Las habilidades de Jira abarcan las habilidades y la experiencia necesarias que los miembros del equipo deben poseer para completar las tareas asignadas de manera eficiente.
Imagina este escenario: estás supervisando varios proyectos en los que las complejidades varían. ¿Cómo puede asegurarse de que cada tarea llegue a las manos adecuadas? Aquí es donde entran en juego las habilidades de Jira, que agilizan el proceso y minimizan el estrés.
En esta guía, profundizaremos en cómo puedes aprovechar las habilidades de Jira para garantizar el éxito del proyecto. Te enseñaremos a definir las habilidades necesarias, a añadirlas a tus recursos y a hacer coincidir los recursos con las tareas de forma eficaz, sin dejar de mantener una carga de trabajo equilibrada.
¿Qué son las habilidades de Jira?
La gestión eficaz de las habilidades en Jira no consiste solo en cubrir los puestos, sino en cubrirlos con las personas adecuadas. En un proyecto, es posible que necesites habilidades generales específicas sin conocer las competencias de todos los miembros de la organización. Cuando a los miembros del equipo se les asignan tareas que se ajustan a sus habilidades específicas, trabajan de manera más eficiente, lo que ayuda a que los proyectos se ajusten a los plazos y al presupuesto. La mejora de la colaboración y la comunicación fomenta una atmósfera de equipo cohesionada, lo que reduce los malentendidos y los conflictos que son comunes en los entornos de los proyectos.
La asignación eficiente de recursos garantiza que cada miembro del equipo se utilice al máximo de sus capacidades sin sobrecargarlos, prevenir el agotamiento y mejorar la satisfacción laboral en general. Esto beneficia al proyecto y contribuye al crecimiento personal y profesional de los empleados, lo que se traduce en tasas de retención más altas y en una fuerza laboral más comprometida dentro de las organizaciones.
¿Cómo administro las habilidades en Jira?
Para equilibrar la carga de trabajo y capacidad en Jira, usa las funciones de informes de Jira. Muestran cómo se distribuyen las tareas entre los miembros del equipo y garantizan que nadie se sobrecargue. Con los paneles personalizados de Jira, los administradores pueden configurar manualmente indicadores visuales y alertas sobre la utilización de los recursos y la capacidad en función de sus habilidades. Obtén información en tiempo real sobre qué habilidades se utilizan en exceso y cuáles se infrautilizan, lo que te ayudará a tomar decisiones informadas sobre los programas de formación y la asignación de recursos.
Sin embargo, si no conoces los conjuntos de habilidades de todos los miembros de tu organización, no podrás visualizar la capacidad de habilidades con las funciones nativas de Jira. Con los complementos personalizados, puedes hacer un seguimiento de las habilidades disponibles y gestionarlas bien. Cuando necesites hacer un trabajo determinado, simplemente elige a la persona más adecuada para ello en función de sus habilidades y listo. Estos son algunos pasos que te ayudarán a dominar la gestión de habilidades de Jira con ActivityTimeline.
1. Defina las habilidades que necesita su proyecto
En primer lugar, determine los conjuntos de habilidades esenciales para su proyecto mediante la evaluación de las funciones y responsabilidades específicas requeridas. Por ejemplo, si estás ejecutando un proyecto de desarrollo de software, necesitarás una combinación de desarrolladores, ingenieros de control de calidad, diseñadores de interfaz de usuario y experiencia de usuario y gerentes de proyectos. Asegúrate de documentar estas funciones y habilidades con claridad.
La creación de un inventario de habilidades en Jira servirá como punto de referencia, lo que te permitirá vincular a los miembros del equipo con las tareas con precisión. Este inventario debe incluir una recopilación de las habilidades, los equipos y las funciones vinculadas a los usuarios de tu organización. Para desarrollarlo de manera eficaz, asegúrese de cumplir todos los pasos previos, como agregar usuarios y completar las evaluaciones de habilidades.
2. Agregue habilidades a sus recursos
Una vez definidas estas habilidades, usa las funciones de ActivityTimeline para mejorar tu planificación de recursos. Empieza por asignar metadatos a los recursos escribiéndolos directamente en el campo designado para que sea más fácil encontrar coincidencias entre los miembros del equipo con las habilidades adecuadas. También puedes asignar niveles de competencia, como sénior, intermedio, junior o de aprendiz. Las calificaciones se pueden personalizar para que puedas aplicar los niveles utilizados en toda la empresa. Ir a Configuración → Usuarios → Modo masivo para asignaciones masivas de funciones, puestos y habilidades. Esto le ahorra el trabajo manual.
