O módulo Workspace do ActivityTimeline permite que você exporte facilmente seus registros de trabalho pessoais para o Excel. Esse recurso é perfeito para rastreamento pessoal, análise detalhada ou envios externos, como faturamento. Você pode selecionar intervalos de datas específicos ou filtrar por projeto, e a exportação inclui todos os dados cruciais, como nomes de tarefas, durações e datas, prontos para análise posterior.
Você sabe o que fazer.
Você planeja, atribui e horas de rastreamento, buscando esse equilíbrio indescritível entre maximizar o potencial da equipe e evitar o esgotamento.
Mas o que acontece quando seus colaboradores individuais precisam acessar seus próprios dados de trabalho detalhados para relatórios externos, manutenção de registros pessoais ou até mesmo faturamento de clientes?
Muitas vezes, isso se torna um processo manual e tedioso, extraindo dados de fontes diferentes e enfrentando dificuldades com planilhas. É aqui que o ActivityTimeline entra em cena, transformando uma possível dor de cabeça em uma operação perfeita, permitindo que os funcionários exportem facilmente seus registros de trabalho pessoais.
ActivityTimeline foi projetado para fornecer visibilidade e controle abrangentes sobre recursos e tarefas do projeto. Embora seus recursos robustos de planejamento e geração de relatórios sejam inestimáveis para os gerentes, a plataforma também capacita os membros individuais da equipe com recursos que aprimoram sua produtividade e autonomia. A capacidade de exportar registros de trabalho pessoais é um excelente exemplo, oferecendo uma solução direta para uma necessidade comercial comum.
O desafio dos dados de trabalho desconectados
Em muitas organizações, especialmente aquelas que utilizam o Jira, os registros de trabalho individuais geralmente estão isolados no sistema. Embora os gerentes possam acessar esses dados por meio de vários relatórios, o processo para funcionários individuais recuperarem seu próprio histórico de trabalho granular pode ser complicado. Isso se torna particularmente problemático para:
- Freelancers e empreiteiros: Que geralmente precisam de registros de tempo detalhados para faturar clientes.
- Funcionários que exigem registros pessoais: Para avaliações de desempenho, desenvolvimento profissional ou simplesmente para acompanhar suas contribuições.
- Equipes que usam sistemas externos: Isso exige dados de trabalho para orçamento, conformidade ou análise especializada, além da principal ferramenta de gerenciamento de projetos.
Transcrever ou copiar dados manualmente gera ineficiências, aumenta o risco de erros e desvia um tempo valioso das tarefas principais. Isso cria uma desconexão entre o trabalho detalhado que está sendo feito e a capacidade das pessoas de aproveitar esses dados de forma eficaz para seus próprios propósitos.
Solução perfeita da ActivityTimeline: exportação de registros de trabalho pessoais
O ActivityTimeline aborda esse desafio de frente, fornecendo uma maneira direta e intuitiva para usuários individuais exportarem seus registros de trabalho. Essa funcionalidade é a base do
Espaço de trabalho módulo, projetado para oferecer aos funcionários uma visão geral abrangente de suas atribuições, prazos e horas registradas.
No espaço de trabalho, o ActivityTimeline exibe suas horas registradas, permitindo que você acompanhe o tempo gasto e gerencie registros de trabalho, incluindo edição de datas, horários e comentários. Esse nível de detalhe, combinado com a funcionalidade de exportação, coloca o poder dos dados diretamente nas mãos dos membros da sua equipe.
Como acessar e exportar seus registros de trabalho para o Excel
Exportar seus registros de trabalho pessoais no ActivityTimeline é um processo rápido e eficiente. Você pode exportar sua própria tabela de registro de trabalho para o Excel.
Guia passo a passo:
- Navegue até seu espaço de trabalho: Depois de fazer login no ActivityTimeline, localize e clique no “Espaço de trabalho” módulo. Este é o seu painel pessoal para tarefas e horas registradas.
- Escolha o escopo desejado: Antes de exportar, você pode selecionar o período para o qual deseja exportar os registros de trabalho. As opções geralmente incluem “Semana”, “Duas semanas” ou “Mês”. Isso permite que você adapte a exportação às suas necessidades específicas, seja para um relatório semanal ou uma fatura mensal.
- Role até o final e exporte: Depois que o escopo desejado estiver definido, role para baixo na página do Workspace até a tabela “Detalhes do meu registro de trabalho”. Na parte inferior desta seção, você encontrará um
- “Excel” botão. Clique nesse botão para iniciar o download.
