L'estimation précise des tâches est la pierre angulaire d'une planification et d'une exécution réussies. En ce qui concerne Jira, le fait de choisir le bon moment peut faire ou défaire le succès d'un projet. Cependant, malgré les fonctionnalités robustes de Jira, les équipes sont souvent confrontées à des problèmes tels que des estimations incomplètes, un suivi incohérent et des prévisions inexactes.
En comblant le fossé entre la planification et l'exécution, ActivityTimeline fournit les informations et les outils nécessaires pour affiner les estimations, aligner les ressources et maintenir les projets sur la bonne voie. Cet article explore les subtilités de l'estimation des tâches avec Jira, explore les pièges courants et explique comment ActivityTimeline peut transformer votre processus d'estimation.
Qu'est-ce que Jira Task Time Estimation ?
L'estimation du temps de tâche de Jira est une fonctionnalité qui permet de prévoir le temps nécessaire pour effectuer des tâches individuelles. Il fournit un cadre pour définir des attentes précises et aide à aligner les ressources sur calendrier du projet.
En estimant le temps consacré aux tâches, les équipes peuvent hiérarchiser le travail, planifier efficacement les sprints et s'assurer que les délais sont respectés. Jira propose différentes méthodes d'estimation, telles que l'estimation initiale et l'estimation restante, qui sont adaptables aux approches de gestion de projet agiles et traditionnelles. Une estimation précise du temps réduit les risques, empêche le surengagement et améliore la prévisibilité globale du projet.
Qu'est-ce qui est inclus dans les estimations de temps des tâches Jira ?
Lors de la création ou de la modification d'un problème dans Jira, vous pouvez définir des estimations de temps en unités telles que les heures, les jours, les semaines ou les points d'histoire. Ces estimations couvrent généralement les éléments suivants :
- Estimation initiale : Il s'agit de l'estimation initiale du temps nécessaire pour terminer une tâche ou résoudre un problème. Il représente la meilleure approximation réalisée au cours de la phase de planification.
- Estimation restante : Au fur et à mesure de l'avancement des travaux, l'estimation restante reflète l'effort qui reste à faire pour terminer la tâche. Cette estimation est mise à jour tout au long du projet à mesure que l'équipe gagne en clarté sur le travail.
- Temps passé : Cela permet de suivre le temps réel consacré à un problème, ce qui montre les efforts déployés par l'équipe jusqu'à présent.
- Œuvre enregistrée : Jira permet aux utilisateurs d'enregistrer le travail effectué sur un problème, en capturant le temps passé, les dates et tout commentaire supplémentaire. Ces données enregistrées créent un historique détaillé des efforts déployés pour résoudre le problème.
Le chef de projet joue un rôle essentiel dans le processus d'estimation du temps, car il est responsable de l'élaboration et de la supervision du calendrier du projet. Pour créer une estimation réaliste, il est nécessaire de bien comprendre la portée du projet, les tâches détaillées et les ressources disponibles. En outre, ils doivent communiquer clairement avec les membres de l'équipe et les parties prenantes afin de garantir l'alignement et une compréhension partagée tout au long du projet.
Cinq méthodes d'estimation du temps
Avant de nous plonger dans la mise en œuvre technique de vos estimations, examinons les méthodes courantes permettant d'estimer correctement vos problèmes. Vous pouvez choisir parmi différentes méthodes d'estimation du temps pour garantir une planification précise du projet :
- Estimation ascendante : Cette méthode consiste à décomposer les tâches de projet les plus importantes en parties plus petites et plus faciles à gérer et à estimer le temps nécessaire pour chacune d'entre elles. En additionnant les estimations de ces petites tâches, vous établissez une estimation globale du temps pour l'ensemble du projet.
- Estimation descendante : Dans cette approche, les estimations de temps sont créées sur la base des attentes globales du projet, en utilisant souvent des projets antérieurs ou des points de référence de l'industrie comme références. Le temps est ensuite alloué aux tâches individuelles sur la base de cette estimation de haut niveau.
- Analyse des données historiques : En analysant les données des projets précédents, les chefs de projet peuvent créer des estimations basées sur le temps qu'il a fallu pour effectuer des tâches similaires dans le passé. Cette méthode s'appuie sur des résultats concrets pour améliorer la précision.
- Estimation d'un expert en la matière : Les informations fournies par des experts en la matière sont utilisées pour estimer le temps nécessaire aux tâches du projet. Ces experts apportent leur expérience et leurs connaissances spécialisées pour fournir des estimations éclairées, notamment pour les travaux complexes ou techniques.
- Estimation en trois points : Cette méthode consiste à créer trois estimations distinctes pour une tâche : optimiste (durée minimale), pessimiste (durée maximale) et durée la plus probable. L'estimation finale est dérivée en combinant ces trois valeurs, fournissant une estimation temporelle équilibrée et ajustée au risque.
