La gestión de proyectos es un aspecto fundamental de cualquier organización, y contar con herramientas eficientes es fundamental hoy en día. Muchos directores de proyectos se preguntan: «¿Cómo puedo hacer un seguimiento del progreso del proyecto de manera más eficaz?» Los paneles de planificación de Jira son la respuesta. Ofrecen una visión general clara y visual de todas las tareas y plazos. En este artículo encontrarás una guía rápida sobre el tablero de planificación de Jira y sus funciones. También mostraremos cómo trabajar con el panel de planificación en ActivityTimeline.
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Explicación de la junta de planificación de Jira
Jira Planning Board es una herramienta diseñada para simplificar planificación de proyectos y ejecución. Representa visualmente las tareas, lo que permite a los equipos planificar, rastrear y gestionar proyectos con una precisión sin igual. Con funciones como tablas personalizables, filtros y carriles para nadar, la tabla de Jira es una solución integral para los directores de proyectos que buscan una eficiencia óptima.
Jira ofrece diferentes tableros de planificación para distintos equipos: tableros ágiles (tableros scrum o kanban) y tableros para equipos sin conocimientos técnicos.
Tablero Kanban en Jira
Algunos equipos ágiles utilizan el tablero de planificación Kanban. Este tablero de Jira ayuda a los equipos a gestionar el trabajo mediante la visualización del flujo de trabajo. Jira incorpora a la perfección los principios de Kanban y proporciona a los equipos una plataforma potente e intuitiva. Kanban funciona como un sistema de «atracción» en el que los equipos comienzan un nuevo trabajo solo cuando tienen la capacidad necesaria. Se centra en un flujo continuo de tareas en lugar de en plazos fijos, como los sprints de Scrum.
Si tienes dificultades para visualizar las dependencias de un proyecto de Jira, el tablero te ayuda al proporcionar una representación visual de las tareas en tiempo real. Esto contribuye a mejorar la colaboración y la transparencia. Ayuda a hacer un seguimiento del estado de los problemas y a comprender qué problemas están en estado «Por hacer», «En curso» o «Listo».
Planificación de sprints con Scrum Board
El equipo de desarrollo también puede elegir un tablero de scrum que se utilice ampliamente en la gestión de proyectos. El equipo de scrum puede usar esta tabla de planificación de Jira para los objetivos de desarrollo de software. Esta tabla ágil ayuda a gestionar los sprints y a establecer y hacer un seguimiento de los trabajos pendientes. El trabajo pendiente sirve como una lista priorizada de tareas que el equipo abordará en futuros sprints.
Jira también ofrece numerosas integraciones (como Planes de Jira, hojas de ruta avanzadas, herramientas de planificación de recursos e integración de hojas de tiempo) o las capacidades de planificación mejoradas de los usuarios.
Planificación de recursos y proyectos con ActivityTimeline
ActivityTimeline es un complemento de planificación y seguimiento de recursos para Jira, adecuado para equipos técnicos y para equipos que no utilizan metodologías ágiles. Es compatible con Jira Software y Jira Service Management y está disponible para Jira Cloud y Jira Data Center. La aplicación Panel de planificación ofrece una representación visual de los proyectos de Jira con tareas en diferentes etapas, así como cronogramas de usuarios y equipos:
Las características clave de ActivityTimeline
Programación sencilla de problemas
Es fácil supervisar quién hace qué y cuándo lo hará con la ayuda de esta vista de planificación. Aquí encontrarás un panel izquierdo con todos los proyectos de Jira que tengan problemas:
Puedes dividir una tarea grande en varios días o diferentes miembros del equipo para gestionar mejor las cargas de trabajo. Marcadores de posición también le permiten crear borradores de tareas para futuros escenarios de planificación. ¡Los usuarios también pueden crear nuevas tareas directamente desde el panel principal con unos pocos clics! Todos los datos de la aplicación están totalmente sincronizados con Jira y viceversa. Para ver las actualizaciones de Jira de forma inmediata, haz clic en el botón Actualizar. De lo contrario, el sistema sincroniza los cambios automáticamente cada 10 minutos.
Si trabajas con varios equipos y proyectos que contienen cientos de tareas, encontrarás «Búsqueda de problemas» campo útil. Le ayuda a localizar el problema correcto en unos pocos clics con la ayuda del Filtros y agrupaciones rápidos.
Por ejemplo, al buscar una tarea «en curso», puedes personalizar tus preferencias y aplicar el filtrado de tareas con facilidad.
