Ferramentas de Timeline no Jira: Comparação

Cronograma do Jira as ferramentas são especialmente valiosas para equipes ágeis, pois facilitam a adaptação rápida e o rastreamento em tempo real, facilitando o gerenciamento dinâmico de projetos. Para entregar projetos dentro do prazo, você deve decidir entre uma abordagem centrada em tarefas e uma abordagem centrada em recursos.

Introdução aos cronogramas do Jira

Um cronograma do Jira é uma representação visual poderosa do cronograma do seu projeto, projetada para ajudar os gerentes de projeto e as equipes a se manterem atualizados sobre cada detalhe. Ao mapear os principais marcos, prazos e dependências de tarefas, um cronograma do Jira fornece uma visão geral clara do progresso do projeto e ajuda a identificar gargalos antes que eles se tornem problemas críticos. Essa visualização do cronograma permite que os gerentes de projeto acompanhem o progresso em vários projetos, garantindo que todos os membros da equipe estejam alinhados e trabalhando em prol de metas compartilhadas.

Com um cronograma do Jira, você pode visualizar facilmente a sequência de tarefas, entender como as dependências afetam seu cronograma e tomar decisões informadas para manter seu projeto em dia. Se você está gerenciando uma equipe pequena ou coordenando uma iniciativa de grande escala, a capacidade de ver o status do seu projeto em um piscar de olhos melhora a colaboração, apoia o gerenciamento eficaz do projeto e garante que prazos e marcos importantes nunca sejam perdidos.

Por que as visualizações padrão do Jira levam a falhas de planejamento?

Como chefe de departamento ou gerente de projeto, você provavelmente já experimentou o fenômeno da sobrecarga invisível. Você cria um plano perfeito em uma ferramenta de roteiro e descobre que seu engenheiro-chefe recebe 60 horas de trabalho em uma única semana de 40 horas. Monitorar e equilibrar a carga de trabalho atual dos membros da equipe é essencial para otimizar a distribuição de tarefas e evitar a sobrecarga de indivíduos.

O principal problema do planejamento tradicional centrado em tarefas é que ele trata o tempo como um recurso infinito. Quando você planeja sem uma visão clara da capacidade da equipe, seus projetos estão condenados a enfrentar:

Esgotamento e rotatividade: A superalocação constante leva à fadiga da equipe, que geralmente só é descoberta depois que um projeto já está paralisado.
Horários de espaguete: Os roteiros de alto nível geralmente se tornam uma confusão de barras sobrepostas, tornando impossível ver a disponibilidade individual em vários projetos.
Deslizamento marcante: Sem contabilizar férias, licenças médicas ou feriados, suas datas de entrega são baseadas em um “mundo perfeito” que não existe.

Se você estiver gerenciando recursos de vários projetos, uma simples lista de tarefas é um passivo. Você precisa de uma única fonte confiável que equilibre os itens de trabalho com os seres humanos reais que os executam, ajude a alocar recursos com eficiência e distribua novas peças de trabalho com base na carga de trabalho atual e na disponibilidade da equipe.

Comparando os concorrentes: qual ferramenta se adapta ao seu fluxo de trabalho?

Para ajudar você a escolher a solução certa, comparamos as três metodologias de planejamento mais populares no ecossistema Atlassian. Destacamos os principais recursos de cada ferramenta, como o planejamento de vários projetos, gerenciamento de recursose planejamento de cenários, para mostrar como eles abordam as diferentes necessidades da equipe.

ActivityTimeline: a visão do planejador centrada em recursos /aActivityTimeline

ActivityTimeline é um aplicativo de planejamento de recursos e controle de tempo projetado para fornecer visibilidade em todos os projetos e recursos. É a solução definitiva para gerentes que priorizam a equipe capacidade e carga de trabalho equilíbrio.

Filosofia central: AT coloca o “Recurso” no centro da linha do tempo. Cada linha no Painel do Planner representa uma pessoa, não apenas uma tarefa.
Indicadores de carga de trabalho: O sistema usa indicadores codificados por cores (verde, vermelho e amarelo) para mostrar em tempo real se um usuário está sobrecarregado ou subutilizado com base na atribuição Tarefas do Jira. O ActivityTimeline suporta a atribuição de tarefas a recursos humanos e não humanos, aumentando a flexibilidade no gerenciamento de recursos.
Eventos locais: Ao contrário do Jira, o AT permite que você agende itens que não são do Jira, como Férias, Afastamentos por doença, Reservas, e Espaços reservados diretamente na linha do tempo.
Planejamento multinível: Você pode alternar entre as visualizações de “Usuário” para tarefas diárias granulares e as visualizações de “Equipe” para roteiros de entrega de alto nível. O ActivityTimeline também facilita a alocação de recursos entre equipes e projetos.

Standard Jira Roadmap (Jira Plans)

Planos do Jira (anteriormente conhecido como Advanced Roadmaps) foi criado para agendamento de projetos de alto nível e roteiros entre projetos.

