Outils Timeline Jira : Comparatif Complet

Chronologie de Jira les outils sont particulièrement utiles pour les équipes agiles, car ils facilitent une adaptation rapide et un suivi en temps réel, ce qui facilite la gestion dynamique des projets. Pour livrer les projets dans les délais, vous devez choisir entre une approche centrée sur les tâches et une approche centrée sur les ressources.

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Présentation de Jira Timelines

Une chronologie Jira est une puissante représentation visuelle du calendrier de votre projet, conçue pour aider les chefs de projet et les équipes à maîtriser chaque détail. En cartographiant les étapes clés, les échéances et les dépendances entre les tâches, une chronologie Jira fournit une vue d'ensemble claire de l'avancement du projet et permet d'identifier les goulots d'étranglement avant qu'ils ne deviennent des problèmes critiques. Cette vue chronologique permet aux chefs de projet de suivre l'avancement de plusieurs projets, en veillant à ce que tous les membres de l'équipe soient alignés et travaillent à la réalisation d'objectifs communs.

Avec une chronologie Jira, vous pouvez facilement visualiser la séquence des tâches, comprendre l'impact des dépendances sur votre calendrier et prendre des décisions éclairées pour maintenir votre projet sur la bonne voie. Que vous gériez une petite équipe ou que vous coordonniez une initiative de grande envergure, la possibilité de voir l'état d'avancement de votre projet en un coup d'œil améliore la collaboration, favorise une gestion de projet efficace et garantit que les échéances et les jalons importants ne sont jamais manqués.

Pourquoi les vues Jira standard entraînent-elles des échecs de planification ?

En tant que chef de service ou chef de projet, vous avez probablement déjà été confronté au phénomène de surcharge invisible. Vous créez un plan parfait dans un outil de feuille de route, pour découvrir que votre ingénieur en chef se voit attribuer 60 heures de travail en une seule semaine de 40 heures. Il est essentiel de surveiller et d'équilibrer la charge de travail actuelle des membres de l'équipe pour optimiser la répartition des tâches et éviter de surcharger les employés.

Le principal problème de la planification traditionnelle centrée sur les tâches est qu'elle considère le temps comme une ressource infinie. Lorsque vous planifiez sans avoir une vision claire de la capacité de l'équipe, vos projets sont voués à faire face à :

• Épuisement et turn-out : La surallocation constante entraîne une fatigue de l'équipe, qui n'est souvent constatée qu'une fois qu'un projet est déjà au point mort.
• Horaires des spaghettis : Les feuilles de route de haut niveau se transforment souvent en un enchevêtrement de barres qui se chevauchent, ce qui rend impossible de voir la disponibilité individuelle pour plusieurs projets.
• Glissement d'un jalon : Sans tenir compte des vacances, des congés de maladie ou des jours fériés, vos dates de livraison sont basées sur un « monde parfait » qui n'existe pas.

Si vous gérez des ressources interprojets, une simple liste de tâches constitue un handicap. Vous avez besoin d'une source fiable unique qui équilibre les tâches à accomplir par rapport aux personnes qui les exécutent, qui permet d'allouer les ressources de manière efficace et de distribuer les nouvelles tâches en fonction de la charge de travail actuelle et de la disponibilité de l'équipe.

Comparaison des concurrents : quel outil convient à votre flux de travail ?

Pour vous aider à choisir la bonne solution, nous avons comparé les trois méthodologies de planification les plus populaires de l'écosystème Atlassian. Nous mettons en évidence les principales caractéristiques de chaque outil, telles que la planification multi-projets, gestion des ressources, et la planification de scénarios, pour montrer comment ils répondent aux différents besoins des équipes.

ActivityTimeline : la vue du planificateur axée sur les ressources

ActivityTimeline est une application de planification des ressources et de suivi du temps conçue pour fournir une visibilité sur tous les projets et ressources. C'est la solution définitive pour les managers qui donnent la priorité à l'équipe capacité et charge de travail équilibre.

