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No gerenciamento de projetos, planejamento eficaz, a colaboração e o acompanhamento do progresso são cruciais para uma entrega bem-sucedida. Atualmente, 68% dos profissionais de projetos usam ativamente um cronograma de projeto para manter a estabilidade da entrega.
Então, quais são as melhores ferramentas de planejamento de projetos para pequenas empresas? Entre as muitas ferramentas disponíveis atualmente, o Jira se destaca como um serviço popular de gerenciamento de projetos para colaboração e rastreamento de equipes. Sua versatilidade, apoiada por uma vasta comunidade global, e sua interface amigável o tornam a melhor escolha para equipes Scrum e para aqueles que usam o gerenciamento de trabalho do Jira. A plataforma os ajuda a otimizar projetos e alcançar suas metas. Ele oferece suporte ao planejamento básico e avançado, incluindo o recurso essencial de cronograma.
Neste guia, vamos nos aprofundar no conceito dos cronogramas do projeto Jira e seus recursos.
Entendendo os cronogramas do projeto
O planejamento eficaz do projeto estabelece a base para o sucesso do projeto.
Com o Jira, o planejamento de projetos se torna simplificado e mais acessível. As equipes podem dividir projetos complexos em tarefas menores, definir prioridades e alocar recursos criteriosamente. Ao definir objetivos e resultados claros, o planejamento de projetos no Jira se torna mais eficiente e orientado a metas.
Além disso, seus recursos de colaboração facilitam a comunicação perfeita entre os membros da equipe, aprimorando o processo geral de planejamento. O recurso de cronograma no Jira ajuda as equipes a entender quanto tempo as tarefas levam para serem concluídas, auxiliando na melhor coordenação e execução.
Quais são os cronogramas do projeto Jira?
Precisa de uma maneira melhor de organizar as tarefas do projeto? O cronograma do Jira serve como uma representação gráfica das tarefas, marcos e prazos do projeto. Ele permite que os PMs aloquem recursos de forma eficaz e estabeleçam prazos práticos para as atividades, aprimorando a visibilidade e o gerenciamento do cronograma do projeto por meio do Jira Plans e plug-ins personalizados de cronograma. Esse cronograma funciona como um ponto de referência para toda a equipe, garantindo que todos permaneçam informados sobre o avanço do projeto e os próximos prazos. Usar o Jira para cronogramas de projetos permite que você enfrente riscos, reconheça possíveis obstáculos e mantenha uma visão transparente e detalhada do caminho do projeto.
Aqui está uma visualização básica do cronograma, na qual você pode ver os cronogramas de uma semana, mês ou trimestre, ver a duração dos problemas e aplicar vários filtros.
Benefícios dos cronogramas do projeto Jira
Os cronogramas de projetos do Jira oferecem vários benefícios para equipes e organizações, tornando-os uma ferramenta essencial para o planejamento e gerenciamento de projetos. Ao utilizar os cronogramas do projeto Jira, as equipes podem:
- Melhore o planejamento e o gerenciamento de projetos: A visualização de tarefas, marcos e prazos em uma única visualização ajuda as equipes a criar um roteiro claro, garantindo que todos os elementos do projeto sejam contabilizados e gerenciados de forma eficaz.
- Melhore a colaboração e a comunicação: Com um cronograma centralizado, os membros da equipe, as partes interessadas e os clientes podem se manter informados e alinhados, promovendo uma melhor comunicação e colaboração.
- Aumente a produtividade e a eficiência: Simplificar os fluxos de trabalho do projeto e reduzir os erros manuais por meio de processos automatizados e atribuições claras de tarefas aumenta a produtividade geral.
- Gerencie melhor os recursos: O gerenciamento eficaz de recursos garante que as tarefas sejam alocadas de forma ideal, evitando a sobrecarga ou a subutilização dos membros da equipe.
- Acompanhe o progresso e identifique obstáculos: O monitoramento regular do cronograma permite que as equipes acompanhem o progresso, identifiquem possíveis problemas com antecedência e tomem decisões proativas para manter o projeto em andamento.
- Mapeie e visualize dependências: definir como as tarefas se interligam ajuda as equipes a entender a ordem específica do trabalho e evitar possíveis atrasos.
- Forneça atualizações de projetos em tempo real: O cronograma reflete todas as mudanças instantaneamente; por isso, você pode ver o status atual do projeto a qualquer momento, sem a necessidade de relatórios manuais.
Ao aproveitar esses benefícios, as equipes podem atingir suas metas de projeto com mais eficiência e eficácia.
Melhorando o planejamento e o gerenciamento de projetos
Os cronogramas do projeto Jira fornecem uma visão detalhada do cronograma do projeto e dos detalhes específicos das tarefas, permitindo que as equipes planejem e gerenciem projetos com mais eficiência. Ao dividir projetos complexos em tarefas e marcos menores, as equipes podem:
- Crie um roteiro de projeto claro: Descreva os principais objetivos, resultados e prazos, fornecendo um caminho estruturado para o projeto.
