Le temps, c'est de l'argent, et en gestion de projet, c'est aussi la clé du succès.
Qu'il s'agisse de jongler avec plusieurs projets, d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe ou de hiérarchiser les tâches importantes et urgentes pour mener à bien des tâches, la gestion du temps des projets est essentielle pour respecter les délais, atteindre les objectifs du projet et garantir son achèvement dans les délais.
Alors, en quoi consiste réellement la gestion du temps des projets ?
Gestion du temps la gestion de projet implique la planification, l'organisation et le contrôle de la façon dont le temps est alloué aux activités du projet. Il garantit que le calendrier d'un projet correspond à ses objectifs, à ses ressources et à ses jalons. Une bonne gestion du temps de projet consiste à décomposer le plan global de gestion de projet en étapes réalisables, à fixer des dates d'échéance et à utiliser des outils pour suivre les progrès réels.
Un glossaire sur la gestion du temps court
Avant de plonger dans les techniques, examinons quelques termes qui apparaîtront tout au long de l'article :
- Gestion du temps est l'acte de planifier et de contrôler le temps que vous consacrez à des activités.
- Chronologie du projet est un calendrier détaillé des tâches et des jalons qui doivent être achevés dans un certain laps de temps.
- Gestion des tâches est le processus de suivi et de gestion des tâches pour garantir leur achèvement dans les délais.
- Outils de gestion du temps de projet sont des logiciels ou des applications utilisés pour suivre le temps, gérer les tâches et planifier dans un cadre de gestion de projet.
Qu'est-ce que la gestion du temps de projet ?
Définition de la gestion du temps des projets
La gestion du temps de projet est le processus de planification, d'organisation et de contrôle de l'utilisation du temps pour atteindre les buts et objectifs spécifiques du projet. Cela implique d'allouer le temps nécessaire à chaque tâche, de fixer des délais réalistes et de s'assurer que le projet est terminé à temps.
Une gestion efficace du temps de projet est essentielle à la réussite des projets, car elle permet d'éviter les retards, de réduire les coûts et d'améliorer la productivité. En décomposant le plan global de gestion de projet en étapes réalisables et en utilisant des outils de gestion du temps, les chefs de projet peuvent maintenir le projet sur la bonne voie et respecter les délais.
Importance de la gestion du temps dans la gestion de projet
Vous vous demandez peut-être pourquoi la gestion du temps des projets est si importante. Eh bien, décomposons-le.
- Pour les employés: Une bonne gestion du temps aide les employés à rester organisés et réduit le stress. Cela les aide à rester concentrés sur les tâches importantes et à respecter les délais sans se sentir dépassés.
- Pour les chefs de projet: En tant que chef de projet, la gestion du temps est essentielle pour garantir le bon déroulement des choses. Vous ne vous contentez pas d'examiner les tâches, mais vous vous assurez également que votre équipe dispose des ressources dont elle a besoin, que les tâches assignées au même membre de l'équipe sont gérées efficacement pour éviter les retards et que tout le monde travaille pour atteindre les mêmes objectifs de projet.
- Pour les parties prenantes: La gestion du temps garantit que les parties prenantes peuvent avoir confiance en vous pour obtenir des résultats dans les délais. Le respect des délais donne à vos parties prenantes l'assurance que vous avez le contrôle et que vous faites avancer le projet comme prévu.
- Pour votre vie personnelle: Une bonne gestion du temps ne se limite pas au travail. Lorsque vous gérez efficacement le temps consacré à votre projet, cela vous aide également à mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle. Moins de stress, plus de temps libre !
Avantages d'une gestion efficace du temps de projet
Une gestion efficace du temps de projet offre de nombreux avantages, notamment :
- Productivité améliorée: En hiérarchisant les tâches et en allouant le temps nécessaire à chaque tâche, les chefs de projet peuvent s'assurer que le projet est mené à bien de manière efficiente et efficace. Cela permet de rationaliser le calendrier des projets et de mieux utiliser les ressources.
- Stress réduit: La gestion du temps des projets contribue à réduire le stress en décomposant les tâches importantes en tâches plus petites et gérables et en fournissant un plan d'action clair. Cela permet aux membres de l'équipe de se concentrer sur l'exécution des tâches sans se sentir dépassés.
- Satisfaction client accrue: En livrant les projets à temps, les chefs de projet peuvent améliorer la satisfaction des clients et renforcer la confiance des parties prenantes. Le respect des délais est une preuve constante de fiabilité et de professionnalisme.
- Meilleure allocation des ressources: La gestion du temps de projet permet d'allouer les ressources de manière efficace, en veillant à ce que les bonnes personnes travaillent sur les bonnes tâches au bon moment. Cela permet d'optimiser l'utilisation des ressources disponibles et d'éviter les blocages.
