Gestão de projetos no Jira: Dicas e boas práticas

O gerenciamento de projetos do Jira pode parecer complicado no início, mas é uma ferramenta incrivelmente poderosa para organizar tarefas, acompanhar o progresso e aprimorar a colaboração em equipe.

Este guia abrangente explicará como começar a usar o Jira, criar e gerenciar projetos, lidar com problemas, usar metodologias ágeis e muito mais. Aqui, você encontrará dicas e insights práticos para tornar seu gerenciamento de projetos mais fácil e eficiente.

Começando com o Jira para gerenciamento de projetos

O Jira Software é uma das principais ferramentas para gerenciamento ágil de projetos, criada para ajudar as equipes de desenvolvimento a se manterem atualizadas sobre seu fluxo de trabalho. Ele está repleto de recursos ágeis, o que o torna ideal para gerenciar projetos. As equipes podem organizar tarefas, acompanhar o progresso e medir o desempenho, tudo em um só lugar. Mas, embora o Jira faça muito, ele tem algumas lacunas, especialmente no planejamento de capacidade, controle de tempo e geração de relatórios. É aí que entram complementos como o ActivityTimeline, preenchendo as peças que faltam para facilitar o gerenciamento de recursos.

Primeiros passos com o Jira Projects

Começar um novo projeto no Jira é bem simples, mesmo que pareça complicado no início. Você tem dois tipos para escolher: clássico e de última geração. Os projetos clássicos são para equipes que precisam de muita personalização, enquanto os projetos de próxima geração são mais simplificados e fáceis de usar, perfeitos para equipes ágeis que desejam manter as coisas simples.

Criação e gerenciamento de projetos do Jira

Configurar um projeto no Jira é fácil: basta acessar Configurações > Projetos > Criar projeto. Se você quiser criar um projeto gerenciado pela empresa, precisará das permissões de administrador do Jira. Para projetos gerenciados por equipes, você só precisa de permissão para criá-los.

Depois que seu projeto estiver em execução, você precisará adicionar membros da equipe e ajustar as configurações de acesso. Saber a diferença entre projetos gerenciados pela empresa e gerenciados por equipes é fundamental, pois isso afeta o controle que você tem sobre fluxos de trabalho e permissões. O gerenciamento adequado do acesso mantém as funções claras, simplifica a colaboração e mantém as coisas seguras.

Gerenciamento de usuários e funções

Adicionar membros da equipe ao seu projeto Jira é simples: convide-os por e-mail no Jira Cloud ou Server. A comunicação clara das funções garante que cada membro da equipe compreenda suas responsabilidades. Funções comuns, como Bug Tester, Editor e Developer, contribuem de forma única para o sucesso do projeto. Observe que complementos como o ActivityTimeline podem ter uma linha estendida de funções com vários níveis de acesso.

O gerenciamento adequado de usuários simplifica a alocação de tarefas e promove a responsabilidade e a colaboração dentro da equipe. Funções claramente definidas ajudam os membros da equipe a entender suas contribuições e como elas se encaixam nas metas mais amplas do projeto.

Personalizando permissões

Gerenciar permissões no Jira pode ser complexo, mas é fundamental para manter a segurança e a eficiência do projeto. Auditorias regulares e controles de acesso baseados em funções garantem que as permissões estejam alinhadas às estruturas atuais da equipe e às necessidades do projeto.

Os administradores do Jira podem ajustar os esquemas de permissão editando as permissões do usuário ou do projeto ou implementando regras complexas. Campos personalizados adaptados às necessidades específicas de permissão aumentam a flexibilidade e a segurança em seu ambiente Jira.

Lidando com problemas em projetos do Jira

No Jira, os principais elementos do trabalho variam de tarefas menores a épicos substanciais e são denominados emitir. Para aprimorar a organização dentro de um projeto, os componentes categorizam esses problemas e permitem a especificação dos indivíduos padrão responsáveis por eles. Esse arranjo promove o gerenciamento eficaz de tarefas e garante que o status do projeto seja transparente.

O Jira se destaca em adaptar o rastreamento de problemas a requisitos específicos. Ele permite que os usuários criem tipos personalizados além daqueles fornecidos pelas configurações padrão para monitorar adequadamente bugs ou atividades especializadas. Estabelecer vínculos entre problemas é crucial para ilustrar dependências ou conexões entre várias atribuições, especialmente em projetos multifacetados.

