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O Jira tem um controle de tempo integrado. No entanto, é bastante limitado. Você pode registrar horas sobre problemas, mas não obterá um relatório claro e acionável sem reunir os dados manualmente. É por isso que muitas equipes recorrem à Complementos da planilha de horários do Jira. A ferramenta certa oferece visibilidade total de onde o tempo é gasto, para que você possa otimizar o trabalho, equilibrar as cargas de trabalho e tomar decisões mais inteligentes para sua organização.
Por que a entrada de horário no Jira Cloud é importante
Um quadro de horários é mais do que apenas uma lista de horas. É uma ferramenta essencial para monitorar o progresso do projeto e garantir a alocação eficiente de recursos. Um quadro de horários mostra a quantidade exata de tempo que sua equipe se dedicou a tarefas e épicos específicos. Isso ajuda as equipes a manter a responsabilidade e a transparência. Se você trabalha com clientes, as planilhas de horários garantem que seu faturamento seja preciso. Internamente, eles ajudam os gerentes a entender as tendências de produtividade e ajustar adequadamente as cargas de trabalho.
O Jira tem um recurso de controle de tempo integrado para ajudar com isso. Você pode usar Rastreamento de tempo do Jira para registrar horas diretamente dentro de cada tarefa. Embora esse recurso seja útil, ele não fornece os relatórios detalhados de quadro de horários de que muitas equipes precisam.
As ferramentas de relatórios padrão do Jira oferecem apenas uma visão geral básica das horas registradas. Isso dificulta a análise de dados em diferentes projetos ou a comparação de equipes. Para obter informações mais aprofundadas, muitas equipes usam complementos do Jira. Essas ferramentas oferecem melhores relatórios e uma visão completa de como o tempo é gasto.
As limitações do controle de tempo integrado do Jira
O Jira permite que os usuários registrem o tempo em tarefas individuais, mas esses dados geralmente estão espalhados por diferentes problemas. Sem um relatório de quadro de horários centralizado, os gerentes devem compilar dados manualmente para ter uma visão geral das horas registradas. O relatório padrão do Jira Time Tracking mostra o tempo gasto em problemas específicos, mas carece de personalização. Isso dificulta a criação Relatórios do Jira que atendam às necessidades específicas da sua equipe.
Outra desvantagem é a incapacidade de rastrear o trabalho como horas faturáveis versus não faturáveis dentro do Jira de forma nativa. Para empresas que cobram clientes com base no tempo gasto, essa limitação pode levar a ineficiências. Além disso, os relatórios de controle de tempo padrão do Jira não incluem dias não úteis, como licenças médicas, férias ou feriados em toda a empresa. Sem essas informações, é fácil calcular mal a disponibilidade da equipe e os cronogramas do projeto.
Aprimorando as planilhas de horários do Jira com o ActivityTimeline
Para superar esses desafios, muitas equipes confiam nos aplicativos do Atlassian Marketplace, como o ActivityTimeline. O ActivityTimeline oferece recursos poderosos de geração de relatórios que se integram perfeitamente ao Jira. Ele permite que as equipes gerem planilhas de horas detalhadas para usuários, projetos e equipes individuais. Ele também usa recursos visuais interativos para tornar seus dados muito mais fáceis de entender.
Uma das maiores vantagens do ActivityTimeline é sua capacidade de agrupar e filtrar registros de tempo. Os gerentes podem gerar relatórios por usuário, projeto ou épico para ver exatamente aonde o tempo passa. O aplicativo também inclui um rastreador visual do tempo de progresso, permitindo que as equipes comparem as horas registradas com as horas necessárias para monitorar o progresso em tempo real.
Corporação FractureCode costumava monitorar o tempo de forma inconsistente no Jira, o que dificultava ver exatamente quanto trabalho era necessário para cada projeto ou cliente. Depois de mudar para o ActivityTimeline, eles obtiveram visibilidade total das equipes globais e atenderam aos novos requisitos de conformidade trabalhista com facilidade. A equipe agora usa a ferramenta diariamente para se manter organizada, com os funcionários relatando um grande aumento na produtividade graças à visão clara de seus trabalhos anteriores.