- Atribuir tarefas e responsabilidades: Garanta que cada membro da equipe conheça suas funções e expectativas, promovendo responsabilidade e clareza.
- Estabeleça cronogramas e prazos realistas: considere as dependências e possíveis obstáculos para definir prazos alcançáveis que mantenham o projeto em andamento.
- Monitore o progresso e ajuste os planos: Analise regularmente o progresso do projeto e faça os ajustes necessários no plano, garantindo que o projeto atinja seus objetivos e permaneça dentro do cronograma.
- Aproveite a automação: defina regras para acionar automaticamente notificações de tarefas atrasadas ou atualizar campos quando uma tarefa dependente for concluída.
Ao todo, essas práticas respondem a uma pergunta comum entre as equipes: Como posso melhorar o planejamento de recursos no Jira? Ao utilizar a visão detalhada e os recursos de planejamento do Jira, as equipes podem gerenciar projetos complexos com maior precisão e confiança, resultando em resultados bem-sucedidos.
Principais características dos cronogramas
Planejamento de projetos fácil de usar
O Jira possui uma interface intuitiva, facilitando a criação e a visualização de planos de projetos. A funcionalidade de arrastar e soltar permite ajustes fáceis nos cronogramas, enquanto o mapeamento de dependências garante um fluxo contínuo do projeto.
Fluxos de trabalho personalizados para projetos gerenciados por equipes
A flexibilidade do Jira permite que as equipes personalizem os fluxos de trabalho de acordo com suas necessidades exclusivas. Ao definir fluxos de trabalho personalizados, as tarefas repetitivas podem ser automatizadas, os processos simplificados e a eficiência geral do projeto melhorada. Tanto os projetos gerenciados pela equipe quanto os gerenciados pela empresa são apoiados nessa visão.
COLABORAÇÃO EM TEMPO REAL
A colaboração é fundamental para o gerenciamento bem-sucedido de projetos, e o Jira facilita isso com recursos de colaboração em tempo real. As equipes podem trabalhar juntas sem problemas, compartilhar atualizações, obter feedback e resolver problemas imediatamente. Isso promove a transparência e garante que todos os membros sejam responsabilizados por suas tarefas.
Rastreamento eficaz de problemas
O sistema avançado de rastreamento de problemas do Jira capacita as equipes a registrar, priorizar e resolver problemas relacionados ao projeto de forma eficaz. Isso garante que nenhuma tarefa seja esquecida e ajuda a manter todo o projeto dentro do cronograma.
Visualizando roteiros de projetos com visualização de cronograma
O roteiro visualização O recurso nos cronogramas do projeto Jira fornece às partes interessadas uma visão geral clara e de alto nível do progresso do projeto e dos marcos futuros.
Os usuários do Jira Software podem obter uma visão completa do cronograma e roteiros para projetos gerenciados pela empresa e gerenciados por equipes com a ajuda do Roteiros avançados que estão disponíveis apenas para quem tem o Jira Software Premium e Enterprise.
Personalizando uma linha do tempo do Jira
Para aqueles que desejam melhorar o gerenciamento do Jira no cronograma do projeto, há opções para ajustar as configurações de exibição do cronograma e personalizar a visualização de acordo com suas preferências específicas. Além disso, você pode criar visualizações personalizadas do cronograma, com foco em projetos, equipes ou membros da equipe específicos.
Mercado Atlassian oferece muitos complementos de terceiros que ampliam a funcionalidade do Jira com recursos poderosos. Você pode experimentar ferramentas relacionadas a cronogramas e gerenciamento de recursos, como ActivityTimeline, que se alinham às suas necessidades.
Como criar um cronograma do Jira com o ActivityTimeline?
Muitas equipes perguntam: Como posso acompanhar o progresso do projeto de forma mais eficaz? A resposta geralmente está em ir além das listas de tarefas estáticas e adotar uma ferramenta de planejamento visual como o ActivityTimeline.
O ActivityTimeline é uma ferramenta de planejamento de recursos e projetos cruzados que ajuda a rastrear projetos, suas tarefas e recursos com a ajuda de cronogramas individuais e de equipe. O painel de planejamento de recursos contém cronogramas individuais e de equipe com problemas de equipe/individuais e projetos com tarefas. Os usuários podem atribuir tarefas com um simples recurso de arrastar e soltar diretamente nos cronogramas ou criar novos problemas do Jira. O aplicativo está totalmente sincronizado.
À direita, há o Painel de cronograma que organiza as tarefas atuais e futuras em uma única visualização. Ele apresenta um layout de calendário em que as linhas representam agendas individuais e as colunas correspondem a dias ou semanas específicos. Essa estrutura facilita o controle da duração do trabalho e o gerenciamento de prazos em diferentes períodos de tempo.