• Philosophie de base : AT place la « Ressource » au centre de la chronologie. Chaque ligne du Tableau de bord Planner représente une personne, pas seulement une tâche.
• Indicateurs de charge de travail : Le système utilise des indicateurs codés par couleur (vert, rouge et jaune) pour indiquer en temps réel si un utilisateur est surchargé ou sous-utilisé en fonction de ses tâches Tâches Jira. ActivityTimeline permet d'attribuer des tâches aux ressources humaines et non humaines, améliorant ainsi la flexibilité de la gestion des ressources.
• Événements locaux : Contrairement à Jira, AT vous permet de planifier des éléments non liés à JIRA tels que Vacances, Congés de maladie, Réservations, et Espaces réservés directement sur la chronologie.
• Planification à plusieurs niveaux : Vous pouvez basculer entre les vues « Utilisateur » pour les tâches quotidiennes détaillées et les vues « Équipe » pour les feuilles de route de livraison de haut niveau. ActivityTimeline facilite également l'allocation des ressources entre les équipes et les projets.

Standard Jira Roadmap (Jira Plans)

Plans Jira (anciennement connu sous le nom de Advanced Roadmaps) est conçu pour une planification de projet de haut niveau et une feuille de route interprojets.

• Idéal pour : Les responsables qui ont besoin d'une vue d'ensemble des publications et des versions de plusieurs projets, en particulier ceux qui ont besoin de hiérarchies personnalisées pour adapter les structures des problèmes au-delà des épopées standard pour une planification multi-projets à grande échelle.
• Caractéristique principale : Il excelle dans l'affichage des dépendances à l'aide de lignes de connexion visuelles, ce qui le rend idéal pour les besoins standard des diagrammes de Gantt, et inclut la planification de scénarios pour modéliser des scénarios « et si » afin d'améliorer la planification stratégique.
• Limitation : Il ne dispose pas d'indicateurs granulaires de la charge de travail, personne par personne, et ne permet pas de suivre les événements non liés au travail, tels que les congés de maladie, directement sur le calendrier. Les fonctionnalités avancées telles que la planification de scénarios et la gestion des ressources nécessitent un abonnement Jira Premium.

Advanced Roadmaps permet également la gestion des ressources et la planification de scénarios.

Gantt Charts pour Structure PPM

Structure est utilisé pour créer des hiérarchies de tâches détaillées et gérer des ensembles de données complexes.

• Idéal pour : Les organisations qui ont besoin d'organiser des milliers de problèmes Jira dans des dossiers, des niveaux et des hiérarchies personnalisés que la relation parent-enfant « Epic-Story » native de Jira ne peut pas gérer.
• Caractéristique principale : Des hiérarchies flexibles qui vous permettent de regrouper le travail en fonction de n'importe quel champ ou attribut Jira. Structure Gantt offre une vue de planification pour une saisie rapide des données et une modification efficace des détails du projet, et permet de visualiser et de gérer les relations et les dépendances entre les tâches pour une meilleure précision de planification.
• Limitation : Bien que puissant pour l'organisation des tâches, il nécessite des modules complémentaires supplémentaires pour la visualisation de Gantt et peut être complexe à configurer pour des raisons simples planification des capacités en matière de ressources.

Ces outils de chronologie Jira facilitent également le suivi des projets en permettant aux équipes de suivre les progrès, de gérer les dépendances et d'allouer les ressources de manière efficace. De plus, les modèles de calendrier de projet aident les équipes à organiser et à séquencer les tâches dans un cadre chronologique clair, de la conception initiale à la livraison finale.

Découverte des produits Jira et feuille de route

Les fonctionnalités de découverte des produits et de feuille de route de Jira permettent aux équipes de planifier, de hiérarchiser et de visualiser l'avenir de leurs projets. En créant un plan de projet complet qui décrit les étapes clés, les échéances et les objectifs, les équipes peuvent s'assurer que tout le monde se concentre sur les mêmes objectifs. La vue feuille de route de Jira vous permet de décomposer les projets complexes en tâches gérables, de définir des étapes claires et de visualiser le chemin à suivre pour les mener à bien.