Além do mero monitoramento, o tratamento adequado dos problemas exige a supervisão de todo o ciclo de vida por meio de fluxos de trabalho. Esses processos predefinidos detalham sequências de tarefas e interdependências, vitais para conduzir com sucesso os esforços de gerenciamento de projetos.

Criação e tipos de problemas

O Jira oferece uma plataforma altamente personalizável para criar problemas. As equipes podem definir tipos de problemas exclusivos e configurar os campos como obrigatórios ou opcionais. Essa adaptabilidade garante que o rastreamento de problemas seja ajustado para atender às demandas precisas de um projeto, melhorando a eficiência e a comunicação clara.

Os campos dos problemas do Jira são projetados para exibir informações cruciais e podem ser adaptados às necessidades de cada projeto. Ao personalizar esses campos, as equipes garantem que todas as informações relevantes sejam registradas e prontamente disponíveis, apoiando assim o gerenciamento aprimorado de tarefas e processos de tomada de decisão mais informados.

No ActivityTimeline, a criação de problemas é totalmente integrada ao fluxo de trabalho do aplicativo, o que permite que os usuários adicionem problemas diretamente em um cronograma:

Adicionando e gerenciando fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho no Jira definem como as tarefas progridem do início ao fim. Eles podem ser simples ou complexos, adaptados a diferentes tipos de problemas e requisitos do projeto. Os esquemas de fluxo de trabalho conectam fluxos de trabalho a projetos para gerenciamento personalizado de tarefas.

O mapeamento de todos os tipos de problemas em um único fluxo de trabalho unificado simplifica o gerenciamento de tarefas. Essa adaptabilidade garante que os fluxos de trabalho atendam às necessidades específicas de cada projeto, promovendo eficiência e consistência na conclusão das tarefas.

Usando metodologias ágeis no Jira

O Jira é uma ferramenta versátil que suporta várias metodologias ágeis, mais comumente Scrum e Kanban. Ele oferece quadros ágeis, backlogs, roteiros, relatórios, integrações e complementos para agilizar o gerenciamento de projetos. Essa flexibilidade permite que as equipes adotem abordagens personalizadas com base em seu fluxo de trabalho.

As ferramentas ágeis de geração de relatórios do Jira ajudam as equipes a monitorar o desempenho, fornecendo insights que impulsionam a melhoria contínua. Seja usando Scrum ou Kanban, os recursos do Jira aprimoram o gerenciamento ágil de projetos.

Vamos explorar como o Jira atende especificamente às equipes Scrum e Kanban.

Jira para equipes Scrum

As ferramentas ágeis do Jira melhoram muito a eficácia das equipes scrum. Gerenciar o backlog durante o planejamento do sprint é essencial para definir as prioridades das tarefas e avaliar as estimativas de esforço para os próximos sprints. Recursos como relatórios de sprint e gráficos de burndown fornecem perspectivas valiosas sobre o desempenho da equipe, apoiando o planejamento proficiente de sprint.

O Jira facilita as reuniões diárias do scrum ao apresentar uma visão atualizada das tarefas ativas no quadro do scrum. Isso permite que as equipes deliberem com eficiência sobre seu progresso e quaisquer obstáculos que encontrem. Esse método recorrente promove o trabalho em equipe e o aprimoramento contínuo.

Jira para equipes Kanban

As equipes que usam o Kanban podem usar os painéis Kanban do Jira para monitorar tarefas sem cumprir prazos específicos. Para estabelecer um quadro Kanban, algumas permissões e campos personalizados são necessários. Uma vez implantadas, as equipes podem começar imediatamente a incorporar problemas ou histórias de usuários.

Elementos como raias de natação, os limites de trabalho em andamento (WIP) e os atrasos aumentam a produtividade do fluxo de trabalho e ajudam a evitar congestionamentos. A integração do Kanban no Jira oferece uma iniciação simples com despesas gerais mínimas, facilitando o gerenciamento fácil dos fluxos de trabalho da equipe.

Rastreando e relatando o progresso no Jira

Acompanhar e relatar o progresso é crucial para o gerenciamento bem-sucedido de projetos. Os relatórios e painéis integrados do Jira oferecem informações valiosas sobre os dados do projeto, ajudando as equipes a analisar cargas de trabalho e monitorar a integridade do projeto. Essas ferramentas são vitais para visualizar o progresso e identificar gargalos no fluxo de trabalho.

