Il est difficile de gérer des projets sans plan visuel. Les équipes ont souvent du mal à comprendre comment les tâches sont liées ou à quel moment les délais sont proches. Une chronologie Jira résout ce problème en affichant le travail sur des jours, des semaines ou des mois. Tout le monde peut suivre les progrès et détecter les problèmes sur un seul tableau de bord.
Pour organiser vos projets, Jira Software dispose d'un outil de chronologie intégré. Tous les membres d'une équipe qui souhaitent travailler plus vite et rester sur la bonne voie devraient l'utiliser.
Pour voir comment cela fonctionne, consultez ce guide YouTube sur la chronologie de Jira.
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Qu'est-ce qu'une chronologie Jira ?
Chronologie de Jira est un outil de planification visuelle intégré qui organise les épopées, les tâches et les dépendances dans un diagramme de Gantt. Les plans standard incluent une vue chronologique de base pour les projets individuels, tandis que Jira Cloud Premium propose Jira Plans pour la planification interprojets. Au-delà des fonctionnalités natives, diverses applications permettent de personnaliser les chronologies de Jira en fonction des besoins de l'équipe. Par exemple, ActivityTimeline.
Un calendrier de projet fournit une représentation visuelle du travail, présentant les problèmes de Jira sous forme de barres de calendrier en fonction de leurs dates de début et de fin. Les barres de calendrier indiquent la durée des tâches et indiquent si elles sont terminées. Cela permet aux responsables de voir comment les détails du projet s'intègrent dans le calendrier. La vue montre également les principaux jalons pour connaître les délais.
L'utilisation d'une fonction de chronologie aide les équipes à identifier les risques et à éviter rapidement les blocages. Les prospects peuvent détecter les problèmes avant qu'ils ne ruinent le calendrier, car ils voient comment les tâches sont liées les unes aux autres. Les responsables s'en servent pour attribuer le travail et voir comment plusieurs projets se portent actuellement.
Pourquoi votre équipe a besoin d'un calendrier de projet visuel
Les chronologies visuelles aident les équipes à éviter les erreurs de planification et à garder tout le monde sur la même longueur d'onde.
L'utilisation de délais présente certains avantages pour la gestion de votre projet :
- Meilleure planification des projets. Les chronologies visuelles montrent les tâches d'un calendrier pour voir si un calendrier est réaliste ou si trop de tâches se chevauchent.
- Une collaboration plus étroite. Une chronologie partagée permet à tout le monde de rester en ligne. Les parties prenantes peuvent même vérifier l'état du projet à tout moment. De ce fait, vous n'avez pas besoin de créer manuellement des rapports d'état.
- Productivité améliorée. Lorsque vous avez des plans clairs, vous savez exactement quoi faire ensuite. Les membres de l'équipe travaillent plus rapidement et passent moins de temps en réunion lorsqu'ils savent tous à quel moment leurs tâches arrivent à échéance.
- Gestion plus intelligente des ressources. Ces vues aident les responsables à répartir le travail de manière uniforme. En tenant compte de la charge de travail de chacun, les dirigeants peuvent prévenir l'épuisement de l'équipe et affecter les ressources là où elles sont le plus nécessaires.
- Suivi des progrès en temps réel. Au fur et à mesure que le travail est en cours, les équipes peuvent suivre la livraison. Le plan peut également être modifié à tout moment par les responsables si une tâche prend plus de temps que prévu.
- Identification des risques. La cartographie des liens vers les problèmes révèle les problèmes potentiels. Le fait de voir comment une tâche en bloque une autre aide les équipes à résoudre les problèmes le plus tôt possible, évitant ainsi tout retard susceptible d'entraîner l'arrêt du projet.
Principales fonctionnalités de la vue chronologique de Jira
La chronologie du projet Jira comporte plusieurs fonctionnalités qui vous aideront à gérer facilement votre travail.
- Fonction glisser-déposer. Faites glisser les barres sur le calendrier pour modifier les dates de début et de fin. C'est beaucoup plus rapide que d'ouvrir chaque ticket pour modifier les dates manuellement.
- Cartographie des dépendances. La vue affiche des icônes entre les tâches pour indiquer si l'une en bloque une autre. En cas de conflit entre les délais, ces icônes deviennent rouges pour vous avertir.
- Hiérarchie et progrès. Consultez les épopées et les problèmes liés à l'enfance dans une seule vue. Les barres de progression indiquent l'état d'avancement. Effectuez le suivi du travail en fonction du nombre de numéros terminés ou des estimations du point de vue de l'article.
