Sejamos honestos, todos queremos gastar menos tempo em tarefas manuais e mais tempo nos concentrando nas coisas que realmente importam. É aí que entra o Jira Automation, ajudando as equipes a reduzir o trabalho repetitivo e manter os projetos em andamento sem problemas. Se você estiver automatizando atribuições de tarefas para atribuir automaticamente problemas com base em critérios específicos, como componentes ou carga de trabalho da equipe, ou gerando relatórios, as regras de automação corretas podem economizar tempo, reduzir erros e aumentar a produtividade em todos os setores.
Mas isso não para por aí. Ao combinar a automação no Jira com ferramentas de cronograma do projeto como ActivityTimeline, você pode levar as coisas para o próximo nível. Neste artigo, mostraremos alguns truques incríveis para aproveitar ao máximo o Jira Automation, desde a configuração de tarefas recorrentes até a sincronização automática de planilhas de horas.
Principais conclusões
- O Jira Automation simplifica os fluxos de trabalho automatizando tarefas repetitivas, liberando as equipes para se concentrarem em trabalhos de maior valor e melhorando a produtividade geral.
- A consistência é aprimorada por meio da automação, pois padroniza os processos e reduz o erro humano, garantindo que as tarefas sejam concluídas uniformemente em todos os projetos.
- Regras altamente personalizáveis facilite que as equipes adaptem a automação às suas necessidades específicas, usando gatilhos, condições e ações que se ajustam perfeitamente aos fluxos de trabalho.
- A criação eficaz de regras exige começar de forma simples e testar minuciosamente. para garantir que a automação funcione conforme o esperado, juntamente com regras de documentação para maior clareza e referência futura.
- O ActivityTimeline pode aprimorar ainda mais o Jira Automation oferecendo recursos como agendamento de tarefas recorrentes, geração automatizada de quadros de horários e alertas personalizáveis, tornando o gerenciamento de projetos mais simples e eficiente.
O que é o Jira Automation e por que é importante?
O Jira Automation é uma ferramenta poderosa projetada para simplificar os fluxos de trabalho e reduzir a necessidade de tarefas manuais e repetitivas ao automatizar os principais processos. Seu criador de regras “sem código” permite que os usuários criem facilmente regras de automação com base em eventos do Jira, como criação de problemas, transições ou atualizações de status, tornando-as acessíveis a equipes não técnicas.
A Atlassian criou um Biblioteca de modelos de automação do Jira de casos de uso diário para configurar sua equipe e economizar centenas de horas de trabalho todos os meses. Se gerenciando projetos no Jira Software ou respondendo a solicitações no Jira Service Management, a automação do Jira fornece ganhos significativos de eficiência.
Produtividade
Ao automatizar tarefas rotineiras, como atualizar status, atribuir tarefas ou enviar notificações, as equipes podem se concentrar em trabalhos de maior valor. Ele elimina o tempo gasto em trabalhos administrativos repetitivos, resultando em maior produtividade.
Consistência
A automação reduz o erro humano ao padronizar os fluxos de trabalho, garantindo que as tarefas sejam concluídas sempre da mesma forma. Essa consistência melhora a precisão em vários projetos e serviços, especialmente em fluxos de trabalho complexos.
Transparência
Com a automação, todos os membros da equipe têm uma visão clara do progresso da tarefa e do status do fluxo de trabalho. As ações automatizadas são visíveis para todos, aumentando a responsabilidade e a transparência, especialmente em equipes distribuídas.
Personalização
O Jira Automation é altamente flexível, permitindo que as equipes personalizem regras que atendam às suas necessidades exclusivas de fluxo de trabalho. Os usuários podem definir gatilhos, condições e ações personalizadas para seus processos, garantindo que a automação funcione perfeitamente com seus sistemas existentes.
Integração
O Jira Automation se integra bem com outras ferramentas da Atlassian e aplicativos de terceiros, permitindo fluxos de trabalho mais abrangentes. Ele ajuda as equipes a conectar vários sistemas e automatizar processos complexos entre ferramentas, aumentando ainda mais a produtividade e a colaboração.
Além disso, as mudanças nas tarefas secundárias atualizam automaticamente o problema associado aos pais, simplificando o fluxo de trabalho e eliminando a necessidade de atualizações manuais.
Automatizando o Jira: como funciona?
Criar regras de automação no Jira é como criar com blocos: você pode misturar e combinar elementos para criar regras de automação e personalizar fluxos de trabalho de acordo com as necessidades da sua equipe. Essas regras são construídas em torno de três partes principais — gatilhos, condições e ações — e podem automatizar tarefas repetitivas ou agilizar processos complexos, fazendo com que tudo funcione com mais facilidade.