As principais métricas monitoradas nos relatórios do Jira incluem o tempo de resolução e a proporção entre problemas recém-criados e resolvidos. Ferramentas avançadas de geração de relatórios, como gráficos de esgotamento e gráficos de controle, aprimoram ainda mais a visualização de dados e o acompanhamento de projetos.

Relatórios e painéis integrados

Os painéis personalizados do Jira oferecem às equipes uma perspectiva abrangente sobre a integridade de vários projetos, permitindo que elas acompanhem as principais métricas de forma eficaz. Relatórios integrados integrados, como diagramas de fluxo cumulativos e gráficos circulares de carga de trabalho, desempenham um papel vital no mapeamento do progresso e na identificação de gargalos do fluxo de trabalho.

Elaboração de relatórios proficientes e painéis no Jira pode ser complexo, exigindo frequentemente treinamento especializado e personalização adaptados às necessidades individuais da equipe. Quando configuradas adequadamente, essas ferramentas fornecem insights poderosos que são fundamentais para impulsionar o sucesso do projeto.

Ferramentas avançadas de geração de relatórios

Os relatórios e painéis integrados do Jira ajudam as equipes a ver seu desempenho e acompanhar o progresso, mas podem se complicar rapidamente. Se você é novo no Jira, navegar por todos os recursos de relatórios pode parecer muito difícil. É por isso que muitas equipes recorrem a complementos como o ActivityTimeline para obter planilhas de horas, planejamento de capacidade e relatórios de carga de trabalho mais intuitivos, sem a curva de aprendizado acentuada.

Acompanhar o que sua equipe planejou versus o que realmente foi feito pode ser uma dor de cabeça. É aí que os relatórios de projeto da ActivityTimeline entram em cena, fornecendo informações claras e objetivas sobre progresso, eficiência e possíveis gargalos, sem as dificuldades usuais de geração de relatórios do Jira.

Gráfico planejado versus gráfico real

O Gráfico planejado versus gráfico real fornece uma comparação visual da carga de trabalho planejada de uma equipe com o tempo real gasto em tarefas durante um período específico. Esse gráfico ajuda os gerentes a avaliar rapidamente se a equipe está subutilizada ou subutilizada, identificar inconsistências nas estimativas e ajustar o planejamento futuro para melhorar a precisão. Ao extrair dados dos tickets do Jira, incluindo estimativas originais, tempo registrado e tempo restante, ele oferece uma visão clara das tendências de desempenho.

Relatório planejado versus relatório real

O relatório planejado versus real divide as estimativas de tarefas versus o tempo real gasto em um formato estruturado. Ele destaca as discrepâncias no planejamento, ajudando as equipes a refinar seu processo de estimativa e monitorar a eficiência geral. O relatório inclui detalhes como estimativas originais e restantes, tempo registrado e status da tarefa, facilitando a identificação de trabalhos subestimados ou superestimados. Isso é essencial para melhorar a alocação de recursos e o planejamento de projetos de longo prazo.

Relatório de progresso do projeto

O Relatório de progresso do projeto fornece uma visão estruturada da conclusão do trabalho por meio de filtros de projeto, épico, iniciativa ou personalizados do Jira. Ele calcula o progresso com base na porcentagem de problemas secundários concluídos dentro da hierarquia selecionada. Os usuários podem configurar o relatório para mostrar campos específicos, acompanhar o progresso em diferentes níveis e ocultar problemas concluídos ou de baixa prioridade, mantendo-os no cálculo geral. Este relatório é ideal para monitorar projetos de grande escala e garantir que o trabalho avance conforme o planejado.

Automatizando tarefas no Jira

A automação no Jira pode aumentar significativamente a eficiência ao reduzir a quantidade de trabalho manual necessário. Ele simplifica os fluxos de trabalho automatizando tarefas recorrentes, aplicando edições em massa e duplicando problemas. Essa forma de automação pode ser adaptada a projetos específicos ou expandida por toda a organização, aumentando assim a produtividade em vários estágios.

Integrações, como a integração com o Jira Slack, reforçam os recursos de automação ao permitir o envio de mensagens acionado por determinados eventos no Jira.