- Filtrage personnalisé. Vous pouvez filtrer l'affichage par personne, statut ou équipe. Vous pouvez également passer de l'affichage de votre plan à la semaine, au mois ou au trimestre.
- Release Health. Les icônes rondes indiquent si la version de votre projet est conforme au calendrier. Une icône verte signifie que tout va bien. Une icône rouge indique un retard qui nécessite une attention particulière.
Limites des chronologies natives de Jira
La chronologie de base de Jira est utile, mais elle présente également certaines limites :
- Contraintes de visibilité. La chronologie masque généralement les problèmes résolus il y a plus de 30 jours. En outre, les hiérarchies personnalisées et les sous-tâches ne sont souvent pas visibles dans la vue standard.
- Lacunes en matière de gestion des ressources. Les chronologies natives ne disposent pas d'indicateurs de charge de travail en temps réel. Il est difficile de savoir si une personne est disponible ou surbookée pour différents projets.
- Planification et estimation. Les horaires Kanban sont bloqués à une semaine et ne peuvent pas être modifiés. Vous ne pouvez pas alterner entre les story points et les heures sans perdre les données non enregistrées. Le classement des tâches sur la chronologie n'apparaît pas non plus dans les vues classiques de Jira.
- Visibilité entre les projets. Il est difficile de regrouper plusieurs équipes et projets au même endroit sans passer à Jira Premium. Même dans ce cas, les versions interprojets sont strictement destinées à la planification et ne peuvent pas toujours être enregistrées dans des vues Jira standard.
L'Atlassian Marketplace propose de nombreuses applications pour combler ces lacunes. Par exemple, ActivityTimeline est une excellente option pour combler les lacunes dans les chronologies de Jira.
Création d'une chronologie Jira avec ActivityTimeline
ActivityTimeline est un outil de planification du travail d'équipe et de gestion des ressources. Il est conçu pour aider les organisations à mieux planifier et gérer le travail d'équipe, à planifier des événements, des vacances, des réservations, à suivre la charge de travail et à générer des feuilles de temps et d'autres rapports
Le tableau de bord de planification des ressources (Planner) est le centre de commande central de l'application qui permet d'afficher les projets et les calendriers Jira en un seul endroit. Il existe une fonctionnalité intéressante (indicateur de charge de travail) qui indique si une personne est surchargée ou sous-chargée.
L'écran principal est divisé en deux parties. Le panneau des problèmes sur la gauche contient le backlog des tâches. Le panneau de chronologie sur la droite est un calendrier pour la planification.
Le panneau de chronologie utilise des lignes pour les personnes et des colonnes pour les unités de temps. Vous pouvez passer d'une vue à l'autre ou voir les deux à la fois. La vue Utilisateurs concerne des tâches individuelles. La vue Teams vous aide à utiliser Epics. Le calendrier est flexible. Pour une planification à long terme, zoomez pour afficher les jours et les semaines ou dézoomez pour les mois, les trimestres ou les années.
L'outil glisser-déposer vous permet de planifier instantanément des tâches sans créer de tickets Jira individuels. Il suffit de prendre un ticket du backlog et de le déplacer vers la chronologie de l'utilisateur. Cela met automatiquement à jour les dates Jira et le destinataire.
Maintenez la touche Shift enfoncée pour répartir une tâche entre plusieurs jours ou plusieurs personnes si elle est trop importante. La touche Ctrl vous permet de créer un espace réservé. Cela vous permet de tester un plan sans modifier le ticket Jira d'origine jusqu'à ce que vous soyez prêt.
Meilleures pratiques pour une planification de projet efficace
Une planification efficace va au-delà de l'établissement d'une liste de choses à faire. Lorsque les équipes suivent ces étapes, elles peuvent respecter le calendrier et éviter de commettre des erreurs courantes.
Commencez par définir clairement la portée du projet
La définition précoce des objectifs améliore la précision de la planification. Dans ActivityTimeline, vous pouvez utiliser le panneau d'équipe pour planifier à un niveau stratégique. Au lieu de vous lancer dans la microgestion, vous pouvez planifier de grands projets comme Epics pour l'ensemble d'un département. Vous pouvez également utiliser des espaces réservés pour tester différents scénarios des mois à l'avance sans modifier votre backlog Jira.
Définissez les étapes à un stade précoce
Le suivi des jalons permet à tout le monde de respecter les délais et les publications. ActivityTimeline dispose d'un panneau dédié aux jalons au-dessus des chronologies des utilisateurs. Vous pouvez ajouter des marqueurs pour les démonstrations ou les échéances des projets afin que l'équipe sache exactement quand les travaux doivent être exécutés. Ces marqueurs peuvent automatiquement synchroniser et afficher les versions de Jira Fix et les dates de sprint.
