Les compétences de Jira englobent les capacités et l'expertise nécessaires que les membres de l'équipe doivent posséder pour accomplir efficacement les tâches qui leur sont confiées.
Imaginez ce scénario : vous supervisez plusieurs projets dont la complexité varie. Comment pouvez-vous vous assurer que chaque tâche est confiée à de bonnes mains ? C'est là que les compétences de Jira entrent en jeu, rationalisant le processus et minimisant le stress.
Dans ce guide, nous allons approfondir la manière dont vous pouvez tirer parti des compétences de Jira pour garantir la réussite de vos projets. Nous vous expliquerons comment définir les compétences nécessaires, ajouter ces compétences à vos ressources et faire correspondre efficacement les ressources aux tâches, tout en maintenant une charge de travail équilibrée.
Quelles sont les compétences de Jira ?
La gestion efficace des compétences dans Jira ne se limite pas à pourvoir les postes ; il s'agit de les pourvoir par les bonnes personnes. Dans le cadre d'un projet, vous pouvez avoir besoin de compétences générales spécifiques sans connaître les compétences de tous les membres de l'organisation. Lorsque les membres de l'équipe se voient confier des tâches correspondant à leurs compétences spécifiques, ils travaillent plus efficacement, ce qui permet aux projets de respecter le calendrier et le budget. L'amélioration de la collaboration et de la communication favorise une atmosphère d'équipe soudée, réduisant ainsi les malentendus et les conflits courants dans les environnements de projet.
L'allocation efficace des ressources garantit que chaque membre de l'équipe est utilisé au mieux de ses capacités sans le surcharger, prévention du burn-out et améliorer la satisfaction globale au travail. Cela profite au projet et contribue à la croissance personnelle et professionnelle des employés, ce qui entraîne des taux de rétention plus élevés et une main-d'œuvre plus engagée au sein des organisations.
Comment gérer les compétences dans Jira ?
Pour équilibrer la charge de travail et capacité de Jira, utilisez les fonctionnalités de création de rapports de Jira. Ils montrent comment les tâches sont réparties entre les membres de l'équipe et garantissent que personne n'est surchargé. À l'aide des tableaux de bord personnalisés de Jira, les responsables peuvent configurer manuellement des indicateurs visuels et des alertes concernant l'utilisation des ressources et la capacité en fonction des compétences. Obtenez des informations en temps réel sur les compétences surutilisées et celles qui sont sous-utilisées, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées concernant les programmes de formation et l'allocation des ressources.
Toutefois, si vous ne connaissez pas les compétences de tous les membres de votre organisation, vous ne serez pas en mesure de visualiser les capacités en matière de compétences à l'aide des fonctionnalités natives de Jira. À l'aide de modules complémentaires personnalisés, vous pouvez suivre les compétences disponibles et bien les gérer. Lorsque vous devez faire un certain travail, il vous suffit de choisir la meilleure personne pour cela en fonction de ses compétences et c'est parti. Voici quelques étapes pour vous aider à maîtriser la gestion des compétences Jira à l'aide d'ActivityTimeline.
1. Définissez les compétences dont votre projet a besoin
Tout d'abord, déterminez les compétences essentielles à votre projet en évaluant les rôles et responsabilités spécifiques requis. Par exemple, si vous exécutez un projet de développement logiciel, vous aurez besoin d'un mélange de développeurs, d'ingénieurs QA, de concepteurs UI/UX et de chefs de projet. Assurez-vous de documenter clairement ces rôles et compétences.
La création d'un inventaire des compétences dans Jira servira de point de référence, vous permettant de faire correspondre les membres de l'équipe aux tâches avec précision. Cet inventaire doit inclure une compilation des compétences, des équipes et des rôles liés aux utilisateurs de votre organisation. Pour le construire efficacement, assurez-vous que toutes les étapes préalables, telles que l'ajout d'utilisateurs et la réalisation d'évaluations de compétences, sont respectées.
2. Ajoutez des compétences à vos ressources
Une fois ces compétences définies, utilisez les fonctionnalités d'ActivityTimeline pour améliorer votre planification des ressources. Commencez par attribuer des métadonnées aux ressources en les saisissant directement dans le champ prévu à cet effet afin de faciliter la recherche de correspondances entre les membres de l'équipe possédant les bonnes compétences. Vous pouvez également attribuer des niveaux de compétence tels que Senior, Middle, Junior ou Trainee. Les notes sont personnalisables afin que vous puissiez appliquer les niveaux utilisés à l'échelle de l'entreprise. Accédez à Configuration → Utilisateurs → Mode groupé pour l'attribution groupée de rôles, de postes et de compétences. Cela vous évite le travail manuel.
