O Jira é uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos. Ele ajuda as equipes a gerenciar tarefas e trabalhar juntas. Este artigo analisa os problemas comuns que os usuários enfrentam com o Epics e fornece soluções práticas para uma experiência mais tranquila de gerenciamento de projetos.
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Entendendo o Jira
O Jira é uma plataforma profissional de gerenciamento de projetos e rastreamento de problemas projetada para aprimorar a colaboração e a eficiência dentro das equipes. Desenvolvido pela Atlassian, o Jira é amplamente utilizado em vários setores, com foco principal em projetos de desenvolvimento de software, mas é adequado para equipes de vários tipos e tamanhos.
Um dos pontos fortes do Jira está em sua flexibilidade. Os usuários podem personalizar fluxos de trabalho, campos e telas para se alinharem aos requisitos específicos do projeto. Essa adaptabilidade permite que as equipes adaptem o Jira aos seus processos exclusivos.
As equipes podem trabalhar juntas de forma eficaz no Jira. Eles podem criar painéis e gerar relatórios, oferecendo informações sobre o progresso do projeto, o desempenho da equipe e a produtividade geral. Esses dados ajudam os gerentes a tomar decisões informadas e melhorar a produtividade.
Quais são os problemas do Jira?
Os itens de trabalho do Jira, antes chamados de problemas, são as unidades básicas de qualquer projeto. Eles representam tarefas individuais, histórias, épicos ou bugs que contribuem coletivamente para a progressão do projeto. Entender os problemas do Jira é importante para um gerenciamento eficaz de projetos, fornecendo uma base para a criação e o rastreamento da Epic.
Há alguns itens de trabalho do Jira que podem representar vários tipos de trabalho, como:
- Histórias de usuários: Descrições da funcionalidade ou dos recursos desejados do ponto de vista do usuário final, frequentemente usados em metodologias de desenvolvimento ágil. As equipes os usam para se concentrar no valor do cliente.
- Tarefas: Unidades de trabalho padrão para metas que não se encaixam em outras categorias. Eles são úteis para itens gerais. Os exemplos incluem trabalho administrativo, pesquisa interna ou manutenção.
- Épicos: Trabalhos maiores que podem ser divididos em tarefas ou histórias menores e mais gerenciáveis. Um épico geralmente leva muito tempo para ser concluído e se estende por vários sprints.
- Insetos: Problemas que destacam problemas ou erros no software que precisam ser resolvidos e corrigidos. Relatar esses itens ajuda os desenvolvedores a encontrar e resolver defeitos. Isso ajuda a equipe a manter a qualidade e o desempenho do software.
- Sub-tarefas: Etapas granulares necessárias para concluir uma história, tarefa ou bug. Essas são as menores unidades na hierarquia. Eles ajudam a dividir o trabalho complexo em ações simples e gerenciáveis.
Os itens de trabalho do Jira seguem uma hierarquia. Os épicos estão na parte superior, enquanto as subtarefas estão na parte inferior. Um item principal fica acima de outro item. Por exemplo, uma tarefa é mãe de suas subtarefas. Você também pode vincular itens para mostrar dependências. Os links comuns incluem “blocos”, “duplicatas” ou “relacionados a”. Isso ajuda as equipes a ver o trabalho conectado.
Cada item de trabalho captura dados específicos em campos. Isso inclui o destinatário, a data de vencimento e o status. Você pode criar campos personalizados para coletar informações exclusivas. Escolher os campos certos ajuda as equipes a avançar com mais rapidez no trabalho.
O que são épicos no Jira?
Os épicos no Jira são contêineres para grandes obras. Você pode dividi-las em tarefas e histórias menores. Eles oferecem uma visão de alto nível de um projeto, ajudando a melhorar a organização e o planejamento. Os épicos categorizam e priorizam o trabalho para fornecer um roteiro para a equipe seguir. Eles são essenciais para manter uma estrutura de projeto clara e organizada.
Os épicos desempenham um papel central no gerenciamento de projetos. Ao agrupar tarefas relacionadas, as equipes podem otimizar seu fluxo de trabalho, aprimorar a colaboração e obter uma visão clara do progresso do projeto. O uso de épicos ajuda a manter os projetos em dia para que as equipes possam entregar resultados dentro do prazo e do escopo.
