O controle do tempo pode ser uma ferramenta incrivelmente valiosa para as equipes, ajudando-as a entender melhor como estão gastando seu tempo e a alocar recursos adequadamente. Registrar o trabalho no Jira é fácil com as estratégias certas. No entanto, é importante seguir algumas das melhores práticas ao fazer isso. Este artigo fornecerá dicas sobre como sua equipe pode garantir que seus dados registrados no Jira sejam precisos e atualizados, além de dar uma análise de ActivityTimeline do Jira como uma ótima solução de rastreamento de tempo.
Explicação do recurso Jira Work Log
O Jira é uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos usada por empresas e equipes de todos os tamanhos. Ajuda no planejamento, no acompanhamento do progresso, no gerenciamento de tarefas, na atribuição de fluxos de trabalho, na organização do fluxo de trabalho da equipe, tempo de rastreamento, e priorizando projetos para que eles possam ser concluídos dentro do prazo. Um recurso importante do Jira é a capacidade de registrar as horas de trabalho de cada tarefa ou usuário no sistema. Isso permite uma melhor visibilidade de quem trabalhou em quais tarefas e quanto tempo demorou para concluí-las. Também fornece informações sobre se alguma tarefa específica foi realizada com orçamento excessivo ou desempenho insuficiente.
Qual é a importância de registrar o tempo no Jira?
Registrar as horas de trabalho é extremamente útil para gerentes de projeto que precisam acompanhar o progresso de cada membro da equipe. O rastreamento de dados logados permite que você identifique:
Rastreie tarefas
Tarefas que estão demorando mais do que o esperado e se ajustam adequadamente. Você pode acompanhe o tempo foi necessário trabalhar em cada tarefa e se ela foi concluída dentro de um cronograma estimado. Isso lhe dá uma ideia de quanto esforço um membro da equipe está fazendo, quais tarefas ele está priorizando e com que rapidez está progredindo em sua carga de trabalho.
Acompanhe o progresso
Veja quanto tempo cada tarefa demorou em comparação com o prazo estimado para conclusão. Acompanhando o progresso do projeto e entender quais tarefas demoram mais do que o esperado permitirá que você ajuste seu cronograma adequadamente e atinja os prazos mais rapidamente.
Estime os esforços futuros
Compare os registros de projetos anteriores com os atuais para estimar com precisão o esforço necessário para iniciativas futuras; isso também permite que as equipes prevejam os problemas antes que eles ocorram.
Atribua tarefas com mais precisão
Entenda melhor quanto tempo determinadas tarefas levam para que você possa atribuí-las adequadamente. Ele permite que você identifique quais recursos estão sendo usados para projetos diferentes para que as decisões sobre alocação de recursos possam ser tomadas com mais eficiência. Também facilita o orçamento, mantendo o controle da quantidade total de tempo gasto em qualquer projeto ou tarefa.
Acompanhe o progresso e o desempenho
Veja quem está trabalhando em qual tarefa e monitore seus níveis de atividade ao longo do tempo. Também ajudará a identificar áreas em que as pessoas não estão atingindo suas metas ou têm um desempenho inferior em tarefas específicas. Essas informações podem então ser usadas para tomar decisões sobre futuras atribuições e desempenhos dos membros da equipe dentro da organização.
O tempo de login também ajuda as equipes a permanecerem transparentes com seus clientes, pois podem fornecer relatórios precisos sobre o tempo gasto quando solicitado. Isso ajuda a garantir que os funcionários não se sobrecarreguem, o que pode levar ao esgotamento, resultando na diminuição dos níveis de produtividade ao longo do tempo, se não for controlado.
Estratégias para incentivar os funcionários a registrarem o trabalho no Jira
Nem todos os funcionários gostam de registrar suas horas de trabalho no Jira, por isso é importante tornar o processo o mais fácil e agradável possível. Aqui estão algumas estratégias que você pode usar para incentivar todos da sua equipe a aproveitar esse ótimo recurso:
Informe a equipe
Certifique-se de que todos estejam cientes de que precisam registrar seu tempo. Isso significa definir expectativas desde o primeiro dia e reiterá-las durante toda a duração do projeto, quando necessário.
