Loto-Québec, una corporación de propiedad gubernamental que administra las actividades de lotería y juegos en Quebec desde 1969, supervisa las operaciones que incluyen loterías, casinos, salas de juego, terminales de videoloterías y plataformas de juegos en línea. Su misión es administrar el juego de manera responsable y, al mismo tiempo, contribuir al desarrollo económico y social de la provincia.
Planificación eficiente de los recursos se convirtió en un enfoque clave para Loto-Québec, ya que se enfrentaban a desafíos para alinear las habilidades con los proyectos y mantener cargas de trabajo equilibradas, garantizando el uso de los recursos adecuados. Comprender y gestionar eficazmente los recursos disponibles era crucial para planificar, asignar y maximizar la productividad, lo que, en última instancia, contribuía a mantener los plazos de los proyectos y las restricciones presupuestarias. Vanessa Da Silva Ambrósio, jefa del equipo de alineación de TI y planificación estratégica, contó cómo ActivityTimeline se convirtió en una solución revolucionaria para la organización.
El desafío de la administración de recursos:
Hacer coincidir las habilidades del equipo con las necesidades del proyecto fue un desafío constante para Loto-Québec, lo que provocó retrasos y cargas de trabajo desequilibradas.
«Para abordar el desafío de combinar las habilidades con las iniciativas de proyectos y de TI, es esencial para nosotros conocer la disponibilidad de recursos y las brechas de habilidades».
Vanessa Da Silva Ambrosio, jefe del equipo de alineación de TI y planificación estratégica
Sin una herramienta de planificación de la capacidad de este tipo, la organización tuvo dificultades para equilibrar las cargas de trabajo y mantener la visibilidad de los recursos, lo que dificultó su capacidad de ejecutar proyectos de manera eficaz.
La solución:
Tras evaluar varias opciones, Loto-Québec seleccionó ActivityTimeline por sus amplias funciones, rentabilidad y facilidad de integración.
La integración del software de gestión de proyectos ActivityTimeline mejoró el monitoreo financiero y la toma de decisiones dentro de los proyectos, proporcionando datos en tiempo real sobre los costos y la facturación.
«La relación costo-beneficio en comparación con la competencia y su servicio antes, durante y después de la implementación. Sabemos que sigues escuchando nuestras necesidades y haciendo que el producto evolucione teniendo en cuenta las mismas».
Vanessa Da Silva Ambrosio, jefe del equipo de alineación de TI y planificación estratégica
La interfaz intuitiva de la herramienta y la perfecta integración con los sistemas existentes facilitaron la transición.
Implementación de la herramienta de planificación de recursos:
La integración en sí no fue tan difícil, ya que la mayoría de nuestros equipos ya estaban integrados en Jira y los que no lo estaban estaban dispuestos a hacerlo. Lo más difícil es la gestión del cambio, ya que algunos equipos aún se resisten a ofrecer información transparente sobre la cartera de tareas pendientes de sus equipos. El proceso de incorporación ayudó al equipo a adaptarse rápidamente a la plataforma.
El despliegue de ActivityTimeline proporcionó una visión integral de la asignación de recursos, lo que mejoró la toma de decisiones y la planificación de la capacidad. El proceso de integración se desarrolló sin problemas, gracias al apoyo dedicado del equipo de ActivityTimeline.
«Sigo hablando con Ostap, que fue la persona que nos presentó la herramienta, una vez al mes, y siempre hablo con el servicio de asistencia cuando tengo algún problema o error».
Vanessa Da Silva Ambrosio, jefe del equipo de alineación de TI y planificación estratégica
La implementación de la nueva herramienta en toda la empresa finalizó en marzo de 2024. Si bien no hay métricas disponibles en este momento, el objetivo sigue siendo lograr la plena adhesión de todos los equipos que utilizan la herramienta para la gestión de la capacidad
Ventajas:
Desde la implementación de ActivityTimeline, Loto-Québec ha experimentado varias mejoras en la planificación de los recursos y el seguimiento del tiempo. El enfoque en la eficiencia de los recursos ha permitido a Loto-Québec optimizar su utilización de los recursos y mejorar la productividad general.
«Por lo general, el gerente de proyecto (PM) o los responsables de una iniciativa de TI se ponen en contacto con los líderes de equipo para asignar los recursos. Esto suele hacerse mediante la creación de un ticket de Jira o una herramienta para hacer una reserva en una cronología de actividades. Cuando surge un problema de capacidad, se informa de ello a un comité encargado de resolverlo, lo que puede ser mediante la reorganización de las prioridades de las iniciativas. Este proceso garantiza que la asignación de recursos y los plazos de los proyectos se gestionen de manera eficaz».
Vanessa Da Silva Ambrosio, jefe del equipo de alineación de TI y planificación estratégica
La gestión eficaz de los recursos humanos ha sido crucial para garantizar que se asigne al personal adecuado a las tareas, evitar la mala asignación y mejorar la eficiencia de los proyectos. La organización también ha observado un mejor equilibrio de la carga de trabajo y una mayor utilización de los recursos, lo que ha contribuido a acelerar la finalización de los proyectos y a reducir el tiempo de planificación.
«Los equipos que usan la aplicación comienzan a usarla para demostrar la sobrecarga de trabajo, justificar la contratación o incluso evitar el despido de personas, al mostrar la carga de trabajo del equipo. Además de ayudarnos a volver a priorizar las iniciativas de la empresa».
Vanessa Da Silva Ambrosio, jefe del equipo de alineación de TI y planificación estratégica
Comentarios y proyectos futuros:
De cara al futuro, Loto-Québec planea integrar aún más las habilidades críticas en su proceso de planificación, lo que permitirá una asignación de recursos aún más estratégica. Al perfeccionar continuamente su proceso de gestión de recursos, Loto-Québec tiene como objetivo mejorar la eficiencia y el éxito de los proyectos.
Vanessa destacó que para mejorar aún más la aplicación, la incorporación de herramientas financieras y contables tendría un valor incalculable. Al incorporar el seguimiento de los gastos de capital y los gastos operativos, la información sobre los centros de costos y los filtros avanzados de elaboración de informes, la aplicación podría contribuir mejor a la toma de decisiones informadas y a la presentación de informes mensuales sin problemas a los equipos financieros.
A pesar de las sugerencias, expresó su gran satisfacción con la herramienta y destacó su adaptabilidad para satisfacer las demandas futuras y recomendar la herramienta a otros.
«La administración centralizada de recursos es muy útil para nosotros. Al integrar las habilidades críticas y los datos de disponibilidad, estos sistemas permiten la planificación y la asignación proactivas de los recursos, garantizando que se utilicen las habilidades adecuadas en el momento adecuado. Además, la transparencia que esto proporciona promueve un entorno de mejora continua y adquisición de habilidades para proyectos futuros».
Vanessa Da Silva Ambrosio, jefe del equipo de alineación de TI y planificación estratégica
Conclusión
ActivityTimeline ha remodelado por completo la forma en que Loto-Québec administra sus recursos, ofreciendo mejoras inmediatas y allanando el camino para un crecimiento a largo plazo. Al centralizar la planificación de los recursos y aumentar la visibilidad, la herramienta se ha convertido en una parte clave de sus operaciones.