Les outils de découverte de produits Jira permettent de recueillir facilement les commentaires des parties prenantes, de hiérarchiser les tâches en fonction de la valeur commerciale et d'ajuster votre plan à mesure que de nouvelles informations apparaissent. Cette approche dynamique de la planification aide les équipes à créer des feuilles de route personnalisées qui reflètent leurs besoins uniques, en veillant à ce que chaque étape et chaque échéance soient visibles et réalisables. En tirant parti de ces fonctionnalités, les équipes peuvent planifier, créer et exécuter en toute confiance des projets qui donnent des résultats concrets.

Comment ActivityTimeline résout le déficit de capacité

Bien que les plans et la structure Jira soient excellents pour l'organisation des tâches, Chronologie des activités est le seul outil qui permet de combler le fossé entre le travail planifié et l'exécution effective. Il offre également de solides fonctionnalités de gestion des ressources, permettant aux équipes d'analyser la capacité, d'allouer les ressources de manière efficace et de visualiser la charge de travail des ressources sur plusieurs projets.

ActivityTimeline calcule la charge de travail en fonction de l'effort estimé des tâches assignées à une ressource dans un laps de temps spécifique. Il utilise deux algorithmes spécialisés pour effectuer ces calculs, réduisant ainsi le travail manuel en automatisant la répartition de la charge de travail et l'analyse des capacités :

1. Mode d'équilibre : Répartit uniformément les heures sur une période donnée, ce qui est idéal pour les projets à long terme tels que les campagnes marketing.
2. Mode liquide : Mode d'utilisation complète qui place des heures à l'avance pour afficher la date d'achèvement la plus proche possible, idéal pour les sprints de développement logiciel.

Cela garantit que lorsque vous faites glisser une tâche sur la chronologie d'un membre de l'équipe, vous ne vous contentez pas d'attribuer un ticket, vous attribuez des tâches individuelles et vous confirmez qu'il dispose des heures réelles disponibles pour la terminer.

La visualisation des relations entre les tâches à l'aide d'un modèle de calendrier de projet aide les équipes à prévoir les retards, à allouer les ressources en conséquence et à prendre des mesures proactives pour éviter que les problèmes ne s'aggravent.

Taille et structure du projet : outils adaptés à la complexité de votre projet

Le choix des bons outils de gestion de projet dépend largement de la taille et de la structure de votre projet. Pour les petits projets dont les exigences sont simples, une vue chronologique de base dans Jira peut être tout ce dont vous avez besoin pour suivre l'avancement et gérer les dépendances. Ces outils simples fournissent un aperçu clair des tâches et des délais, ce qui facilite le respect du calendrier de votre projet.

Cependant, à mesure que les projets gagnent en complexité (impliquant plusieurs équipes, interdépendances complexes et nombreux livrables), des outils de feuille de route plus avancés deviennent essentiels. En adaptant votre ensemble d'outils à la complexité de votre projet, vous pouvez garantir une gestion de projet efficace, rationaliser la collaboration et optimiser la productivité, quelle que soit la taille ou la portée de votre initiative.

Comment configurer un calendrier d'équipe équilibré

Pour tirer le meilleur parti d'une vision centrée sur les ressources, vous devez configurer correctement les capacités de votre équipe. Les vues chronologiques groupées permettent de visualiser et d'organiser les calendriers des projets par équipe, utilisateur ou projet, ce qui facilite la gestion des ressources et l'obtention d'une vue d'ensemble claire du portefeuille. Suivez ces étapes de niveau expert pour transformer votre planification.

1. Définissez les membres de votre équipe et leurs rôles.
2. Attribuez des tâches en fonction des compétences et de la disponibilité.
3. Définissez des dates de début et de fin pour chaque tâche afin de garantir une livraison rapide et une planification efficace.
4. Surveillez la répartition de la charge de travail et ajustez-la si nécessaire.

Un modèle de calendrier de projet permet aux équipes de visualiser la propriété des tâches et de suivre les progrès en temps réel, augmentant ainsi la responsabilité et la transparence.

Étape 1 : définir la capacité et la participation des utilisateurs

Avant de planifier le travail, vous devez indiquer au système combien d'heures chaque personne est disponible.