- Performances d'équipe améliorées: En fournissant un plan d'action clair et en fixant des délais réalistes, les chefs de projet peuvent améliorer les performances et la motivation des équipes. Un calendrier de projet bien organisé aide les membres de l'équipe à comprendre leurs rôles et responsabilités, ce qui améliore la collaboration et la productivité.
Les sept principaux processus de gestion du temps des projets
Il n'existe pas de formule magique pour gérer le temps consacré aux projets, mais il peut être utile de le décomposer en étapes. Voici les sept principaux processus du processus de gestion du temps de projet :
Planifier et gérer le calendrier
Avant de vous lancer dans les tâches, vous devez planifier la manière dont vous allez gérer le calendrier de votre projet à l'aide d'outils de gestion du temps de projet. Quel logiciel utiliserez-vous ? Qui est chargé de maintenir le plan de projet sur la bonne voie ? Quand le calendrier sera-t-il revu ? La mise en place d'un plan solide dès le départ permet de s'assurer que tout se passe bien par la suite.
Lisez aussi : Les 5 meilleurs outils de planification des capacités que vous devez connaître
Définissez les activités
Maintenant que vous avez un plan, il est temps de définir les activités à réaliser. Vous allez décomposer le projet en tâches plus petites, souvent à l'aide d'un Structure de répartition du travail (WBS). Cela permet de voir plus facilement comment tout s'imbrique et de définir plus facilement les jalons, ce qui vous permet d'accomplir les tâches efficacement.
Activités séquentielles
Une fois que vous connaissez toutes les tâches, vous pouvez commencer à les mettre en ordre. À l'aide d'un schéma de réseau vous aide à déterminer quelles tâches dépendent des autres et vous permet de ne pas commencer quelque chose avant l'heure. Assurez-vous que les tâches assignées au même membre de l'équipe sont séquencées afin d'éviter les conflits de planification.
Estimer les ressources
Les ressources ne sont pas uniquement des personnes, elles peuvent être des outils, des budgets ou des systèmes. Vous devez savoir quelles ressources sont nécessaires pour chaque tâche afin de vous assurer qu'elle est exécutée sans délai. Tenez compte de la charge de travail d'un même membre de l'équipe lors de l'allocation des ressources afin d'éviter les surcharges.
Durées estimées
Maintenant c'est temps à estimer combien de temps prendra chaque tâche. Cela peut être délicat, surtout s'il s'agit d'inconnues. De nombreux chefs de projet utilisent le PERT (Technique de révision de l'évaluation des programmes) méthode permettant d'estimer les durées avec plus de précision.
Élaborez le calendrier du projet
Prenez tout ce que vous avez défini (tâches, durées, dates de début et de fin) et saisissez-le dans outils de gestion du temps de projet comme Jira. Cela crée un calendrier détaillé et constitue votre guide de référence tout au long du cycle de vie du projet.
Contrôlez le calendrier
Il s'agit du processus continu qui permet de s'assurer que votre projet reste sur la bonne voie à l'aide d'outils de gestion du temps de projet. Vous allez comparer les progrès réels par rapport à votre calendrier prévu et ajuster les choses si nécessaire. Des contrôles réguliers permettent d'éviter que de gros retards ne se produisent pour vous sur des projets complexes.
L'utilisation d'outils de gestion du temps de projet peut considérablement améliorer l'efficacité de ces processus.
Stratégies de gestion du temps de projet pour les chefs de projet
Priorisation et allocation des ressources
La priorisation et l'allocation des ressources sont des éléments essentiels de la gestion du temps des projets. Les chefs de projet doivent hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, et allouer les ressources en conséquence. Cela implique :
- Identifier les tâches critiques: Les chefs de projet doivent identifier les tâches les plus critiques nécessitant une attention immédiate et allouer les ressources en conséquence. Cela garantit que les tâches importantes sont terminées à temps et que le projet reste sur la bonne voie.
- Allocation de ressources: Les chefs de projet doivent allouer des ressources, y compris les membres de l'équipe, l'équipement et le matériel, pour s'assurer que chaque tâche est exécutée de manière efficiente et efficace. Une allocation appropriée des ressources permet d'optimiser l'utilisation des ressources disponibles et d'éviter de surcharger les membres de l'équipe.
- Fixer des délais réalistes: Les chefs de projet doivent fixer des délais réalistes pour chaque tâche, en tenant compte de la disponibilité des ressources et de la complexité de la tâche. Des délais réalistes aident à maintenir un calendrier de projet stable et à éviter les problèmes de dernière minute.
- Suivi des progrès: Les chefs de projet doivent suivre les progrès régulièrement, en ajustant le plan si nécessaire pour s'assurer que le projet est terminé à temps. Des contrôles réguliers et un suivi des progrès permettent d'identifier rapidement les retards potentiels et de prendre des mesures correctives.
