Há uma coisa que impede os empresários de trabalhar remotamente ou fazer configurações híbridas: a incapacidade de monitorar os funcionários. Você não sabe se eles estão realmente funcionando ou não. Mas não é um problema insolúvel. Existem ferramentas de produtividade que podem dizer o que os trabalhadores remotos fizeram durante o dia.
Por exemplo, as ferramentas de software de rastreamento remoto de tempo permitem que você monitore em quais tarefas um funcionário está trabalhando, por quanto tempo ele está trabalhando nelas e seu tempo ocioso. Alguns também podem fazer capturas de tela do computador, garantindo que os funcionários remotos não usem o horário de trabalho para atividades não relacionadas.
A melhor coisa é que muitas dessas ferramentas de controle remoto de tempo são integradas com outras ferramentas de produtividade. Por exemplo, no Jira - um popular software de gerenciamento de projetos - você pode encontrar muitos complementos que fornecem recursos de controle de tempo.
Neste artigo, listamos os melhores aplicativos e Plugins do Jira que podem ajudar a melhorar a produtividade da sua equipe. Além disso, você encontrará algumas dicas sobre como maximizar essas ferramentas de gerenciamento de tarefas.
Fatores a serem verificados ao escolher uma ferramenta remota de controle de tempo para funcionários
Existem muitas ferramentas de controle de tempo no mercado. Claro, você quer escolher o melhor disponível. No entanto, não existe um “melhor software de controle de tempo para funcionários” definitivo, pois isso varia de empresa para empresa. Mas existem fatores que permitem encontrar aqueles que se destacam mais do que os outros. Eles continuam importantes, independentemente da cultura e do tamanho da empresa.
Interface fácil de usar
Um rastreador poderoso e difícil de usar causará confusão. Em vez de se concentrar nas tarefas da sua empresa, eles passarão uma quantidade considerável de tempo tentando descobrir como operar o relógio remoto. Dito isso, você deve procurar ferramentas que tenham uma interface intuitiva para o rastreamento remoto das atividades dos funcionários.
Fornece relatórios detalhados
Saber quanto tempo o funcionário remoto passou trabalhando para sua empresa não é suficiente. Você deve saber que o tempo rastreado foi gasto. Algumas ferramentas de controle de tempo exigem que os funcionários remotos especifiquem em quais tarefas estão trabalhando. Eles também podem oferecer uma visualização da linha do tempo ou até mesmo várias capturas de tela feitas aleatoriamente ao longo do dia. Eles fornecem aos membros da equipe remota evidências ou documentação claras e tangíveis das tarefas que concluíram durante o dia. Além disso, mantém os gerentes e proprietários de negócios bem informados sobre eles. Também permite medir o nível de produtividade dos funcionários, o que é uma visão útil.
Riqueza de recursos
A maioria das ferramentas remotas de software de controle de tempo não é gratuita. Dito isso, você quer que a ferramenta escolhida faça mais de uma coisa. Procure aqueles que possam ajudá-lo em outras operações comerciais. Suponha que você queira que a ferramenta de gerenciamento de projetos rastreie as horas faturáveis. É aconselhável encontrar um que também possa ajudar na geração de faturas.
Custo
Conforme mencionado acima, as ferramentas e os complementos do Jira que rastreiam a atividade remota dos funcionários não são gratuitos. Pense em quanto você está disposto a gastar com essas ferramentas e se elas valem a pena. Ao avaliar, considere o número de usuários, os recursos que a ferramenta oferece e a facilidade de implementação.
As 6 principais ferramentas para rastrear as atividades de funcionários remotos
Agora que está claro para você o que procurar em um software de rastreamento remoto de tempo, podemos prosseguir com os mais recomendados. Aqui estão as 6 principais ferramentas, incluindo complementos do Jira, que ajudam a aumentar a produtividade das equipes remotas.
1. ActivityTimeline
O primeiro na lista é ActivityTimeline, uma ferramenta completa de controle de tempo com recursos de planejamento de recursos. O ActivityTimeline é uma excelente ferramenta para manter o controle de dois dos seus ativos mais valiosos: recursos humanos e tempo.
Características principais
- Interface intuitiva e controle automático de tempo.
- Gráficos de registro de trabalho especializados permitem que funcionários remotos encontrem facilmente as tarefas e os projetos que precisam realizar.
- Acompanhe o tempo gasto em tarefas que não são do Jira.
- Fluxos de trabalho de aprovação personalizados para planilhas de horas individuais.
- Relate por categorias diferentes, informando para onde foi o tempo gasto.
