El módulo Workspace de ActivityTimeline te permite exportar fácilmente tus registros de trabajo personales a Excel. Esta función es perfecta para el seguimiento personal, el análisis detallado o los envíos externos, como la facturación. Puedes seleccionar intervalos de fechas específicos o filtrar por proyecto, y la exportación incluye todos los datos cruciales, como los nombres de las tareas, la duración y las fechas, listos para su posterior análisis.
Ya conoces el procedimiento.
Planifica, asigna y asigna meticulosamente horas de seguimiento, esforzándose por lograr ese difícil equilibrio entre maximizar el potencial del equipo y prevenir el agotamiento.
Pero, ¿qué sucede cuando sus colaboradores individuales necesitan acceder a sus propios datos de trabajo detallados para la elaboración de informes externos, el mantenimiento de registros personales o incluso la facturación a los clientes?
A menudo, esto se convierte en un proceso manual tedioso, que extrae datos de fuentes dispares y tiene problemas con las hojas de cálculo. Aquí es donde entra en juego ActivityTimeline, que transforma un posible quebradero de cabeza en una operación fluida al permitir a los empleados exportar fácilmente sus registros de trabajo personales.
ActivityTimeline está diseñado para proporcionar una visibilidad y un control exhaustivos sobre los recursos y las tareas del proyecto. Si bien sus sólidas capacidades de planificación e informes son invaluables para los gerentes, la plataforma también brinda a los miembros individuales del equipo funciones que mejoran su productividad y autonomía. La capacidad de exportar registros de trabajo personales es un excelente ejemplo, ya que ofrece una solución sencilla para una necesidad empresarial común.
El desafío de los datos laborales desconectados
En muchas organizaciones, especialmente en las que utilizan Jira, los registros de trabajo individuales suelen estar aislados dentro del sistema. Si bien los gerentes pueden acceder a estos datos a través de varios informes, el proceso para que los empleados individuales recuperen su propio historial laboral detallado puede resultar engorroso. Esto se vuelve particularmente problemático para:
- Autónomos y contratistas: Quienes a menudo necesitan registros de tiempo detallados para facturar a los clientes.
- Empleados que requieren registros personales: Para evaluaciones de desempeño, desarrollo profesional o simplemente para hacer un seguimiento de sus contribuciones.
- Equipos que utilizan sistemas externos: Eso requiere datos de trabajo para la elaboración de presupuestos, el cumplimiento o el análisis especializado más allá de la herramienta principal de gestión de proyectos.
Transcribir o copiar datos manualmente genera ineficiencias, aumenta el riesgo de errores y desvía un valioso tiempo de las tareas principales. Crea una desconexión entre el trabajo detallado que se está realizando y la capacidad de las personas de aprovechar esos datos de manera eficaz para sus propios fines.
La solución perfecta de ActivityTimeline: exportación de registros de trabajo personales
ActivityTimeline aborda este desafío de manera frontal al proporcionar una forma directa e intuitiva para que los usuarios individuales exporten sus registros de trabajo. Esta funcionalidad es la piedra angular del
Espacio de trabajo módulo, diseñado para ofrecer a los empleados una visión general completa de sus tareas, plazos y horas registradas.
Dentro del espacio de trabajo, ActivityTimeline muestra las horas registradas, lo que te permite realizar un seguimiento del tiempo empleado y gestionar los registros de trabajo, incluida la edición de fechas, horas y comentarios. Este nivel de detalle, combinado con la funcionalidad de exportación, pone el poder de los datos directamente en manos de los miembros de tu equipo.
Cómo acceder a sus registros de trabajo y exportarlos a Excel
Exportar tus registros de trabajo personales en ActivityTimeline es un proceso rápido y eficiente. Puedes exportar tu propia tabla de registro de trabajo a Excel.
Guía paso a paso:
- Navega hasta tu espacio de trabajo: Tras iniciar sesión en ActivityTimeline, localiza y haz clic en «Espacio de trabajo» módulo. Este es su panel de control personal para las tareas y las horas registradas.
- Elija el alcance deseado: Antes de exportar, puede seleccionar el período durante el que desea exportar los registros de trabajo. Las opciones suelen incluir «Semana», «Dos semanas» o «Mes». Esto le permite adaptar la exportación a sus necesidades específicas, ya sea para un informe semanal o una factura mensual.