ActivityTimesheets versus Tempo Timesheets versus outros plug-ins do Jira
Quando se trata de complementos do quadro de horários do Jira, há muitas opções. Mas nem todos são construídos da mesma forma.
Planilhas de horários de Tempo é um dos plug-ins de controle de tempo mais conhecidos para o Jira. Ele oferece relatórios de quadro de horários, fluxos de trabalho de aprovação e integrações com ferramentas de contabilidade. No entanto, o Tempo Timesheets tem algumas desvantagens. Os usuários frequentemente reclamam de uma interface desajeitada, desempenho lento e uma curva de aprendizado acentuada. Além disso, a personalização limitada dificulta a adaptação dos relatórios às suas necessidades.
Outros Plugins de planilha de horários do Jira oferecem recursos de rastreamento sólidos, mas geralmente exigem configurações adicionais fora do Jira. Alguns deles dependem de extensões de navegador. Isso pode levar à perda de dados caso os usuários se esqueçam de registrar seu tempo corretamente.
Depois, há o ActivityTimeline. É uma potência de planejamento de recursos e controle de tempo criada especificamente para o Jira Cloud e o Jira Server. Ele oferece planilhas de horas visuais interativas, facilitando o acompanhamento do progresso em um piscar de olhos. Além disso, ele sincroniza com o Jira Software e o Jira Service Management, extraindo todos os dados de tempo relevantes sem o trabalho manual extra.
Temos outra grande vitória. Com o ActivityTimeline, você pode gerar planilhas de horas para equipes, indivíduos, projetos ou até mesmo épicos. Você pode acompanhar as horas faturáveis e não faturáveis, contabilizar dias não úteis e exportar relatórios para o Excel com um clique.
E embora algumas ferramentas se concentrem exclusivamente no controle do tempo, o ActivityTimeline traz o planejamento de recursos à mistura. Você não vê apenas quanto tempo foi gasto — você vê quem está disponível, quem está lotado e onde o tempo está passando despercebido.
Três tipos de relatórios de quadro de horários no ActivityTimeline
A escala nunca é um problema aqui. Você pode gerar relatórios para até 5.000 problemas usando os filtros do Jira, e os usuários do Jira Cloud não precisam mais se preocupar com o limite histórico de dois anos. Essa flexibilidade é importante porque nem todas as planilhas de horas são criadas da mesma forma. Algumas equipes precisam de um resumo rápido e de alto nível do progresso, enquanto outras precisam de informações detalhadas e granulares para cobrança e alocação de recursos. É por isso que o ActivityTimeline oferece três tipos distintos de relatórios de quadro de horários, garantindo que cada equipe receba exatamente o que precisa.
Planilha de horários da equipe de progresso
O quadro de horários da equipe de progresso (ou visualização de progresso) é para gerentes que desejam clareza instantânea sobre onde o tempo está sendo gasto. Sem vasculhar dados brutos, sem rolagem interminável, apenas uma análise clara e visual das horas registradas versus as horas necessárias.
Se as cargas de trabalho estiverem balanceadas, você verá isso imediatamente. Se alguém estiver ficando para trás, a barra de progresso informará rapidamente. E se um membro da equipe superutilizado estiver esgotado? Você o identificará antes que se torne um problema maior.
Esse quadro de horários é perfeito para líderes que precisam de respostas rápidas para perguntas como:
- Minha equipe está no caminho certo para cumprir os prazos?
- As cargas de trabalho são distribuídas uniformemente?
- Onde estamos vendo excesso de tempo?
É simples, eficaz e ideal para manter os projetos dentro do cronograma.