Embora os recursos de planejamento de recursos permitam gerenciar, alocar e medir o impacto de seus recursos humanos projeto a projeto, a funcionalidade de controle de tempo permite monitorar como seus funcionários passam suas horas de trabalho. Como tal, as características se prestam a um acordo mutuamente benéfico. Você pode monitorar como os funcionários gastam seu tempo para garantir que não se esforcem demais e, ao mesmo tempo, gerenciar o que fazem para garantir que você tire o melhor proveito deles todos os dias.
Relatórios de quadro de horários
A maioria das empresas depende de planilhas de horários para preencher a folha de pagamento com precisão e garantir que uma hora trabalhada seja uma hora paga. Com o ActivityTimeline, você pode gerar planilhas de horas de forma rápida e fácil de acordo com os dados de tempo coletados.
Em cada quadro de horários, você terá acesso a filtros que permitem visualizar dados de tempo de equipes, projetos ou individuais. Com o agrupamento de dados, você pode criar uma imagem clara do desempenho de diferentes equipes, departamentos ou indivíduos em tempo real. Isso permite que você alterne recursos, se necessário.
Rastreie horas faturáveis e não faturáveis
É igualmente importante rastrear horas não faturáveis quando você usa um rastreador de tempo, pois deseja contabilizar dias de doença, dias de férias e outros dias não úteis. De acordo com as políticas da sua empresa, você pode ajustar os dados para refletir o que cada indivíduo fez em todos os dias do ano, independentemente de estar no escritório ou em outro lugar.
Preço:
Nuvem: começa em $2,5 por usuário por mês
Data Center: a partir de $1.900 por nível de usuário
Avaliações e avaliações de clientes:
Classificação Capterra: 5 estrelas
Erwann P., gerente da Cicero, diz:
“Planejamento de capacidade, controle de tempo, planilhas de horários da equipe, utilização de recursos. Acredito que não há alternativa melhor para o Jira quando se trata desses recursos. Era simples de usar para todos na equipe. Os relatórios eram fáceis de personalizar, rápidos e, em geral, estavam bem integrados ao Jira.”
2. Jibble
O Jibble é uma extensão do Chrome que atua como um software de controle de tempo para funcionários remotos. A ferramenta é fácil de instalar e vincular. Da mesma forma, é muito fácil de usar. Os funcionários só precisam fazer login no Jira e clicar no botão Jibble para entrar. Em seguida, eles podem especificar a tarefa em que trabalharão e ativar o rastreador de tempo. Depois de fazer isso, os funcionários remotos podem se concentrar em suas tarefas. Leva apenas alguns minutos para ativar o rastreador e salvar o tempo rastreado depois de concluído. Seus funcionários remotos apreciarão a simplicidade da ferramenta.
Prós e principais características:
- Monitora o tempo em segundo plano.
- Faz com que o usuário especifique o projeto e a tarefa em que está trabalhando.
- Os recursos podem ser ativados usando atalhos de teclado.
- O Jibble é um software de controle de tempo totalmente gratuito.
Contras:
- O Jibble não oferece nada além de uma ferramenta de controle de tempo.
- Depois de parar o cronômetro, os funcionários remotos precisam pressionar o botão “Salvar”. Se eles esquecerem de clicar nele, o tempo rastreado será perdido.
Preço:
Gratuito
Avaliações e avaliações de clientes
Classificação Capterra: 4.9/5 estrelas
Kristy B., advogada, escreveu no Capterra:
“A forma como está configurado para controle de tempo e folga. Não era muito complicado e não exigia várias etapas ou informações. Ele fez exatamente o que precisávamos, que era uma forma de monitorar o tempo que não estava vinculada à entrada e saída manualmente apenas no trabalho. Além disso, meu parceiro ou eu poderíamos analisar a hora inserida e saber onde o funcionário estava trabalhando naquela semana.”
3. Clockwork Pro
O Clockwork é uma ótima ferramenta gratuita de controle remoto do tempo dos funcionários. Infelizmente, é gratuito apenas para equipes pequenas, especificamente aquelas com 10 ou menos membros. O pacote para usuários ilimitados está bloqueado por um paywall. Com o que a ferramenta oferece, vale a pena pagar por ela.
Essa ferramenta de rastreamento de tarefas cria relatórios automatizados de quadro de horários com base em registros de trabalho. Ele também fornece três maneiras de monitorar o tempo. Os funcionários podem usar o rastreador de tempo. Caso surjam problemas inesperados, eles podem inserir manualmente o tempo gasto nas tarefas. Atualizar o status do problema no quadro também pode iniciar automaticamente o controle de tempo.
Prós e principais características:
- Para equipes com menos de 10 membros, o Clockwork Pro é gratuito.
- Há três maneiras de monitorar o tempo.
- Visualize registros de trabalho a partir de problemas, planilhas de horas ou calendários.
- O Clockwork Pro se integra ao Google e ao Outlook.