À esquerda, há o Painel de problemas com uma lista de todos os projetos atuais:
Melhores práticas para criar cronogramas de projetos
Comece com um escopo detalhado
Antes de criar um cronograma, certifique-se de ter um escopo detalhado do projeto que descreva seus objetivos, resultados e requisitos. Uma compreensão clara do escopo ajudará você a definir a estrutura do cronograma do projeto com precisão. Para que isso funcione de forma eficaz no ActivityTimeline, você deve primeiro realizar a configuração inicial mapeando seus campos personalizados do Jira para as datas de início e término no menu Configuração.
Você pode planejar o trabalho não apenas para usuários individuais, mas também planejar tarefas e objetivos de longo prazo para toda a equipe.
Você também pode estimar tarefas sem esforço no ActivityTimeline (Clique em qualquer problema → Estimar → Escolher estimativa diária → Definir horas → Clique em “Enviar”):
Defina metas e resultados claros
Divida o projeto em fases e identifique marcos críticos, datas de término e resultados para cada fase. Marcos claros atuam como marcadores de progresso e ajudam as equipes a se manterem no caminho certo.
O ActivityTimeline oferece um especial Painel Milestones para acompanhar eventos importantes, datas de lançamento e prazos. Para acessar isso, basta clicar no ícone da bandeira na barra de ferramentas da linha do tempo; você também pode configurar esse painel para visualizar o Jira Sprints como eventos específicos da linha do tempo para se alinhar aos seus ciclos ágeis. O painel de marcos também oferece a possibilidade de visualizar os sprints das placas SCRUM selecionadas.
Monitore a distribuição da carga de trabalho
Mantenha um equilíbrio na distribuição da carga de trabalho entre os membros da equipe. Evite sobrecarregar certas pessoas enquanto outras têm responsabilidades mínimas.
Os cronogramas de usuários e equipes do ActivityTimeline também contêm Indicadores exclusivos de carga de trabalho mostrando a carga de trabalho atual: se o indicador estiver verde, a carga de trabalho está ok, se vermelha - o usuário está sobrecarregado, se amarelo - com carga insuficiente.
Loto-Quebec utilizou o ActivityTimeline para obter total transparência sobre a disponibilidade da equipe e o equilíbrio da carga de trabalho. Essa visibilidade permitiu que os líderes de equipe demonstrassem claramente a sobrecarga de trabalho e justificassem a contratação de novos funcionários quando necessário. Ao monitorar esses indicadores, a organização garantiu que o pessoal certo fosse designado para tarefas específicas sem ser sobrecarregado. Essa abordagem baseada em dados ajudou a empresa a repriorizar iniciativas e manter os cronogramas dos projetos de forma eficaz.
Monitore o progresso regularmente
Acompanhe de perto o progresso do projeto revisando e atualizando regularmente o cronograma. Resolva quaisquer desvios ou possíveis atrasos imediatamente para mitigar os riscos. Uma das formas mais eficientes de ajustar os planos é por meio do agendamento de arrastar e soltar.
O aplicativo fornece Filtros, então é fácil rastrear projetos separados. Basta escolher o necessário, bem como outros dados que você deseja ver, e aplicá-los aos cronogramas.
A outra ótima opção para monitorar o tempo gasto em projetos e seu progresso são as planilhas de horários. O aplicativo tem um módulo de quadro de horários dedicado com Planilhas de horários da equipe do cronograma, onde você pode gerar planilhas de horas e entender quanto tempo os funcionários passaram:
Experimente vários modelos de quadro de horários e classifique e filtre os quadros de horários do projeto pelo usuário para entender quem gastou tempo em qual projeto.
Ou classifique por problemas para ver quanto tempo cada tarefa levou em um determinado período:
Você pode até mesmo classificar planilhas de horas por épicos:
Se você precisar obter informações mais detalhadas, experimente as planilhas de horas detalhadas da equipe para se aprofundar. A propósito, o ActivityTimeline suporta horas faturáveis e não faturáveis, bem como outros tipos de registro de trabalho, para que você possa vê-las neste relatório de quadro de horários:
Os relatórios também são muito importantes durante o processo de monitoramento. O aplicativo oferece vários relatórios de sua escolha:
Por exemplo, um Previsão de recursos do projeto mostrará um resumo de como os recursos são programados por projeto em um determinado período:
Ao contrário da exportação básica do Jira, que pode perder elementos visuais, todos os relatórios e planilhas de horas neste aplicativo podem ser exportados como um arquivo Excel, mantendo sua estrutura detalhada.
Conclusão
Concluindo, o cronograma do Jira é uma ótima opção para otimizar seu processo de gerenciamento de projetos, promover a colaboração e alcançar resultados bem-sucedidos. Com planejamento avançado do cronograma, planejamento eficiente, foco em metas bem definidas e acompanhamento eficaz do progresso, as organizações podem alcançar seus objetivos de forma eficaz.
Aproveite as possibilidades de personalização dos complementos de cronograma do Jira que ajudam a encontrar a melhor maneira de exibir os cronogramas do planejamento do projeto e experimente vários recursos para descobrir a opção perfeita para sua organização. À medida que você se torna mais proficiente, você liberará todo o potencial da plataforma e experimentará um gerenciamento de trabalho mais suave e simplificado.