Cronograma da equipe | Planilha de horários
Para equipes que lidam com vários projetos, o Cronograma da Equipe Timesheet é um divisor de águas. Em vez de apenas ver o total de horas, esse relatório permite que você divida os dados da maneira que precisar, por usuário, projeto ou até mesmo por épico.
Digamos que você esteja gerenciando várias iniciativas ao mesmo tempo. Você não quer apenas saber que 40 horas foram registradas na semana passada — você quer ver para onde essas horas foram. Eles foram divididos uniformemente entre os projetos? Algumas tarefas estavam consumindo mais tempo do que o esperado? A planilha de horários da equipe do cronograma oferece visibilidade total do detalhamento, facilitando o monitoramento do desempenho da equipe em diferentes fluxos de trabalho.
Ainda melhor? Ele se integra aos filtros salvos do Jira, o que significa que você pode personalizar os relatórios para atender exatamente às suas necessidades. Se você quiser se concentrar em um projeto específico de sprint, departamento ou cliente, a flexibilidade existe.
Para obter insights ainda mais profundos, você pode usar os campos personalizados do Jira para subagrupar. Isso significa que você não está preso a apenas uma camada de dados. Você pode organizar seus registros de tempo por detalhes como usuário ou dados. Isso torna muito mais fácil identificar exatamente quais áreas ou prioridades específicas estão ocupando mais tempo.
Planilha de horários detalhada da equipe
Às vezes, uma visão geral ampla não é suficiente. Quando você precisa monitorar cada hora registrada, o quadro de horários detalhado da equipe resolve o problema.
Esse relatório foi criado para equipes que precisam de dados concretos, seja para cobrança de clientes, previsão financeira ou auditorias internas. Ele divide os registros de trabalho em nível individual, mostrando exatamente quem trabalhou em quê, quando e por quanto tempo. Além disso, você pode incluir uma coluna Posição para monitorar como diferentes funções dividem seu tempo entre os projetos.
O layout também usa ícones de status de aprovação para ajudar você a identificar rapidamente as entradas verificadas, e agora é mais fácil de ler porque os comentários do registro de trabalho se encaixam muito melhor na página.
Se um membro da equipe perder um registro, os usuários autorizados poderão usar o botão “Registrar trabalho em nome de” diretamente no pop-up. Precisa separar as horas faturáveis das não faturáveis? Sem problemas. Quer exportar tudo para o Excel para uma análise mais profunda? Isso está embutido.
Esse quadro de horários é particularmente útil para equipes que dependem de um controle preciso do tempo para faturamento. Com dados precisos na ponta dos dedos, você pode garantir que cada hora faturável seja contabilizada, eliminando suposições e protegendo seus resultados.
O quadro de horários certo para cada necessidade
O ActivityTimeline não se trata apenas de monitorar o tempo, mas de tomar decisões mais inteligentes com dados melhores. Se você precisa de uma visão geral de alto nível, insights baseados em projetos ou uma trilha de auditoria profunda, o quadro de horários certo está a apenas alguns cliques de distância.
Escopos
Os escopos oferecem opções avançadas de filtragem para planilhas de horas. Comece selecionando um critério de filtragem principal entre as opções disponíveis (Equipe/Pessoas, Projeto, Épico, Categoria ou Problema). Em seguida, você escolhe os detalhes exatos de que precisa para seu relatório. Para obter ainda mais controle, use a opção “Excluir”. Ele permite ocultar itens específicos para que você possa se concentrar apenas nos dados de que realmente precisa.
Com exceção dos filtros do Jira, todos os critérios oferecem suporte à filtragem de seleção múltipla, permitindo que você gere relatórios para vários projetos, problemas, épicos ou equipes simultaneamente. Esse recurso é ideal para gerentes que desejam ver como as equipes colaboram em um grande projeto.
Modelos e agrupamento personalizado
No painel esquerdo, utilize modelos pré-criados ou a guia “Personalizado” para agrupar dados por qualquer campo personalizado do Jira.