O sistema então gerará um arquivo Excel contendo os dados do seu registro de trabalho para o período selecionado.
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Selecionar intervalos de datas ou filtrar por projeto
Embora a função de exportação principal esteja disponível em seu espaço de trabalho pessoal, o ActivityTimeline oferece uma linha mais ampla capacidades de filtragem dentro do Planilhas de horários módulo para uma extração de dados mais refinada. Gerentes, administradores e líderes de equipe podem aproveitar esses filtros para gerar relatórios altamente específicos, incluindo registros de trabalho individuais.
No módulo Planilhas de horários, você pode:
- Modifique o intervalo de datas: Clique no período para abrir um seletor de datas do calendário e ajustar o intervalo de datas para encontrar os dados exatos de que você precisa.
- Aplicar filtros de projeto: Você pode filtrar dados por projetos específicos, categorias de registro de trabalho ou status de aprovação, garantindo que você recupere somente as informações relevantes.
- Use escopos avançados: O recurso “Escopos” fornece opções avançadas de filtragem, permitindo que você selecione critérios de filtragem primários, como Equipe/Pessoas, Projeto, Épico, Categoria ou Problema.
Esse controle granular garante que, seja você um funcionário individual ou um gerente, possa extrair com precisão os dados do registro de trabalho necessários.
Aplicações do mundo real em que o cronograma de atividades brilha
A versatilidade da plataforma se torna aparente ao examinar cenários concretos de implementação em diferentes contextos organizacionais. É aqui que as exportações de registros de trabalho pessoais realmente agregam valor significativo aos clientes:
Faturamento do cliente e envios externos
Nada mata mais seu ímpeto do que juntar as peças. horas faturáveis no final do mês. Com o recurso de exportação do ActivityTimeline, você pode obter rapidamente seus registros de trabalho por qualquer período especificado, garantindo que todas as horas faturáveis sejam documentadas com precisão e prontas para envio ao cliente. O sistema inclui automaticamente as categorias de registro de trabalho “Faturável” e “Não faturável”, para que você não fique adivinhando quais horas cobrar.
Para partes interessadas externas ou clientes que exigem relatórios de tempo em formatos específicos, a exportação do Excel fornece dados que estão imediatamente prontos para envio. Atributos personalizados do registro de trabalho, como “Nome do cliente” ou “Centro de custos”, adicionam essa camada extra de detalhes que faz com que seus relatórios pareçam profissionais e abrangentes.
Rastreamento de desempenho pessoal e análise detalhada
Já se perguntou para onde seu tempo realmente vai? A exportação de registros de trabalho com campos como “Chave do problema”, “Data” e “Tempo gasto” permite que você mergulhe profundamente em seus padrões de produtividade usando ferramentas de planilhas conhecidas. Agregue e analise esses dados para obter insights sobre como seu tempo é distribuído em várias tarefas e projetos.
Se os relatórios integrados do ActivityTimeline não fornecerem a análise granular de que você precisa (talvez você queira combinar). dados planejados e reais de uma forma muito específica), exportar dados brutos para o Excel se torna sua arma secreta. Um cliente precisou filtrar relatórios por projeto quando um filtro direto não estava disponível. Ele simplesmente exportou para CSV e fez a filtragem no Excel. Essa flexibilidade abre possibilidades para análises personalizadas incrivelmente detalhadas, como consolidar entradas de horário por edição e data.
E não se trata apenas de tarefas do Jira. O tempo gasto em atividades que não estão diretamente relacionadas aos problemas do Jira, como reuniões, sessões de treinamento ou planejamento estratégico, pode ser registrado como registros de trabalho e incluído em suas exportações. O ActivityTimeline permite até mesmo configurar eventos externos do calendário (como reuniões do Outlook ou do Google Calendar) para aparecer como trabalho registrável em planilhas de horas, oferecendo uma visão completa de como você gasta seu tempo profissional.
Auditoria e manutenção precisa de registros
Quando chega a temporada de auditoria ou você precisa de dados históricos para análises de fim de ano, a ActivityTimeline está à sua disposição. A capacidade de exportar registros de trabalho por longos períodos — estamos falando de até 12 meses ou mais — é essencial para aqueles momentos em que você precisa rastrear seu histórico de trabalho.
