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Jira tiene un seguimiento del tiempo incorporado. Sin embargo, es bastante limitado. Puedes dedicar horas a tratar los problemas, pero no obtendrás un informe claro y procesable sin recopilar los datos manualmente. Por eso, muchos equipos recurren a Complementos de hojas de tiempo de Jira. La herramienta adecuada le brinda una visibilidad total de dónde se dedica el tiempo, para que pueda optimizar el trabajo, equilibrar las cargas de trabajo y tomar decisiones más inteligentes para su organización.
Por qué es importante introducir el tiempo en Jira Cloud
Una hoja de horas es más que una lista de horas. Es una herramienta esencial para supervisar el progreso del proyecto y garantizar una asignación eficiente de los recursos. Una hoja de horas muestra la cantidad exacta de tiempo que tu equipo ha dedicado a tareas y epopeyas específicas. Esto ayuda a los equipos a mantener la responsabilidad y la transparencia. Si trabajas con clientes, las hojas de horas garantizan que tu facturación sea precisa. Internamente, ayudan a los gerentes a comprender las tendencias de productividad y a ajustar las cargas de trabajo en consecuencia.
Jira tiene una función integrada de seguimiento del tiempo para ayudarte con esto. Puedes usar Seguimiento del tiempo de Jira para registrar las horas directamente dentro de cada tarea. Si bien esta función es útil, no proporciona los informes detallados de las hojas de horas que necesitan muchos equipos.
Las herramientas de informes estándar de Jira solo ofrecen una descripción general básica de las horas registradas. Esto hace que sea difícil analizar los datos de diferentes proyectos o comparar equipos. Para obtener información más detallada, muchos equipos utilizan complementos de Jira. Estas herramientas ofrecen mejores informes y una visión completa de cómo se dedica el tiempo.
Las limitaciones del seguimiento del tiempo incorporado en Jira
Jira permite a los usuarios registrar el tiempo dedicado a tareas individuales, pero estos datos suelen estar dispersos entre diferentes problemas. Sin un informe centralizado de hojas de horas, los administradores deben recopilar los datos manualmente para ver un resumen de las horas registradas. El informe estándar de seguimiento del tiempo de Jira muestra el tiempo dedicado a problemas específicos, pero carece de personalización. Esto hace que sea difícil de crear Informes de Jira que se ajusten a las necesidades específicas de su equipo.
Otro inconveniente es la incapacidad de rastrear el trabajo como horas facturables frente a horas no facturables dentro de Jira de forma nativa. En el caso de las empresas que facturan a los clientes en función del tiempo empleado, esta limitación puede generar ineficiencias. Además, los informes de seguimiento del tiempo predeterminados de Jira no incluyen los días no laborables, como las licencias por enfermedad, las vacaciones o los feriados de toda la empresa. Sin esta información, es fácil calcular mal la disponibilidad del equipo y los plazos de los proyectos.
Mejora de Jira Timesheets con ActivityTimeline
Para superar estos desafíos, muchos equipos confían en las aplicaciones de Atlassian Marketplace, como ActivityTimeline. ActivityTimeline ofrece potentes funciones de elaboración de informes que se integran perfectamente con Jira. Permite a los equipos generar hojas de tiempo detalladas para usuarios, proyectos y equipos individuales. También utiliza elementos visuales interactivos para que los datos sean mucho más fáciles de entender.
Una de las mayores ventajas de ActivityTimeline es su capacidad para agrupar y filtrar los registros de tiempo. Los administradores pueden generar informes por usuario, proyecto o epopeya para ver exactamente a qué se dedica el tiempo. La aplicación también incluye un registro visual del tiempo de progreso, que permite a los equipos comparar las horas registradas con las horas requeridas para monitorear el progreso en tiempo real.
FractureCode Corporation solía registrar el tiempo de forma incoherente en Jira, lo que dificultaba ver exactamente cuánto trabajo se dedicaba a cada proyecto o cliente. Tras cambiarse a ActivityTimeline, obtuvieron una visibilidad total de los equipos de todo el mundo y cumplieron con facilidad los nuevos requisitos de cumplimiento laboral. El equipo ahora usa la herramienta a diario para mantenerse organizado, y los empleados informan de un aumento importante en la productividad gracias a la visión clara de sus trabajos anteriores.