Regras
As regras de automação do Jira são basicamente os “esquemas” do que você quer que o Jira faça automaticamente. Você configura critérios e diz a Jira: “Quando ISSO acontecer, e SE essas coisas forem verdadeiras, ENTÃO faça isso”. As regras podem ser aplicadas a um projeto ou até mesmo a vários, mas somente os administradores podem criá-las e gerenciá-las.
Gatilhos
Os gatilhos são o que dão início a uma regra. Eles esperam que eventos específicos aconteçam, como:
- Valor do campo alterado: Quando os detalhes de uma tarefa são atualizados.
- Problema criado ou excluído: Quando uma tarefa é adicionada ou removida.
- Problema transferido: Quando uma tarefa passa de um status para outro.
- Trabalho registrado: Quando o tempo é registrado em uma tarefa.
- Programado: A regra é executada em um horário definido, como um alarme.
- Acionador manual: Um usuário inicia a regra manualmente.
Condições
As condições garantem que tudo esteja em ordem antes que a ação aconteça. Por exemplo, o Jira pode verificar se a prioridade de uma tarefa está definida como “Alta” antes de fazer qualquer coisa. Algumas condições comuns são:
- Campos de problema: Compara os detalhes da tarefa com os valores que você definiu.
- JQL: Usa a linguagem de consulta especial do Jira para filtrar problemas.
- If/Else bloqueia: Ações diferentes acontecem dependendo do cumprimento dos critérios.
Ações
As ações são o que o Jira faz quando as condições são atendidas. Podem ser coisas como:
- Atribuir problema: Atribua automaticamente uma tarefa a alguém.
- Adicionar comentários: Publique atualizações ou notifique os usuários.
- Problema de transição: Mova uma tarefa para o próximo estágio no fluxo de trabalho.
- Crie subtarefas: Divida as tarefas em etapas menores.
- Enviar notificações: Acione mensagens em ferramentas como Slack, Teams ou por e-mail.
Ramificação
Ramificação permite que você estenda as regras às tarefas relacionadas. Por exemplo, se uma tarefa principal for concluída, você poderá configurar a ramificação para que todas as suas subtarefas também sejam marcadas automaticamente como “Concluídas”. Isso ajuda você a gerenciar vários problemas vinculados de uma só vez.
Valores inteligentes
Os valores inteligentes de automação do Jira são como espaços reservados que extraem automaticamente dados em tempo real, como títulos ou datas das tarefas. Isso torna suas regras dinâmicas e úteis em diferentes fluxos de trabalho, sem precisar codificar detalhes específicos. Por exemplo:
- {{issue.summary}} insere o título da tarefa em um comentário.
- {{now.plusDays (3)}} calcula a data três dias a partir de hoje.
Status da regra
O status de uma regra mostra se ela está ativa, pausada ou sendo editada:
- HABILITADO: A regra é ao vivo e em execução.
- DESATIVADO: A regra está inativa.
- RASCUNHO: A regra ainda está sendo elaborada, mas ainda não foi publicada.
O monitoramento do status ajuda você a garantir que tudo esteja funcionando conforme o esperado.
Registro de auditoria
O registro de auditoria do Jira é sua ferramenta ideal para verificar suas regras de automação. Ele rastreia toda vez que uma regra é acionada e informa quais ações foram tomadas e se elas funcionaram.
Crie o hábito de revisar o registro de auditoria para identificar quaisquer problemas ou confirmar se tudo está funcionando sem problemas. Você pode verificar os registros em três níveis:
- Regra individual: Veja o histórico completo de uma regra específica.
- Em todo o projeto: Tenha uma visão geral de todas as regras de um projeto.
- Escopo global: Veja o registro de regras em todos os seus projetos do Jira.
As 5 principais regras de automação para aumentar a produtividade
Esses exemplos de automação do Jira são ótimos pontos de partida para aumentar sua produtividade com o Jira Automation. Eles são simples de configurar e podem fazer uma grande diferença na facilidade com que seus fluxos de trabalho são executados.
Regra 1: atribuição automática com base no tipo de problema ou componente
Acionador: Problema criado
Condição: O tipo de problema é “Bug” ou o componente é “UI”
Ação: Atribua automaticamente a tarefa a um usuário ou equipe específico, como a equipe de controle de qualidade para bugs ou a equipe de interface do usuário para problemas de front-end. Essa regra pode atribuir automaticamente os problemas com base no tipo ou componente do problema, garantindo que as tarefas sejam direcionadas aos membros apropriados da equipe de forma eficiente.
