O gerenciamento de projetos é um aspecto crítico de qualquer organização, e ter ferramentas eficientes é fundamental hoje em dia. Muitos gerentes de projeto perguntam: “Como posso acompanhar o progresso do projeto com mais eficiência?” Os painéis de planejamento do Jira são a resposta. Eles fornecem uma visão geral clara de todas as tarefas e prazos. Este artigo fornecerá um guia rápido sobre o Jira Planning Board e seus recursos. Também mostraremos como trabalhar com o painel de planejamento em ActivityTimeline.
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Explicação do Jira Planning Board
O Jira Planning Board é uma ferramenta projetada para agilizar planejamento do projeto e execução. Ele representa visualmente as tarefas, permitindo que as equipes planejem, acompanhem e gerenciem projetos com precisão incomparável. Com recursos como pranchas, filtros e raias de natação personalizáveis, o quadro Jira é uma solução abrangente para gerentes de projeto que buscam eficiência ideal.
O Jira fornece painéis de planejamento diferentes para várias equipes: quadros ágeis (quadro scrum ou kanban) e quadros para equipes não técnicas.
Quadro Kanban no Jira
Algumas equipes ágeis usam o quadro de planejamento Kanban. Esse quadro do Jira ajuda as equipes a gerenciar o trabalho visualizando o fluxo de trabalho. O Jira incorpora perfeitamente os princípios do Kanban, fornecendo às equipes uma plataforma poderosa e intuitiva. O Kanban opera como um sistema “pull”, no qual as equipes iniciam novos trabalhos somente quando têm a capacidade. Ele se concentra em um fluxo contínuo de tarefas, em vez de prazos fixos, como os sprints do Scrum.
Se você está tendo dificuldades para visualizar as dependências do projeto Jira, o quadro ajuda fornecendo uma representação visual das tarefas em tempo real. Isso oferece suporte a uma melhor colaboração e transparência. Isso ajuda a rastrear o status do problema e a entender quais problemas estão no status “A fazer”, “Em andamento” ou “Concluído”.
Planejamento de Sprint com o Scrum Board
A equipe de desenvolvimento também pode escolher um quadro de scrum que seja amplamente usado no gerenciamento de projetos. A equipe scrum pode usar esse quadro de planejamento do Jira para objetivos de desenvolvimento de software. Esse quadro ágil ajuda a gerenciar sprints e a definir e rastrear a lista de pendências. O backlog serve como uma lista priorizada de tarefas que a equipe aborda em futuros sprints.
O Jira também oferece várias integrações (como Planos do Jira, roteiros avançados, ferramentas de planejamento de recursos e integração de quadros de horários) ou os recursos aprimorados de planejamento dos usuários.
Planejamento de recursos e projetos com ActivityTimeline
ActivityTimeline é um complemento de planejamento e rastreamento de recursos para o Jira, adequado para equipes técnicas e equipes que não seguem metodologias ágeis. É compatível com o Jira Software e o Jira Service Management e está disponível para o Jira Cloud e o Jira Data Center. O aplicativo Painel de planejamento oferece uma representação visual dos projetos do Jira com tarefas em diferentes estágios, bem como cronogramas de usuários e equipes:
Os principais recursos do ActivityTimeline
Agendamento simples de problemas
É fácil supervisionar quem está fazendo o quê e quando isso será feito com a ajuda dessa visão de planejamento. Aqui você pode encontrar um painel esquerdo com todos os projetos do Jira com problemas:
Você pode dividir uma tarefa grande em vários dias ou diferentes membros da equipe para gerenciar melhor as cargas de trabalho. Espaços reservados também permitem que você crie tarefas preliminares para cenários futuros de planejamento. Os usuários também podem criar novas tarefas diretamente do painel principal com apenas alguns cliques! Todos os dados do aplicativo são totalmente sincronizados com o Jira e vice-versa. Para ver as atualizações do Jira imediatamente, clique no botão Atualizar. Caso contrário, o sistema sincroniza as alterações automaticamente a cada 10 minutos.
Se você trabalha com várias equipes e projetos contendo centenas de tarefas, você encontrará o “Pesquisa de problemas” campo útil. Ele ajuda você a localizar o problema certo em alguns cliques com a ajuda do Filtros e agrupamentos rápidos.
Por exemplo, ao pesquisar uma tarefa “em andamento”, você pode personalizar suas preferências e aplicar a filtragem de tarefas com facilidade.