Utiliser Jira pour l'estimation et le suivi du temps
Pour commencer à utiliser les estimations de tâches dans Jira, vous devez activer suivi du temps, configurez vos paramètres d'estimation et assurez-vous que votre projet est configuré pour suivre l'avancement. Vous devez disposer d'un accès administratif ou d'autorisations d'administration de projet pour configurer des estimations de suivi du temps dans Jira. Si vous n'avez qu'un statut de salarié, vous ne pourrez pas le faire !
Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape pour configurer les estimations de tâches Jira :
#1. Activer le suivi du temps dans Jira
Avant de commencer à estimer les tâches, assurez-vous que le suivi du temps est activé pour votre projet Jira.
- Naviguez vers Réglages Jira (icône en forme d'engrenage) dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez Enjeux, puis cliquez sur Suivi du temps dans le cadre du Caractéristiques du problème section.
- Assurez-vous que le suivi du temps est activé et configurez les préférences telles que les jours ouvrables et les heures par jour.
#2. Définir les préférences d'estimation
En fonction de votre type de projet (Scrum, Kanban ou simple suivi des tâches), vous pouvez choisir entre différentes unités d'estimation, telles que le temps (heures, jours, semaines) ou les story points.
- Naviguez vers Paramètres du projet.
- En dessous Caractéristiques, localisez Estimation.
- Choisissez entre Suivi du temps (si vous souhaitez utiliser des heures, des jours ou des semaines) ou Points d'histoire (pour les projets Agile).
#3. Rechercher les options d'estimation des tâches
Une fois vos unités d'estimation définies, vous pouvez commencer à attribuer des estimations à vos tâches.
- Accédez au arriéré ou Sprints actifs voir.
- Ouvrez n'importe quelle tâche ou problème en cliquant dessus.
- Dans le panneau de droite, vous trouverez les champs d'estimation sous Suivi du temps section. Pour les tableaux Agile, cela est souvent étiqueté comme Estimations ou Points d'histoire.
#4. Ajouter une estimation originale
- Lorsque vous créez ou modifiez une tâche, localisez Estimation initiale champ dans les détails du problème.
- Entrez le temps estimé d'achèvement de la tâche dans l'unité désignée (par exemple, heures, jours ou points d'histoire).
- Si ce champ n'est pas visible, personnalisez la présentation du numéro en sélectionnant Configurez (via les paramètres du projet) et en ajoutant les champs de suivi du temps.
#5. Consignez le temps passé
- Une fois le travail commencé, les utilisateurs peuvent enregistrer le temps qu'ils consacrent aux tâches.
- Ouvrez la tâche, puis dans Suivi du temps section, cliquez sur Journaliser les travaux.
- Entrez le temps passé, la date et tout commentaire pertinent. Le Estimation restante le champ sera mis à jour sur le pilote automatique pour refléter le temps estimé actuel nécessaire pour terminer la tâche.
#6. Réviser et ajuster les estimations selon les besoins
- Passez régulièrement en revue vos estimations dans le cadre du sprint ou de l'aperçu du projet, en apportant les ajustements nécessaires.
- Utilisez les outils de reporting de Jira, tels que Graphique Burndown ou Rapport de suivi du temps, pour évaluer les statistiques et la précision d'une estimation et ajuster les estimations futures en fonction des performances.
En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que les estimations de tâches Jira sont correctement configurées et que votre équipe est configurée pour une planification de projet précise et efficace.
Problèmes courants liés aux estimations de projets dans Jira
Lorsqu'elles travaillent avec des estimations de tâches dans Jira, les équipes sont souvent confrontées à quelques défis courants. Vous trouverez ci-dessous certains des problèmes les plus fréquents et la manière de les résoudre :
L'estimation initiale est manquante
Un autre problème courant est l'absence du champ Estimation initiale dans un problème. Ce problème provient souvent de l'absence d'un champ de suivi du temps dans la configuration de votre écran de résolution des problèmes.
Pour résoudre ce problème :
- Accédez à Réglages Jira > Enjeux > Écrans.
- Choisissez le schéma d'écran lié au projet concerné.
- Ajoutez le Suivi du temps champ vers l'écran sélectionné.
Si le champ Estimation initiale n'apparaît toujours pas, cochez Configuration du terrain dans les paramètres du projet pour vous assurer que le champ Suivi du temps n'a pas été masqué.
ActivityTimeline met en évidence toute lacune dans les données d'estimation grâce à ses tableaux de bord et rapports en temps réel. Si une estimation initiale est manquante, le système signale le problème et invite l'utilisateur à saisir les informations nécessaires. Cela garantit qu'aucune tâche n'est laissée sans estimation, ce qui rationalise le processus de gestion des tâches.
L'estimation de la durée de la tâche n'est pas spécifiée
Parfois, vous remarquerez que l'estimation de suivi du temps pour une tâche s'affiche comme « Non spécifiée ». Ce problème survient généralement lorsque le champ Time Tracking n'a pas été inclus dans la configuration du problème.
