Jira es una popular herramienta de gestión de proyectos. Ayuda a los equipos a gestionar las tareas y a trabajar juntos. Este artículo analiza los problemas comunes a los que se enfrentan los usuarios con Epics y proporciona soluciones prácticas para una experiencia de gestión de proyectos más fluida.
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Entendiendo Jira
Jira es una plataforma profesional de gestión de proyectos y seguimiento de problemas diseñada para mejorar la colaboración y la eficiencia dentro de los equipos. Desarrollada por Atlassian, Jira se utiliza ampliamente en varios sectores y se centra principalmente en los proyectos de desarrollo de software, pero es adecuada para equipos de distintos tipos y tamaños.
Uno de los puntos fuertes de Jira reside en su flexibilidad. Los usuarios pueden personalizar los flujos de trabajo, los campos y las pantallas para que se ajusten a los requisitos específicos de sus proyectos. Esta adaptabilidad permite a los equipos adaptar Jira a sus procesos únicos.
Los equipos pueden trabajar juntos de forma eficaz en Jira. Pueden crear paneles y generar informes, que ofrecen información sobre el progreso del proyecto, el rendimiento del equipo y la productividad general. Estos datos ayudan a los gerentes a tomar decisiones informadas y a mejorar la productividad.
¿Qué son los problemas de Jira?
Los elementos de trabajo de Jira, antes denominados problemas, son las unidades básicas de cualquier proyecto. Representan tareas, historias, epopeyas o errores individuales que, en conjunto, contribuyen al progreso del proyecto. Entender los problemas de Jira es importante para gestionar los proyectos de forma eficaz, ya que proporciona una base para la creación y el seguimiento de Epic.
Hay un par de elementos de trabajo de Jira que pueden representar varios tipos de trabajo, como:
- Historias de usuarios: Descripciones de las funciones o características deseadas desde la perspectiva del usuario final, que se utilizan con frecuencia en las metodologías de desarrollo ágiles. Los equipos las utilizan para centrarse en el valor para el cliente.
- Tareas: Unidades de trabajo estándar para objetivos que no se ajustan a otras categorías. Son útiles para artículos generales. Los ejemplos incluyen el trabajo administrativo, la investigación interna o el mantenimiento.
- Epopeyas: Cuerpos de trabajo más grandes que pueden dividirse en tareas o historias más pequeñas y manejables. Una epopeya suele tardar mucho tiempo en completarse y abarca varios sprints.
- Bichos: Problemas que ponen de relieve problemas o errores en el software que deben abordarse y corregirse. La notificación de estos elementos ayuda a los desarrolladores a encontrar y resolver los defectos. Esto ayuda al equipo a mantener la calidad y el rendimiento del software.
- Subtareas: Se requieren pasos detallados para completar una historia, una tarea o un error. Estas son las unidades más pequeñas de la jerarquía. Ayudan a dividir el trabajo complejo en acciones simples y manejables.
Los elementos de trabajo de Jira siguen una jerarquía. Las epopeyas se encuentran en la parte superior, mientras que las subtareas están en la parte inferior. Un elemento principal se encuentra por encima de otro elemento. Por ejemplo, una tarea es la principal de sus subtareas. También puedes vincular elementos para mostrar las dependencias. Los enlaces más comunes incluyen «bloques», «duplicados» o «relacionados con». Esto ayuda a los equipos a ver el trabajo conectado.
Cada elemento de trabajo captura datos específicos en campos. Estos incluyen el cesionario, la fecha de vencimiento y el estado. Puede crear campos personalizados para recopilar información única. Elegir los campos correctos ayuda a los equipos a avanzar en el trabajo más rápido.
¿Qué son las epopeyas en Jira?
Las epopeyas de Jira son contenedores de grandes volúmenes de obras. Puedes dividirlas en tareas e historias más pequeñas. Ofrecen una visión de alto nivel de un proyecto, lo que ayuda a una mejor organización y planificación. Las epopeyas clasifican y priorizan el trabajo para proporcionar una hoja de ruta que el equipo debe seguir. Son fundamentales para mantener una estructura de proyecto clara y organizada.
Las epopeyas desempeñan un papel central en la gestión de proyectos. Al agrupar las tareas relacionadas, los equipos pueden agilizar su flujo de trabajo, mejorar la colaboración y lograr una visión clara del progreso del proyecto. El uso de la epopeya ayuda a mantener los proyectos en marcha para que los equipos puedan obtener resultados a tiempo y dentro del alcance.