Si alguna vez te has preguntado: «¿Puedo codificar con colores los números de Jira de un calendario en función de su prioridad o estado?» la respuesta suele estar en la configuración del tablero. Puede elegir entre 12 colores para resaltar manualmente las tareas de alta prioridad.
También puedes activar la función para colorear números basados en Epics. Las tareas vinculadas a la misma epopeya tendrán el mismo color de cartas emitidas.
Seguimiento de cargas de trabajo
Cada miembro del equipo tiene un indicador de carga de trabajo especial, que ayuda a comprender si los usuarios tienen la capacidad de trabajar más y a evitar el agotamiento.
Si el indicador es amarillo, el usuario está sobrecargado y puede asignar más trabajo. Si el indicador está en rojo, el usuario está sobrecargado, por lo que es fundamental reasignar el trabajo a otras personas o reprogramar las tareas.
De forma predeterminada, el horario de trabajo de los usuarios es de 8 horas al día, pero puede cambiarlo en el menú de configuración y crear varios esquemas de carga de trabajo.
El modo de carga de trabajo se puede cambiar al modo de disponibilidad, por lo que los indicadores mostrarán la disponibilidad de los usuarios.
La aplicación ofrece diferentes modos de cálculo; por ejemplo, los diferenciales del modo Equilibrio funcionan de manera uniforme, mientras que el modo Liquid carga las tareas por adelantado para utilizar primero la capacidad disponible.
Gestión de vacaciones
Jira no tiene funciones integradas para eventos personalizados, como citas, reuniones, feriados, tiempo libre y vacaciones. Estas funciones son cruciales para gestionar de forma eficaz las solicitudes de tiempo libre y la carga de trabajo. Para cubrir este vacío, ActivityTimeline ofrece soporte para gestión de vacaciones, abordando esta necesidad particular.
Colaboración en equipo mejorada
ActivityTimeline presenta un Panel de equipo con la función de cronograma del usuario, esto brinda a los equipos mejores capacidades de planificación estratégica y una mayor visibilidad. Este calendario de equipo especializado agiliza la asignación de recursos y la programación. Permite a los usuarios desarrollar planes a largo plazo que abarquen meses o trimestres. Los gerentes pueden asignar tareas a todo el equipo (no solo para los distintos usuarios) con la ayuda de este panel.
El modo Equipo también proporciona una visión transparente de las cargas de trabajo de los equipos, lo que facilita significativamente la planificación integral de toda la empresa. Cada equipo tiene su indicador de carga de trabajo separado de los indicadores de los usuarios:
Espacio de trabajo personal
Sin embargo, la gestión de la visibilidad suele plantear una pregunta más importante: «¿Hay alguna forma de restringir a los usuarios para que solo puedan ver su propia programación en Jira?» El software proporciona a cada miembro del equipo un servicio único espacio de trabajo individual que actúa como una junta de planificación personal. En este espacio, los usuarios pueden examinar sus horarios de trabajo personales, incluidas las tareas y los proyectos. Los usuarios pueden aprovechar un cronograma de planificación personal para establecer y supervisar las tareas y registrar el trabajo (horas facturables y no facturables), definen los plazos, hacen un seguimiento del progreso y priorizan las tareas según sus preferencias.
Seguimiento de hojas de tiempo
Además de los tableros de planificación en ActivityTimeline, los usuarios pueden seguimiento de las horas trabajadas y genere diferentes hojas de tiempo para un mejor seguimiento. La aplicación ofrece plantillas de hojas de horas para ver cuánto tiempo dedica cada usuario a las tareas.
Puedes crear números, epopeyas, proyectos, hojas de horas de usuario, añadir filtros de Jira y exportar los datos como un archivo de Excel:
Grupo IMCD utilizaron estas funciones para estandarizar el seguimiento del tiempo en todo su departamento de TI global. Al usar estas hojas de horas estandarizadas, redujeron el tiempo dedicado a firmar las facturas de cinco minutos a solo un minuto por consultor.
Informes y gráficos
Además, la aplicación también incluye muchos facilitadores gráficos e informes para una mejor gestión de los recursos. En la sección de informes, los usuarios encontrarán los informes sobre los recursos, los proyectos y otros informes, así como varios gráficos:
Conclusión
Los tableros de planificación de Jira, como los tableros Kanban, los tableros Scrum u otros tipos, son soluciones visualmente intuitivas que se pueden adaptar a las distintas necesidades del equipo. Los usuarios de Jira también pueden complementar su planificación con la ayuda de complementos de Jira, como ActivityTimeline, que es un complemento estratégico de Jira, ya que aborda las brechas críticas en la planificación y la gestión de los recursos.
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