El tiempo es dinero y, en la gestión de proyectos, también es la clave del éxito.
Ya sea que estés haciendo malabares con varios proyectos, asignando tareas a los miembros del equipo o priorizando tareas importantes y urgentes para completar las tareas, la gestión del tiempo de los proyectos es esencial para cumplir con los plazos, alcanzar los objetivos del proyecto y garantizar la finalización oportuna.
Entonces, ¿qué implica realmente la gestión del tiempo de los proyectos?
Gestión del tiempo en la gestión de proyectos implica planificar, organizar y controlar cómo se asigna el tiempo a las actividades del proyecto. Garantiza que el cronograma de un proyecto se alinee con sus objetivos, recursos e hitos. La gestión adecuada del tiempo del proyecto consiste en desglosar el plan general de gestión del proyecto en pasos factibles, establecer fechas límite y utilizar herramientas para hacer un seguimiento del progreso real.
Un breve glosario de gestión del tiempo
Antes de sumergirnos en las técnicas, echemos un vistazo a algunos términos que aparecerán a lo largo del artículo:
- Gestión del tiempo es el acto de planificar y controlar la cantidad de tiempo que dedica a las actividades.
- Cronograma del proyecto es un cronograma detallado de tareas e hitos que deben completarse dentro de un período de tiempo determinado.
- Administración de tareas es el proceso de seguimiento y gestión de las tareas para garantizar que se completen a tiempo.
- Herramientas de gestión del tiempo del proyecto son software o aplicaciones que se utilizan para realizar un seguimiento del tiempo, gestionar tareas y planificar dentro de un marco de gestión de proyectos.
¿Qué es la gestión del tiempo de los proyectos?
Definición de gestión del tiempo del proyecto
La gestión del tiempo del proyecto es el proceso de planificar, organizar y controlar el uso del tiempo para lograr las metas y objetivos específicos del proyecto. Implica asignar la cantidad adecuada de tiempo a cada tarea, establecer plazos realistas y garantizar que el proyecto se complete a tiempo.
La gestión eficaz del tiempo de los proyectos es crucial para el éxito de los proyectos, ya que ayuda a evitar retrasos, reducir los costos y mejorar la productividad. Al desglosar el plan general de gestión del proyecto en pasos prácticos y utilizar herramientas de gestión del tiempo, los directores de proyectos pueden mantener el proyecto en marcha y cumplir con los plazos.
Importancia de la gestión del tiempo en la gestión de proyectos
Quizás se pregunte, ¿por qué es tan importante la gestión del tiempo de los proyectos? Bueno, vamos a desglosarlo.
- Para empleados: La buena gestión del tiempo ayuda a los empleados a mantenerse organizados y reduce el estrés. Les ayuda a concentrarse en las tareas importantes y a cumplir con los plazos sin sentirse abrumados.
- Para gerentes de proyectos: Como director de proyectos, la gestión del tiempo es esencial para garantizar que todo funcione sin problemas. No solo te ocupas de las tareas, sino que también te aseguras de que tu equipo cuente con los recursos que necesita y de que las tareas asignadas al mismo miembro del equipo se gestionen de manera eficiente para evitar demoras, y de que todos trabajen para lograr los mismos objetivos del proyecto.
- Para las partes interesadas: La gestión del tiempo garantiza que las partes interesadas puedan confiar en usted para obtener los resultados a tiempo. El cumplimiento de los plazos da a las partes interesadas la confianza de que tú tienes el control y haces avanzar el proyecto según lo planeado.
- Para tu vida personal: La buena gestión del tiempo no es solo para trabajar. Cuando gestionas el tiempo de tus proyectos de forma eficaz, también te ayuda a equilibrar mejor el trabajo y la vida personal. ¡Menos estrés, más tiempo libre!
Beneficios de una gestión eficaz del tiempo de los proyectos
La gestión eficaz del tiempo de los proyectos ofrece numerosos beneficios, entre los que se incluyen:
- Productividad mejorada: Al priorizar las tareas y asignar la cantidad adecuada de tiempo a cada tarea, los directores de proyectos pueden garantizar que el proyecto se complete de manera eficiente y eficaz. Esto conduce a un cronograma del proyecto más simplificado y a un mejor uso de los recursos.
- Reducción del estrés: La gestión del tiempo de los proyectos ayuda a reducir el estrés al dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas y manejables y al proporcionar un plan de acción claro. Esto permite a los miembros del equipo centrarse en completar las tareas sin sentirse abrumados.
- Mayor satisfacción del cliente: Al entregar los proyectos a tiempo, los gerentes de proyectos pueden mejorar la satisfacción de los clientes y generar confianza en las partes interesadas. El cumplimiento constante de los plazos demuestra confiabilidad y profesionalismo.