Incentiva e recompensa
Recompense aqueles que fizerem login com sucesso com incentivos, como vales-presente ou outras recompensas simbólicas, por um trabalho bem feito, que também servirá de motivação para outras pessoas.
Flexibilidade e prazos
Dê flexibilidade aos funcionários ao inserir dados no Jira — não deve haver penalidade se um funcionário não inserir todas as tarefas imediatamente após concluí-las, mas sim dar a eles prazos dentro dos quais cada entrada deve ser feita (por exemplo, pelo menos uma vez por semana).
Ensine os funcionários a registrar trabalhos no Jira
Treine o funcionário sobre como usar o diálogo de trabalho do Jira Log e certifique-se de que eles entendam por que isso é importante. Isso os ajudará a se sentirem mais confortáveis com o processo, o que pode levar a uma melhor conformidade geral.
Lembre-se dos detalhes
Certifique-se de que os funcionários estejam registrando todo o seu tempo, incluindo pausas ou qualquer outra tarefa retirada das tarefas reais do projeto (boa prática) para rastrear horas não faturáveis no Jira) - esse tipo de transparência aumenta a confiança entre gerentes/equipes e também melhora a responsabilidade entre os membros.
Melhores práticas para o trabalho de registro em log no Jira
Depois de definir as estratégias para incentivar os funcionários a registrarem suas horas de trabalho no Jira, é importante garantir que eles estejam seguindo algumas práticas recomendadas ao fazer isso. Aqui estão algumas dicas sobre como sua equipe pode garantir que suas entradas no sistema sejam precisas e atualizadas:
Jira Log Trabalhe como um hábito
Certifique-se de que todas as tarefas sejam registradas assim que concluídas. Isso ajuda a evitar discrepâncias entre o que foi inserido tardiamente e o que foi inserido mais cedo ou de forma imprecisa.
Agrupamento
Agrupe tarefas semelhantes para facilitar a navegação e acelerar a entrada (por exemplo, se várias correções de erros forem necessárias durante um determinado dia, agrupe todas elas em uma tarefa, em vez de cada uma ter sua própria entrada individual). Isso também ajudará na precisão, pois tudo relacionado pode ser encontrado rapidamente, sem muito esforço despendido por qualquer outra pessoa que veja os registros posteriormente.
Descrições detalhadas
Inclua descrições detalhadas de cada atividade para que outros membros (ou gerentes) entendam exatamente o que foi feito.
Descrições claras
Verifique se os dados inseridos no Jira estão corretos e atualizados.
Automatizar
Aproveite todos os recursos de integração de aplicativos no Jira para ajudar a agilizar o processo (por exemplo, se estiver usando um chatbot, certifique-se de que ele possa ser conectado ao seu sistema de registro de trabalho do Jira para que as entradas sejam criadas automaticamente).
Use campos adicionais
Além disso, considere usar campos opcionais, como tags ou rótulos, para cada tarefa, que podem fornecer informações adicionais sobre como as tarefas foram concluídas e por que determinadas decisões foram tomadas durante a conclusão (isso também ajuda a identificar tendências ao longo do tempo).
Consistência no trabalho de registro
O registro deve acontecer diariamente - certifique-se de que cada funcionário dedique alguns minutos para inserir seus dados do dia, pois isso ajuda a criar registros precisos que podem ser usados para referência ou projetos futuros. Uma boa prática é explicar aos funcionários por que precisamos de controle de tempo.
Registre o trabalho no Jira: erros comuns a serem evitados
Mesmo com as melhores práticas implementadas, ainda existem erros comuns que podem ser cometidos ao registrar as horas de trabalho no Jira. Aqui estão algumas que você deve observar:
Não está inserindo tarefas com rapidez suficiente
Se as entradas não forem feitas dentro de 24 horas ou mais após a conclusão de cada tarefa, fica mais difícil lembrar de todos os detalhes associados e, como resultado, a precisão pode ser prejudicada
Estimativas de tempo imprecisas
Certifique-se de não subestimar quanto tempo algo levará ao criar uma estimativa; isso pode levar a prazos perdidos ou projetos incompletos que ninguém deseja.
