A automação facilita a vida e ajuda você a se manter organizado. O Jira é fantástico para rastrear e organizar, mas você pode torná-lo ainda melhor com ferramentas de visualização da linha do tempo para gerenciar tíquetes personalizados para tarefas repetitivas de forma eficiente. Vamos explorar como você pode configurar e gerenciar tarefas recorrentes no Jira para aumentar a eficiência do seu projeto.
Explicação das tarefas recorrentes no Jira
Os projetos geralmente incluem tarefas como reuniões semanais, check-ins diários ou relatórios mensais. É fácil perder a configuração dessas configurações todas as vezes. A criação de tarefas recorrentes no Jira economiza tempo e ajuda sua equipe a se manter coordenada, ao mesmo tempo em que garante que atividades importantes aconteçam dentro do prazo.
Exemplos comuns de tarefas recorrentes incluem:
- Reuniões semanais de status: Check-ins regulares para discutir o progresso e os planos.
- Cerimônias de Scrum: Planejamento, revisão, retrospectiva e preparação do backlog do produto.
- Relatórios mensais: Gere e revise relatórios de desempenho do projeto.
- Tarefas de manutenção: Verificações de rotina do sistema e do equipamento.
- Processamento de faturas: Cobrança e faturamento mensais.
Há várias maneiras de criar problemas repetidos no Jira. Para criar uma tarefa recorrente no Jira usando recursos nativos, você precisará duplicar manualmente a tarefa original. Primeiro, crie uma tarefa padrão com todos os detalhes necessários, como resumo, descrição e data de conclusão. Depois de salva, abra a tarefa e use a opção “Mais” para cloná-la. Ajuste a data de conclusão e o responsável pela tarefa clonada conforme necessário. Esse processo deve ser repetido para cada ocorrência da tarefa recorrente, tornando-se uma abordagem demorada para tarefas frequentes.
Para criar uma tarefa recorrente usando Automação integrada do Jira, navegue até as configurações do seu projeto e acesse o recurso Automação. Crie uma nova regra acionada por um cronograma (diário, semanal, mensal etc.). Defina os detalhes da tarefa, como projeto, tipo de problema, resumo, descrição e destinatário. Opcionalmente, adicione condições para refinar quando a tarefa for criada. Salve e ative a regra para automatizar a criação de tarefas com base na programação especificada.
Como o Jira não inclui um recurso embutido para gerenciar tickets recorrentes, aproveitar os aplicativos e integrações disponíveis na rede de parceiros do Atlassian Marketplace preenche essa lacuna de forma eficaz. Um desses aplicativos é ActivityTimeline. Depois de configurado, cada membro da equipe recebe solicitações em horários regulares, mantendo o fluxo de trabalho consistente e fornecendo uma estrutura confiável para atividades regulares. Disponível para o Jira Cloud e o Jira Data Center, esse aplicativo de mercado traz uma camada adicional de controle e flexibilidade às tarefas recorrentes de gerenciamento de trabalho do Jira.
Como configurar tarefas recorrentes no Jira com o ActivityTimeline
O ActivityTimeline faz mais do que automação; ele oferece uma visão mais clara de seus projetos. Aqui está o resumo:
- Os principais recursos são planejamento de capacidade, controle de tempo, relatórios de recursos e planilhas de horários da equipe.
- O painel fácil de usar oferece uma visão rápida dos problemas, projetos e recursos.
- Com planejamento avançado de equipe, gerenciamento de capacidade e espaços de trabalho pessoais para cada funcionário, sua equipe pode planejar, monitorar e otimizar melhor seu trabalho.
- Recursos como gerenciamento de férias e criação de equipes com base em habilidades ajudam a equilibrar as cargas de trabalho e a disponibilidade.
Vamos examinar mais de perto esse tíquete recorrente que habilita o complemento e seus recursos.
Criação de eventos personalizados
O ActivityTimeline também oferece ampla personalização para atender às necessidades exclusivas do projeto. Sua sincronização com os dados do Jira permite que você gerencie tarefas, projetos e equipes com eficiência. A ferramenta permite que você crie eventos personalizados internos independentes do Jira, acomodando funcionalidades adicionais, como gerenciamento de férias e outras atividades não diretamente vinculadas ao Jira.