Criando épicos no Jira
Os usuários podem criar rapidamente épicos dentro do projeto. Para criar um épico, siga estas etapas:
Etapa 1: Navegue até seu projeto
Comece acessando seu projeto no Jira.
Etapa 2: escolha “Criar” e selecione “Épico”
Há três maneiras principais de criar um novo épico.
Você pode clicar no botão “Criar” localizado na barra de navegação global na parte superior da tela. Em seguida, selecione Epic para o tipo de item de trabalho.
Você também pode clicar no sinal “Mais” no Epic Panel dentro da sua lista de pendências.
Outro método eficiente é criar um épico diretamente na linha do tempo para um planejamento visual imediato.
Etapa 3: preencha os detalhes da Epic
Um épico bem elaborado exige detalhes especiais. Forneça um nome épico curto para servir de rótulo para problemas infantis. Você também precisa de um resumo épico para o título completo. Definir datas de início e vencimento também é útil para o planejamento de longo prazo.
Etapa 4: adicione problemas ao seu Epic
Um épico ganha importância a partir dos problemas que apresenta. Adicione questões infantis, como tarefas, histórias ou bugs relevantes, ao seu épico, estabelecendo uma hierarquia clara em seu projeto.
Crie épicos e acompanhe seu progresso
O monitoramento do progresso ajuda você a se manter informado. O Jira fornece recursos de rastreamento, como barras de progresso e gráficos do Epic Burndown. Você também pode usar o Epic Swimlanes para agrupar tarefas em seu tabuleiro para melhorar a visibilidade.
Às vezes, os usuários não conseguem ter uma visão completa de quem está fazendo o quê e quando isso será feito, especialmente com várias equipes. Nesses casos, os gerentes geralmente precisam de uma visão clara do progresso geral do projeto e do uso de recursos.
O Jira oferece uma grande variedade de complementos que podem atualizar seus recursos de visualização e planejamento e ajudar a rastrear e gerenciar os épicos do Jira com mais eficiência.
Por exemplo, o ActivityTimeline for Jira é um plug-in do Jira para planejamento de recursos e gerenciamento de problemas que pode facilitar seu planejamento de longo prazo, gerenciamento de recursos e rastreamento épico.
Gerencie problemas e equipes no ActivityTimeline
O aplicativo oferece um Painel de planejamento que mostra projetos, problemas e equipes em uma única visualização. Os usuários podem ver o trabalho em vários projetos com facilidade. A ferramenta funciona como um calendário com cronogramas individuais e de equipe. Essa configuração ajuda você a planejar diferentes escopos e agendar tarefas diretamente nos cronogramas com um recurso simples de arrastar e soltar.
Ou crie novos problemas diretamente do painel. Tudo é sincronizado automaticamente com o Jira.
O painel mostra equipes e usuários com sua carga de trabalho real. Isso facilita a compreensão de quem está trabalhando em tarefas específicas e quando elas terminarão. Os indicadores de carga de trabalho ajudam você a identificar sobrecargas ou subcargas. O verde mostra o trabalho ideal. Vermelho indica sobrecarga e amarelo significa subcarga. Esses indicadores ajudam você a equilibrar o trabalho em seus épicos. Os esquemas de férias gerenciam feriados e férias em diferentes regiões. A ferramenta ajusta automaticamente os cronogramas quando a equipe está ausente. Isso mantém seus prazos da Epic realistas.
Um especial Painel esquerdo com projetos e problemas, pode ser personalizado de acordo com suas necessidades com a ajuda dos filtros e agrupamentos rápidos, o que é muito confortável quando você precisa encontrar problemas específicos ou resolver todos os seus épicos:
O ActivityTimeline fornece recursos de controle de tempo, para que você possa facilmente registrar trabalhos em diferentes tipos de problemas, incluindo épicos.