Ideal para: Gerentes que precisam de uma visão geral dos lançamentos e versões em vários projetos, especialmente aqueles que precisam de hierarquias personalizadas para adaptar estruturas de problemas além dos épicos padrão para o planejamento de vários projetos em grande escala.
Característica principal: Ele se destaca por mostrar dependências com linhas de conexão visuais, tornando-o ideal para as necessidades padrão do gráfico de Gantt, e inclui planejamento de cenários para modelar cenários “e se” para um melhor planejamento estratégico.
Limitação: Ele carece de indicadores granulares de carga de trabalho de pessoa a pessoa e da capacidade de rastrear eventos não relacionados ao trabalho, como licenças médicas, diretamente no cronograma. Recursos avançados, como planejamento de cenários e gerenciamento de recursos, exigem uma assinatura do Jira Premium.

Os roteiros avançados também permitem o gerenciamento de recursos e o planejamento de cenários.

Gantt Charts for Structure PPM

Gantt Charts for Structure é usado para criar hierarquias de tarefas profundas e gerenciar conjuntos de dados complexos.

Ideal para: Organizações que precisam organizar milhares de problemas do Jira em pastas, níveis e hierarquias personalizadas que a relação pai-filho nativa do Jira, “Epic-Story”, não consegue lidar.
Característica principal: Hierarquias flexíveis que permitem agrupar trabalhos por qualquer campo ou atributo do Jira. O Structure Gantt oferece uma visão de planejamento para rápida entrada de dados e modificação eficiente dos detalhes do projeto, além de ajudar a visualizar e gerenciar relacionamentos e dependências de tarefas para melhorar a precisão do agendamento.
Limitação: Embora seja poderoso para a organização de tarefas, ele requer complementos adicionais para a visualização de Gantt e pode ser complexo de configurar de forma simples planejamento da capacidade de recursos.

Essas ferramentas de cronograma do Jira também oferecem suporte ao rastreamento de projetos, permitindo que as equipes monitorem o progresso, gerenciem dependências e aloquem recursos com eficiência. Além disso, os modelos de cronograma do projeto ajudam as equipes a organizar e sequenciar as tarefas dentro de uma estrutura cronológica clara, desde a concepção inicial até a entrega final.

Descoberta e roteiro do produto Jira

Os recursos de descoberta e roteiro de produtos do Jira capacitam as equipes a planejar, priorizar e visualizar o futuro de seus projetos. Ao criar um plano de projeto abrangente que descreva os principais marcos, prazos e objetivos, as equipes podem garantir que todos se concentrem nas mesmas metas. A visualização do roteiro no Jira permite que você divida projetos complexos em tarefas gerenciáveis, defina marcos claros e visualize o caminho até a conclusão.

As ferramentas de descoberta de produtos do Jira facilitam a coleta de feedback das partes interessadas, priorizam tarefas com base no valor comercial e ajustam seu plano à medida que novas informações surgem. Essa abordagem dinâmica de planejamento ajuda as equipes a criar roteiros personalizados que refletem suas necessidades exclusivas, garantindo que cada marco e prazo sejam visíveis e alcançáveis. Ao aproveitar esses recursos, as equipes podem planejar, criar e executar com confiança projetos que geram resultados reais.

Como o ActivityTimeline resolve a lacuna de capacidade

Embora os planos e a estrutura do Jira sejam excelentes para a organização de tarefas, Cronograma de atividades é a única ferramenta que preenche a lacuna entre o trabalho planejado e a execução real. Ele também oferece recursos robustos de gerenciamento de recursos, permitindo que as equipes analisem a capacidade, aloquem recursos com eficiência e visualizem a carga de trabalho de recursos em vários projetos.

O ActivityTimeline calcula a carga de trabalho com base no esforço estimado das tarefas atribuídas a um recurso dentro de um período de tempo específico. Ele usa dois algoritmos especializados para fazer esses cálculos, reduzindo o trabalho manual ao automatizar a distribuição da carga de trabalho e a análise de capacidade:

Modo de equilíbrio: Distribui uniformemente as horas por um determinado período, ideal para projetos de longo prazo, como campanhas de marketing.
Modo líquido: Modo de utilização total que antecipa horas para mostrar a data de conclusão mais próxima possível, perfeito para sprints de desenvolvimento de software.

Isso garante que, ao arrastar uma tarefa para o cronograma de um membro da equipe, você não esteja apenas atribuindo um tíquete, mas também atribuindo tarefas individuais e validando se eles têm as horas reais disponíveis para concluí-las.

A visualização das relações entre tarefas por meio de um modelo de cronograma do projeto ajuda as equipes a prever atrasos, alocar recursos adequadamente e tomar medidas proativas para evitar que os problemas aumentem.

Tamanho e estrutura do projeto: combinando ferramentas com a complexidade do seu projeto

A seleção das ferramentas corretas de gerenciamento de projetos depende muito do tamanho e da estrutura do seu projeto. Para projetos menores com requisitos simples, uma visualização básica do cronograma no Jira pode ser tudo o que você precisa para acompanhar o progresso e gerenciar dependências. Essas ferramentas simples fornecem uma visão geral clara das tarefas e dos prazos, facilitando a manutenção do seu projeto dentro do cronograma.

