Si trabajas con equipos ágiles que utilizan puntos argumentales de Jira, probablemente te hayas enfrentado al siguiente desafío: ¿cómo se traducen esas estimaciones abstractas de los puntos de la historia en horas concretas para planificación de recursos? Si bien los puntos clave proporcionan una estimación relativa excelente para el equipo de desarrollo, los directores de proyectos suelen necesitar una visibilidad basada en el tiempo para hacer un seguimiento del progreso y gestionar las cargas de trabajo de forma eficaz.
La buena noticia es que convertir los puntos de la historia en horas no significa abandonar los principios ágiles. Por el contrario, crea un puente entre la estimación ágil y las necesidades prácticas de gestión de proyectos.
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Por qué los Story Points funcionan tan bien para los equipos ágiles
Cuando tu equipo asigna puntos clave durante la planificación del Sprint, hace estimaciones relativas en función del esfuerzo necesario para completar las tareas. Una historia de usuario con un valor de 8 puntos requiere aproximadamente el doble de esfuerzo que una historia de 4 puntos, pero ninguna estimación está vinculada a horas específicas.
Este enfoque funciona porque los puntos de la historia tienen en cuenta la complejidad, la incertidumbre y el esfuerzo requerido más allá del tiempo. Su equipo de desarrollo tiene en cuenta factores como la complejidad técnica, la claridad de los criterios de aceptación y qué miembro del equipo tiene las habilidades más relevantes para cada elemento del trabajo pendiente. Se trata de un esfuerzo relativo, no de un tiempo absoluto.
Muchos equipos de Scrum utilizan la planificación del póker para estimar las historias, en las que todo el equipo discute y acuerda los valores de puntos respectivos. Este proceso de estimación colaborativo ayuda a evitar exagerar los puntos de vista y garantiza que todos comprendan el esfuerzo necesario para cada elemento de trabajo.
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El desafío: cuando se necesita una planificación basada en el tiempo
Aquí es donde las cosas se complican. Si bien los puntos clave proporcionan una excelente estimación relativa para los equipos ágiles, los directores de proyectos deben responder a preguntas como las siguientes:
- ¿Cuánta capacidad tiene cada miembro del equipo en este Sprint?
- ¿Vamos por buen camino para completar los artículos pendientes a tiempo?
- ¿Qué miembro del equipo debe abordar qué tarea individual en función de su experiencia básica?
Un obstáculo común al que se enfrentan muchos equipos en el mundo real es la discrepancia en las definiciones de «puntos de la historia» entre los diferentes equipos. Para un equipo, una persona puede completar cómodamente 5 puntos de historia en un sprint, mientras que para otro, se espera que esa misma persona entregue 20 puntos. Esto supone un gran desafío cuando las personas contribuyen a varios equipos, ya que su carga de trabajo resulta difícil de medir y equilibrar de forma coherente.
Para establecer un terreno común y garantizar una distribución justa de la carga de trabajo, las horas suelen ser la opción más fiable. Proporcionan una base de referencia clara e innegable para alinear el esfuerzo que se espera de una persona, independientemente del equipo al que contribuya o de cómo defina ese equipo sus puntos de partida. Es el lenguaje universal para medir la capacidad y garantizar que nadie se esfuerce demasiado en sus diversos compromisos.
Comprender el valor de Story Point en horas
La clave es establecer un valor coherente para la historia que funcione para su equipo. Algunos Equipos de Jira encuentran que 1 punto de historia equivale a 4-6 horas de trabajo, mientras que otros prefieren proporciones diferentes. Lo importante es que tu equipo esté de acuerdo con la conversión y la aplique de forma coherente.
Tu estimación de los puntos de la historia debe tener en cuenta la secuencia de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13...), el estándar de oro que utilizan muchos equipos ágiles. Esto explica el hecho de que las historias más grandes y complejas son cada vez más difíciles de estimar con precisión. Cuando asignas puntos a la historia usando esta secuencia, estás reconociendo que las tareas más grandes suelen requerir un esfuerzo desproporcionadamente mayor que las más pequeñas.
Configuración de su sistema de conversión
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos, incluidas las que se integran con Jira, te permiten configurar la conversión automática desde puntos de historia hasta horas. He aquí cómo abordarlo:
- Empieza con la velocidad de tu equipo. Observa cuántos puntos suele completar tu equipo por sprint y, a continuación, compáralos con las horas reales trabajadas. Esto te da un valor base de puntos de historia en horas. Puedes usar Hojas de horas pestaña de ActivityTimeline para obtener una visión general de 360 grados de las horas trabajadas y generar los informes necesarios para comparar horas planificadas frente a horas reales.