Égaliser le travail de l'équipe
La répartition des tâches garantit qu'aucun membre de l'équipe n'assume trop de responsabilités alors que les autres sont sous-utilisés. La visibilité de ces charges de travail permet d'éviter l'épuisement professionnel. ActivityTimeline utilise des indicateurs codés par couleur pour indiquer la capacité réelle. Ces barres tiennent compte des tâches, des vacances et des congés de maladie.
Surveillez toujours les progrès
En cas de retard, le fait de disposer de mises à jour régulières vous aide à y faire face rapidement. ActivityTimeline affiche un numéro d'avertissement rouge à côté du nom de l'utilisateur s'il a des tâches en retard. Vous pouvez également utiliser l'outil Replanifier en bloc pour faire avancer toutes les tâches connexes en cas de décalage dans le calendrier d'un projet.
Utilisez les rapports pour obtenir des informations
Le suivi du temps consacré aux tâches améliore les décisions futures. Rapports peuvent vous aider à cet égard. Les estimations initiales sont comparées dans le rapport prévu par rapport au temps réel enregistré. Cela vous permet d'améliorer les estimations futures sur la base de données réelles et de déterminer si le travail a été sous-évalué.
Surveiller le temps et les ressources avec ActivityTimeline
ActivityTimeline fournit des outils permettant de suivre les dépenses de votre équipe pour les projets Jira. Ces données permettent aux gestionnaires de savoir si les ressources doivent être relocalisées ou si les projets se déroulent dans les délais.
La vue Chronologie de la feuille de temps affiche un calendrier ainsi qu'une liste de personnes. Il utilise des codes couleur pour indiquer si une personne a enregistré trop ou trop peu de temps par rapport à ses besoins quotidiens. Vous pouvez cliquer sur un jour spécifique pour voir exactement sur quelles tâches une personne a travaillé. Cette approche visuelle permet de repérer facilement les habitudes de travail de l'ensemble de l'équipe.
Pour accélérer la production de rapports, l'application inclut plusieurs modèles de feuilles de temps. Vous pouvez consulter les données en :
- Utilisateur : consultez un résumé des heures de travail de chaque membre de l'équipe.
- Problème ou défi : suivez les efforts consacrés à des tâches spécifiques ou à la réalisation des objectifs de grands projets.
- Projet : visualisez le temps total consacré à un seul projet avec une ventilation des personnes qui ont effectué le travail.
La vue Feuille de temps détaillée fournit une liste ligne par ligne de chaque entrée de travail. Les responsables l'utilisent pour examiner les commentaires des utilisateurs, les journaux de travail et approuver les feuilles de temps. Pour identifier les catégories qui prennent le plus de temps, vous pouvez organiser ces données à l'aide de Jira Custom Fields.
Tous les rapports et feuilles de temps peuvent être enregistrés dans Excel en un clic. Le fichier exporté conserve la même structure et le même regroupement que la version Web. C'est utile pour l'analyse financière, le traitement de la paie ou la génération de factures clients. Les employés peuvent exporter leurs propres journaux individuels, mais les responsables peuvent exporter des données pour des équipes entières.
ELVA a remplacé la planification manuelle par une vue hebdomadaire claire pour chaque employé. Leurs responsables étendent désormais les tâches sur plusieurs jours afin de mieux gérer les charges de travail. Cette visibilité en temps réel a permis à l'entreprise de rester organisée au fur et à mesure de sa croissance. Cela a simplifié la planification quotidienne et a garanti que toutes les données du projet restaient exactes pour leurs chefs d'équipe.
Conclusion
Il est préférable d'utiliser une vue chronologique Jira pour que vos projets restent clairs et organisés. Il permet aux équipes de visualiser les progrès en temps réel, de contrôler les dépendances et de voir les délais. Les fonctionnalités natives de Jira pour la chronologie constituent un bon point de départ, mais elles ne disposent pas de connaissances approfondies en matière de gestion des ressources.
Des applications comme ActivityTimeline comblent ces lacunes en fournissant des indicateurs de charge de travail clairs et des feuilles de temps détaillées. En combinant planification visuelle et allocation intelligente des ressources, vous pouvez éviter l'épuisement professionnel. Combiner une allocation intelligente des ressources à une planification visuelle vous permet d'éviter l'épuisement professionnel et garantit que les projets respectent les délais.
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