Dans tout projet, les progrès doivent être suivis, compris et communiqués.
Pour les chefs de projet, la rédaction d'un rapport d'avancement est l'occasion de raconter l'histoire du projet en cours : ce qui a été accompli, y compris les principales réalisations liées aux jalons du projet, la situation actuelle et ce qui nous attend.
Pourtant, bien que Jira soit l'une des plateformes de gestion de projet les plus utilisées, de nombreux utilisateurs ont encore du mal à créer des rapports d'avancement clairs, significatifs et faciles à utiliser. Jira est excellent pour gérer les problèmes et attribuer des tâches quotidiennes. Mais lorsqu'il s'agit de présenter une vue d'ensemble ou de partager un rapport d'avancement d'une page avec les parties prenantes, la plateforme ne suffit pas. Visualisation Jira peut aider à améliorer rapports personnalisés et présentation.
C'est là que des outils tels que ActivityTimeline entrent en jeu, non pas pour remplacer Jira, mais pour transformer les données brutes en mises à jour structurées qui tiennent tout le monde informé et aligné.
Dans ce guide, nous explorerons les défis liés à la création de rapports d'avancement dans Jira et présenterons ActivityTimeline, une application puissante qui transforme les données Jira en modèles de rapports d'avancement visuels en temps réel, adaptés aux équipes agiles et basées sur le temps.
Qu'est-ce qu'un rapport d'avancement dans Jira et pourquoi est-ce important ?
Dans Jira, un rapport d'avancement est un aperçu structuré qui permet de suivre la quantité de travail achevée, celle qui reste à accomplir et la mesure dans laquelle l'exécution s'aligne sur le plan initial. Il comprend généralement :
- Pourcentages d'achèvement des problèmes
- Temps passé par rapport au temps estimé
- Répartition des tâches entre les épopées, les histoires et les sous-tâches
Un rapport d'étape n'est pas la même chose qu'un rapport de situation, bien que les deux soient souvent confondus. Alors qu'un rapport d'étape peut se concentrer sur ce qui se passe actuellement, un rapport d'avancement complet fournit une vue plus complète : il passe en revue les tâches achevées, met en évidence les principaux jalons et projette ce qui est attendu pour l'avenir.
La rédaction de rapports d'avancement est un élément essentiel de la gestion de projet moderne. Lorsqu'ils sont bien faits, ils :
- Offrir une vue d'ensemble de haut niveau de l'état du projet
- Tenez les équipes internes et les parties prenantes externes informées
- Servir de point de référence pour le prochain rapport d'étape
- Incluez le rapport final et l'analyse post-projet
Pourtant, dans la pratique, de nombreuses équipes s'appuient encore sur des feuilles de calcul, des fils de discussion ou des outils déconnectés pour préparer ces rapports, ce qui fait souvent perdre du temps et introduit des incohérences qui compliquent la présentation des objectifs généraux d'un projet, afin de tenir les parties prenantes informées.
Pourquoi est-ce important ? Un suivi clair des progrès permet de :
- Une planification plus intelligente. Connaître les performances de votre équipe vous permet d'ajuster les plans futurs de manière plus réaliste.
- L'alignement des parties prenantes. Des rapports transparents tiennent tout le monde informé, réduisant ainsi les surprises.
- Réduction des risques. L'identification précoce des retards permet d'intervenir et de corriger la trajectoire en temps opportun.
Difficultés liées à l'établissement de rapports d'avancement dans Jira sans outil dédié
Jira a été conçu comme un outil de suivi des problèmes. Il fonctionne à merveille lorsque vous souhaitez attribuer des tâches, documenter des bogues ou planifier des sprints. Par défaut, Jira ne fournit pas un moyen facile de générer des rapports d'avancement structurés à plusieurs niveaux. Les utilisateurs sont souvent confrontés à :
- Collecte manuelle des données. L'agrégation des informations provenant des épopées, des histoires et des sous-tâches prend beaucoup de temps.
- Formats incohérents. Il n'existe pas de vue standard, ce qui rend difficile la comparaison des données entre les équipes.
- Suivi dans le temps limité. Le suivi du temps intégré est basique, avec peu d'options pour visualiser ou analyser le temps passé.
- Faible visibilité entre les hiérarchies. Les progrès au niveau Epic ne reflètent pas automatiquement l'état des problèmes rencontrés par les enfants.
Il en résulte un manque de clarté et une perte de temps à compiler des rapports qui ne racontent pas toute l'histoire.
Les données sont là, mais les intégrer dans un modèle de rapport d'avancement cohérent qui reflète la hiérarchie, le suivi du temps et les efforts déployés dans le cadre d'un projet en particulier ? Cela demande un effort manuel. Pour les chefs de projet dont les délais sont serrés, il s'agit d'un niveau de complexité inutile.