Creación de epopeyas en Jira
Los usuarios pueden crear epopeyas rápidamente dentro del proyecto. Para crear una epopeya, sigue estos pasos:
Paso 1: Navega hasta tu proyecto
Empieza por acceder a tu proyecto en Jira.
Paso 2: elige «Crear» y selecciona «Epic»
Hay tres formas principales de crear una nueva epopeya.
Puedes pulsar el botón «Crear» ubicado en la barra de navegación global en la parte superior de la pantalla. A continuación, selecciona Epic para el tipo de elemento de trabajo.
También puedes hacer clic en el signo «Plus» en el panel de Epic dentro de tu lista de tareas pendientes.
Otro método eficaz es crear una epopeya directamente en la línea de tiempo para una planificación visual inmediata.
Paso 3: Complete los detalles épicos
Una epopeya bien elaborada requiere detalles especiales. Escribe un nombre épico corto para que sirva de etiqueta para los números infantiles. También necesitas un resumen épico para el título completo. Establecer fechas de inicio y vencimiento también es útil para la planificación a largo plazo.
Paso 4: Añade problemas a tu epopeya
Una epopeya adquiere su significado a partir de los temas que contiene. Añade temas secundarios, como tareas, historias o errores relevantes, a tu epopeya, estableciendo una jerarquía clara dentro de tu proyecto.
Crea epopeyas y sigue su progreso
Supervisar el progreso le ayuda a mantenerse informado. Jira ofrece funciones de seguimiento, como barras de progreso y gráficos de Epic Burndown. También puedes usar Epic Swimlanes para agrupar tareas en tu tablero y así mejorar la visibilidad.
A veces, los usuarios no pueden tener una idea completa de quién está haciendo qué y cuándo se va a hacer, especialmente cuando hay varios equipos. En estos casos, los gerentes suelen necesitar una visión clara del progreso general del proyecto y del uso de los recursos.
Jira ofrece una amplia variedad de complementos que pueden mejorar tus capacidades de visualización y planificación y ayudarte a rastrear y gestionar las epopeyas de Jira de forma más eficaz.
Por ejemplo, ActivityTimeline for Jira es un complemento de Jira para la planificación de recursos y la gestión de problemas que puede facilitar la planificación a largo plazo, la gestión de recursos y el seguimiento épico.
Gestione los problemas y los equipos en ActivityTimeline
La aplicación ofrece una Panel de planificación que muestra los proyectos, los problemas y los equipos en una sola vista. Los usuarios pueden ver fácilmente el trabajo realizado en varios proyectos. La herramienta funciona como un calendario con cronogramas individuales y de equipo. Esta configuración le ayuda a planificar diferentes ámbitos y programar tareas directamente en los cronogramas con una sencilla función de arrastrar y soltar.
O crea nuevos problemas directamente desde el panel de control. Todo se sincroniza con Jira automáticamente.
El panel muestra a los equipos y usuarios con su carga de trabajo real. Esto facilita la comprensión de quién está trabajando en tareas específicas y cuándo finalizarán. Los indicadores de carga de trabajo ayudan a detectar sobrecargas o subcargas. El verde indica un trabajo óptimo. El rojo indica una sobrecarga y el amarillo significa una carga insuficiente. Estos indicadores te ayudan a equilibrar el trabajo entre tus epopeyas. Los planes de vacaciones gestionan los días festivos y las vacaciones en diferentes regiones. La herramienta ajusta automáticamente los plazos cuando el personal está ausente. Esto hace que los plazos de Epic sean realistas.
Un especial Panel izquierdo Los proyectos y números se pueden personalizar según tus necesidades con la ayuda de los filtros y agrupaciones rápidos, lo que resulta muy cómodo cuando necesitas encontrar problemas específicos u ordenar todas tus epopeyas:
ActivityTimeline ofrece funciones de seguimiento del tiempo, por lo que puedes registrar fácilmente el trabajo sobre diferentes tipos de temas, incluidas las epopeyas.