Por que é útil: Essa regra elimina as suposições na atribuição de tarefas. Quando um bug ou problema relacionado à interface do usuário é criado, ele cai diretamente nas mãos da equipe certa. Não há necessidade de intervenção manual ou atrasos, o que significa tempos de resposta mais rápidos e fluxos de trabalho mais suaves.
Regra 2: Notificar as partes interessadas sobre mudanças prioritárias
Acionador: Problema atualizado
Condição: O campo de prioridade foi alterado
Ação: Envie uma notificação por e-mail para o relator do problema, responsável e quaisquer partes interessadas importantes.
Por que é útil: Quando as prioridades mudam, todos precisam saber imediatamente. Essa regra garante que, assim que um problema se tornar mais (ou menos) urgente, as pessoas certas estejam imediatamente informadas. Isso ajuda as equipes a ajustarem seu foco sem perder o ritmo.
Regra 3: Escalonamento automático para problemas atrasados
Acionador: Agendado (por exemplo, verifique todos os dias às 9h)
Condição: A data de vencimento já passou e o status do problema não é “Concluído”
Ação: Faça a transição do problema para “Escalado” e notifique o gerente do projeto.
Por que é útil: Tarefas atrasadas podem facilmente passar despercebidas. Essa regra sinaliza automaticamente os problemas vencidos e os chama a atenção do gerente de projetos. Ele mantém tudo sob controle, evitando que os atrasos passem despercebidos.
Regra 4: Fechar problemas inativos ou obsoletos
Acionador: Programado (por exemplo, verifique toda semana)
Condição: Sem atualizações ou comentários por mais de 30 dias, e o status é “Aguardando feedback”
Ação: Faça a transição do problema para “Fechado” ou “Arquivado”, com um comentário automático explicando o encerramento devido à inatividade.
Por que é útil: Problemas antigos e esquecidos atrapalham sua lista de pendências e dificultam o foco no que importa. Essa regra elimina problemas obsoletos, ajudando toda a equipe de desenvolvimento a se concentrar em tarefas ativas e relevantes. Além disso, ele mantém um quadro de projetos mais limpo e organizado.
Regra 5: Problemas relacionados à vinculação automática
Acionador: Problema criado ou atualizado
Condição: O resumo ou a descrição do problema contém uma palavra-chave ou chave de problema específica
Ação: Vincule automaticamente o problema a um problema relacionado.
Por que é útil: Vincular tarefas relacionadas mantém tudo conectado. Quando os problemas compartilham uma palavra-chave ou fazem referência a outra tarefa, eles são vinculados automaticamente, facilitando para as equipes a visualização das relações e dependências entre as tarefas. Chega de procurar conexões manualmente — essa regra faz o trabalho pesado para você.
Maneiras de aprimorar a automação do Jira com o ActivityTimeline
Gerenciar tarefas no Jira pode ser bem complicado, especialmente quando você está lidando com prazos, dependências e alterando o status das tarefas. É aí que entram os recursos avançados de agendamento automático do ActivityTimeline, facilitando muito a vida ao automatizar grande parte do trabalho manual.
Abaixo, analisaremos os três principais casos de uso que mostram como o ActivityTimeline, integrado ao Jira, ajuda a otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe.
#1. Estime e agende tarefas automaticamente com base nas datas de início/conclusão
Às vezes, descobrir quanto tempo uma tarefa vai levar pode ser um desafio. Felizmente, o ActivityTimeline pode calcular automaticamente a duração da tarefa com base no Iniciar e Datas de vencimento você definiu no Jira.
Como funciona:
- Depois de atribuir Iniciar e Datas de vencimento para uma tarefa, o ActivityTimeline intervém para descobrir quanto tempo precisa ser alocado entre essas datas. Ele faz isso considerando coisas como fins de semana, feriados e férias.
- Em seguida, o ActivityTimeline agenda automaticamente a tarefa no cronograma do membro da equipe com base em sua disponibilidade, distribuindo a carga de trabalho uniformemente pelos dias disponíveis.
Por que é útil:
- Você não precisa estimar ou bloquear manualmente o tempo — o ActivityTimeline faz isso por você, garantindo que a tarefa seja concluída dentro da janela de tempo definida.
- Também ajuda a evitar sobrecargas ao distribuir o trabalho uniformemente pelos dias disponíveis.
