As habilidades do Jira abrangem as habilidades e os conhecimentos necessários que os membros da equipe devem possuir para concluir as tarefas atribuídas com eficiência.
Imagine esse cenário: você está supervisionando vários projetos em que as complexidades variam. Como você pode garantir que cada tarefa chegue às mãos certas? É aqui que as habilidades do Jira entram em jogo, simplificando o processo e minimizando o estresse.
Neste guia, vamos nos aprofundar em como você pode aproveitar as habilidades do Jira para garantir o sucesso do projeto. Orientaremos você na definição das habilidades necessárias, na adição dessas habilidades aos seus recursos e na combinação eficaz dos recursos com as tarefas, mantendo uma carga de trabalho equilibrada.
Quais são as habilidades do Jira?
O gerenciamento eficaz de habilidades no Jira não se trata apenas de preencher cargos; trata-se de preenchê-los com as pessoas certas. Em um projeto, você pode precisar de habilidades gerais específicas sem conhecer as competências de todos na organização. Quando os membros da equipe recebem tarefas que correspondem a seus conjuntos de habilidades específicas, eles trabalham com mais eficiência, ajudando os projetos a se manterem dentro do cronograma e do orçamento. A colaboração e a comunicação aprimoradas promovem uma atmosfera de equipe coesa, reduzindo mal-entendidos e conflitos comuns em ambientes de projetos.
A alocação eficiente de recursos garante que cada membro da equipe seja usado da melhor maneira possível, sem sobrecarregá-los, prevenindo o esgotamento e melhorando a satisfação geral no trabalho. Isso beneficia o projeto e ajuda no crescimento pessoal e profissional dos funcionários, levando a maiores taxas de retenção e a uma força de trabalho mais engajada nas organizações.
Como faço para gerenciar habilidades no Jira?
Para equilibrar a carga de trabalho e capacidade em Jira, use os recursos de relatórios do Jira. Eles mostram como as tarefas são distribuídas entre os membros da equipe e garantem que ninguém fique sobrecarregado. Usando os painéis personalizados do Jira, os gerentes podem configurar manualmente indicadores visuais e alertas para utilização e capacidade de recursos com base nas habilidades. Obtenha informações em tempo real sobre quais habilidades estão sendo subutilizadas e quais estão sendo subutilizadas, ajudando a tomar decisões informadas sobre programas de treinamento e alocação de recursos.
No entanto, se você não conhece os conjuntos de habilidades de todos em sua organização, não conseguirá visualizar a capacidade de habilidades com os recursos nativos do Jira. Usando complementos personalizados, você pode acompanhar as habilidades disponíveis e gerenciá-las bem. Quando você precisa fazer um determinado trabalho, basta escolher a melhor pessoa para ele com base em suas habilidades e pronto. Aqui estão algumas etapas para ajudar você a dominar o gerenciamento de habilidades do Jira usando o ActivityTimeline.
1. Defina as habilidades que seu projeto precisa
Primeiro, determine os conjuntos de habilidades essenciais para seu projeto avaliando as funções e responsabilidades específicas necessárias. Por exemplo, se você estiver executando um projeto de desenvolvimento de software, precisará de uma combinação de desenvolvedores, engenheiros de controle de qualidade, designers de UI/UX e gerentes de projeto. Certifique-se de documentar essas funções e habilidades de forma clara.
Criar um inventário de habilidades no Jira servirá como ponto de referência, permitindo que você combine os membros da equipe com as tarefas com precisão. Esse inventário deve incluir uma compilação das habilidades, equipes e funções vinculadas aos usuários em sua organização. Para criar isso de forma eficaz, garanta que todas as etapas pré-requisitos, como adicionar usuários e concluir avaliações de habilidades, sejam atendidas.
2. Adicione habilidades aos seus recursos
Depois que essas habilidades forem definidas, use os recursos do ActivityTimeline para melhorar suas planejamento de recursos. Comece atribuindo metadados aos recursos digitando-os diretamente no campo designado para facilitar a localização de partidas entre membros da equipe com as habilidades certas. Você também pode atribuir níveis de proficiência como sênior, médio, júnior ou trainee. As notas são personalizáveis para que você possa aplicar os níveis usados em toda a empresa. Vá para Configuração → Usuários → Modo em massa para atribuições em massa de funções, posições e habilidades. Isso evita que você trabalhe manualmente.