Seja para documentação de encerramento de projetos, requisitos de conformidade ou análises operacionais internas, ter registros precisos do tempo gasto em tarefas não é apenas útil — geralmente é exigido legalmente. O recurso de exportação garante que esses registros sejam mantidos com precisão e sejam facilmente acessíveis quando você mais precisar deles.
Casos de uso poderosos para registros de trabalho exportados
A capacidade de exportar registros de trabalho pessoais para o Excel desbloqueia vários casos de uso poderosos tanto para indivíduos quanto para a organização:
- Faturamento preciso: Freelancers e empreiteiros podem gerar rapidamente registros de tempo precisos para acompanhar suas faturas, garantindo que sejam compensados com precisão por seu trabalho. A exportação inclui nomes, durações e datas das tarefas, fornecendo uma trilha de auditoria clara.
- Dados de avaliação de desempenho pessoal: Os funcionários podem compilar as horas registradas e os detalhes das tarefas para apresentar durante as avaliações de desempenho, mostrando suas contribuições e demonstrando sua carga de trabalho em períodos específicos.
- Gerenciamento de tempo pessoal aprimorado: Ao revisar seus registros de trabalho em um formato de planilha familiar, as pessoas podem obter informações mais aprofundadas sobre como gastam seu tempo, identificar áreas de melhoria e otimizar sua produtividade pessoal.
- Conformidade e manutenção de registros: Para setores com requisitos rígidos de conformidade de controle de tempo, os registros de trabalho exportados fornecem um registro confiável e auditável das horas gastas em várias tarefas e projetos.
- Integração perfeita com ferramentas externas: Embora o ActivityTimeline ofereça relatórios robustos, algumas organizações podem usar ferramentas financeiras ou analíticas especializadas. A exportação de dados para o Excel facilita a importação para esses sistemas externos para processamento adicional.
Dados incluídos na exportação
Quando você exporta seus registros de trabalho para o Excel, o ActivityTimeline garante que todas as informações críticas sejam incluídas para uma análise abrangente. O relatório conterá as mesmas informações visíveis na versão web do quadro de horários. Isso normalmente engloba:
- Data: O dia específico em que o trabalho foi registrado.
- Usuário: O nome do usuário que registrou o trabalho.
- Tempo gasto: A duração do registro de trabalho.
- Categoria: A categoria atribuída ao registro de trabalho (por exemplo, Faturável, Não Faturável).
- Comentário: Quaisquer comentários ou descrições adicionados ao registro de trabalho.
- Detalhes do problema/tarefa: Informações sobre o problema do Jira ou evento personalizado contra o qual o trabalho foi registrado, incluindo nomes de tarefas e identificadores relevantes.
Essa análise detalhada permite análises e relatórios aprofundados diretamente no Excel, permitindo que você divida seus dados conforme necessário.
Dicas de formatação para análises adicionais no Excel
Depois que seus registros de trabalho forem exportados para o Excel, você poderá aproveitar os poderosos recursos do Excel para uma análise mais aprofundada. Aqui estão algumas dicas para começar:
- Classificar e filtrar: Use as funções integradas de classificação e filtro do Excel para organizar rapidamente seus dados por data, projeto, tarefa ou usuário.
- Tabelas dinâmicas: Para uma visão geral abrangente das horas gastas por projeto, por tarefa ou por dia, crie tabelas dinâmicas. Isso permite que você resuma dinamicamente seus dados e identifique tendências.
- Formatação condicional: Aplique a formatação condicional para destacar categorias específicas do registro de trabalho (por exemplo, faturáveis versus não faturáveis), identificar entradas que excedam uma determinada duração ou identificar lacunas em seu registro.
- Tabelas e gráficos: Visualize seu dados do registro de trabalho com tabelas e gráficos para identificar padrões, acompanhar o progresso ao longo do tempo e apresentar informações com clareza. Por exemplo, um gráfico de barras de horas registradas por dia pode mostrar rapidamente seus períodos mais movimentados.
- Fórmulas: Use fórmulas do Excel para cálculos personalizados, como somar as horas de um cliente específico ou calcular o tempo médio gasto em determinados tipos de tarefas.
Ao capacitar as pessoas a acessar e manipular facilmente seus próprios dados de trabalho, o ActivityTimeline não apenas simplifica as tarefas administrativas, mas também promove maior responsabilidade, transparência e autogerenciamento em sua equipe.
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