1. Naviguez vers Configuration → Utilisateurs.
2. Cliquez sur le nom d'un utilisateur pour ouvrir son Emploi des utilisateurs profil.
3. Réglez le Capacité standard (par exemple, 8 heures par jour).
4. En option, utilisez Programmes de charge de travail pour tenir compte des employés à temps partiel ou des différents fuseaux horaires.

Étape 2 : Établissez un programme de vacances

Pour éviter les erreurs de planification lors des fermetures de bureaux, vous devez appliquer un programme de vacances.

1. Accédez à Configuration → Équipes → Programmes de vacances.
2. Cliquez « Créer un nouveau schéma » et sélectionnez le pays de votre équipe.
3. Le système renseignera automatiquement les jours fériés, qui apparaîtront désormais comme des jours non ouvrables « grisés » sur votre agenda.

Étape 3 : Synchroniser les estimations Jira

Pour que l'indicateur de charge de travail fonctionne, vos problèmes Jira doivent comporter des estimations.

1. Assurez-vous que vos tâches Jira ont des valeurs dans Estimation initiale ou Points d'histoire champs.
2. Dans ActivityTimeline, accédez à Configuration → Projets et définissez votre Facteur de conversion Story Points (par exemple, 1 SP = 8 heures) pour garantir l'exactitude des indicateurs de charge de travail.
3. Effectuez une Synchronisation complète des problèmes pour mettre en cache les dernières données de Jira.

Étape 4 : Reprogrammation visuelle sur le planificateur

Désormais, vous pouvez résoudre les conflits à l'aide d'une simple interface glisser-déposer.

1. Ouvrez le Tableau de bord Planner.
2. Identifiez tous les utilisateurs dotés d'un Indicateur de charge de travail rouge, ce qui signifie qu'ils sont surchargés.
3. Cliquez et faites glisser le bord d'une barre des tâches pour redimensionnez-le, en étalant le travail sur plusieurs jours afin de réduire la charge quotidienne.
4. Vous pouvez également faire glisser la tâche d'un utilisateur surchargé vers un utilisateur doté d'un Indicateur jaune ou vert clair (sous-utilisé) pour équilibrer les efforts de l'équipe.

Où trouver de l'aide et les meilleures pratiques

Il est plus facile de naviguer dans le monde de la gestion de projet Jira grâce au soutien de la communauté Atlassian et à ses nombreuses ressources. La communauté Atlassian est une plateforme dynamique où les utilisateurs partagent leurs points de vue, posent des questions et échangent bonnes pratiques d'utilisation de Jira et des outils connexes. ActivityTimeline propose également un Centre d'aide pour surmonter tous les défis que vous pourriez rencontrer.

Outre l'assistance par les pairs, Atlassian fournit une documentation complète, des didacticiels étape par étape et des webinaires pour aider les équipes à maîtriser les fonctionnalités de Jira et à mettre en œuvre des stratégies de gestion de projet efficaces. En exploitant ces ressources, les équipes peuvent surmonter les défis, se tenir au courant des dernières meilleures pratiques et garantir la réussite de leurs projets.

Conclusion : prenez le contrôle de la trajectoire de votre projet

Comprendre la différence entre les meilleurs outils de chronologie Jira est la première étape vers la maîtrise de projet. Bien que les feuilles de route et la structure de Jira soient excellentes pour les aperçus de haut niveau et les hiérarchies complexes, elles ne peuvent pas remplacer la visibilité d'ActivityTimeline axée sur les personnes.

En mettant en œuvre la vue Planner centrée sur les ressources, vous vous donnez les moyens de prendre des décisions fondées sur des données qui protègent votre équipe de l'épuisement professionnel et garantissent des dates de livraison précises pour vos parties prenantes. ActivityTimeline ne se contente pas de vous montrer le travail qui doit être effectué, il vous montre comment votre équipe le fait réellement. En outre, les fonctionnalités de planification de scénarios « et si » vous permettent d'évaluer les différents résultats des projets et les allocations de ressources sans affecter les données en temps réel, ce qui favorise une meilleure gestion des risques et une meilleure planification stratégique.

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