Se você já se perguntou: “Posso codificar por cores os problemas do Jira em um calendário com base em sua prioridade ou status?” a resposta geralmente está nas configurações do tabuleiro. Você pode escolher entre 12 cores para destacar tarefas de alta prioridade manualmente.
Você também pode ativar o recurso para problemas de cores com base em épicos. As tarefas vinculadas ao mesmo épico terão a mesma cor do cartão de emissão.
Acompanhamento da carga de trabalho
Cada membro da equipe tem um indicador especial de carga de trabalho, que ajuda a entender se os usuários têm capacidade para trabalhar mais e evitar o esgotamento.
Se o indicador estiver amarelo, o usuário está com carga insuficiente e você pode atribuir mais trabalho. Se o indicador estiver vermelho, o usuário está sobrecarregado, por isso é essencial reatribuir o trabalho a outras pessoas ou reagendar tarefas.
Por padrão, o horário de trabalho dos usuários é de 8 horas úteis por dia, mas você pode alterá-lo no menu de configuração e criar vários esquemas de carga de trabalho.
O modo de carga de trabalho pode ser alternado para o modo de disponibilidade, portanto, os indicadores mostrarão a disponibilidade dos usuários.
O aplicativo oferece diferentes modos de cálculo; por exemplo, o Modo Balance distribui o trabalho uniformemente, enquanto o Modo Líquido carrega as tarefas para usar primeiro a capacidade disponível.
Gestão de férias
O Jira não tem recursos integrados para eventos personalizados, como compromissos, reuniões, feriados, folgas e férias. Esses recursos são cruciais para gerenciar com eficiência as solicitações de folga e a carga de trabalho. Para preencher essa lacuna, o ActivityTimeline oferece suporte para gestão de férias, atendendo a essa necessidade específica.
Colaboração aprimorada em equipe
O ActivityTimeline apresenta um Painel da equipe com o recurso de cronograma do usuário. Isso oferece às equipes melhores recursos de planejamento estratégico e maior visibilidade. Esse calendário de equipe especializado simplifica a alocação de recursos e o agendamento. Ele permite que os usuários desenvolvam planos de longo prazo que abrangem meses ou trimestres. Os gerentes podem atribuir tarefas a toda a equipe (não apenas para usuários separados) com a ajuda deste painel.
Além disso, o modo Equipe fornece uma visão transparente das cargas de trabalho entre as equipes, facilitando significativamente o planejamento abrangente de toda a empresa. Cada equipe tem seu indicador de carga de trabalho separado dos indicadores dos usuários:
Espaço de trabalho pessoal
Mas gerenciar a visibilidade geralmente levanta uma questão maior: “Existe uma maneira de restringir os usuários para que eles possam ver apenas sua própria agenda no Jira?” O software fornece para cada membro da equipe um exclusivo espaço de trabalho individual que funciona como um conselho de planejamento pessoal. Nesse espaço, os usuários podem examinar seus horários de trabalho pessoais, incluindo tarefas e projetos. Os usuários podem aproveitar um cronograma de planejamento pessoal para estabelecer e supervisionar tarefas, registrar trabalhos (horas faturáveis e não faturáveis), defina prazos, acompanhe o progresso e priorize as tarefas de acordo com suas preferências.
Rastreamento do quadro de horários
Além de planejar painéis no ActivityTimeline, os usuários podem rastrear horas trabalhadas e gere planilhas de horas diferentes para um melhor acompanhamento. O aplicativo oferece modelos de quadro de horários para ver quanto tempo cada usuário gasta em tarefas.
Você pode criar edições, épicos, projetos, planilhas de horas do usuário, adicionar filtros do Jira e exportar os dados como um arquivo do Excel:
Grupo IMCD utilizaram esses recursos para padronizar o controle de tempo em seu departamento global de TI. Ao usar essas planilhas de horas padronizadas, eles reduziram o tempo gasto na aprovação de faturas de cinco minutos para apenas um minuto por consultor.
Relatórios e gráficos
Além disso, o aplicativo também inclui muitos recursos gráficos e relatórios para um melhor gerenciamento de recursos. Na seção de relatórios, os usuários encontrarão o recurso, o projeto e outros relatórios, além de vários gráficos:
Conclusão
Os painéis de planejamento do Jira, como quadros Kanban, quadros Scrum ou outros tipos, são soluções visualmente intuitivas que podem ser adaptadas às várias necessidades da equipe. Os usuários do Jira também podem complementar seu planejamento com a ajuda dos plug-ins do Jira, como ActivityTimeline, que é um complemento estratégico ao Jira, abordando lacunas críticas no planejamento e gerenciamento de recursos.