- Mejor asignación de recursos: La gestión del tiempo de los proyectos ayuda a asignar los recursos de forma eficaz, garantizando que las personas adecuadas trabajen en las tareas adecuadas en el momento adecuado. Esto optimiza el uso de los recursos disponibles y evita los cuellos de botella.
- Mejora del rendimiento del equipo: Al proporcionar un plan de acción claro y establecer plazos realistas, los directores de proyectos pueden mejorar el rendimiento y la motivación del equipo. Un cronograma de proyectos bien organizado ayuda a los miembros del equipo a entender sus funciones y responsabilidades, lo que mejora la colaboración y la productividad.
Los siete procesos principales de gestión del tiempo de un proyecto
No existe una fórmula mágica para administrar el tiempo en los proyectos, pero dividirlo en pasos puede ayudar. Estos son los siete procesos principales del proceso de gestión del tiempo de un proyecto:
Gestión del cronograma del plan
Antes de sumergirte en las tareas, debes planificar cómo vas a gestionar el cronograma del proyecto mediante las herramientas de gestión del tiempo del proyecto. ¿Qué software utilizarás? ¿Quién es responsable de mantener el plan del proyecto en marcha? ¿Cuándo se revisará el cronograma? Establecer un plan sólido por adelantado ayuda a garantizar que todo funcione sin problemas más adelante.
Lea también: Las 5 principales herramientas de planificación de la capacidad que necesita conocer
Definir actividades
Ahora que tiene un plan, es el momento de definir las actividades que deben llevarse a cabo. Dividirás el proyecto en tareas más pequeñas y, a menudo, utilizarás un Estructura de desglose del trabajo (WBS). Esto hace que sea más fácil ver cómo encaja todo y facilita la definición de los hitos, lo que garantiza que pueda completar las tareas de manera eficiente.
Secuenciar actividades
Una vez que conozcas todas las tareas, puedes empezar a ordenarlas. Utilizando un diagrama de red le ayuda a determinar qué tareas dependen de otras y garantiza que no comience algo antes de que llegue el momento. Asegúrate de que las tareas asignadas al mismo miembro del equipo estén secuenciadas para evitar conflictos de programación.
Estime los recursos
Los recursos no son solo personas: pueden ser herramientas, presupuestos o sistemas. Debe saber qué recursos se necesitan para cada tarea a fin de asegurarse de que se realice sin demora. Ten en cuenta la carga de trabajo del mismo miembro del equipo al asignar los recursos para evitar la sobrecarga.
Duración estimada
Ahora es tiempo para estimar cuánto tiempo durará cada tarea. Esto puede resultar complicado, especialmente si hay incógnitas de por medio. Muchos directores de proyectos utilizan el PERT (técnica de revisión de la evaluación del programa) método para ayudar a estimar las duraciones con mayor precisión.
Desarrolle el cronograma del proyecto
Toma todo lo que has definido (tareas, duraciones, fechas de inicio y finalización) e introdúcelo en herramientas de gestión del tiempo del proyecto como Jira. Esto crea un cronograma detallado y es tu guía de referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Controla el cronograma
Este es el proceso continuo para garantizar que su proyecto siga por buen camino mediante las herramientas de administración del tiempo del proyecto. Compararás el progreso real con el cronograma planificado y ajustarás las cosas si es necesario. Los controles periódicos ayudan a evitar que se acumulen grandes retrasos en proyectos complejos.
El uso de herramientas de gestión del tiempo de los proyectos puede mejorar en gran medida la eficiencia de estos procesos.
Estrategias de gestión del tiempo de proyectos para gerentes de proyectos
Priorización y asignación de recursos
La priorización y la asignación de recursos son componentes críticos de la gestión del tiempo del proyecto. Los gerentes de proyectos deben priorizar las tareas en función de su importancia y urgencia, y asignar los recursos en consecuencia. Esto implica:
- Identificación de tareas críticas: Los directores de proyectos deben identificar las tareas más críticas que requieren atención inmediata y asignar los recursos en consecuencia. Esto garantiza que las tareas importantes se completen a tiempo y que el proyecto siga su curso.
- Asignación de recursos: Los directores de proyectos deben asignar los recursos, incluidos los miembros del equipo, el equipo y los materiales, para garantizar que cada tarea se complete de manera eficiente y eficaz. La asignación adecuada de los recursos ayuda a optimizar el uso de los recursos disponibles y evita sobrecargar a ningún miembro del equipo.
- Establecer plazos realistas: Los directores de proyectos deben establecer plazos realistas para cada tarea, teniendo en cuenta la disponibilidad de recursos y la complejidad de la tarea. Los plazos realistas ayudan a mantener un cronograma estable del proyecto y evitan las prisas de última hora.