- Tenga en cuenta la experiencia individual. Es posible que algunos miembros del equipo completen la misma historia más rápido debido a sus habilidades y experiencia relevantes. La conversión debe tener en cuenta estas variaciones sin crear expectativas poco realistas.
- Tenga en cuenta la complejidad de la historia. Las historias complejas a menudo requieren más coordinación, investigación y decisiones más difíciles. No se limite a multiplicar los puntos por horas; tenga en cuenta que las historias con puntos más altos pueden necesitar proporcionalmente más tiempo.
Por ejemplo, si tu equipo completa de manera consistente 40 puntos de historia en un sprint de 2 semanas con 4 desarrolladores trabajando 40 horas cada uno (320 horas en total), tu base de referencia podría ser de 8 horas por punto de historia. Pero recuerda que esto es solo un punto de partida.
Luego, pasemos a la parte técnica. Hay 2 ajustes de conversión en ActivityTimeline: Global & Proyecto. Esto significa que puedes tener la misma conversión para todos los proyectos o una conversión individual para proyectos distintos.
Para configurar un Global factor de conversión ir a Configuración → General → Definir la tasa de conversión.
Esta conversión se aplicará a todos los proyectos que tengan una estimación en Story Points.
Para configurar un Proyecto factor de conversión ir a Configuración → Proyectos → Haga clic en «Administrar» junto al nombre del proyecto → Defina la tasa de conversión. Esta conversión solo se aplicará a un único proyecto.
Mejores prácticas para la implementación
- Usa el campo de puntos de historia de manera consistente. Asegúrese de que su equipo esté haciendo una estimación de todas las historias de usuario y de que las estimaciones de los puntos de la historia se registren en un campo personalizado o estándar que puedan leer sus herramientas de gestión de proyectos.
- No microgestiones a nivel de tareas. Una vez que hayas convertido los puntos de la historia en horas, resiste la tentación de dividir todo en pequeñas tareas. Lo bueno de los puntos de la historia es que funcionan a nivel de historia, lo que brinda a tu equipo flexibilidad a la hora de implementar por completo cada función.
- Actualice sus estimaciones con regularidad. A medida que tu equipo gane experiencia, es posible que tengas que volver a estimar el factor de conversión. Si observas una entrega excesiva o insuficiente de manera constante, ajusta el valor de los puntos de historia en consecuencia.
- Evite el apego emocional a números específicos. El objetivo no es una precisión perfecta, sino proporcionar información útil para planificar y hacer un seguimiento del progreso. Si una historia tarda más de lo estimado, aprende de ella y mejora la estimación futura en lugar de intentar trabajar dentro de plazos predeterminados.
Hacer que funcione con su equipo
El factor más importante para que una historia exitosa convierta puntos en horas es la aceptación del equipo. Su equipo de desarrollo debe entender que no se trata de vigilancia o microgestión. Se trata de dar a los directores de proyectos y a las partes interesadas la visibilidad que necesitan y, al mismo tiempo, preservar los beneficios de estimación ágiles que su equipo valora.
Considera la posibilidad de involucrar al propietario del producto en las conversaciones sobre las tasas de conversión. Suelen tener información valiosa sobre qué historias podrían requerir más esfuerzo en función de los requisitos empresariales y las limitaciones técnicas.
Recuerde que la persona a la que se atribuye el mayor mérito por una implementación exitosa suele ser la que dedica tiempo a explicar el «por qué» de la conversión a todo el equipo.
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Seguimiento del progreso sin perder agilidad
Una vez que haya establecido su sistema de conversión, utilícelo para mejorar sus prácticas ágiles existentes en lugar de reemplazarlas. Tus gráficos de resumen pueden mostrar tanto los puntos de la historia completados como las horas restantes. Planificación de sprints puede considerar tanto la complejidad de la historia como la capacidad disponible del equipo.
La clave es mantener el espíritu colaborativo de la estimación ágil y, al mismo tiempo, proporcionar la información basada en el tiempo que requiere la gestión de proyectos. Cuando se hace bien, la conversión de horas apunta a una mejor planificación sin sacrificar la flexibilidad que hace que los equipos ágiles tengan éxito.
Los puntos de la historia siempre girarán en torno a la estimación relativa y al acuerdo del equipo sobre el esfuerzo requerido. Convertirlos en horas simplemente amplía esa estimación colaborativa a un formato que se adapta a las necesidades más amplias del proyecto. Con una implementación cuidadosa, puedes tener lo mejor de ambos mundos: una estimación ágil que funcione para tu equipo de desarrollo y una planificación basada en el tiempo que funcione para tu organización.
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