- Categorize o tempo usando atributos.
Contras:
- Empresas com mais de 10 funcionários precisam pagar.
- A opção de adicionar tempo manualmente pode ser explorada para falsificar as horas de trabalho.
Preço:
Começa em $12,10 por mês
Gratuito para equipes remotas com apenas 10 usuários
Avaliações e avaliações de clientes:
Classificação do Atlassian Marketplace: 3.6/4 estrelas
Abdallah Maklad escreveu no Atlassian Marketplace:
“O suporte excepcional, o aplicativo simples, o bate-papo on-line e a possibilidade de ter suporte direto com sua equipe para orientar estão muito além das expectativas.”
3. Time Doctor
O TimeDoctor é um dos softwares de controle remoto de tempo de funcionários mais confiáveis. Ele permite que proprietários e gerentes de negócios vejam quanto tempo os funcionários levam para concluir cada projeto. Além disso, ele monitora o tempo gasto em tarefas do Jira e não do Jira. Você também tem a opção de fazer com que o TimeDoctor faça capturas de tela das telas dos computadores de seus funcionários. Você decide com que frequência uma captura de tela é feita.
Prós e principais características:
- Monitore o tempo gasto em tarefas do Jira e tarefas não relacionadas.
- Faça capturas de tela automaticamente dos computadores de seus funcionários remotos. As capturas de tela também incluirão detalhes como a atividade do teclado e do mouse.
- Monitore o que cada funcionário está fazendo em tempo real.
Contras:
- Alguns funcionários podem ver a captura automática de tela como uma invasão de privacidade.
- A sincronização do tempo entre vários computadores é um pouco problemática.
- Os usuários precisam pesquisar os nomes dos projetos usando uma lista suspensa, o que pode levar alguns minutos se houver tantos projetos.
Preço:
Básico: $5,90 por usuário por mês
Padrão: $11,70 por usuário por mês
Premium: $16,70 por usuário por mês
Empresa: personalizada
Classificação e avaliações de clientes:
Classificação Capterra: 4.5/5 estrelas
Ryan H., gerente de RH da Fullstop360, escreveu:
“O melhor software de controle de tempo para funcionários internos e remotos. Estamos totalmente satisfeitos com o desempenho geral do Time Doctor. É bom para controle de tempo, gerenciamento de tarefas, planilhas de horas, mau uso do tempo, uso da web e de aplicativos, atendimento e folha de pagamento, etc.”
4. Relógio
O Timepiece, anteriormente conhecido como Time in Status, é uma ferramenta simples e eficaz de monitoramento remoto de funcionários. Ele permite que você visualize gráficos personalizados que mostram o tempo gasto em cada status, responsável ou grupo. Você também pode personalizar calendários para excluir horas de folga, oferecendo mais controle sobre quando os funcionários podem fazer login.
Prós e principais características:
- O Timepiece também rastreia o tempo entre os status, o tempo de espera, o tempo de resposta, o tempo de resolução e muito mais.
- Você tem a opção de excluir horas de folga.
- Obtenha relatórios de média, soma, mediana ou desvio padrão.
- Ele oferece exportações de arquivos ilimitadas.
Contras:
- Existe uma versão gratuita, mas somente equipes remotas com 10 membros podem usá-la.
- Ele tem menos recursos em comparação com as alternativas.
Preço:
Começa em $11 por mês
Gratuito para equipes pequenas
Avaliação e avaliação do cliente:
Classificação do Atlassian Marketplace: 3.7/4 estrelas
O usuário Olgu Eren Göktepe escreveu uma resenha no Atlassian Marketplace:
“Gerenciar equipes e recuperar estatísticas dos projetos é muito mais fácil com esse plugin. Ele tem muitas opções de filtro para usar e esses filtros são adequados para os líderes de projetos. Como líder de equipe, usar esse plugin por um tempo me ajuda muito com relatórios e a manter a equipe no caminho certo. Totalmente sugerido.”
5. TimeTracker da Everit
O TimeTracker da Everit ajuda a facilitar o gerenciamento de sua força de trabalho remota. Ele permite que você defina uma taxa personalizada ou defina taxas de custo para cada usuário. Isso cria um fluxo de trabalho simplificado de criação de folha de pagamento. Ele também fornece planilhas de horas precisas que mostram o resumo do tempo gasto em cada projeto ou problema por cada usuário.
Prós e principais características:
- Crie relatórios detalhados contendo informações sobre cada registro de trabalho relacionado aos usuários e projetos e aos problemas.
- Defina taxas de custo padrão e individuais.
- Crie e gerencie registros de trabalho em uma tela de calendário.
Contras:
- O TimeTracker não oferece mais suporte à versão Data Center do Jira.