Esquecendo de registrar pausas
Embora seja importante fazer pausas ao longo do dia (elas ajudam a refrescar nossas mentes!) , eles também devem ser registrados como tal no Jira para que todos saibam o que foi realizado a qualquer momento.
Negligenciando campos opcionais
Tirar proveito de recursos adicionais, como comentários específicos, pode fornecer ainda mais informações sobre por que certas decisões foram tomadas durante diferentes estágios de desenvolvimento; elas não devem ser negligenciadas.
Técnicas e dicas avançadas para o Jira Log Work
Depois de dominar os fundamentos do trabalho de registro no Jira, é hora de passar para técnicas e dicas mais avançadas. Aqui estão algumas maneiras de melhorar ainda mais o desempenho da sua equipe:
Analise os dados registrados
Analise os dados registrados para identificar as áreas em que melhorias possam ser feitas. Isso inclui analisar coisas como a quantidade de tempo gasto em uma determinada tarefa, quais tarefas demoraram mais do que o esperado ou até mesmo o desempenho individual durante longos períodos de trabalho. O complemento ActivityTimeline fornece
Visualize o progresso da equipe
Crie gráficos personalizados no Jira que podem ajudar a visualizar o progresso da sua equipe e facilitar aos gerentes a compreensão de como cada pessoa está contribuindo.
Use um complemento
Usando um plugin como ActivityTimeline pode ajudar a automatizar o processo. Isso torna mais fácil registrar o tempo, fornecer relatórios e obter informações sobre o desempenho da equipe rapidamente.
Defina um lembrete
Configure lembretes caso alguém se esqueça de registrar suas horas a tempo; isso manterá todos responsáveis e garantirá que nenhum prazo seja perdido devido à negligência de qualquer membro da equipe em particular.
Automatize o processo
Use o controle automático de tempo sempre que possível com scripts ou bots — eles podem economizar muito tempo registrando/atualizando informações automaticamente sem que ninguém precise de entrada manual todos os dias.
Vantagens de usar o ActivityTimeline to Work Log in Jira
ActivityTimeline é um complemento popular para o Jira que permite que você visualize melhor a atividade de trabalho da sua equipe e obtenha mais informações sobre o desempenho da equipe.
Ele ajuda a fornecer uma visão geral das tarefas e dos recursos alocados, bem como de quanto tempo cada tarefa demorou (e se ela foi concluída dentro do horas/dias orçados). No mesmo painel, há a possibilidade de rastrear o tempo nos níveis de equipe e individual com indicadores de registro de trabalho:
Para registrar, é muito fácil: o usuário precisa clicar em um ticket para registrar as horas; o ActivityTimeline preencherá automaticamente as horas prováveis:
Para os usuários, o ActivityTimeline tem um espaço de trabalho pessoal simples com um recurso de controle de tempo e capacidade de edição de registros de trabalho. No seu espaço de trabalho, o usuário tem a possibilidade de ativar o rastreador de tempo e, quando a tarefa terminar, parar. o rastreador de tempo e o trabalho de registro com um clique:
Este plugin oferece relatórios de quadro de horários que dão aos gerentes uma ideia sobre a situação de seus projetos a qualquer momento, para que possam identificar possíveis problemas rapidamente antes que se tornem problemas reais.
Os gerentes podem revisar e aprovar um tempo registrado, se necessário. Pode ser útil para horas extras, por exemplo:
Considerações finais
O ActivityTimeline for Jira ajuda as equipes a gerenciar melhor seu tempo e recursos. Ele fornece uma maneira fácil de o Jira registrar tarefas de trabalho, gerar relatórios de quadro de horários e monitorar o desempenho individual da equipe em um painel visual unificado. Com Plugin ActivityTimeline para Jira, você pode garantir que todas as horas gastas em projetos sejam contabilizadas com precisão e eficiência.
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