ActivityTimeline contra Tempo Timesheets contra otros complementos de Jira
Cuando se trata de complementos para hojas de tiempo de Jira, hay muchas opciones. Pero no todos están diseñados de la misma manera.
Hojas de tiempo de Tempo es uno de los complementos de seguimiento del tiempo más conocidos para Jira. Ofrece informes de hojas de tiempo, flujos de trabajo de aprobación e integraciones con herramientas de contabilidad. Sin embargo, Tempo Timesheets tiene algunas desventajas. Los usuarios se quejan con frecuencia de una interfaz torpe, un rendimiento lento y una curva de aprendizaje pronunciada. Además, la personalización limitada dificulta la adaptación de los informes a sus necesidades.
Otros Plugins de hojas de tiempo de Jira ofrecen funciones de seguimiento sólidas, pero a menudo requieren una configuración adicional fuera de Jira. Algunas de ellas se basan en extensiones de navegador. Esto puede provocar la pérdida de datos si los usuarios olvidan registrar su tiempo correctamente.
Luego está ActivityTimeline. Es una fuente inagotable de planificación de recursos y seguimiento del tiempo diseñada específicamente para Jira Cloud y Jira Server. Ofrece hojas de tiempo visuales interactivas, lo que facilita el seguimiento del progreso de un vistazo. Además, se sincroniza con Jira Software y Jira Service Management, lo que permite recopilar todos los datos temporales relevantes sin necesidad de realizar tareas manuales adicionales.
Tenemos otra gran victoria. Con ActivityTimeline, puedes generar hojas de tiempo para equipos, individuos, proyectos o incluso epopeyas. Puedes hacer un seguimiento de las horas facturables y no facturables, contabilizar los días no laborables y exportar informes a Excel con un solo clic.
Y aunque algunas herramientas se centran exclusivamente en el seguimiento del tiempo, ActivityTimeline incorpora la planificación de los recursos. No solo ves cuánto tiempo se ha empleado, sino también quién está disponible, quién tiene más reservas y dónde se pierde el tiempo.
Tres tipos de informes de hojas de tiempo en ActivityTimeline
La escala nunca es un problema aquí. Puedes generar informes de hasta 5000 problemas con los filtros de Jira, y los usuarios de Jira Cloud ya no tienen que preocuparse por el límite histórico de dos años. Esta flexibilidad es importante porque no todas las hojas de horas se crean de la misma manera. Algunos equipos necesitan una instantánea rápida y de alto nivel del progreso, mientras que otros requieren información detallada y granular para la facturación y la asignación de recursos. Por eso, ActivityTimeline ofrece tres tipos distintos de informes de hojas de tiempo, lo que garantiza que cada equipo reciba exactamente lo que necesita.
Hoja de horas del equipo Progress
La hoja de tiempo del equipo de progreso (o vista de progreso) es para los gerentes que desean tener una claridad instantánea sobre dónde se dedica el tiempo. No hay que buscar datos sin procesar ni tener que desplazarse sin parar, basta con hacer un desglose visual y nítido de las horas registradas en comparación con las horas requeridas.
Si las cargas de trabajo están equilibradas, lo verá de inmediato. Si alguien se está retrasando, la barra de progreso te lo indicará de un vistazo. ¿Y si un miembro del equipo sobreutilizado se está agotando? Lo descubrirás antes de que se convierta en un problema mayor.
Esta hoja de horas es perfecta para los líderes que necesitan respuestas rápidas a preguntas como:
- ¿Mi equipo va por buen camino para cumplir con los plazos?
- ¿Las cargas de trabajo están distribuidas de manera uniforme?
- ¿Dónde estamos viendo sobretiempos?
Es simple, eficaz e ideal para mantener los proyectos dentro del cronograma.
Cronología | Hoja de tiempo del equipo
Para los equipos que gestionan varios proyectos, la hoja de tiempo para equipos de Timeline supone un punto de inflexión. En lugar de limitarte a ver el total de horas, este informe te permite desglosar los datos según tus necesidades: por usuario, proyecto o incluso por grupo.