- Desplázate hasta la parte inferior y exporta: Una vez establecido el alcance deseado, desplázate hacia abajo en la página del espacio de trabajo hasta la tabla «Detalles de mi registro de trabajo». Al final de esta sección, encontrarás un
- «Excel» botón. Haga clic en este botón para iniciar la descarga.
A continuación, el sistema generará un archivo de Excel con los datos de su registro de trabajo para el período seleccionado.
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Selección de intervalos de fechas o filtrado por proyecto
Si bien la función de exportación principal está disponible en tu espacio de trabajo personal, ActivityTimeline ofrece una mayor capacidades de filtrado dentro del Hojas de horas módulo para una extracción de datos más refinada. Los gerentes, administradores y líderes de equipo pueden aprovechar estos filtros para generar informes muy específicos, incluidos los registros de trabajo individuales.
En el módulo Hojas de tiempo, puede:
- Modifique el intervalo de fechas: Haga clic en el período para abrir un selector de fechas del calendario y ajustar el intervalo de fechas para encontrar los datos exactos que necesita.
- Aplicar filtros de proyecto: Puede filtrar los datos por proyectos específicos, categorías de registro de trabajo o estado de aprobación, asegurándose de recuperar solo la información relevante.
- Utilice ámbitos avanzados: La función «Ámbitos» ofrece opciones de filtrado avanzadas, que te permiten seleccionar los criterios de filtrado principales, como equipo/personas, proyecto, épico, categoría o problema.
Este control granular garantiza que, ya sea un empleado individual o un gerente, pueda extraer con precisión los datos de registro de trabajo necesarios.
Aplicaciones del mundo real en las que destaca ActivityTimeline
La versatilidad de la plataforma se hace evidente cuando se examinan escenarios de implementación concretos en diferentes contextos organizacionales. Aquí es donde la exportación de registros de trabajo personales realmente aporta un valor significativo a los clientes:
Facturación de clientes y envíos externos
Nada mata tu impulso como esforzarte por juntar las piezas. horas facturables a fin de mes. Con la función de exportación de ActivityTimeline, puedes consultar rápidamente los registros de trabajo de cualquier período específico, asegurándote de que todas las horas facturables estén documentadas con precisión y listas para que los clientes las envíen. El sistema incluye automáticamente las categorías de registro de trabajo «facturables» y «no facturables», para que no tengas que adivinar qué horas cobrar.
Para las partes interesadas externas o los clientes que exigen informes de tiempo en formatos específicos, la exportación a Excel proporciona datos que están listos para su envío de inmediato. Los atributos personalizados del registro de trabajo, como «Nombre del cliente» o «Centro de costos», añaden esa capa adicional de detalle que hace que los informes tengan un aspecto profesional y completo.
Seguimiento del rendimiento personal y análisis detallado
¿Alguna vez te has preguntado a dónde va realmente tu tiempo? Exportar los registros de trabajo con campos como «Clave de emisión», «Fecha» y «Tiempo empleado» te permite profundizar en tus patrones de productividad con herramientas de hojas de cálculo conocidas. Agregue y analice estos datos para obtener información sobre cómo se distribuye su tiempo entre diversas tareas y proyectos.
Si los informes integrados de ActivityTimeline no te dan el desglose detallado que necesitas (tal vez quieras combinarlos) datos planificados y reales de una manera muy específica), exportar datos sin procesar a Excel se convierte en tu arma secreta. Un cliente necesitaba filtrar los informes por proyecto cuando no había un filtro directo disponible: simplemente los exportaba a CSV y los filtraba en Excel. Esta flexibilidad abre la posibilidad de realizar análisis personalizados increíblemente detallados, como la consolidación de las entradas de tiempo por número y fecha.
Y no se trata solo de las tareas de Jira. El tiempo dedicado a actividades que no están directamente relacionadas con temas de Jira (por ejemplo, reuniones, sesiones de formación o planificación estratégica) puede registrarse como registros de trabajo e incluirse en tus exportaciones. ActivityTimeline incluso te permite configurar eventos de calendario externos (como las reuniones de Outlook o Google Calendar) para que aparezcan como trabajos que se pueden registrar en las hojas de horas, lo que le brinda una visión completa de cómo dedica su tiempo profesional.
Auditoría y mantenimiento de registros precisos
Cuando llegue la temporada de auditorías o necesite datos históricos para las revisiones de fin de año, ActivityTimeline lo respaldará. La capacidad de exportar los registros de trabajo durante períodos prolongados (hablamos de hasta 12 meses o más) es esencial para los momentos en los que necesitas revisar tu historial laboral.