- Supervisar el progreso: Los directores de proyectos deben supervisar el progreso con regularidad y ajustar el plan según sea necesario para garantizar que el proyecto se complete a tiempo. Los controles periódicos y el seguimiento del progreso ayudan a identificar anticipadamente las posibles demoras y a tomar medidas correctivas.
Al priorizar las tareas y asignar los recursos de manera efectiva, los gerentes de proyecto pueden garantizar que el proyecto se complete de manera eficiente y efectiva, y que el equipo esté trabajando para lograr los mismos objetivos. Esto no solo mejora el proceso general de gestión del proyecto, sino que también contribuye a la finalización exitosa de proyectos complejos.
Cómo empezar a gestionar el tiempo de la manera correcta
Comenzar a administrar el tiempo es más sencillo de lo que parece. El primer paso es analizar su situación actual. Eche un vistazo a lo que funciona y lo que no en términos de su cronogramas del proyecto. ¿Cumples con los plazos? ¿Hay caos en la asignación de tareas? Una vez que tengas una idea clara, el siguiente paso es encontrar las herramientas de gestión del tiempo de los proyectos adecuadas.
Jira es una herramienta excelente para la gestión del tiempo de los proyectos porque te permite crear cronogramas detallados de los proyectos, realizar un seguimiento del progreso y colaborar fácilmente con tu equipo. Al usar los complementos adecuados, puedes asegurarte de que todos están en sintonía y de que las tareas se completan a tiempo.
¿Cómo gestionar el tiempo de un proyecto con ActivityTimeline?
ActivityTimeline es como tu asistente personal para gestionar los proyectos y el tiempo en Jira, ya que te ayuda a completar las tareas y cumplir los plazos. Está diseñado para gestionar el caos de la vida real que supone tener que hacer malabares con múltiples tareas, proyectos y plazos.
En primer lugar, tienes que configurar los proyectos de Jira que quieres gestionar dentro del peaje. Los administradores de ActivityTimeline pueden controlar qué proyectos y temas de Jira deben gestionarse a través de la aplicación. Esto es muy práctico si solo quieres gestionar unos pocos de los muchos proyectos que tienes en ActivityTimeline.
Se puede acceder a la página de gestión de proyectos en Configuración → Proyectos.
Para crear un equipo de este tipo, vaya a Configuración → Proyecto → Haga clic en «Crear» cerca del nombre del proyecto.
La lista de usuarios se sugerirá automáticamente, así como el nombre y el administrador del equipo de este equipo:
¿Tienes un mismo miembro del equipo con experiencia en varias áreas? ActivityTimeline facilita la asignación de tareas a la misma persona en diferentes proyectos sin sobrecargarla.
Ahora, analicemos algunas de las capacidades de AT, con ejemplos del mundo real para mostrar por qué es una herramienta imprescindible para los gerentes de proyectos.
Visualización de listas de tareas y programas
Imagina tratar de gestionar un proyecto con listas de tareas dispersas, prioridades poco claras y miembros del equipo que se preguntan: «¿Qué sigue?» Con ActivityTimeline, obtienes un panel visual y claro en el que todas las tareas se distribuyen en un cronograma claro.
Puedes ver al instante lo que está sucediendo ahora, lo que viene a continuación y si estás en camino de completar las tareas y cumplir con la fecha límite de lanzamiento.
El panel izquierdo contiene todas las tareas pendientes asociadas al usuario. Las opciones de agrupamiento están disponibles para su comodidad:
Puedes aplicar filtros para mostrar tareas específicas dedicadas a un proyecto específico (épico, tablero, sprint, etc.). Si no es suficiente, las funciones adicionales te permiten aplicar la búsqueda de JQL, la programación automática y la reprogramación masiva.
Seguimiento del tiempo empleado en horarios específicos
¿Alguna vez te has preguntado a dónde se fue todo el tiempo? Las herramientas de gestión del tiempo de los proyectos, como ActivityTimeline, hacen un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea o programación, y te brindan los datos que necesitas para optimizar los flujos de trabajo. Ofrece múltiples opciones de generación de informes para analizar las horas de trabajo:
- Vista de progreso: Proporciona una descripción general de alto nivel de las horas registradas en comparación con las horas esperadas.
- Vista de línea de tiempo: Un desglose visual de las entradas de tiempo con indicadores codificados por colores para mostrar el tiempo registrado de forma excesiva o insuficiente.
- Vista detallada: Esta vista proporciona información detallada de cada registro de trabajo, incluidos el usuario, el proyecto, el problema y el tiempo empleado.
Tomemos como ejemplo un proyecto de consultoría en el que el equipo del proyecto esté trabajando en un informe detallado del cliente. Con ActivityTimeline, puedes hacer un seguimiento del tiempo dedicado a la investigación, la redacción y las revisiones. Si observas que dedicas demasiado tiempo a una fase, puedes ajustar el cronograma o reasignar los recursos para mantenerte al día. Utilizando el Vista de línea de tiempo, pueden filtrar los registros de trabajo por proyectos, usuarios o epopeyas y ver exactamente cuántas horas han trabajado cada miembro del equipo en tareas específicas.