Por exemplo, sua equipe precisa organizar uma “reunião de planejamento de sprint” recorrente. Em vez de agendar manualmente esse evento toda semana, o ActivityTimeline permite que você o configure apenas uma vez e permita que ele se repita automaticamente, economizando tempo e reduzindo o risco de supervisão.
Para configurar uma tarefa recorrente personalizada, comece clicando na célula desejada no ActivityTimeline. Escolha “Criar diálogo sobre problemas” e selecione o evento personalizado que corresponda ao seu tipo de tarefa repetida. Depois de preencher os detalhes essenciais e selecionar o responsável (ou até mesmo atribuí-lo a uma equipe inteira), você pode definir a recorrência clicando no botão “Recorrência”. Personalize a frequência com base em suas necessidades, seja diária, semanal ou mensal, e depois confirme suas configurações.
Com alguns cliques, você estabeleceu uma tarefa recorrente que notificará os membros relevantes da equipe, garantindo que todos estejam cientes e preparados. Essa abordagem proativa aprimora a colaboração da equipe e reduz a carga administrativa dos gerentes de projeto.
Espaço de trabalho pessoal para destinatários
Outra vantagem notável é o recurso de espaço de trabalho pessoal disponível no ActivityTimeline. Cada membro da equipe pode visualizar seu plano e cronograma, acompanhar o progresso do projeto e gerenciar feriados. Isso não só melhora a responsabilidade individual, mas também aumenta a visibilidade em toda a equipe, garantindo que todos estejam alinhados e conscientes de suas responsabilidades.
Para os gerentes, os recursos avançados de planejamento de equipe oferecem a capacidade de rastrear objetivos e supervisionar cargas de trabalho, facilitando a alocação eficiente de recursos. Você pode criar equipes com base em habilidades específicas, atribuir tarefas recorrentes do Jira a vários responsáveis e até mesmo gerenciar agendas de férias. Essa abordagem garante que todos os aspectos das tarefas recorrentes do Jira Cloud sejam cobertos.
Relatórios sobre tarefas repetitivas
Acompanhar tarefas recorrentes é fácil com o ActivityTimeline. Monitore facilmente projetos, tarefas da equipe e eventos internos. Por exemplo, para visualizar dados sobre reuniões de planejamento de sprint, navegue até a seção de relatórios do aplicativo. Os recursos de geração de relatórios do ActivityTimeline fornecem uma visão geral de todas as tarefas recorrentes do cronograma do Jira. Esses relatórios podem ser facilmente exportados e marcados para acesso rápido, oferecendo transparência e auxiliando nas revisões analíticas.
Por exemplo, se você precisar revisar reuniões anteriores de planejamento de sprint, o recurso de geração de relatórios da ferramenta facilita a geração e a análise instantânea de dados pertinentes. A geração de relatórios é fácil de usar, permitindo que você acompanhe qualquer evento em qualquer período e exporte relatórios no formato Excel para posterior análise ou compartilhamento.
Um recurso útil é a capacidade de gerar relatórios detalhados de capacidade e utilização de recursos. Esses relatórios fornecem uma visão geral das cargas de trabalho da equipe, destacam possíveis gargalos e garantem a alocação ideal de recursos. Os relatórios personalizados podem se concentrar em tarefas repetitivas específicas, como reuniões diárias, revisões semanais ou auditorias mensais, permitindo que você colete informações específicas e tome decisões informadas.
Com o ActivityTimeline, o objetivo é aumentar a produtividade geral fornecendo uma imagem clara de como as atividades recorrentes são gerenciadas. Ao aproveitar esses recursos de geração de relatórios, sua equipe pode manter um fluxo de trabalho tranquilo, antecipar responsabilidades e melhorar continuamente os resultados do projeto.
Conclusão
O gerenciamento de tarefas recorrentes pode economizar muito tempo e esforço para sua equipe, enquanto a automatização das atividades rotineiras garante que as coisas sejam feitas de forma consistente e libera tempo para problemas mais complexos. O truque é configurar esses problemas adequadamente, adaptá-los às necessidades específicas do seu projeto e garantir que sua equipe esteja na mesma página por meio de uma comunicação clara e atribuições de funções.
Gerenciar e monitorar tarefas repetitivas é muito mais fácil com ferramentas como ActivityTimeline. Combinar seu poder com os produtos da Atlassian pode transformar a forma como você lida com tarefas recorrentes no Jira, aumentando a produtividade da sua equipe e mantendo todos os tíquetes essenciais sob controle.
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