Esse recurso elimina o estresse de tentar encaixar tarefas em cronogramas apertados fazendo todos os cálculos para você.
#2. Agende automaticamente tarefas bloqueadas vinculadas para evitar atrasos
Outro ótimo recurso do ActivityTimeline é que ele pode lidar automaticamente com tarefas bloqueadas por outras tarefas. Isso significa que você não esquecerá acidentalmente uma tarefa que não pode ser iniciada até que outra seja concluída.
Como funciona:
- Quando as tarefas estão vinculadas no Jira, como quando a Tarefa A bloqueia a Tarefa B, o ActivityTimeline reconhece essa relação e as agenda adequadamente.
- Por exemplo, a Tarefa A será agendada primeiro, seguida pela Tarefa B quando a Tarefa A for concluída, para que você possa ver o fluxo de trabalho na linha do tempo.
Aqui está uma análise detalhada como funciona a dependência de problemas na linha do tempo de atividade.
Por que é útil:
- Você não perderá tarefas que dependem de outras serem feitas primeiro. O sistema garante que tudo seja programado na ordem correta.
- Você terá uma representação visual clara das dependências diretamente na linha do tempo, facilitando o acompanhamento do progresso e evitando gargalos.
#3. Agendador automático baseado em automação do Jira
Já desejou que a alteração do status de uma tarefa pudesse agendá-la automaticamente? Com o Jira Automation e o ActivityTimeline trabalhando juntos, você pode fazer isso acontecer.
Como funciona:
- Digamos que o status de uma tarefa mude de Para fazer para Em andamento. O Jira Automation pode acionar uma atualização na tarefa Data de início (definido para a data atual) e Data de vencimento (definido para alguns dias depois, dependendo da duração média da tarefa).
- O ActivityTimeline então pega essas datas atualizadas e agenda a tarefa na linha do tempo, colocando-a dentro do tempo disponível da pessoa.
Por que é útil:
- Não há necessidade de ajustes manuais — tudo acontece automaticamente, então o cronograma sempre reflete as atualizações mais recentes das tarefas.
- Ele ajuda você a se manter organizado e atualizado sem a necessidade de microgerenciamento constante.
Dicas para a criação eficaz de regras de automação
Criar regras de automação eficazes no Jira pode realmente aumentar a produtividade da sua equipe, mas é importante abordá-las da maneira correta. Aqui estão algumas dicas para garantir que suas regras funcionem sem problemas e forneçam os resultados que você está procurando.
Comece de forma simples
Comece com regras básicas para se familiarizar com o Jira Automation. Por exemplo, configure algo simples, como mover automaticamente um problema quando alguém adiciona um comentário. Isso ajudará você a se familiarizar com o processo sem se complicar muito. À medida que se sentir mais confortável, você pode experimentar regras mais avançadas com várias condições, ações e até mesmo ramificações.
Teste minuciosamente
Sempre teste suas novas regras em um pequeno lote de problemas antes de implementá-las em tudo. Isso ajuda você a detectar qualquer bug ou efeito colateral não intencional mais cedo, sem atrapalhar seu fluxo de trabalho principal. Ao ir devagar e testar em etapas, você pode ajustar as regras e garantir que elas funcionem conforme o esperado.
Documente suas regras
Não se esqueça de documentar suas regras. Anote por que você os criou, como eles funcionam e o que eles deveriam fazer. Isso não apenas ajuda sua equipe a entender a automação, mas também facilita a solução de problemas ou a atualização de regras posteriormente. Uma boa documentação mantém sua estratégia de automação clara e escalável.
Seja transparente com comentários automatizados
Sempre que o recurso de automação realizar uma ação, certifique-se de que um comentário automático seja adicionado para que todos saibam o que está acontecendo. Por exemplo, se um problema for reatribuído ou atualizado, um comentário explicando a ação pode evitar confusão. Isso mantém o fluxo de trabalho claro e garante que todos permaneçam informados.
Use rótulos e componentes para automação direcionada
Rótulos e componentes podem ajudar você a ajustar suas regras para que elas se apliquem somente a problemas específicos. Por exemplo, você pode configurar regras que afetem somente tarefas com um determinado rótulo ou em um componente específico do projeto. Essa abordagem direcionada mantém sua automação focada e evita ações desnecessárias.
Conclusão
O Jira Automation é uma ótima ferramenta para reduzir tarefas repetitivas e aumentar a produtividade. Seguindo essas dicas, você pode criar regras eficazes que ajudem sua equipe a trabalhar de forma mais inteligente e gerenciar projetos com mais eficiência.