Pour gérer les compétences à grande échelle, le « Association aux groupes Jira » fonctionnalité peut avoir une valeur. Cela vous permet de mapper les compétences, les postes, les rôles et les équipes aux groupes Jira. Vous pouvez ainsi vous assurer que tous les utilisateurs d'un groupe possèdent les compétences et les niveaux de compétence nécessaires pour les tâches qui leur sont confiées, tout en maintenant une charge de travail équilibrée. Configurez cela en accédant à Configuration → Utilisateurs → Groupes.
Voici quelques conseils de pro :
- Ce champ personnalisé est plutôt pratique et a d'autres usages que la simple gestion des compétences. Vous pouvez utiliser la section Compétences comme « étiquette de localisation » pour indiquer la position d'une personne, ce qui est particulièrement utile pour les équipes travaillant à différents endroits.
- Outre les compétences, vous devrez peut-être également attribuer des rôles aux membres de votre équipe. Dans ActivityTimeline, les rôles agissent comme des autorisations d'accès, déterminant ce que les utilisateurs peuvent voir et faire. Les ressources du chef d'équipe, du chef de projet, du Scrum Master et du Business Analyst peuvent se voir attribuer des rôles spécifiques avec les autorisations nécessaires.
- Si vous devez mettre à jour manuellement les niveaux de compétence de dizaines ou de centaines de personnes et que les groupes Jira ne semblent pas fonctionner dans votre cas, pensez à utiliser l'API REST pour attribuer des compétences avec des niveaux de compétence spécifiques en masse. Visitez notre documentation pour plus de détails.
3. Équilibrez la capacité de compétence
Ensuite, trouvez les personnes qui correspondent le mieux à votre tâche, car vous pouvez facilement voir qui possède les compétences et le temps nécessaires pour l'accomplir. Pour parvenir à une capacité de compétences équilibrée, il faut créer des équipes fonctionnelles basées sur des compétences spécifiques. Cette approche garantit que les tâches sont attribuées aux membres de l'équipe qui possèdent les compétences requises, optimisant utilisation des ressources. Par exemple, si un projet nécessite une expertise dans un langage de programmation particulier, une équipe fonctionnelle de développeurs maîtrisant ce langage peut être constituée pour gérer les tâches.
Vous pouvez utiliser l'application ActivityTimeline pour créer une nouvelle équipe fonctionnelle en fonction des compétences ou des postes requis (par exemple, des développeurs qui connaissent un langage de programmation spécifique). Le système regroupe tous les développeurs appropriés en une seule équipe et leur charge de travail est affichée sur le tableau de bord principal. Cette visibilité vous permet de voir qui fait quoi, afin qu'ils puissent affecter les bonnes personnes au projet Jira.
Comme vous avez déjà associé vos utilisateurs à certaines compétences ou à certains postes, mettez en place une équipe fonctionnelle en suivant les étapes suivantes :
- Accédez à Configuration → Équipes
- Créer une nouvelle équipe → Équipe fonctionnelle
- Choisissez la compétence ou le poste sur lequel vous souhaitez baser l'équipe
- Cliquez sur « Créer ».
Le rapport de disponibilité des compétences et des niveaux d'ActivityTimeline est un autre outil précieux pour équilibrer la charge de travail et la capacité de compétences. Ce rapport fournit une vue complète de la charge de travail de chaque membre de l'équipe, ce qui permet d'identifier plus facilement qui est surchargé et qui dispose de capacités disponibles. Vous pouvez le trouver en accédant à Rapports → Autres rapports → Rapport de disponibilité des compétences et des niveaux.
Si des ressources de projet à long terme sont nécessaires, vous pouvez créer une équipe fonctionnelle et utiliser un Tableau des capacités de l'équipe par équipe fonctionnelle ou par prévision d'utilisation des ressources pour observer de manière plus complète la charge de travail des utilisateurs. Cela permet d'identifier les utilisateurs qui ont moins de travail, afin de pouvoir les affecter à d'autres projets :
Résumé
La gestion efficace des compétences dans Jira garantit que les bonnes personnes sont affectées aux bons rôles, ce qui est essentiel à la réussite du projet. L'ajout de la gestion des compétences à vos flux de travail Jira améliore les résultats des projets et permet à votre équipe de rester heureuse et engagée.
- La création d'équipes dynamiques basées sur les compétences ou les postes vous permet de disposer des experts nécessaires pour vos projets, améliorant ainsi les performances.
- Les employés se sentent plus satisfaits et engagés lorsque leurs tâches correspondent à leurs compétences et à leurs objectifs.
- Le contrôle régulier de l'utilisation des compétences permet d'éviter l'épuisement professionnel et de maintenir l'équilibre des charges de travail.
À l'aide d'outils tels que ActivityTimeline, les chefs de projet peuvent identifier les lacunes en matière de compétences et allouer des ressources plus efficacement, ce qui se traduit par une productivité accrue et une meilleure communication au sein de l'équipe.
