicas. Dentro de esta área designada, los usuarios tienen acceso a sus horarios de trabajo individuales, que muestran una variedad de tareas y proyectos adaptados a sus responsabilidades. A través de una interfaz de cronograma personalizada, los miembros del equipo supervisan y rastrean las tareas de manera eficiente, establecen plazos, supervisan el progreso y priorizan el trabajo de acuerdo con sus distintas preferencias.
Además, el espacio de trabajo proporciona información valiosa sobre la administración de la carga de trabajo, lo que indica si los usuarios están comprometidos o si tienen disponibilidad durante períodos de tiempo específicos. Además, los usuarios se benefician de la comodidad de registrar sus horas de trabajo, distinguiendo entre el tiempo facturable y el no facturable, directamente desde su espacio de trabajo.
Plantillas de hojas de horas del equipo
La planificación integral requiere un monitoreo continuo del desempeño del equipo. ActivityTimeline facilita esta tarea mediante la generación de diversos informes en forma de hojas de tiempo, que abarcan diversas facetas, como los proyectos, los usuarios, los problemas y las epopeyas.
ActivityTimeline también presenta funciones avanzadas seguimiento del tiempo capacidades. Los usuarios aprovechan estas funcionalidades para monitorear la duración dedicada a tareas y proyectos particulares, al tiempo que elaboran hojas de tiempo derivadas de los registros de trabajo de las personas. Estas hojas de horas incluyen de forma exhaustiva los días no laborables, las licencias por enfermedad, los días libres, los días festivos y más, y se pueden exportar sin problemas como archivos de Excel.
Informes y gráficos avanzados
Además de las hojas de tiempo, la aplicación ofrece una amplia gama de informes de recursos y proyectos junto con gráficos. ActivityTimeline ofrece un sólido sistema de informes que permite a los usuarios generar informes completos sobre el rendimiento del equipo, la utilización de los recursos, el avance de los proyectos y la finalización de las tareas. Estos datos sirven como una herramienta valiosa para identificar los casos de sobreutilización o infrautilización de los recursos y facilitar los ajustes necesarios. Además, todos los informes se pueden exportar en formato Excel para su posterior análisis y documentación.
Conclusión
El seguimiento eficaz de varios proyectos en Jira requiere una planificación cuidadosa, una organización estratégica y un mantenimiento continuo. Al consolidar los proyectos en una sola placa, los equipos pueden mejorar la visibilidad, agilizar el flujo de trabajo y mejorar la colaboración. Aprovechar las sólidas funciones de Jira y sus complementos, así como explorar las mejores prácticas para la gestión de proyectos, puede ayudar a los equipos a lograr una mayor eficiencia, productividad y éxito.
