Tempo é dinheiro e, no gerenciamento de projetos, também é a chave para o sucesso.
Se você está lidando com vários projetos, atribuindo tarefas aos membros da equipe ou priorizando tarefas importantes e urgentes para concluir tarefas, o gerenciamento do tempo do projeto é essencial para cumprir os prazos, atingir as metas do projeto e garantir a conclusão em tempo hábil.
Então, o que o gerenciamento do tempo do projeto realmente envolve?
Gerenciamento de tempo no gerenciamento de projetos, envolve planejar, organizar e controlar como o tempo é alocado às atividades do projeto. Ele garante que o cronograma de um projeto esteja alinhado com suas metas, recursos e marcos. O gerenciamento adequado do tempo do projeto se refere à divisão do plano geral de gerenciamento do projeto em etapas acionáveis, à definição de prazos e ao uso de ferramentas para acompanhar o progresso real.
Um breve glossário de gerenciamento de tempo
Antes de mergulhar nas técnicas, vamos dar uma olhada em alguns termos que surgirão ao longo do artigo:
- Gerenciamento de tempo é o ato de planejar e controlar quanto tempo você gasta em atividades.
- Cronograma do projeto é um cronograma detalhado de tarefas e marcos que precisam ser concluídos dentro de um determinado período de tempo.
- Gerenciamento de tarefas é o processo de rastrear e gerenciar tarefas para garantir sua conclusão em tempo hábil.
- Ferramentas de gerenciamento de tempo do projeto são softwares ou aplicativos usados para monitorar o tempo, gerenciar tarefas e planejar dentro de uma estrutura de gerenciamento de projetos.
O que é gerenciamento de tempo de projeto?
Definição de gerenciamento de tempo de projeto
O gerenciamento do tempo do projeto é o processo de planejar, organizar e controlar o uso do tempo para atingir metas e objetivos específicos do projeto. Envolve alocar a quantidade certa de tempo para cada tarefa, definir prazos realistas e garantir que o projeto seja concluído no prazo.
O gerenciamento eficaz do tempo do projeto é crucial para o sucesso do projeto, pois ajuda a evitar atrasos, reduzir custos e melhorar a produtividade. Ao dividir o plano geral de gerenciamento de projetos em etapas acionáveis e usar ferramentas de gerenciamento de tempo, os gerentes de projeto podem manter o projeto em dia e cumprir os prazos.
Importância do gerenciamento de tempo no gerenciamento de projetos
Você pode se perguntar: por que o gerenciamento do tempo do projeto é tão importante? Bem, vamos detalhar.
- Para funcionários: Uma boa gestão do tempo ajuda os funcionários a se manterem organizados e reduz o estresse. Isso os ajuda a manter o foco em tarefas importantes e cumprir prazos sem se sentirem sobrecarregados.
- Para gerentes de projeto: Como gerente de projetos, o gerenciamento do tempo é essencial para garantir que tudo esteja funcionando sem problemas. Você não está apenas analisando as tarefas, mas também garantindo que sua equipe tenha os recursos necessários e que as tarefas atribuídas ao mesmo membro da equipe sejam gerenciadas de forma eficiente para evitar atrasos e que todos estejam trabalhando em prol das mesmas metas do projeto.
- Para partes interessadas: O gerenciamento do tempo garante que as partes interessadas possam confiar em você para entregar resultados dentro do prazo. O cumprimento dos prazos dá às partes interessadas a confiança de que você está no controle e está avançando com o projeto conforme planejado.
- Para sua vida pessoal: Uma boa gestão do tempo não serve apenas para o trabalho. Quando você gerencia o tempo do projeto de forma eficaz, isso também ajuda a equilibrar melhor a vida profissional e pessoal. Menos estresse, mais tempo livre!
Benefícios do gerenciamento eficaz do tempo do projeto
O gerenciamento eficaz do tempo do projeto oferece vários benefícios, incluindo:
- Produtividade aprimorada: Ao priorizar tarefas e alocar a quantidade certa de tempo para cada tarefa, os gerentes de projeto podem garantir que o projeto seja concluído de forma eficiente e eficaz. Isso leva a um cronograma de projeto mais simplificado e a um melhor uso dos recursos.
- Estresse reduzido: O gerenciamento do tempo do projeto ajuda a reduzir o estresse dividindo grandes tarefas em tarefas menores e gerenciáveis e fornecendo um plano de ação claro. Isso permite que os membros da equipe se concentrem em concluir as tarefas sem se sentirem sobrecarregados.
- Aumento da satisfação do cliente: Ao entregar projetos dentro do prazo, os gerentes de projeto podem melhorar a satisfação do cliente e criar confiança com as partes interessadas. O cumprimento dos prazos demonstra consistentemente confiabilidade e profissionalismo.