Ya sea para la documentación de cierre de un proyecto, los requisitos de cumplimiento o las revisiones operativas internas, tener registros precisos del tiempo dedicado a las tareas no solo es útil, sino que a menudo es un requisito legal. La función de exportación garantiza que estos registros se mantengan con precisión y sean fácilmente accesibles cuando más los necesitas.
Casos de uso eficaces para registros de trabajo exportados
La capacidad de exportar registros de trabajo personales a Excel abre varios casos de uso eficaces tanto para las personas como para la organización:
- Facturación precisa: Los trabajadores independientes y los contratistas pueden generar rápidamente registros de tiempo precisos para acompañar sus facturas, asegurándose de que reciben una compensación precisa por su trabajo. La exportación incluye los nombres, las duraciones y las fechas de las tareas, lo que proporciona un registro de auditoría claro.
- Datos de evaluación del desempeño personal: Los empleados pueden recopilar sus horas registradas y los detalles de las tareas para presentarlos durante las evaluaciones de desempeño, mostrar sus contribuciones y demostrar su carga de trabajo durante períodos específicos.
- Gestión mejorada del tiempo personal: Al revisar sus registros de trabajo en un formato de hoja de cálculo conocido, las personas pueden obtener información más profunda sobre cómo dedican su tiempo, identificar áreas de mejora y optimizar su productividad personal.
- Cumplimiento y mantenimiento de registros: Para las industrias con requisitos estrictos de cumplimiento de seguimiento del tiempo, los registros de trabajo exportados proporcionan un registro confiable y auditable de las horas dedicadas a diversas tareas y proyectos.
- Integración perfecta con herramientas externas: Si bien ActivityTimeline ofrece informes sólidos, algunas organizaciones pueden utilizar herramientas financieras o analíticas especializadas. La exportación de datos a Excel facilita la importación a estos sistemas externos para su posterior procesamiento.
Datos incluidos en la exportación
Al exportar los registros de trabajo a Excel, ActivityTimeline garantiza que se incluya toda la información crítica para un análisis exhaustivo. El informe contendrá la misma información visible en la versión web de la hoja de horas. Por lo general, esto abarca:
- Fecha: El día específico en que se registró la obra.
- Usuario: El nombre del usuario que registró la obra.
- Tiempo empleado: La duración del registro de trabajo.
- Categoría: La categoría asignada al registro de trabajo (p. ej., facturable o no facturable).
- Comentario: Cualquier comentario o descripción que se haya agregado al registro de trabajo.
- Detalles del problema/tarea: Información sobre el problema de Jira o el evento personalizado en el que se registró el trabajo, incluidos los nombres de las tareas y los identificadores pertinentes.
Este desglose detallado permite realizar análisis e informes en profundidad directamente en Excel, lo que le permite desglosar los datos según sea necesario.
Consejos de formato para un análisis más detallado en Excel
Una vez exportados los registros de trabajo a Excel, puede aprovechar las potentes funciones de Excel para un análisis más profundo. Estos son algunos consejos para empezar:
- Ordenar y filtrar: Utilice las funciones de clasificación y filtrado integradas de Excel para organizar rápidamente los datos por fecha, proyecto, tarea o usuario.
- Tablas dinámicas: Para obtener una visión general completa de las horas dedicadas a cada proyecto, tarea o día, cree tablas dinámicas. Esto le permite resumir sus datos de forma dinámica e identificar tendencias.
- Formato condicional: Aplica un formato condicional para resaltar categorías específicas del registro de trabajo (p. ej., facturables y no facturables), identificar las entradas que superen una duración determinada o detectar lagunas en tu registro.
- Tablas y gráficos: Visualice su datos de registro de trabajo con tablas y gráficos para identificar patrones, hacer un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo y presentar la información con claridad. Por ejemplo, un gráfico de barras con las horas registradas por día puede mostrar rápidamente los períodos de mayor actividad.
- Fórmulas: Usa fórmulas de Excel para realizar cálculos personalizados, como sumar las horas de un cliente determinado o calcular el tiempo promedio dedicado a determinados tipos de tareas.
Al permitir a las personas acceder y manipular fácilmente sus propios datos de trabajo, ActivityTimeline no solo agiliza las tareas administrativas, sino que también fomenta una mayor responsabilidad, transparencia y autogestión dentro de su equipo.
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