Para gerenciar habilidades em grande escala, o “Associação aos grupos Jira” O recurso pode ter um valor. Isso permite mapear habilidades, posições, funções e equipes para grupos do Jira. Ao fazer isso, você pode garantir que todos os usuários de um grupo tenham as habilidades e os níveis de proficiência necessários para as tarefas atribuídas a eles, mantendo uma carga de trabalho equilibrada. Configure isso acessando Configuração → Usuários → Grupos.
Aqui estão algumas dicas profissionais:
- Esse campo personalizado é bastante útil e tem mais usos do que apenas gerenciar habilidades. Você pode usar a seção Habilidades como uma “etiqueta de localização” para mostrar a localização de uma pessoa, o que é particularmente útil para equipes que trabalham em lugares diferentes.
- Além das habilidades, talvez você também precise atribuir funções aos membros da sua equipe. No ActivityTimeline, as funções atuam como permissões de acesso, determinando o que os usuários podem ver e fazer. Os recursos de líder de equipe, gerente de projeto, Scrum Master e analista de negócios podem receber funções específicas com as permissões necessárias.
- Se você precisar atualizar manualmente os níveis de proficiência de dezenas ou centenas de pessoas e os grupos do Jira não funcionarem no seu caso, considere usar a API REST para atribuir habilidades com níveis específicos de proficiência em massa. Visite nosso documentação para obter mais detalhes.
3. Equilibre a capacidade de habilidade
Em seguida, encontre as combinações certas para sua tarefa, pois você pode ver facilmente quem tem as habilidades e o tempo necessários para realizá-la. Obter uma capacidade de habilidades equilibrada é criar equipes funcionais com base em habilidades específicas. Essa abordagem garante que as tarefas sejam atribuídas aos membros da equipe que tenham as habilidades necessárias, otimizando utilização de recursos. Por exemplo, se um projeto requer experiência em uma linguagem de programação específica, uma equipe funcional de desenvolvedores proficientes nessa linguagem pode ser formada para lidar com as tarefas.
Você pode usar o aplicativo ActivityTimeline para criar uma nova equipe funcional com base nas habilidades ou posições necessárias (por exemplo, desenvolvedores que conhecem uma linguagem de programação específica). O sistema reúne todos os desenvolvedores adequados em uma equipe e sua carga de trabalho é mostrada no painel principal. Essa visibilidade ajuda você a ver quem está fazendo o quê, para que eles possam designar as pessoas certas para o projeto Jira.
Como você já associou seus usuários a determinadas habilidades ou posições, configure uma equipe funcional com base nessas etapas:
- Vá para Configuração → Equipes
- Criar uma nova equipe → Equipe funcional
- Escolha a habilidade/posição na qual você deseja basear a equipe
- Clique em “Criar”.
O relatório de disponibilidade de habilidades/níveis da ActivityTimeline é outra ferramenta valiosa para equilibrar a carga de trabalho e a capacidade de habilidades. Esse relatório fornece uma visão abrangente da carga de trabalho de cada membro da equipe, facilitando a identificação de quem está sobrecarregado e quem tem capacidade disponível. Você pode encontrá-lo navegando até Relatórios → Outros relatórios → Relatório de disponibilidade de habilidade/nível.
Se forem necessários recursos de projeto de longo prazo, você poderá criar uma equipe funcional e usar um Gráfico de capacidade da equipe por equipe funcional ou previsão de utilização de recursos para observar a carga de trabalho dos usuários de forma mais abrangente. Isso ajuda a identificar usuários que têm menos trabalho, para que possam ser atribuídos a outros projetos:
Resumo
Gerenciar habilidades de forma eficaz no Jira garante que as pessoas certas sejam designadas para as funções certas, o que é fundamental para o sucesso do projeto. Adicionar o gerenciamento de habilidades aos seus fluxos de trabalho do Jira melhora os resultados do projeto e mantém sua equipe feliz e engajada.
- Criar equipes dinâmicas com base em habilidades ou posições garante que você tenha os especialistas necessários em seus projetos, melhorando o desempenho.
- Os funcionários se sentem mais satisfeitos e engajados quando suas tarefas correspondem às suas habilidades e objetivos.
- Verificar regularmente o uso de habilidades ajuda a evitar o esgotamento e mantém as cargas de trabalho equilibradas.
Usando ferramentas como o ActivityTimeline, os gerentes de projeto podem encontrar lacunas de habilidades e alocar recursos com mais eficiência, levando a uma maior produtividade e a uma melhor comunicação da equipe.