- Melhor alocação de recursos: O gerenciamento do tempo do projeto ajuda a alocar recursos de forma eficaz, garantindo que as pessoas certas estejam trabalhando nas tarefas certas no momento certo. Isso otimiza o uso dos recursos disponíveis e evita gargalos.
- Melhor desempenho da equipe: Ao fornecer um plano de ação claro e definir prazos realistas, os gerentes de projeto podem melhorar o desempenho e a motivação da equipe. Um cronograma de projeto bem organizado ajuda os membros da equipe a entender suas funções e responsabilidades, levando a uma melhor colaboração e produtividade.
Os sete principais processos de gerenciamento de tempo do projeto
Não existe uma fórmula mágica para gerenciar o tempo em projetos, mas dividi-lo em etapas pode ajudar. Aqui estão os sete principais processos no processo de gerenciamento de tempo do projeto:
Gerenciamento do cronograma do plano
Antes de mergulhar nas tarefas, você precisa planejar como gerenciará o cronograma do projeto usando as ferramentas de gerenciamento de tempo do projeto. Qual software você usará? Quem é responsável por manter o plano do projeto em dia? Quando o cronograma será revisado? A criação antecipada de um plano sólido ajuda a garantir que tudo corra bem mais tarde.
Leia também: As 5 principais ferramentas de planejamento de capacidade que você precisa conhecer
Definir atividades
Agora que você tem um plano, é hora de definir as atividades que precisam acontecer. Você dividirá o projeto em tarefas menores, geralmente usando um Estrutura analítica do trabalho (WBS). Isso facilita a visualização de como tudo se encaixa e facilita a definição de marcos, garantindo que você possa concluir as tarefas com eficiência.
Atividades de sequência
Depois de conhecer todas as tarefas, você pode começar a colocá-las em ordem. Usando um diagrama de rede ajuda você a descobrir quais tarefas dependem de outras pessoas e garante que você não comece algo antes da hora. Garanta que as tarefas atribuídas ao mesmo membro da equipe sejam sequenciadas para evitar conflitos de agendamento.
Estime os recursos
Os recursos não são apenas pessoas — eles podem ser ferramentas, orçamento ou sistemas. Você precisa saber quais recursos são necessários para cada tarefa para garantir que elas sejam concluídas sem demora. Considere a carga de trabalho do mesmo membro da equipe ao alocar recursos para evitar sobrecargas.
Estimar durações
Agora é tempo para estimar quanto tempo cada tarefa levará. Isso pode ser complicado, especialmente se houver incógnitas envolvidas. Muitos gerentes de projeto usam o PERT (Técnica de Revisão da Avaliação do Programa) método para ajudar a estimar durações com mais precisão.
Desenvolva o cronograma do projeto
Pegue tudo o que você definiu — tarefas, durações, datas de início e término — e insira-os em ferramentas de gerenciamento de tempo de projeto como Jira. Isso cria um cronograma detalhado e é o seu guia durante todo o ciclo de vida do projeto.
Controle o cronograma
Esse é o processo contínuo de garantir que seu projeto continue em andamento usando as ferramentas de gerenciamento de tempo do projeto. Você comparará o progresso real com o cronograma planejado e ajustará as coisas, se necessário. Os check-ins regulares ajudam a evitar que grandes atrasos ocorram em projetos complexos para você.
O uso de ferramentas de gerenciamento de tempo de projeto pode aumentar consideravelmente a eficiência desses processos.
Estratégias de gerenciamento de tempo de projeto para gerentes de projeto
Priorização e alocação de recursos
A priorização e a alocação de recursos são componentes essenciais do gerenciamento do tempo do projeto. Os gerentes de projeto devem priorizar as tarefas com base em sua importância e urgência e alocar os recursos adequadamente. Isso envolve:
- Identificação de tarefas críticas: Os gerentes de projeto devem identificar as tarefas mais críticas que requerem atenção imediata e alocar os recursos adequadamente. Isso garante que tarefas importantes sejam concluídas dentro do prazo e que o projeto continue em andamento.
- Alocação de recursos: os gerentes de projeto devem alocar recursos, incluindo membros da equipe, equipamentos e materiais, para garantir que cada tarefa seja concluída de forma eficiente e eficaz. A alocação adequada de recursos ajuda a otimizar o uso dos recursos disponíveis e evita a sobrecarga de qualquer membro da equipe.
- Estabelecendo prazos realistas: Os gerentes de projeto devem definir prazos realistas para cada tarefa, levando em conta a disponibilidade de recursos e a complexidade da tarefa. Prazos realistas ajudam a manter um cronograma de projeto estável e evitam pressas de última hora.