No entanto, à medida que os projetos crescem em complexidade, abrangendo várias equipes, dependências complexas e vários resultados, ferramentas de roteiro mais avançadas se tornam essenciais. Ao combinar seu conjunto de ferramentas com a complexidade do seu projeto, você pode garantir um gerenciamento eficaz do projeto, simplificar a colaboração e maximizar a produtividade, independentemente do tamanho ou do escopo da sua iniciativa.

Como configurar um cronograma de equipe equilibrado

Para tirar o máximo proveito de uma visão centrada em recursos, você deve configurar a capacidade da sua equipe corretamente. As visualizações do cronograma em grupo ajudam a visualizar e organizar os cronogramas de projetos por equipe, usuário ou projeto, facilitando o gerenciamento de recursos e a obtenção de uma visão geral clara do portfólio. Siga estas etapas de nível especializado para transformar seu planejamento.

Defina os membros da sua equipe e suas funções.
Atribua tarefas com base nos conjuntos de habilidades e na disponibilidade.
Defina datas de início e término para cada tarefa para garantir a entrega oportuna e um agendamento eficaz.
Monitore a distribuição da carga de trabalho e ajuste conforme necessário.

Um modelo de cronograma do projeto permite que as equipes visualizem a propriedade da tarefa e acompanhem o progresso em tempo real, aumentando a responsabilidade e a transparência.

Etapa 1: definir a capacidade e o envolvimento do usuário

Antes de agendar o trabalho, você deve informar ao sistema quantas horas cada pessoa está disponível.

Navegue até Configuração → Usuários.
Clique no nome de um usuário para abrir Emprego do usuário perfil.
Defina o Capacidade padrão (por exemplo, 8,0 horas/dia).
Opcionalmente, use Esquemas de carga de trabalho para contabilizar funcionários de meio período ou fusos horários diferentes.

Etapa 2: Estabelecer um esquema de férias

Para evitar erros de agendamento durante o fechamento de escritórios, você deve aplicar um esquema de férias.

Vá para Configuração → Equipes → Esquemas de férias.
Clique “Criar um novo esquema” e selecione o país da sua equipe.
O sistema preencherá automaticamente os feriados públicos, que agora aparecerão como dias de folga “acinzentados” em seu Planejador.

Etapa 3: sincronizar estimativas do Jira

Para que o indicador de carga de trabalho funcione, seus problemas do Jira devem ter estimativas.

Garanta que suas tarefas do Jira tenham valores na Estimativa original ou Pontos da história campos.
Em Activity Timeline, acesse Configuração → Projetos e define seu Fator de conversão de pontos de história (por exemplo, 1 SP = 8 horas) para garantir que os indicadores de carga de trabalho sejam precisos.
Execute um Sincronização completa de problemas para armazenar em cache os dados mais recentes do Jira.

Etapa 4: reprogramação visual no planejador

Agora, você pode resolver conflitos com uma interface simples de arrastar e soltar.

Abra o Painel do Planejador.
Identifique qualquer usuário com um Indicador vermelho de carga de trabalho, significando que eles estão sobrecarregados.
Clique e arraste até a borda de uma barra de tarefas para redimensionar, distribuindo o trabalho por mais dias para reduzir a carga diária.
Como alternativa, arraste a tarefa de um usuário sobrecarregado para um usuário com um Indicador amarelo ou verde claro (subutilizado) para equilibrar o esforço da equipe.

Onde encontrar ajuda e melhores práticas

Navegar no mundo do gerenciamento de projetos do Jira é mais fácil com o apoio da comunidade Atlassian e seus amplos recursos. A comunidade Atlassian é um centro vibrante onde os usuários compartilham ideias, fazem perguntas e trocam ideias melhores práticas para usar o Jira e ferramentas relacionadas. O ActivityTimeline também oferece um Centro de ajuda para enfrentar quaisquer desafios que você possa encontrar.

Além do suporte de colegas, a Atlassian fornece documentação abrangente, tutoriais passo a passo e webinars para ajudar as equipes a dominar os recursos do Jira e implementar estratégias eficazes de gerenciamento de projetos. Ao aproveitar esses recursos, as equipes podem superar desafios, manter-se atualizadas com as melhores práticas mais recentes e garantir que seus projetos estejam preparados para o sucesso.

Conclusão: Assuma o controle da trajetória do seu projeto

Entender a diferença entre as melhores ferramentas de cronograma do Jira é o primeiro passo para o domínio do projeto. Embora os roteiros e a estrutura do Jira sejam excelentes para visões gerais de alto nível e hierarquias complexas, eles não podem substituir a visibilidade do ActivityTimeline que coloca as pessoas em primeiro lugar.

Ao implementar a visão do Planner centrada em recursos, você é capaz de tomar decisões com base em dados que protegem sua equipe contra o esgotamento e garantem datas de entrega precisas para as partes interessadas. O ActivityTimeline não mostra apenas qual trabalho precisa ser feito, ele mostra como sua equipe está realmente fazendo isso. Além disso, os recursos de planejamento de cenários hipotéticos permitem que você avalie diferentes resultados do projeto e alocações de recursos sem afetar os dados em tempo real, auxiliando no melhor gerenciamento de riscos e no planejamento estratégico.