Los usuarios pueden registrar el tiempo que pasan en Workspace de varias maneras diferentes:
Los usuarios pueden agregar descripciones de trabajo y marcar las horas trabajadas como facturables o no facturables. Estos datos respaldan la elaboración de informes detallados. Para trabajos complejos, puede usar la función Dividir problemas para dividir una sola tarea entre varias personas. Si los planes cambian, la herramienta de reprogramación masiva te permite mover grupos de tareas a la vez. Estos datos se pueden usar de forma avanzada Hojas de horas, que también se puede crear con la ayuda de ActivityTimeline (hojas de tiempo épicas incluidas).
Panel de epopeyas en ActivityTimeline
ActivityTimeline ofrece una función especial - Panel de equipo, que también funciona como panel épico. Este panel proporciona una vista de equipo para asignar tareas a todo un grupo en lugar de a una persona. Es útil para gestionar varios equipos y planificar a largo plazo. ActivityTimeline te permite organizar a los usuarios en diferentes tipos de equipos para planificar tu trabajo. Los equipos funcionales agrupan a las personas según sus habilidades o puestos de trabajo. Esto le permite ver a todos sus especialistas, como ingenieros de control de calidad o desarrolladores, en un solo lugar. Te ayuda a confirmar si tienes a los expertos adecuados disponibles para completar una epopeya específica.
Aquí puedes encontrar la visión del equipo con epopeyas. La cronología del equipo muestra la carga de trabajo y las epopeyas asignadas.
Otra característica es que puedes ver rápidamente los problemas de los niños (subelementos) y el progreso épico desde la ventana épica especial.
Además, ¡puedes asignar los problemas infantiles existentes directamente a las personas con un simple movimiento de arrastrar y soltar!
Los usuarios también pueden crear más números secundarios directamente desde esta ventana. Para una estrategia de alto nivel, la vista de cartera te ayuda a ver la capacidad a un nivel épico. Esto garantiza que dispones de recursos suficientes para iniciativas de gran envergadura.
Haz un seguimiento de las epopeyas con hojas de tiempo
ActivityTimeline proporciona un módulo de hoja de tiempo dedicado que le permite crear hojas de tiempo diversas y detalladas:
Puedes generar hojas de tiempo épicas con unos pocos clics para ver cuánto tiempo dedica el equipo a objetivos grandes:
Puedes ordenar estos informes por usuario para saber quién trabajó en qué epopeya. También puedes agrupar los datos por problemas para ver los registros de trabajo de las tareas secundarias. Luego, puedes obtener hojas de tiempo detalladas y épicas que muestran los usuarios, el tiempo empleado y las categorías.
Puede guardar sus configuraciones favoritas de hojas de tiempo y exportarlas como archivos de Excel.
Grupo IMCD es una empresa líder en distribución de productos químicos con un departamento de TI que administra una compleja red de tecnologías en toda la empresa. Como el departamento creció rápidamente, carecía de una forma estandarizada de hacer un seguimiento de las hojas de tiempo de los diferentes equipos. No podían ver exactamente cuánto tiempo se dedicaba a proyectos o tickets específicos.
James Gibbons, el gerente de integración del grupo, necesitaba una mejor visibilidad para mejorar la eficiencia operativa. El equipo eligió ActivityTimeline porque proporciona un seguimiento exhaustivo del tiempo y se integra estrechamente con Jira. La implementación ayudó al departamento a pasar de un sistema de seguimiento incoherente a un sistema estructurado.
Los resultados fueron inmediatos. El tiempo necesario para firmar una factura se redujo de 5 minutos a solo 1 minuto. Esto hizo que el proceso fuera cinco veces más rápido y cada gerente ahorró más de 5 horas al mes. La alta dirección ahora usa la herramienta para obtener una visión general de alto nivel de la asignación del tiempo. Estos datos les ayudan a tomar decisiones informadas sobre la financiación de los proyectos y sobre cómo distribuir los recursos entre las diversas iniciativas.
Conclusión
Jira Epics ayuda a los directores de proyectos y a los equipos a gestionar proyectos complejos. Jira ofrece muchas herramientas para gestionar proyectos con éxito y hacer un seguimiento de los problemas, así como varios complementos, como ActivityTimeline, que pueden mejorar la visualización y las actividades de planificación.
Si sigues los pasos y las mejores prácticas descritos, crearás epopeyas estructuradas y garantizarás una experiencia de gestión de proyectos más fluida y un seguimiento épico, además de una gestión eficiente de los equipos.
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