Supongamos que está gestionando varias iniciativas a la vez. No solo quieres saber que la semana pasada se registraron 40 horas, sino que quieres ver a dónde se fueron esas horas. ¿Se dividieron equitativamente entre los proyectos? ¿Algunas tareas consumieron más tiempo del esperado? La hoja de tiempo del equipo con cronograma te ofrece una visión completa del desglose, lo que facilita el seguimiento del desempeño del equipo en los diferentes flujos de trabajo.
¿Aún mejor? Se integra con los filtros guardados de Jira, lo que significa que puedes personalizar los informes para que se ajusten exactamente a tus necesidades. Ya sea que quieras centrarte en un proyecto específico de sprint, departamento o cliente, la flexibilidad está ahí.
Para obtener información aún más detallada, puedes usar los campos personalizados de Jira para subagrupar. Esto significa que no tienes que limitarte a una sola capa de datos. Puedes organizar tus registros de tiempo según detalles como el usuario o los datos. Hace que sea mucho más fácil detectar exactamente qué áreas o prioridades específicas ocupan más tiempo.
Hoja de tiempo detallada del equipo
A veces, una visión general no es suficiente. Cuando necesitas hacer un seguimiento de cada hora registrada, la hoja de tiempo detallada del equipo es lo que necesitas.
Este informe está diseñado para los equipos que necesitan datos sólidos, ya sea para la facturación de los clientes, las previsiones financieras o las auditorías internas. Desglosa los registros de trabajo a nivel individual y muestra exactamente quién trabajó en qué, cuándo y durante cuánto tiempo. También puedes incluir una columna de puesto para hacer un seguimiento de cómo los diferentes roles dividen su tiempo entre los distintos proyectos.
El diseño también usa íconos de estado de aprobación para ayudarlo a detectar rápidamente las entradas verificadas, y ahora es más fácil de leer porque los comentarios del registro de trabajo caben mucho mejor en la página.
Si un miembro del equipo no ve un registro, los usuarios autorizados pueden usar el botón «Registrar trabajo en nombre de» directamente en la ventana emergente. ¿Necesitas separar las horas facturables de las no facturables? No hay problema. ¿Quiere exportarlo todo a Excel para un análisis más profundo? Está integrado.
Esta hoja de tiempo es particularmente útil para los equipos que confían en un seguimiento preciso del tiempo para la facturación. Con datos precisos al alcance de la mano, puede asegurarse de que se contabilizan todas las horas facturables, lo que elimina las conjeturas y protege sus ganancias.
La hoja de horas adecuada para cada necesidad
ActivityTimeline no solo consiste en hacer un seguimiento del tiempo, sino en tomar decisiones más inteligentes con mejores datos. Ya sea que necesite una visión general de alto nivel, información basada en proyectos o un registro de auditoría exhaustivo, la hoja de tiempo correcta está a solo unos clics de distancia.
Ámbitos
Los ámbitos proporcionan opciones de filtrado avanzadas para las hojas de tiempo. Empieza por seleccionar un criterio de filtrado principal de entre las opciones disponibles (equipo/personas, proyecto, épico, categoría o asunto). A continuación, eliges los detalles exactos que necesitas para tu informe. Para tener aún más control, usa la opción «Excluir». Te permite ocultar elementos específicos para que puedas concentrarte solo en los datos que realmente necesitas.
A excepción de los filtros de Jira, todos los criterios admiten el filtrado de selección múltiple, lo que te permite generar informes para varios proyectos, números, epopeyas o equipos de forma simultánea. Esta función es ideal para los gerentes que desean ver cómo colaboran los equipos en un gran proyecto.
Plantillas y agrupaciones personalizadas
En el panel izquierdo, utiliza plantillas creadas previamente o la pestaña «Personalizado» para agrupar los datos por cualquier campo personalizado de Jira.