Configurando regras de automação

No Jira, uma regra de automação é composta por gatilhos, condições e ações que determinam como ela funciona. Para estabelecer essas regras, é preciso primeiro escolher um projeto e, em seguida, definir os gatilhos, condições e ações específicos. O mecanismo de fluxo de trabalho no Jira simplifica o gerenciamento de problemas atualizando automaticamente os problemas de acordo com os eventos ou critérios definidos.

A implementação desse mecanismo permite que as equipes otimizem seus fluxos de trabalho por meio da automação. Isso contribui para melhorar a eficiência e, ao mesmo tempo, diminui a probabilidade de ocorrência de erros humanos devido a processos manuais.

Práticas recomendadas para automação

A adoção de práticas de automação ajuda as equipes a otimizar o gerenciamento de tarefas, levando a melhores resultados do projeto e maior produtividade. Veja como você pode usar o ActivityTimeline e a automação do Jira para saber quanto tempo uma tarefa específica precisará para ser concluída. Felizmente, o ActivityTimeline pode estimar a duração da tarefa de forma independente, se você fornecer a Iniciar e Datas de término para isso no Jira.

Depois de atribuir as datas de início e término, isso determinará quanto tempo está disponível para a tarefa, levando em consideração questões como fim de semana, feriados e até férias. O ActivityTimeline então atribui automaticamente a tarefa ao membro da equipe e a aprova no cronograma do membro da equipe, ao mesmo tempo em que distribui a carga de trabalho pelo número de dias disponíveis.

Por que é útil:

• Não é necessário adivinhar ou agendar um horário dentro de prazos limitados, pois o ActivityTimeline faz isso em seu nome.
• Você pode ter certeza de que a equipe concluirá a tarefa dentro do prazo determinado.
• Também minimiza a sobrecarga, pois o trabalho está bem distribuído entre o número de dias disponíveis.

Escalando o Agile com o Jira

A introdução de metodologias ágeis em várias equipes pode causar dificuldades, mas o Jira suporta estruturas ágeis, fornecendo adaptabilidade para atender aos diversos requisitos de cada equipe. Ao estabelecer uma visão compartilhada entre as equipes, os esforços cooperativos são amplificados, mesmo que cada equipe mantenha sua independência.

As organizações devem modificar suas abordagens para manter e expandir os métodos ágeis sustentáveis.

Coordenando vários projetos

Para lidar de forma eficaz com vários projetos ao mesmo tempo, é essencial manter um método sistemático que mantenha as equipes em sintonia com os objetivos gerais. O Jira fornece recursos projetados para monitorar tarefas, controlar interdependências e promover o trabalho em equipe bem-sucedido em projetos contínuos e individuais.

O uso de ferramentas como painéis e painéis do Scrum permite que as equipes vejam claramente as informações do projeto, monitorem o avanço e identifiquem possíveis impedimentos. Essa perspectiva abrangente desempenha um papel vital na sincronização das atividades e no alcance eficiente dos principais marcos de um projeto.

O Jira organiza o trabalho em projetos separados, o que pode dificultar o planejamento entre projetos. O ActivityTimeline simplifica isso oferecendo um calendário centralizado em que todos os projetos, tarefas e equipes se reúnem em um só lugar. Isso torna mais fácil:

• Acompanhe cargas de trabalho em vários projetos
• Equilibre os recursos sem sobrecarregar as equipes
• Planeje sprints de curto prazo e iniciativas de longo prazo

O Painel do Planejador funciona como um calendário interativo, exibindo tarefas em diferentes períodos de tempo — diariamente, semanalmente ou até trimestralmente. Os usuários podem agendar o trabalho com uma interface simples de arrastar e soltar, criar novas tarefas rapidamente e obter atualizações instantâneas, pois todos os dados são sincronizados com o Jira em tempo real.

O ActivityTimeline fornece visões pessoais e de toda a equipe para manter o trabalho transparente e bem organizado.

• Painel da equipe — oferece uma visão geral clara das cargas de trabalho entre as equipes, garantindo que ninguém fique sobrecarregado ou subutilizado.

• Calendário pessoal — Cada membro da equipe tem seu próprio espaço de trabalho para gerenciar tarefas, definir prioridades e registrar o tempo diretamente de seu cronograma.

A ferramenta também inclui indicadores de carga de trabalho integrados que mostram se alguém está sobrecarregado, sobrecarregado ou equilibrado. Embora o Jira não gerencie de forma nativa eventos como férias ou reuniões, o ActivityTimeline facilita o agendamento de folgas, mantendo toda a equipe alinhada.