Vous pouvez obtenir une liste des tickets ouverts ou fermés. Mais qu'en est-il de la relation entre les épopées, les histoires et les sous-tâches ? Qu'en est-il d'un aperçu visuel de ce qui a été planifié par rapport à ce qui a été réellement réalisé ? Pourquoi ne pas comparer les estimations de temps au temps réel enregistré ?
Cette lacune entraîne souvent des rapports mal structurés qui ne fournissent pas la clarté attendue par les parties prenantes.
Rapport prévu et rapport réel : mesurez la précision des estimations et l'efficacité de l'équipe
Pour les projets qui dépendent fortement de la gestion du temps et des ressources, le Rapport prévu et rapport réel in ActivityTimeline change la donne. Il compare le temps prévu (à partir des estimations initiales) aux heures réelles enregistrées, offrant ainsi un aperçu de l'évolution du calendrier de votre projet.
#1. Comparez les estimations initiales avec le temps réel enregistré
ActivityTimeline Rapport prévu et rapport réel vous permet de vérifier si vos estimations initiales étaient exactes :
- Comparez Heure planifiée (estimation initiale) avec Heure réelle (connecté + restant)
- Identifiez les tâches qui s'exécutent régulièrement dans le temps
Vous pouvez inclure la durée des sous-tâches dans les tâches parentes pour vous assurer que le rapport capture l'ensemble du travail, y compris le temps passé sur les sous-tâches, et le intègre dans les calculs de temps de la tâche parent.
Ce rapport est très utile pour suivre les performances des projets, suivre l'efficacité de l'équipe et identifier les tâches ou les projets qui ont été sous-estimés ou surestimés, ce qui permet d'affiner les futurs processus de planification et d'estimation des tickets JIRA, les estimations de temps (initiales et restantes), le temps déjà passé sur les tickets et l'état des tickets.
📌 Cas d'utilisation: détectez rapidement les tendances de sous-estimation afin de pouvoir réévaluer les pratiques d'estimation.
#2. Indicateurs visuels de l'état de la déviation
Les statuts codés par couleur facilitent la numérisation et la compréhension :
- 🟢 Sur la bonne voie: Le temps réel correspond à l'estimation prévue
- 🔴 Sous-estimé: Il a fallu plus de temps que prévu
- 🟡 Surestimé: Il a fallu moins de temps
📌 Gestion intelligente des risques: Les responsables peuvent intervenir avant que des retards mineurs ne se transforment en problèmes majeurs.
#3. Aperçu stratégique de la capacité des équipes et de l'utilisation des ressources
Utilisé de manière stratégique, ce rapport aide les chefs de projet à voir où les choses pourraient dévier avant qu'il ne soit trop tard. Cela encourage des conversations plus approfondies, non seulement sur les tâches qui ont pris trop de temps, mais aussi sur les défis rencontrés, les raisons des retards et la manière dont la planification future peut être améliorée. Utilisez ces informations pour :
- Prévenez l'épuisement professionnel en identifiant les domaines dans lesquels les équipes sont surchargées
- Éviter la sous-utilisation en réaffectant les ressources disponibles
- Améliorez la planification et les prévisions des sprints futurs
Pour générer un rapport, vous devez configurer les paramètres tels que la période, les équipes, les projets, le regroupement par, etc. Par exemple, si vous sélectionnez Grouper par Sprint, une ligne récapitulative s'affichera, fournissant un aperçu de l'état général du sprint.
Une fois le rapport généré, vous pouvez l'affiner et l'ajuster de manière dynamique en cliquant sur Personnaliser le rapport bouton dans le coin supérieur droit.
Enfin, Graphique prévu et graphique réel offre un aperçu perspicace des performances d'une équipe sur une période donnée. Il est conçu pour donner aux chefs d'équipe et aux responsables la capacité de comparer les capacités de l'équipe par rapport au travail planifié et au travail qui a finalement été réalisé.
Voici ce qu'il fait :
- Capacité de l'équipe (uniquement en cas de reportage par Team): Cela représente la charge de travail maximale qu'une équipe peut gérer pendant la période sélectionnée. Il est basé sur capacités combinées de tous les membres de l'équipe.
- Heure prévue : Cela représente la quantité de travail qui était prévue pour l'équipe dans le cadre de divers projets. Ceci est basé sur l'estimation initiale des problèmes Jira, ActivityTimeline Bookings & Placeholders.
- Temps enregistré : Représente les heures réellement travaillées par l'équipe, donnant une image réelle du résultat de l'équipe en fonction du temps soumis via le dialogue Log Work (dans Jira ou ActivityTimeline).