- Monitorando o progresso: Os gerentes de projeto devem monitorar o progresso regularmente, ajustando o plano conforme necessário para garantir que o projeto seja concluído no prazo. Os check-ins regulares e o acompanhamento do progresso ajudam a identificar possíveis atrasos precocemente e a tomar medidas corretivas.
Ao priorizar tarefas e alocar recursos de forma eficaz, os gerentes de projeto podem garantir que o projeto seja concluído de forma eficiente e eficaz e que a equipe esteja trabalhando com os mesmos objetivos. Isso não apenas aprimora o processo geral de gerenciamento de projetos, mas também contribui para a conclusão bem-sucedida de projetos complexos.
Como começar a gerenciar o tempo da maneira certa
Começar com o gerenciamento do tempo é mais simples do que parece. O primeiro passo é analisar sua situação atual. Veja o que está funcionando e o que não está em termos de sua cronogramas do projeto. Você está cumprindo os prazos? Existe caos nas atribuições de tarefas? Depois de ter uma visão clara, a próxima etapa é encontrar as ferramentas certas de gerenciamento de tempo de projeto.
O Jira é uma excelente ferramenta para gerenciamento de tempo de projetos, pois permite criar cronogramas detalhados de projetos, acompanhar o progresso e colaborar facilmente com sua equipe. Ao usar os complementos certos, você pode garantir que todos estejam na mesma página e que as tarefas sejam concluídas a tempo.
Como gerenciar o tempo do projeto com o ActivityTimeline?
O ActivityTimeline é como seu assistente pessoal para gerenciar projetos e tempo no Jira, ajudando você a concluir tarefas e cumprir prazos. Ele foi criado para lidar com o caos da vida real de lidar com várias tarefas, projetos e prazos.
Primeiro de tudo, você precisa configurar quais projetos do Jira você deseja gerenciar dentro do pedágio. Os administradores do ActivityTimeline podem controlar quais projetos e problemas do Jira devem ser gerenciados por meio do aplicativo. Isso é muito conveniente se você quiser gerenciar apenas alguns de seus muitos projetos no ActivityTimeline.
A página de gerenciamento de projetos pode ser acessada em Configuração → Projetos.
Para criar essa equipe, acesse Configuração → Projeto → Clique em 'Criar' perto do nome do projeto.
A lista de usuários será sugerida automaticamente, assim como o nome e o gerente da equipe para essa equipe:
Tem um mesmo membro da equipe com experiência em várias áreas? O ActivityTimeline facilita a atribuição de tarefas à mesma pessoa em diferentes projetos sem sobrecarregá-la.
Agora, vamos detalhar alguns dos recursos de AT, com exemplos do mundo real para mostrar por que é uma ferramenta indispensável para gerentes de projeto.
Visualizando listas de tarefas e agendas
Imagine tentar gerenciar um projeto com listas de tarefas dispersas, prioridades pouco claras e membros da equipe perguntando: “O que vem a seguir?” Com o ActivityTimeline, você obtém um painel claro e visual, onde todas as tarefas são dispostas em um cronograma claro.
Você pode ver instantaneamente o que está acontecendo agora, o que está por vir e se está no caminho certo para concluir as tarefas e cumprir o prazo de lançamento.
O painel esquerdo contém todas as tarefas na lista de pendências associadas ao usuário. As opções de agrupamento estão disponíveis para sua conveniência:
Você pode aplicar filtros para exibir tarefas específicas dedicadas a um projeto específico, épico, tabuleiro, sprint etc. Se isso não for suficiente, recursos extras permitem que você aplique a pesquisa JQL, o agendamento automático e o reagendamento em massa.
Rastreando o tempo gasto em programações específicas
Você já se perguntou para onde ia todo o tempo? As ferramentas de gerenciamento de tempo do projeto, como o ActivityTimeline, monitoram o tempo gasto em cada tarefa ou cronograma, fornecendo os dados necessários para otimizar os fluxos de trabalho. Ele oferece várias opções de relatórios para analisar as horas de trabalho:
- Visualização do progresso: Fornece uma visão geral de alto nível das horas registradas versus as horas esperadas.
- Visualização da linha do tempo: Uma análise visual das entradas de tempo com indicadores codificados por cores para mostrar o tempo sobrecarregado ou subregistrado.
- Visão detalhada: Essa visualização fornece uma visão granular de cada log de trabalho, incluindo usuário, projeto, problema e tempo gasto.
