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Introdução ao planejamento de sprints no Jira
O planejamento de sprint é uma fase crítica do Agile para priorizar tarefas e objetivos. Ele define metas alcançáveis e alinha o trabalho com os objetivos do projeto.
Durante o planejamento de sprints no Jira, as equipes normalmente:
- Analise o backlog do produto. As equipes consideram possível concluir itens prioritários dentro do sprint.
- Estimar tarefas. As equipes usam pontos da história ou estimativas de tempo para avaliar o esforço.
- Defina a meta do Sprint. Objetivos claros fornecem uma direção focada.
- Criar lista de pendências do Sprint. As equipes transferem as tarefas selecionadas para a lista de pendências do sprint como compromisso.
Software Jira simplifica o gerenciamento de tarefas e a colaboração para manter as equipes alinhadas.
A importância do gerenciamento de recursos no planejamento de sprints
O gerenciamento eficaz de recursos combina tarefas com habilidades e disponibilidade para equilibrar o trabalho. Isso evita o desgaste e a subutilização.
Os recursos do Jira Software permitem que os gerentes de projeto visualizem as cargas de trabalho da equipe, facilitando a distribuição uniforme das tarefas.
Os recursos do Jira simplificam as atribuições de tarefas e rastreamento de tempo. A ferramenta ajuda a visualizar cargas de trabalho e prazos, apoiando uma melhor distribuição de tarefas e decisões de projeto mais informadas.
Como planejar futuros sprints e gerenciar sprints ativos no Jira?
Os painéis compartilhados do Jira mostram o progresso e as atualizações para aprimorar a colaboração. Esse ambiente incentiva o trabalho em equipe e a transparência.
O Jira oferece muitos modelos de projetos. Esses modelos incluem quadros para diferentes fluxos de trabalho.
Por exemplo, equipes de desenvolvimento ágil podem escolher entre Kanban e Scrum Boards.
A principal diferença é que o Kanban é ideal para gerenciar o fluxo sem iterações fixas, enquanto o Scrum é construído em torno de “sprints” de comprimento fixo. Isso ajuda a focar no sprint atual.
Placas de Scrum no Jira
Os Jira Scrum Boards são ferramentas visuais para acompanhar o progresso, gerenciar pendências e seguir a estrutura do Scrum. Esses painéis oferecem atualizações em tempo real para o trabalho em equipe. Os principais recursos incluem:
- Coluna personalizável. Você pode alterar as colunas para que correspondam ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, “Para fazer” e “Concluído”.
- Recurso de arrastar e soltar. Os membros da equipe podem atualizar os status das tarefas com facilidade, eles podem movê-los entre as colunas para exibir o progresso.
- Gráficos Sprint Burndown. Esses gráficos mostram o progresso e o trabalho restante para manter os sprints em dia.
- Filtragem e pesquisa. As equipes podem filtrar as tarefas por critérios diferentes, como responsável ou prioridade. Isso ajuda a focar em áreas específicas de trabalho.
O backlog do Scrum Board exibe sprints, status, destinatários e estimativas ativos, paralelos e futuros. As equipes podem iniciar sprints ou adicionar problemas diretamente do quadro.
Os Scrum Boards melhoram a transparência e ajudam as equipes a se adaptarem às mudanças. Isso leva a um gerenciamento de projetos responsivo. Os painéis Scrum do Jira são úteis para planejar sprints, stand-ups diários e revisão de sprint. Eles ajudam as equipes a manter o foco e atingir as metas de sprint.
O Jira também fornece vários relatórios ágeis (o relatório Sprint está incluído).
Gerenciando a capacidade da equipe: principais desafios
O Jira é útil para planejamento de sprints e gerenciamento ágil de projetos, mas enfrenta desafios de gerenciamento de recursos. O gerenciamento eficaz garante que as pessoas certas trabalhem nas tarefas certas. No entanto, vários problemas podem afetar a produtividade da equipe:
- Visibilidade limitada da capacidade da equipe
O Jira monitora as tarefas, mas não tem recursos de capacidade e disponibilidade da equipe. Isso pode levar ao comprometimento excessivo, à subutilização, afetando os cronogramas e o moral.
- Complexidade no balanceamento de cargas de trabalho
Sem insights sobre a carga de trabalho, distribuir as tarefas de maneira uniforme é um desafio. Um membro da equipe pode estar sobrecarregado, enquanto outros podem ser subutilizados.
- Dificuldade em rastrear habilidades e conhecimentos
O Jira se concentra principalmente em tarefas e não rastreia habilidades ou conhecimentos específicos. Isso dificulta a atribuição de tarefas às pessoas mais adequadas.