Tableros guardados
No pierda tiempo reconstruyendo el mismo informe cada semana. Para guardar el informe configurado, haga clic en el enlace «Guardar configuración como...», introduzca un título y, a continuación, guárdelo. Se podrá acceder a todos los informes guardados en el módulo «Hoja de tiempo» del menú.
Si desea eliminar un informe, vaya a la pestaña «Configuraciones» → «Paneles». En esta página, también puedes compartir el panel que has creado con otros usuarios o equipos.
Por qué los equipos no deberían registrar el trabajo en Excel
Muchos equipos aún confían en Excel para el seguimiento de las hojas de tiempo, pero este método es propenso a errores e ineficiencias. La introducción manual de los registros de tiempo puede generar discrepancias, y la consolidación de los datos en varias hojas de cálculo lleva mucho tiempo. Las funciones integradas de seguimiento del tiempo de Jira eliminan algunos de estos problemas, pero carecen de la flexibilidad y la automatización que ofrecen las herramientas especializadas de registro de horas.
Al usar un complemento avanzado de hojas de tiempo como ActivityTimeline, puedes expandir Automatización de Jira para gestionar la mayor parte del proceso de seguimiento por usted.
- Los registros de trabajo se sincronizan automáticamente con Jira, lo que reduce la entrada manual de datos y garantiza la precisión.
- Puedes registrar el tiempo directamente desde Google Calendar o Outlook.
- La información en tiempo real permite a los gerentes tomar decisiones informadas sin tener que compilar informes manualmente.
- La capacidad de realizar un seguimiento de las horas facturables y no facturables, contabilizar los días no laborables y personalizar los informes mejora aún más la utilidad de una herramienta de hoja de horas dedicada.
Proceso de aprobación
El proceso de aprobación desempeña un papel crucial en la gestión de la editabilidad de las hojas de tiempo para los usuarios habituales. Una vez que se aprueba una hoja de horas, queda bloqueada y no se puede editar tanto en la página de seguimiento como en la de trabajo, lo que garantiza la integridad de los datos registrados.
Puede activar o desactivar esta opción. Al deshabilitar el flujo de trabajo de aprobación, se eliminarán los requisitos y las funcionalidades de aprobación. Puede ajustar esta configuración en el Configuraciones → Página de configuración de hojas de tiempo.
Capacidades de aprobación:
- Aprobar hojas de horas: Usuarios autorizados (Administrador, gerente, líder de Power Team y líder de equipo)) puede aprobar hojas de horas individuales, bloqueándolas para que no puedan volver a editarse.
- Aprobación masiva: Esta función permite la aprobación de varias hojas de horas a la vez, lo que agiliza el proceso para equipos grandes o numerosas entradas.
- Ver las hojas de horas aprobadas: Los usuarios pueden filtrar fácilmente qué hojas de tiempo se han aprobado o no.
- Detalles de aprobación: El sistema registra y muestra quién aprobó cada hoja de tiempo, lo que brinda transparencia y responsabilidad.
- Restricciones de fecha anterior: Los administradores pueden establecer un «límite de registros de trabajo anteriores». Esto evita que los usuarios registren trabajos demasiado antiguos, lo que permite que los plazos sean realistas.
Toma el control del seguimiento del tiempo de Jira
Seguimiento efectivo del tiempo es esencial para el éxito del proyecto, y las herramientas integradas de Jira proporcionan una base sólida. Sin embargo, para los equipos que necesitan informes y personalización más avanzados, invertir en un complemento dedicado a las hojas de tiempo de Jira, como ActivityTimeline, es una opción inteligente. Gracias a sus potentes funciones de elaboración de informes, su interfaz intuitiva y su perfecta integración con Jira, ActivityTimeline permite a los equipos gestionar su tiempo de forma más eficiente, optimizar las cargas de trabajo y garantizar una facturación precisa.
Para los equipos que buscan ir más allá del seguimiento básico del tiempo, la actualización a un sistema más avanzado puede marcar una diferencia significativa. Ya sea que necesites hacer un seguimiento de las horas facturables, supervisar el progreso de varios proyectos o garantizar una mejor asignación de los recursos, la solución de planillas horarias adecuada puede proporcionarte la información que necesitas para trabajar de forma más inteligente.