Faça um projeto de consultoria em que a equipe do projeto esteja trabalhando em um relatório detalhado do cliente. Com o ActivityTimeline, você pode monitorar o tempo gasto em pesquisas, redação e revisões. Se você perceber que está gastando muito tempo em uma fase, você pode ajustar o cronograma ou realocar recursos para se manter no caminho certo. Usando o Visualização da linha do tempo, eles podem filtrar os registros de trabalho por projetos, usuários ou épicos e ver exatamente quantas horas foram trabalhadas em tarefas específicas por quais membros da equipe.
“O principal problema que enfrentávamos era que, como crescemos muito rapidamente como departamento de TI, não tínhamos uma maneira real de rastrear primeiro os quadros de horários de forma padronizada em todas as diferentes equipes. Mas também não tínhamos como ver quanto tempo estava sendo gasto em qual projeto ou em qual ingresso.
Então, para nós, queríamos simplificar a forma como registrávamos as horas, mas também ter a visibilidade de onde essas horas estavam sendo gastas. O resultado foi diminuindo de 5 minutos para assinar uma fatura para 1 minuto em todos os consultores de TI.”
James Gibbons, Gerente de Integração de Grupos na Grupo IMCD
Automatizando relatórios sobre o andamento do projeto e as datas de vencimento
Atualizar manualmente as partes interessadas sobre o progresso pode ser uma perda de tempo. Ferramentas de gerenciamento do tempo do projeto, como o ActivityTimeline, automatizam os relatórios, gerando resumos claros do que foi feito, do que está em andamento e do que está atrasado.
Cronogramas de atividades Relatório de progresso do projeto é como ter uma visão panorâmica de como seus projetos estão se desenvolvendo. Ele fornece uma análise clara do progresso por projeto, épico, iniciativa ou até mesmo filtros específicos do Jira. Você verá a porcentagem de conclusão de cada problema infantil na hierarquia, o que é útil para monitorar como as coisas realmente estão indo.
O interessante é que você pode configurar o relatório para mostrar o nível mais alto na hierarquia — seja uma iniciativa, épica ou outra coisa — e decidir quais campos incluir. Depois de gerado, o relatório apresenta tudo, desde as subtarefas até os problemas de nível superior.
Junto com o relatório de progresso, Gráfico planejado versus gráfico real é sua opção para verificar como os planos da sua equipe se comparam à realidade. Ele fornece uma comparação clara do que foi planejado, do que realmente foi entregue e de que forma a capacidade da sua equipe contribuiu para isso.
Cronogramas de atividades Relatório planejado versus relatório real é como contar a verdade do seu projeto, ajudando você a comparar quanto tempo você planejou para as tarefas versus quanto você realmente gastou. Esse relatório ajuda você a refinar seu processo de planejamento destacando o que funcionou, o que não funcionou e como melhorar na próxima vez. Perfeito para manter sua equipe eficiente e seus projetos sob controle!
Aqui está o acordo:
- Horário planejado: Isso é o que você achava que uma tarefa, problema ou projeto exigiria.
- Hora real: Essa é a história real: quanto tempo sua equipe gastou, mais o tempo restante se a tarefa não for concluída.
O relatório até calcula o desvio em horas e porcentagens, para que você saiba se está no caminho certo, subestimado ou superestimado. As tarefas recebem um status — verde (em andamento), amarelo (superestimado) ou vermelho (subestimado) — para que você possa ver rapidamente onde as coisas estão.
Você pode aumentar ou diminuir o zoom de acordo com suas necessidades. Quer analisar tarefas individuais? Vá em frente. Precisa de uma visão geral de um projeto épico ou completo? Está protegendo você. Você também pode filtrar por equipe, período, campos do Jira ou projetos específicos para obter informações mais personalizadas.
A flexibilidade não para por aí. Assista ao vídeo para saber mais sobre seus recursos:
Por que funciona
As ferramentas de gerenciamento do tempo do projeto, como o ActivityTimeline, não ajudam apenas a gerenciar o tempo; elas transformam a maneira como você aborda o planejamento e a execução do projeto. Ele oferece clareza, controle e insights sobre os cronogramas do projeto para que você possa manter seus projetos e sua equipe funcionando sem problemas. Se você está gerenciando um grande projeto ou vários projetos menores, isso garante que nada passe despercebido.
Resumo
O gerenciamento bem-sucedido do tempo do projeto exige uma compreensão profunda de vários processos, incluindo definir atividades, sequenciá-las, estimar a duração e os recursos das atividades e desenvolver e controlar o cronograma. Várias ferramentas e técnicas em cada estágio permitem que os gerentes estimem o cronograma do projeto com mais precisão. O uso de estratégias de gerenciamento de tempo de projeto e ferramentas de gerenciamento de tempo de projeto aprimora a capacidade de gerenciar o tempo em um projeto.