En hiérarchisant les tâches et en allouant les ressources de manière efficace, les chefs de projet peuvent s'assurer que le projet est mené à bien de manière efficiente et efficace et que l'équipe travaille vers les mêmes objectifs. Cela améliore non seulement le processus global de gestion de projet, mais contribue également à la réussite de projets complexes.
Comment commencer à gérer son temps de la bonne façon
Commencer à gérer son temps est plus simple qu'il n'y paraît. La première étape consiste à analyser votre situation actuelle. Jetez un œil à ce qui fonctionne et à ce qui ne fonctionne pas en termes de calendrier du projet. Respectez-vous les délais ? Y a-t-il du chaos dans l'attribution des tâches ? Une fois que vous avez une idée claire, l'étape suivante consiste à trouver les bons outils de gestion du temps de projet.
Jira est un excellent outil de gestion du temps des projets car il vous permet de créer des calendriers de projet détaillés, de suivre l'avancement et de collaborer facilement avec votre équipe. En utilisant les modules complémentaires appropriés, vous pouvez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que les tâches sont terminées à temps.
Comment gérer le temps d'un projet avec ActivityTimeline ?
ActivityTimeline est comme votre assistant personnel pour gérer les projets et le temps dans Jira, vous aidant à accomplir des tâches et à respecter les délais. Il est conçu pour gérer le chaos réel lié à la jonglerie entre plusieurs tâches, projets et délais.
Tout d'abord, vous devez configurer les projets Jira que vous souhaitez gérer dans le péage. Les administrateurs d'ActivityTimeline peuvent contrôler quels projets et quels problèmes Jira doivent être gérés via l'application. C'est très pratique si vous ne souhaitez gérer qu'une poignée de vos nombreux projets dans ActivityTimeline.
La page de gestion de projet est accessible dans Configuration → Projets.
Pour créer une telle équipe, rendez-vous sur Configuration → Projet → Cliquez sur « Créer » à proximité du nom du projet.
La liste des utilisateurs sera suggérée automatiquement, ainsi que le nom et le chef d'équipe de cette équipe :
Vous avez un même membre de l'équipe qui possède une expertise dans plusieurs domaines ? ActivityTimeline permet d'attribuer facilement des tâches à la même personne dans différents projets sans les surcharger.
Passons maintenant en revue certaines fonctionnalités de l'AT, à l'aide d'exemples concrets pour montrer pourquoi il s'agit d'un outil indispensable pour les chefs de projet.
Visualisation des listes de tâches et des calendriers
Imaginez que vous essayez de gérer un projet avec des listes de tâches éparpillées, des priorités floues et des membres de l'équipe qui se demandent : « Quelle est la prochaine étape ? » Avec ActivityTimeline, vous obtenez un tableau de bord visuel clair où toutes les tâches sont présentées dans un calendrier clair.
Vous pouvez voir instantanément ce qui se passe actuellement, ce qui va suivre et savoir si vous êtes sur la bonne voie pour terminer les tâches et respecter la date limite de lancement.
Le panneau de gauche contient toutes les tâches du backlog associées à l'utilisateur. Des options de regroupement sont disponibles pour vous faciliter la tâche :
Vous pouvez appliquer des filtres pour afficher des tâches spécifiques dédiées à un projet spécifique, une épopée, un tableau, un sprint, etc. Si cela ne suffit pas, des fonctionnalités supplémentaires vous permettent d'appliquer la recherche JQL, la planification automatique et la replanification en masse.
Suivi du temps passé sur des horaires particuliers
Vous êtes-vous déjà demandé où passait tout ce temps ? Les outils de gestion du temps de projet tels qu'ActivityTimeline suivent le temps consacré à chaque tâche ou calendrier, vous fournissant ainsi les données dont vous avez besoin pour optimiser les flux de travail. Il propose plusieurs options de reporting pour analyser les heures de travail :
- Affichage de la progression : Fournit un aperçu de haut niveau des heures enregistrées par rapport aux heures prévues.
- Affichage de la chronologie : Répartition visuelle des entrées de temps avec des indicateurs codés par couleur pour indiquer le temps surenregistré ou sous-enregistré.
- Vue détaillée : Cette vue fournit des informations détaillées sur chaque journal de travail, y compris les utilisateurs, les projets, les problèmes et le temps passé.
Prenons l'exemple d'un projet de conseil dans le cadre duquel l'équipe de projet travaille sur un rapport client détaillé. Avec ActivityTimeline, vous pouvez suivre le temps consacré à la recherche, à la rédaction et aux révisions. Si vous remarquez que trop de temps est consacré à une phase, vous pouvez ajuster le calendrier ou réaffecter les ressources pour rester sur la bonne voie. À l'aide du Affichage de la chronologie, ils peuvent filtrer les journaux de travail par projet, utilisateur ou épopée, et voir exactement combien d'heures ont été consacrées à des tâches spécifiques par quels membres de l'équipe.