Os usuários podem registrar o tempo gasto no Workspace de várias maneiras diferentes:
Os usuários podem adicionar descrições de trabalho e marcar as horas trabalhadas como faturáveis ou não faturáveis. Esses dados suportam relatórios detalhados. Para trabalhos complexos, você pode usar o recurso Split Issue para dividir uma única tarefa entre várias pessoas. Se os planos mudarem, a ferramenta de reprogramação em massa permite que você mova grupos de tarefas de uma só vez. Esses dados podem ser usados de forma avançada Planilhas de horários, que também pode ser criado com a ajuda do ActivityTimeline (planilhas de horas épicas incluídas).
Painel de épicos na linha do tempo de atividades
O ActivityTimeline fornece um recurso especial - Painel da equipe, que também funciona como um painel épico. Esse painel fornece uma visão de equipe para atribuir tarefas a um grupo inteiro em vez de a uma pessoa. É útil para gerenciar várias equipes e planejar a longo prazo. O ActivityTimeline permite que você organize os usuários em diferentes tipos de equipe para planejar seu trabalho. As equipes funcionais agrupam as pessoas por suas habilidades ou cargos. Isso permite que você veja todos os seus especialistas, como engenheiros de controle de qualidade ou desenvolvedores, em um só lugar. Isso ajuda você a confirmar se você tem os especialistas certos disponíveis para concluir um Epic específico.
Aqui você pode encontrar a visão da equipe com épicos. O cronograma da equipe mostra a carga de trabalho e os épicos atribuídos.
Outro recurso é que você pode ver rapidamente os problemas infantis (subitens) e o progresso épico na janela épica especial.
Além disso, você pode atribuir problemas infantis existentes diretamente às pessoas com um simples movimento de arrastar e soltar!
Os usuários também podem criar mais problemas infantis diretamente dessa janela. Para uma estratégia de alto nível, a visualização de portfólio ajuda você a ver a capacidade em um nível épico. Isso garante que você tenha recursos suficientes para grandes iniciativas.
Acompanhe épicos com planilhas de horários
O ActivityTimeLine fornece um módulo de quadro de horários dedicado que permite criar planilhas de horas diversas e detalhadas:
Você pode gerar planilhas de horas épicas com alguns cliques para ver quanto tempo a equipe gasta em grandes objetivos:
Você pode classificar esses relatórios por usuário para entender quem trabalhou em qual épico. Ou você pode agrupar dados por problemas para ver os registros de trabalho das tarefas secundárias. Depois, você pode obter planilhas de horas épicas detalhadas que mostram usuários, tempo gasto e categorias.
Você pode salvar suas configurações favoritas do quadro de horários e exportá-las como arquivos do Excel.
Grupo IMCD é uma empresa líder em distribuição de produtos químicos com um departamento de TI que gerencia uma rede complexa de tecnologias em toda a empresa. À medida que o departamento crescia rapidamente, eles não tinham uma forma padronizada de monitorar as planilhas de horários em diferentes equipes. Eles não conseguiam ver exatamente quanto tempo foi gasto em projetos ou ingressos específicos.
James Gibbons, gerente de integração do grupo, precisava de melhor visibilidade para melhorar a eficiência operacional. A equipe escolheu o ActivityTimeline porque ele fornece amplo controle de tempo e se integra estreitamente ao Jira. A implementação ajudou o departamento a passar do rastreamento inconsistente para um sistema estruturado.
Os resultados foram imediatos. O tempo necessário para assinar uma fatura caiu de 5 minutos para apenas 1 minuto. Isso tornou o processo cinco vezes mais rápido e economizou para cada gerente mais de 5 horas por mês. A gerência sênior agora usa a ferramenta para uma visão geral de alto nível da alocação de tempo. Esses dados os ajudam a tomar decisões informadas sobre o financiamento do projeto e como distribuir recursos em várias iniciativas.
Conclusão
O Jira Epics ajuda gerentes de projeto e equipes a gerenciar projetos complexos. O Jira oferece muitas ferramentas para o gerenciamento bem-sucedido de projetos e rastreamento de problemas, além de vários complementos, como o ActivityTimeline, que podem melhorar suas atividades de planejamento e visualização.
Ao seguir as etapas descritas e as melhores práticas, você criará épicos estruturados e garantirá uma experiência mais tranquila de gerenciamento de projetos e um acompanhamento épico, além de um gerenciamento eficiente de equipes.