Usando o Jira para estruturas ágeis de grande escala

O Jira suporta estruturas estabelecidas para escalar metodologias ágeis, como o Scaled Agile Framework (SAFe) e o Large Scale Scrum (LeSS). Esses sistemas ajudam as organizações a sincronizar os esforços de várias equipes ágeis em direção a objetivos unificados, promovendo uma coordenação eficaz e um planejamento estratégico.

O emprego dessas estruturas simplifica o processo de gerenciamento de projetos ágeis extensivos. Graças à sua adaptabilidade e ao conjunto robusto de ferramentas, o Jira é uma plataforma exemplar para implementar essas estruturas. Isso garante que todas as equipes do projeto estejam unidas na busca de metas coletivas.

Aprimorando a colaboração com o Jira

O Jira aprimora a comunicação da equipe por meio de recursos vitais de colaboração, como comentários, filtros salvos e integração com ferramentas, incluindo o Slack. Essas funções apoiam o rastreamento de discussões sobre tickets no Jira, promovendo um diálogo claro e contínuo entre equipes que melhoram o trabalho cooperativo.

Empregando recursos visuais, como diagramas de Gliffy ou Draw.io maior compreensão colaborativa e resolução acelerada de problemas entre os membros da equipe. A adoção desses recursos permite que as equipes operem com mais eficiência e mantenham uma comunicação transparente durante todas as fases do projeto.

Integrações e complementos para um melhor gerenciamento de projetos

O aprimoramento dos recursos do Jira por meio de integrações e complementos melhora o gerenciamento e a colaboração de projetos. O Atlassian Marketplace oferece às equipes uma ampla seleção de mais de 5.000 complementos, permitindo que elas personalizem o Jira de acordo com seus requisitos exclusivos. Essa personalização potencialmente aprimora a funcionalidade da ferramenta.

A integração com o Jira Slack simplifica a criação de tickets e o recebimento de atualizações no Slack, melhorando a comunicação entre os membros da equipe. Ele também oferece um link gratuito entre o GitHub e o Jira, promovendo o trabalho em equipe ao associar commits e pull requests do GitHub aos problemas correspondentes no Jira.

Uma notável integração gratuita do Jira é com o Google Sheets, que tem como objetivo oferecer suporte à migração unidirecional de dados. Essas integrações conectam várias plataformas, melhorando significativamente a coordenação do fluxo de trabalho e reforçando a eficácia das atividades de gerenciamento de projetos.

Desafios e soluções comuns no gerenciamento de projetos do Jira

A transição para o Jira para gerenciamento de projetos pode encontrar uma resistência significativa, exigindo uma articulação precisa de suas vantagens e um suporte inabalável. Integrar o Jira com ferramentas adicionais pode apresentar complexidades que exigem supervisão escrupulosa e talvez o recrutamento de especialistas em integração.

O manuseio de vastos conjuntos de dados no Jira, que exigem processos de arquivamento consistentes e manutenção rotineira do sistema, provavelmente causará gargalos de desempenho. Os principais obstáculos para adotar metodologias ágeis em várias equipes são superar as barreiras de coordenação, estabelecer práticas de colaboração eficazes e navegar pelas dependências entre as diferentes unidades da equipe.

Resolver esses problemas de forma proativa facilitará um processo de adoção mais simples e otimizará a utilidade de gerenciamento de projetos do Jira.

Resumo

Ganhar experiência no uso do Jira para gerenciamento de projetos exige familiaridade com sua ampla gama de recursos, incluindo estabelecer e supervisionar projetos, abordar preocupações e aplicar abordagens ágeis. As equipes podem refinar significativamente sua abordagem de gerenciamento de projetos aproveitando os recursos de geração de relatórios nativos e sofisticados da plataforma, simplificando os fluxos de trabalho por meio da automação e reforçando o trabalho em equipe.

Embora o Jira ofereça relatórios e automação integrados para agilizar os fluxos de trabalho, ele carece de uma visão unificada para gerenciar vários projetos simultaneamente. É aqui que o ActivityTimeline entra em cena, preenchendo as lacunas com uma abordagem visual e estruturada para planejamento de capacidade, controle de tempo e gerenciamento de carga de trabalho.