Pour résoudre ce problème, vous devez configurer l'écran pour afficher le champ Time Tracking :
- Accédez à Paramètres du projet et accédez à Écrans.
- Sélectionnez la configuration d'écran associée à votre projet.
- Ajoutez le Suivi du temps champ à la disposition de l'écran.
Une fois ajouté, vous pourrez saisir et consulter l'estimation initiale et le temps restant directement dans votre panneau de problèmes.
Cependant, avec ActivityTimeline, il n'y aurait pas de problème car ce module complémentaire garantit que le suivi du temps fait partie intégrante du processus de planification du projet. Grâce à son interface intuitive, les chefs de projet peuvent clairement identifier les tâches pour lesquelles il manque des estimations et les attribuer directement dans l'outil.
Comment améliorer l'estimation des tâches Jira avec ActivityTimeline
ActivityTimeline, un puissant outil de planification et de gestion des ressources, s'intègre parfaitement à Jira pour améliorer la précision de l'estimation des tâches. Il fournit des fonctionnalités qui aident les équipes à mieux comprendre leur charge de travail, leurs capacités et leur planification.
Voici comment améliorer l'estimation des tâches Jira à l'aide d'ActivityTimeline :
Visualisez les charges de travail des équipes
ActivityTimeline vous donne un aperçu visuel clair des tâches et des capacités de votre équipe. En comprenant qui travaille sur quoi et combien de temps ils disposent, vous pouvez établir des estimations plus éclairées. Cette visibilité permet d'équilibrer les charges de travail et d'éviter de surestimer ou de sous-estimer la durée des tâches.
Aligner les estimations de tâches sur la disponibilité des ressources
ActivityTimeline vous permet d'aligner les estimations de tâches sur la disponibilité des ressources, ce qui est essentiel pour une planification précise. En consultant les horaires et la disponibilité des membres de l'équipe en temps réel, vous pouvez ajuster les estimations de tâches en fonction des capacité de l'équipe, en garantissant des délais réalistes et en évitant les blocages.
Suivez les données historiques pour une meilleure estimation
À l'aide d'ActivityTimeline, vous pouvez suivre l'historique des données de performance de tous les projets. Cela permet d'affiner les estimations en fonction des résultats réels passés, ce qui rend vos estimations futures plus fiables. Vous pouvez ainsi analyser la durée des tâches similaires et ajuster les estimations en conséquence, en tirant parti des données réelles sur les performances de l'équipe.
Optimisez l'estimation grâce à des flux de travail personnalisés
L'outil prend en charge des flux de travail personnalisés qui peuvent aider les équipes à établir des pratiques d'estimation cohérentes. En intégrant les étapes d'estimation dans les flux de travail de vos projets, ActivityTimeline garantit que les estimations sont régulièrement revues et mises à jour en fonction des progrès réels et des commentaires de l'équipe.
Surveillez et ajustez les estimations en temps réel
ActivityTimeline permet de surveiller en temps réel les tâches et les progrès, ce qui permet aux chefs de projet de détecter rapidement les écarts entre les estimations et le travail réel effectué. Cette boucle de feedback continue permet d'affiner les estimations en cours et d'éviter les retards dans les prochains sprints ou tâches.
En utilisant ActivityTimeline aux côtés de Jira, les équipes peuvent obtenir de meilleures estimations de tâches, améliorer gestion des capacités, et améliorer la prévisibilité globale du projet.
Rapports centralisés
ActivityTimeline fournit des rapports centralisés en extrayant des données de Jira et de son propre système pour fournir des informations détaillées sur le temps passé, les progrès réalisés et les capacités utilisées. Ces rapports permettent aux chefs de projet de suivre les performances de l'équipe, d'identifier les goulots d'étranglement et d'ajuster les estimations si nécessaire.
Un flux de travail cohérent pour tous les outils
L'intégration garantit la cohérence du flux de travail de votre équipe, qu'elle travaille directement dans Jira ou dans ActivityTimeline. Les deux plateformes partagent les mêmes données d'estimation et les mêmes détails des tâches, ce qui permet une transition fluide entre la planification, le suivi et la production de rapports sans aucune perte d'informations.
Grâce à cette intégration fluide, ActivityTimeline enrichit les fonctionnalités de suivi et d'estimation du temps de Jira, en proposant les outils dont vous avez besoin pour gérer les tâches, les ressources et les délais avec précision et facilité.
Conclusion
La maîtrise de l'estimation du temps dans Jira est cruciale pour une planification précise des projets et une livraison réussie. Pour exceller, les chefs de projet doivent comprendre des concepts clés, notamment la distinction entre estimation et suivi, ainsi que le rôle essentiel des estimations restantes. L'utilisation de techniques efficaces d'estimation du temps, telles que l'estimation ascendante et l'exploitation des données historiques, peut améliorer considérablement la précision. En mettant en œuvre ces stratégies et ces meilleures pratiques, les chefs de projet peuvent affiner leurs estimations de temps et orienter les projets vers la réussite.