«El principal problema al que nos enfrentábamos era que, dado que habíamos crecido con bastante rapidez como departamento de TI, no teníamos una forma real de rastrear primero las hojas de tiempo de forma estandarizada en todos los diferentes equipos. Pero tampoco teníamos realmente una forma de saber cuánto tiempo se estaba dedicando a qué proyecto o qué ticket.
Así que, para nosotros, queríamos simplificar la forma en que registrábamos las horas, pero también tener la visibilidad de dónde se dedicaban esas horas. El resultado fue pasar de 5 minutos para firmar una factura a 1 minuto en todos los consultores de TI».
James Gibbons, gerente de integración de grupos en Grupo IMCD
Automatización de informes sobre el progreso del proyecto y las fechas de vencimiento
Actualizar manualmente a las partes interesadas sobre el progreso puede ser una pérdida de tiempo. Las herramientas de gestión del tiempo de los proyectos, como ActivityTimeline, automatizan los informes y generan resúmenes claros de lo que se ha hecho, lo que está en progreso y lo que está atrasado.
Cronogramas de actividad Informe de progreso del proyecto es como tener una vista panorámica de la forma en que se desarrollan tus proyectos. Te ofrece un desglose claro del progreso por proyecto de Jira, epopeya, iniciativa o incluso filtros específicos de Jira. Verás el porcentaje de finalización de cada edición infantil de la jerarquía, algo muy útil para saber cómo van las cosas en realidad.
Lo interesante es que puedes configurar el informe para que muestre el nivel más alto de la jerarquía (ya sea una iniciativa, una epopeya u otra cosa) y decidir qué campos incluir. Una vez generado, el informe lo detalla todo, desde las subtareas hasta los problemas de mayor nivel.
Junto con el informe sobre la marcha de los trabajos, Gráfico planificado frente a gráfico real es tu mejor opción para comprobar cómo los planes de tu equipo se comparan con la realidad. Ofrece una comparación clara de lo que se planificó, lo que realmente se llevó a cabo y cómo la capacidad de tu equipo influyó en ello.
Cronogramas de actividad Informe planificado frente a informe real es como el contador de la verdad de tu proyecto, ya que te ayuda a comparar cuánto tiempo planificaste para las tareas con el tiempo que realmente gastaste. Este informe te ayuda a refinar tu proceso de planificación al destacar lo que funcionó y lo que no funcionó y cómo hacerlo mejor la próxima vez. ¡Perfecto para mantener la eficiencia de tu equipo y tus proyectos bajo control!
Esta es la oferta:
- Tiempo planificado: Esto es lo que pensabas que requeriría una tarea, un problema o un proyecto.
- Hora actual: Esta es la historia real: cuánto tiempo ha dedicado tu equipo y el tiempo restante si la tarea no ha terminado.
El informe incluso calcula la desviación tanto en horas como en porcentajes, para que sepas si vas por buen camino, si estás subestimando o sobreestimando. Las tareas reciben un estado: verde (en curso), amarillo (sobreestimadas) o rojo (subestimadas), para que puedas ver de un vistazo cuál es la situación.
Puedes acercar o alejar la imagen según tus necesidades. ¿Quieres ver las tareas individuales? Ve a por ello. ¿Necesitas una visión global para un proyecto épico o completo? Lo tiene todo cubierto. También puedes filtrar por equipo, periodo, campos de Jira o proyectos específicos para obtener información más personalizada.
La flexibilidad no termina ahí. Vea el vídeo para obtener más información sobre sus capacidades:
Por qué funciona
Las herramientas de gestión del tiempo de los proyectos, como ActivityTimeline, no solo te ayudan a gestionar el tiempo, sino que transforman la forma en que abordas la planificación y la ejecución de los proyectos. Te brinda claridad, control e información sobre los cronogramas de los proyectos para que puedas mantener tus proyectos (y a tu equipo) funcionando sin problemas. Ya sea que gestiones un proyecto grande o varios proyectos más pequeños, garantiza que nada pase desapercibido.
Resumen
La gestión exitosa del tiempo de un proyecto requiere una comprensión profunda de varios procesos, incluida la definición de las actividades, la secuenciación de las mismas, la estimación de la duración y los recursos de las actividades y el desarrollo y el control del cronograma. Varias herramientas y técnicas en cada etapa permiten a los gerentes estimar el cronograma del proyecto con mayor precisión. El uso de estrategias de gestión del tiempo de los proyectos y herramientas de gestión del tiempo de los proyectos mejora la capacidad de gestionar el tiempo de un proyecto.