« Le principal problème auquel nous étions confrontés était que, comme nous avions connu une croissance assez rapide en tant que service informatique, nous ne disposions pas d'un véritable moyen de suivre les feuilles de temps de manière standardisée pour toutes les différentes équipes. Mais nous n'avions pas non plus vraiment le moyen de savoir combien de temps était consacré à quel projet ou à quel ticket.
Nous voulions donc rationaliser la façon dont nous enregistrions les heures, mais aussi avoir une meilleure visibilité sur l'endroit où ces heures étaient passées. Le résultat a été en passant de 5 minutes pour signer une facture à 1 minute auprès de tous les consultants informatiques. »
James Gibbons, responsable de l'intégration du groupe chez Groupe IMCD
Automatiser les rapports sur l'avancement des projets et les dates d'échéance
Informer manuellement les parties prenantes des progrès réalisés peut être une perte de temps. Les outils de gestion du temps de projet tels qu'ActivityTimeline automatisent les rapports en générant des résumés clairs de ce qui a été fait, de ce qui est en cours et de ce qui est en retard.
ActivityTimeline Rapport d'avancement du projet c'est comme avoir une vue d'ensemble de l'évolution de vos projets. Il vous donne une ventilation claire de la progression par projet Jira, épopée, initiative ou même par filtre Jira spécifique. Dans la hiérarchie, vous verrez le pourcentage d'achèvement pour chaque problème relatif à un enfant, ce qui est pratique pour suivre l'évolution réelle des choses.
Ce qui est intéressant, c'est que vous pouvez configurer le rapport pour afficher le niveau le plus élevé de la hiérarchie, qu'il s'agisse d'une initiative, d'une épopée ou autre, et décider des champs à inclure. Une fois généré, le rapport présente tout, des sous-tâches aux problèmes de premier niveau.
Outre le rapport intérimaire, Graphique prévu et graphique réel est la référence pour comparer les plans de votre équipe à la réalité. Il fournit une comparaison claire entre ce qui était prévu, ce qui a été réellement réalisé et la manière dont les capacités de votre équipe ont joué un rôle.
ActivityTimeline Rapport prévu et rapport réel est comme un révélateur de la vérité sur votre projet, en vous aidant à comparer le temps que vous avez prévu pour les tâches par rapport au temps que vous avez réellement dépensé. Ce rapport vous aide à affiner votre processus de planification en mettant en évidence ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, et comment faire mieux la prochaine fois. Parfait pour maintenir l'efficacité de votre équipe et contrôler vos projets !
Voici le deal :
- Heure planifiée: C'est ce que vous pensiez qu'une tâche, un problème ou un projet nécessiterait.
- Heure réelle: Voici la véritable histoire : combien de temps votre équipe a passé, plus le temps restant si la tâche n'est pas terminée.
Le rapport calcule même l'écart en heures et en pourcentages, afin que vous sachiez si vous êtes sur la bonne voie, si vous êtes sous-estimé ou surestimé. Les tâches obtiennent un statut (vert (en bonne voie), jaune (surestimé) ou rouge (sous-estimé), ce qui vous permet de voir en un coup d'œil où en sont les choses.
Vous pouvez zoomer ou dézoomer selon vos besoins. Vous souhaitez examiner des tâches individuelles ? Allez-y. Vous avez besoin d'une vue d'ensemble pour un projet épique ou complet ? Il a ce qu'il vous faut. Vous pouvez également filtrer par équipe, période, champs Jira ou projets spécifiques pour obtenir des informations plus personnalisées.
La flexibilité ne s'arrête pas là. Regardez la vidéo pour en savoir plus sur ses fonctionnalités :
Pourquoi ça marche
Les outils de gestion du temps de projet tels qu'ActivityTimeline ne vous aident pas seulement à gérer le temps ; ils transforment la façon dont vous abordez la planification et l'exécution des projets. Il vous apporte clarté, contrôle et informations sur le calendrier des projets afin que vous puissiez assurer le bon déroulement de vos projets et de votre équipe. Que vous gériez un seul grand projet ou plusieurs projets de moindre envergure, cela garantit que rien ne passe entre les mailles du filet.
Résumé
Une gestion du temps de projet réussie nécessite une compréhension approfondie de plusieurs processus, notamment la définition des activités, leur séquencement, l'estimation de la durée des activités et des ressources, ainsi que l'élaboration et le contrôle du calendrier. Différents outils et techniques utilisés à chaque étape permettent aux responsables d'estimer le calendrier du projet avec plus de précision. L'utilisation de stratégies de gestion du temps de projet et d'outils de gestion du temps de projet améliore la capacité à gérer le temps d'un projet.