- Inflexibilidade com mudanças na disponibilidade de recursos
As equipes geralmente enfrentam mudanças de recursos decorrentes de ausências, mudanças de prioridades ou dependências. Ajustar os planos do Jira para essas mudanças é demorado.
Esses desafios podem ser enfrentados com complementos do Jira que ampliam a capacidade e o gerenciamento da carga de trabalho. ActivityTimeline do Jira é uma dessas ferramentas. Ele fornece recursos de gerenciamento de recursos e controle de tempo, gerencia o planejamento de longo/curto prazo, monitora projetos, tarefas e equipes em um único local. Além disso, a ferramenta tem um painel, planilhas de horas e relatórios.
Medtronic enfrentou dificuldades com o planejamento de projetos lento e propenso a erros usando o Excel. Eles implementaram o ActivityTimeline e gerenciaram com sucesso milhares de tarefas para centenas de usuários durante o planejamento trimestral.
Planejamento de recursos com ActivityTimeline
O Painel de Planejamento gerencia várias equipes e projetos integrando tarefas do Jira. Você pode agendar tarefas existentes ou criar novas diretamente do painel.
Planejamento do cronograma em diferentes níveis
O ActivityTimeline fornece cronogramas individuais e de equipe para rastrear marcos. Eles mostram as tarefas do Jira em diferentes fases para monitorar o progresso, identificar os responsáveis e as datas de conclusão. A estrutura do calendário ajuda os usuários a planejar em diferentes períodos de tempo.
O painel tem um painel de equipe que mescla ou separa cronogramas individuais e de equipes. Esse recurso simplifica o planejamento e mostra cada estágio do processo em detalhes. Você pode até mesmo atribuir tarefas diretamente às equipes.
Com a ajuda do painel da equipe, você pode gerenciar as tarefas da equipe e do usuário. Para futuros sprints, você pode planejar diferentes níveis e prazos.
Os visuais do painel Timeline são personalizáveis. Você pode alterar as cores do texto e do plano de fundo e modificar as fontes com base no Projeto, no Destinatário, na Prioridade ou no Status.
Com o ActivityTimeline, você pode facilmente planejar e atribuir tarefas do backlog do sprint às equipes e sincronizá-las com o Jira. Mais informações sobre o planejamento de sprint neste vídeo:
Rastreamento de capacidade e disponibilidade
Os indicadores de carga de trabalho fornecem uma visão geral das cargas de trabalho individuais ou da equipe. Os indicadores de carga de trabalho ajudam você a ver se o trabalho está distribuído uniformemente. Você pode reatribuir ou atrasar tarefas para evitar esgotamento ou prazos perdidos. Esses indicadores também podem ser alternados para mostrar o modo de disponibilidade:
Os usuários podem registrar as horas trabalhadas diretamente no aplicativo. O ActivityTimeline armazena dados da carga de trabalho e do registro de trabalho para gerar relatórios de recursos e planilhas de horas da equipe.
Reserve recursos e gerencie posições
O ActivityTimeline inclui recursos para gerenciando feriados, eventos personalizados e também gerencia recursos não humanos.
Basta usar espaços reservados ao definir o escopo do projeto. Eles são úteis se você ainda não quiser criar problemas com o Jira. Você pode atribuir espaços reservados a pessoas específicas e convertê-las em um problema do Jira quando o plano for finalizado. Você também pode reservar recursos para tarefas futuras.
Os gerentes de projeto podem atribuir cargos e habilidades aos membros da equipe. Isso os ajuda a encontrar a pessoa certa para uma tarefa ou criar equipes com base em habilidades e posições específicas:
Planilhas de horários e relatórios da equipe
O planejamento eficaz exige o monitoramento do desempenho da equipe. O ActivityTimeLine gera vários relatórios de quadro de horários. Esses relatórios abrangem projetos, usuários, problemas e épicos.
Os relatórios ajudam a distribuir e monitorar os recursos durante o planejamento do sprint. Selecione uma equipe, um projeto e um cronograma para visualizar a utilização dos recursos:
Ou monitore a capacidade do usuário com gráficos visuais:
Conclusão
Dominar o gerenciamento de recursos durante o planejamento do Jira Sprint é essencial para o sucesso do projeto ágil. Usar os recursos do Jira com complementos como o ActivityTimeline ajuda as equipes a equilibrar as cargas de trabalho. Essa abordagem simplifica o gerenciamento de projetos, melhora a colaboração e a produtividade da equipe.
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