Meilleures pratiques pour rédiger des rapports d'avancement avec ActivityTimeline
L'un des avantages négligés de la création de rapports plus intelligents est qu'elle permet de gagner du temps, à la fois pour la personne qui rédige le rapport et pour les personnes qui le lisent. Un rapport d'une page bien structuré avec un résumé clair permet aux décideurs d'assimiler rapidement les informations en cours et fournit des commentaires précieux. Il devient également un document évolutif auquel les équipes peuvent se référer lors de rétrospectives ou de visites hebdomadaires.
Et comme ActivityTimeline s'intègre directement à Jira, le processus de création de rapports fait partie intégrante de votre flux de travail.
- Utilisez le rapport d'avancement du projet comme base
Commencez par un visuel clair de la hiérarchie du projet et de son avancement actuel. - Ajoutez le Rapport prévu et rapport réel en tant que contrôle de qualité
Utilisez-le pour vérifier si votre équipe livre à temps et dans les limites des estimations. - Personnalisez les champs et les filtres
Personnalisez les rapports pour les parties prenantes : les dirigeants peuvent souhaiter une vue d'ensemble, tandis que les chefs d'équipe peuvent préférer des données granulaires. - Enregistrer et réutiliser des modèles de rapports
Réduisez le travail répétitif en créant des modèles pour les rapports hebdomadaires, bimensuels ou mensuels. - Partagez/exportez facilement des rapports
Les rapports peuvent être exportés ou partagés directement depuis ActivityTimeline, pour atteindre les parties prenantes internes ou externes à Jira. Vous utilisez simplement les données qui existent déjà, mais vous les présentez de manière structurée, visuelle et communicative.
Conclusion
Les meilleurs rapports ne se contentent pas de dire « Voici ce que nous avons fait ». Ils disent : Voici comment nous progressons vers nos objectifs. Voici ce que nous avons appris. Et voici ce que nous allons faire ensuite.
C'est pourquoi les rapports d'avancement sont importants pour toute organisation qui valorise la clarté, la transparence et l'amélioration continue. Il s'agit de présenter les progrès d'une manière qui inspire confiance, encourage la collaboration et donne à votre équipe les moyens de continuer à construire pour l'avenir. Avec le bon logiciel de gestion de projet et une approche réfléchie des rapports qui correspond à vos objectifs, vous pouvez transformer chaque mise à jour en une avancée significative.
Comment ActivityTimeline vous aide à raconter la bonne histoire
ActivityTimeline a été conçu pour combler cette lacune, non seulement pour créer des rapports, mais aussi pour créer des outils de communication qui aident les équipes de projet à articuler clairement les progrès.
#1. Visualisez les progrès à l'aide de rapports hiérarchiques sur l'avancement
Cela commence par la structure. ActivityTimeline introduit une arborescence dynamique qui montre clairement les hiérarchies des projets, des épopées aux projets, en passant par les initiatives, les histoires et les sous-tâches. La plateforme lit vos données Jira et les présente dans un format visuel et hiérarchique. Au lieu de tâches isolées, vous pouvez voir comment les Stories se connectent à Epics et comment l'achèvement des sous-tâches contribue à la progression globale. Ceci est essentiel lorsque vous souhaitez refléter le plan du projet et son alignement avec jalons du projet.
Cette structure visuelle vous permet de :
📌 Cas d'utilisation: Un chef de projet peut rapidement identifier les blocages, comme une histoire incomplète qui freine la progression d'un Epic, sans avoir à examiner chaque problème manuellement.
#2. Choisissez votre propre méthode de calcul des progrès
Tout aussi important, ActivityTimeline vous donne de la flexibilité dans la façon dont vous calculez les progrès. En fonction de votre public et de vos objectifs, vous pouvez vous concentrer sur le nombre de numéros terminés ou comparer temps passé par rapport aux estimations initiales pour évaluer les performances.
ActivityTimeline propose deux méthodes de calcul flexibles :
📌 Exemple réel: Une équipe préparant un rapport pour la haute direction passe d'un calcul basé sur les problèmes à un calcul basé sur le temps afin de démontrer plus clairement l'allocation des ressources.
#3. Créez des rapports basés sur des projets, des épopées ou des filtres
Il n'est pas nécessaire que tous les rapports indiquent tout. ActivityTimeline vous permet de :
📌 Avantage: Des rapports plus pertinents et concis qui racontent la bonne histoire au bon public.
#4. Générez et affinez des rapports en temps réel
Après avoir sélectionné vos critères, générez votre rapport en cliquant sur Personnaliser le rapport bouton dans le coin supérieur droit. Vous pouvez ensuite :
Il est également possible pour masquer les problèmes « terminés » ou mineurs du rapport, mais ils seront tout de même inclus dans le calcul du rapport :