Para gestionar las habilidades a gran escala, el «Asociación a Jira Groups» la característica puede ser valiosa. Esto te permite asignar habilidades, posiciones, roles y equipos a grupos de Jira. De este modo, puedes asegurarte de que todos los usuarios de un grupo tienen las habilidades y los niveles de competencia necesarios para las tareas que se les asignan, manteniendo una carga de trabajo equilibrada. Para configurarlo, vaya a Configuración → Usuarios → Grupos.
Estos son algunos consejos profesionales:
- Este campo personalizado es bastante práctico y tiene más usos que solo habilidades de administración. Puedes usar la sección de habilidades como una «etiqueta de ubicación» para mostrar la ubicación de una persona, una habilidad especialmente útil para los equipos que trabajan en diferentes lugares.
- Además de las habilidades, es posible que también tengas que asignar funciones a los miembros de tu equipo. En ActivityTimeline, los roles actúan como permisos de acceso y determinan lo que los usuarios pueden ver y hacer. A los recursos de jefe de equipo, gerente de proyecto, maestro de scrum y analista de negocios se les pueden asignar funciones específicas con los permisos necesarios.
- Si tienes que actualizar manualmente los niveles de dominio de docenas o cientos de personas y los grupos de Jira no parecen funcionar en tu caso, considera la posibilidad de usar la API REST para asignar habilidades con niveles de dominio específicos de forma masiva. Visita nuestro documentación para obtener más información.
3. Equilibra la capacidad de habilidad
A continuación, encuentra las opciones adecuadas para tu tarea, ya que puedes ver fácilmente quién tiene las habilidades y el tiempo necesarios para realizarla. Para obtener una capacidad equilibrada es necesario crear equipos funcionales basados en habilidades específicas. Este enfoque asegura que las tareas se asignen a los miembros del equipo que tienen las habilidades necesarias, optimizando utilización de recursos. Por ejemplo, si un proyecto requiere experiencia en un lenguaje de programación en particular, se puede formar un equipo funcional de desarrolladores que dominen ese lenguaje para que se encarguen de las tareas.
Puedes usar la aplicación ActivityTimeline para crear un nuevo equipo funcional en función de las habilidades o puestos requeridos (por ejemplo, desarrolladores que conocen un lenguaje de programación específico). El sistema reúne a todos los desarrolladores adecuados en un solo equipo y su carga de trabajo se muestra en el panel principal. Esta visibilidad te ayuda a ver quién está haciendo qué, para que puedan asignar a las personas adecuadas al proyecto de Jira.
Como ya has asociado a tus usuarios con determinadas habilidades o puestos, configura un equipo funcional siguiendo estos pasos:
- Vaya a Configuración → Equipos
- Crear un equipo nuevo → Equipo funcional
- Elige la habilidad/posición en la que quieres basar el equipo
- Haz clic en «Crear».
El informe de disponibilidad de habilidades/niveles de ActivityTimeline es otra herramienta valiosa para equilibrar la carga de trabajo y la capacidad de habilidades. Este informe proporciona una visión completa de la carga de trabajo de cada miembro del equipo, lo que facilita la identificación de quién está sobrecargado y quién tiene capacidad disponible. Puede encontrarlo navegando hasta Informes → Otros informes → Informe de disponibilidad de habilidades/niveles.
Si se necesitan recursos para un proyecto a largo plazo, puede crear un equipo funcional y utilizar un Gráfico de capacidad del equipo por equipo funcional o previsión de utilización de recursos para observar la carga de trabajo de los usuarios de forma más exhaustiva. Esto ayuda a identificar a los usuarios que tienen menos trabajo, de modo que puedan asignarlos a otros proyectos:
Resumen
La gestión eficaz de las habilidades en Jira garantiza que se asignen las funciones correctas a las personas adecuadas, lo que es clave para el éxito del proyecto. Añadir la gestión de habilidades a tus flujos de trabajo de Jira mejora los resultados de los proyectos y mantiene a tu equipo satisfecho y comprometido.
- La creación de equipos dinámicos basados en habilidades o puestos garantiza que cuente con los expertos necesarios en sus proyectos, lo que mejora el rendimiento.
- Los empleados se sienten más satisfechos y comprometidos cuando sus tareas coinciden con sus habilidades y objetivos.
- Controlar periódicamente el uso de las habilidades ayuda a evitar el agotamiento y mantiene las cargas de trabajo equilibradas.
Al usar herramientas como ActivityTimeline, los gerentes de proyectos pueden encontrar brechas de habilidades y asignar recursos de manera más eficiente, lo que se traduce en una mayor productividad y una mejor comunicación del equipo.
