A Loto-Québec, uma empresa governamental que gerencia atividades de loteria e jogos em Quebec desde 1969, supervisiona operações que incluem loterias, cassinos, salas de jogos, terminais de loteria de vídeo e plataformas de jogos online. Sua missão é gerenciar com responsabilidade o jogo e, ao mesmo tempo, contribuir para o desenvolvimento econômico e social da província.
Planejamento eficiente de recursos tornou-se o foco principal da Loto-Québec, pois eles enfrentaram desafios para alinhar habilidades com projetos e manter cargas de trabalho equilibradas, garantindo o uso de recursos apropriados. Compreender e gerenciar com eficácia os recursos disponíveis foi crucial para planejar, alocar e maximizar a produtividade, o que acabou ajudando a manter os cronogramas do projeto e as restrições orçamentárias. Vanessa Da Silva Ambrósio, líder de equipe de alinhamento de TI e planejamento estratégico, compartilhou como o ActivityTimeline se tornou uma solução revolucionária para a organização.
O desafio do gerenciamento de recursos
Combinar as habilidades da equipe com as necessidades do projeto era um desafio constante para a Loto-Québec, levando a atrasos e cargas de trabalho desequilibradas.
“Para enfrentar o desafio de combinar habilidades com iniciativas de projeto e TI, é essencial para nós conhecer a disponibilidade de recursos e as lacunas de habilidades.”
Vanessa Da Silva Ambrósio, Líder de Equipe de Alinhamento de TI e Planejamento Estratégico
Sem essa ferramenta de planejamento de capacidade, a organização teve dificuldades para equilibrar as cargas de trabalho e manter a visibilidade dos recursos, prejudicando sua capacidade de executar projetos com eficiência.
A solução
Depois de avaliar várias opções, a Loto-Québec selecionou o ActivityTimeline por seus recursos abrangentes, economia e facilidade de integração.
A integração do software de gerenciamento de projetos ActivityTimeline aprimorou o monitoramento financeiro e a tomada de decisões nos projetos, fornecendo dados em tempo real sobre custos e faturamento.
“O custo-benefício comparado aos concorrentes e ao seu serviço antes, durante e após a implementação. Sabemos que você ainda escuta nossas necessidades e faz com que o produto evolua considerando-as”.
Vanessa Da Silva Ambrósio, Líder de Equipe de Alinhamento de TI e Planejamento Estratégico
A interface intuitiva da ferramenta e a integração perfeita com os sistemas existentes facilitaram a transição.
Implantação da ferramenta de planejamento de recursos
A integração em si não foi tão difícil, pois a maioria das nossas equipes já estava integrada ao Jira e as que não estavam abertas a fazê-lo. O mais difícil é o gerenciamento de mudanças, pois algumas equipes ainda resistem a fornecer transparência sobre o acúmulo de pendências de suas equipes. O processo de integração ajudou a equipe a se adaptar rapidamente à plataforma.
A implantação do ActivityTimeline forneceu uma visão abrangente da alocação de recursos, melhorando a tomada de decisões e o planejamento de capacidade. O processo de integração foi tranquilo, graças ao suporte dedicado da equipe da ActivityTimeline.
“Ainda estou conversando com o Ostap, que foi a pessoa que nos apresentou a ferramenta, uma vez por mês, e falo com o helpdesk sempre que tenho algum problema ou bug.”
Vanessa Da Silva Ambrósio, Líder de Equipe de Alinhamento de TI e Planejamento Estratégico
A implantação da nova ferramenta em toda a empresa foi concluída em março de 2024. Embora não haja métricas disponíveis no momento, o objetivo continua sendo alcançar a adesão total de todas as equipes que utilizam a ferramenta para gerenciamento de capacidade
Benefícios
Desde a implementação do ActivityTimeline, Loto-Québec viu várias melhorias no planejamento de recursos e no controle de tempo. O foco na eficiência de recursos permitiu que a Loto-Québec otimizasse a utilização de recursos e melhorasse a produtividade geral.
“Os líderes de equipe geralmente são contatados pelo gerente de projeto (PM) ou pelos responsáveis por uma iniciativa de TI para alocar recursos. Isso geralmente é feito por meio da criação de um tíquete do Jira ou de uma reserva em uma ferramenta de cronograma de atividades. Quando surge um problema de capacidade, ele é reportado a um comitê encarregado de resolver esses problemas, potencialmente repriorizando as iniciativas. Esse processo garante que a alocação de recursos e os cronogramas do projeto sejam gerenciados de forma eficaz.”
Vanessa Da Silva Ambrósio, Líder de Equipe de Alinhamento de TI e Planejamento Estratégico
O gerenciamento eficaz de recursos humanos tem sido crucial para garantir que o pessoal certo seja designado para as tarefas, evitando a alocação incorreta e aumentando a eficiência do projeto. A organização também observou um melhor equilíbrio da carga de trabalho e maior utilização de recursos, o que contribuiu para a conclusão mais rápida do projeto e para a redução do tempo de planejamento.
“As equipes que usam o aplicativo começam a usá-lo para demonstrar a sobrecarga de trabalho, justificar a contratação ou até mesmo evitar demitir pessoas, mostrando a carga de trabalho da equipe. Além de nos ajudar a repriorizar as iniciativas da empresa.”
Vanessa Da Silva Ambrósio, Líder de Equipe de Alinhamento de TI e Planejamento Estratégico
Feedback e projetos futuros
Olhando para o futuro, a Loto-Québec planeja integrar ainda mais as habilidades críticas em seu processo de planejamento, permitindo uma alocação ainda mais estratégica de recursos. Ao refinar continuamente seu processo de gerenciamento de recursos, a Loto-Québec visa aumentar a eficiência e o sucesso do projeto.
Vanessa destacou que, para aprimorar ainda mais o aplicativo, incorporar ferramentas financeiras e contábeis seria inestimável. Ao adicionar rastreamento de CAPEX e OPEX, entrada do centro de custo e filtros avançados de relatórios, o aplicativo poderia apoiar melhor a tomada de decisões informada e a geração de relatórios mensais contínuos para as equipes financeiras.
Apesar das sugestões, ela expressou alta satisfação com a ferramenta e destacou sua adaptabilidade para atender às demandas futuras e recomendar a ferramenta a outras pessoas.
“O gerenciamento centralizado de recursos é muito útil para nós. Ao integrar habilidades críticas e dados de disponibilidade, esses sistemas permitem o planejamento proativo e a alocação de recursos, garantindo que as habilidades certas sejam utilizadas no momento certo. Além disso, a transparência proporcionada por isso promove um ambiente de melhoria contínua e aquisição de habilidades para projetos futuros.”
Vanessa Da Silva Ambrósio, Líder de Equipe de Alinhamento de TI e Planejamento Estratégico
Conclusão
A ActivityTimeline reformulou completamente a forma como a Loto-Québec gerencia seus recursos, oferecendo melhorias imediatas e abrindo caminho para o crescimento a longo prazo. Ao centralizar o planejamento de recursos e aumentar a visibilidade, a ferramenta se tornou uma parte fundamental de suas operações.