Painéis salvos
Não perca tempo reconstruindo o mesmo relatório toda semana. Para salvar seu relatório configurado, clique no link “Salvar configuração como...”, insira um título e salve. Todos os relatórios salvos estarão acessíveis no módulo “Planilha de horários” no menu.
Se você quiser excluir um relatório, navegue até a guia “Configurações” → “Painéis”. Nessa página, você também pode compartilhar o painel que criou com outros usuários ou equipes.
Por que as equipes não devem registrar o trabalho no Excel
Muitas equipes ainda confiam no Excel para acompanhar a planilha de horas, mas esse método está sujeito a erros e ineficiências. A inserção manual de registros de tempo pode levar a discrepâncias, e a consolidação de dados em várias planilhas é demorada. Os recursos integrados de controle de tempo do Jira eliminam alguns desses problemas, mas eles não têm a flexibilidade e a automação que as ferramentas dedicadas de quadro de horários oferecem.
Ao usar um complemento avançado de quadro de horários, como o ActivityTimeline, você pode expandir Automação Jira para lidar com a maior parte do processo de rastreamento para você.
- Os registros de trabalho são sincronizados automaticamente com o Jira, reduzindo a entrada manual de dados e garantindo a precisão.
- Você pode registrar o tempo diretamente do Google Calendar ou do Outlook.
- Os insights em tempo real permitem que os gerentes tomem decisões informadas sem precisar compilar relatórios manualmente.
- A capacidade de rastrear horas faturáveis e não faturáveis, contabilizar dias não úteis e personalizar relatórios aprimora ainda mais a utilidade de uma ferramenta de planilha de horas dedicada.
Processo de aprovação
O processo de aprovação desempenha um papel crucial no gerenciamento da capacidade de edição das planilhas de horas para usuários regulares. Depois que uma planilha de horas é aprovada, ela fica bloqueada e não pode ser editada nas páginas Track e Work, garantindo a integridade dos dados registrados.
Você pode ativar ou desativar essa opção. Desativar o fluxo de trabalho de aprovação removerá os requisitos e funcionalidades de aprovação. Você pode ajustar essas configurações na Configurações → Página de configuração das planilhas de horários.
Capacidades de aprovação:
- Aprovar planilhas de horários: Usuários autorizados (Administrador, gerente, líder de equipe poderosa e líder de equipe) pode aprovar planilhas de horas individuais, impedindo-as de novas edições.
- Aprovação em massa: Esse recurso permite a aprovação de várias planilhas de horas ao mesmo tempo, simplificando o processo para equipes grandes ou várias inscrições.
- Exibir planilhas de horas aprovadas: Os usuários podem filtrar facilmente quais planilhas de horas foram aprovadas ou não.
- Detalhes da aprovação: O sistema registra e exibe quem aprovou cada quadro de horários, fornecendo transparência e responsabilidade.
- Restrições de data anterior: Os administradores podem definir um “Limite de registros de trabalho anteriores”. Isso impede que os usuários registrem trabalhos muito antigos, o que mantém seus cronogramas realistas.
Assuma o controle do Jira Time Tracking
Rastreamento de tempo eficaz é essencial para o sucesso do projeto, e as ferramentas integradas do Jira fornecem uma base sólida. No entanto, para equipes que precisam de relatórios e personalização mais avançados, investir em um complemento dedicado ao quadro de horários do Jira, como o ActivityTimeline, é uma escolha inteligente. Com seus poderosos recursos de geração de relatórios, interface intuitiva e integração perfeita com o Jira, o ActivityTimeline permite que as equipes gerenciem seu tempo com mais eficiência, otimizem as cargas de trabalho e garantam um faturamento preciso.
Para equipes que desejam ir além do controle básico de tempo, a atualização para um sistema mais avançado pode fazer uma diferença significativa. Se você precisa monitorar as horas faturáveis, monitorar o progresso em vários projetos ou garantir uma melhor alocação de recursos, a solução certa de quadro de horários pode fornecer os insights necessários para trabalhar de forma mais inteligente.