- Ele não tem um recurso de faturamento direto.
Preço:
Começa em $7,15 por mês
Classificação e avaliações de clientes:
Classificação do Atlassian Marketplace: 3.3/4 estrelas
O usuário J Soft escreveu um comentário no Atlassian Marketplace dizendo:
“O TimeTracker é perfeito se você quer o que as outras ferramentas de controle de tempo do Jira estão fazendo, mas não quer gastar uma fortuna fazendo isso. Para nosso caso de uso de rastreamento de tempo, previsão e priorização, a ferramenta é capaz de nos ajudar a capturar de forma convincente todos os dados de que precisamos — o relatório é muito útil para isso.”
6. Planejador de tempo
O TimePlanner é um sistema remoto de monitoramento de funcionários que oferece mais do que apenas controle de tempo. Ele fornece um cronômetro que registra quanto tempo um membro da equipe remota gasta em uma tarefa. Além disso, ajuda você a planejar eventos e férias. Além disso, essa ferramenta de gerenciamento de projetos funciona como uma ferramenta de gerenciamento de custos, oferecendo maneiras eficazes de monitorar as despesas do projeto em tempo real.
Prós e principais características:
- Registre o tempo gasto em tarefas e eventos.
- Crie e gerencie taxas de cobrança.
- Exporte relatórios e recibos de pagamento como arquivos Excel ou CSV.
- Ele simplifica os pedidos de licença.
Contras:
- O TimePlanner não tem uma visualização de calendário.
- Ele não oferece agendamento em nível de projeto.
Preço:
Começa em $1,50 por usuário por mês
Avaliação e avaliação do cliente:
Classificação do Atlassian Marketplace: 3.8/4 estrelas
O usuário Ferenc Pribék escreveu um comentário dizendo:
“Eu estava procurando um aplicativo que me permitisse agendar e gerenciar tarefas de todos os meus projetos do Jira em uma única interface. O módulo Schedule faz isso perfeitamente. Tem tudo que eu preciso... Eu também o uso para rastrear o tempo e também funciona perfeitamente para isso. Quando precisei de suporte, recebi soluções claras e rápidas.”
Dicas e lembretes adicionais para usar o software de controle de tempo para funcionários remotos
Além dos fatores mencionados acima que você precisa considerar ao escolher uma ferramenta de controle de tempo, há outras coisas a serem lembradas. Aqui estão alguns lembretes adicionais, incluindo quais outras ferramentas você pode precisar, como maximizar os complementos de controle de tempo para o Jira e os melhores práticas de trabalho remoto.
Não se esqueça da cibersegurança
Em uma configuração de trabalho remoto, a maioria das ferramentas que você usará é baseada na nuvem. Você carrega tudo, e isso pode incluir dados confidenciais. Embora ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Jira, forneçam recursos de segurança, ainda assim recomendamos a adoção de medidas adicionais. Por exemplo, você pode usar um VPN sem registro para criptografar dados transmitidos pela internet. Isso dificulta que os cibercriminosos interceptem e acessem informações privadas.
Uma VPN também permite que seus funcionários acessem com segurança sistemas internos, como bancos de dados. Isso reduz o risco de violações de dados.
Aproveite os insights de produtividade para o planejamento de projetos
Estude os relatórios gerados pelo software de controle de tempo. Procure detalhes como qual funcionário ou equipe conclui um projeto mais rapidamente ou quais tipos de projeto são mais adequados para eles. Use essas informações para decidir quais tarefas atribuir a cada equipe ou funcionário. Isso levará a uma melhoria na produtividade de suas equipes remotas.
Solicite relatórios diários
O software de controle de tempo registra as horas de trabalho de cada funcionário. As notas e capturas de tela podem dar uma ideia do que elas fizeram. No entanto, ele não cria uma imagem completa. Recomendamos que você ainda solicite relatórios diários por meio de e-mails ou aplicativos de mensagens. Peça a seus funcionários que forneçam mais detalhes sobre o que eles realmente realizaram naquele dia. Isso também torna mais difícil para os funcionários falsificarem as horas de trabalho.
Conclusão
Os negócios na configuração de trabalho remoto se beneficiam muito do software de rastreamento remoto de tempo. Essas ferramentas permitem que proprietários e gerentes de negócios saibam o que cada funcionário está fazendo. Além disso, evita que os funcionários roubem horas ao declarar que trabalhavam quando na verdade não trabalhavam.
A melhor coisa é que muitas ferramentas de controle de tempo se integram a ferramentas de gerenciamento de projetos, como o Jira. Os listados acima são os que você precisa verificar primeiro. Eles têm a maioria dos recursos que você gostaria que um rastreador de tempo tivesse para aumentar a produtividade da equipe.
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