Loto-Québec, une société d'État qui gère les activités de loterie et de jeux au Québec depuis 1969, supervise des opérations comprenant les loteries, les casinos, les salles de jeux, les terminaux de loterie vidéo et les plateformes de jeux en ligne. Sa mission est de gérer les jeux de manière responsable tout en contribuant au développement économique et social de la province.
La planification efficace des ressources est devenue une priorité pour Loto-Québec face aux défis liés à l’alignement des compétences sur les projets et au maintien d’une charge de travail équilibrée, tout en assurant l’utilisation optimale des ressources. Comprendre et gérer efficacement les ressources disponibles était essentiel pour planifier, allouer et maximiser la productivité, ce qui a permis de respecter les délais et les contraintes budgétaires. Vanessa Da Silva Ambrósio, chef d’équipe Alignement TI et Planification stratégique, a partagé comment ActivityTimeline est devenu une solution décisive pour l’organisation.
Le défi de la gestion des ressources
Faire correspondre les compétences des équipes aux besoins des projets était un défi constant pour Loto-Québec, entraînant des retards et un déséquilibre des charges de travail.
“Pour relever le défi de l’adéquation entre les compétences et les projets ou initiatives TI, il est essentiel pour nous de connaître la disponibilité des ressources et les lacunes de compétences.”
Vanessa Da Silva Ambrósio, Chef d’équipe, Alignement TI et Planification stratégique
Sans outil de planification des capacités, l'organisation avait du mal à équilibrer les charges de travail et à maintenir une visibilité sur les ressources, ce qui nuisait à l'exécution efficace des projets.
La solution
Après avoir évalué plusieurs options, Loto-Québec a sélectionné ActivityTimeline pour ses fonctionnalités complètes, son bon rapport qualité-prix et sa facilité d’intégration.
L’intégration du logiciel de gestion de projet ActivityTimeline a renforcé le suivi financier et la prise de décision au sein des projets, en fournissant des données en temps réel sur les coûts et la facturation.
“Le rapport coût-bénéfice par rapport aux concurrents, et votre service avant, pendant et après l’implémentation. Nous savons que vous continuez à écouter nos besoins et à faire évoluer le produit en conséquence"
Vanessa Da Silva Ambrósio, Chef d’équipe, Alignement TI et Planification stratégique
L’interface intuitive de l’outil et son intégration fluide avec les systèmes existants ont rendu la transition facile.
Mise en œuvre de l’outil de planification des ressources
L’intégration en elle-même n’a pas été difficile, car la plupart des équipes étaient déjà sur Jira, et celles qui ne l’étaient pas étaient prêtes à le faire. Le plus difficile a été la gestion du changement, car certaines équipes restent réticentes à offrir de la transparence sur leur backlog. Le processus d’onboarding a permis à l’équipe de s’adapter rapidement à la plateforme.
Le déploiement d’ActivityTimeline a permis d’obtenir une vue complète de l’allocation des ressources, améliorant ainsi la prise de décision et la planification des capacités. Le processus d’intégration s’est bien déroulé, grâce au support dédié de l’équipe ActivityTimeline.
“Je parle encore à Ostap, la personne qui nous a présenté l’outil, une fois par mois, et je contacte le support dès que j’ai un problème ou un bug.”
Vanessa Da Silva Ambrósio, Chef d’équipe, Alignement TI et Planification stratégique
Le déploiement de l’outil à l’échelle de l’entreprise a été achevé en mars 2024. Bien qu’aucune donnée chiffrée ne soit encore disponible, l’objectif reste d’obtenir une adoption complète de la plateforme par toutes les équipes pour la gestion des capacités.
Bénéfices
Depuis l’implémentation d’ActivityTimeline, Loto-Québec a constaté plusieurs améliorations dans la planification des ressources et le suivi du temps. L’accent mis sur l’efficacité des ressources a permis d’optimiser leur utilisation et d’augmenter la productivité globale.
“Les chefs d’équipe sont généralement contactés par le chef de projet ou le responsable de l’initiative TI pour allouer les ressources. Cela se fait souvent par la création d’un ticket Jira ou d’une réservation dans l’outil ActivityTimeline. Lorsqu’un problème de capacité survient, il est signalé à un comité chargé de le résoudre, notamment en repriorisant les initiatives. Ce processus garantit une gestion efficace des ressources et du calendrier des projets.”
Vanessa Da Silva Ambrósio, Chef d’équipe, Alignement TI et Planification stratégique
Une gestion efficace des ressources humaines a été essentielle pour affecter les bonnes personnes aux bonnes tâches, éviter les erreurs d’allocation et renforcer l’efficacité des projets. L’organisation a également observé un meilleur équilibre des charges et une utilisation accrue des ressources, ce qui a permis d’accélérer la réalisation des projets et de réduire le temps de planification.
“Les équipes qui utilisent l’application s’en servent pour démontrer leur surcharge de travail, justifier un recrutement ou éviter des licenciements, en montrant la charge réelle. Cela nous aide aussi à reprioriser les initiatives de l’entreprise.”
Vanessa Da Silva Ambrósio, Chef d’équipe, Alignement TI et Planification stratégique
Retour d’expérience et projets futurs
Loto-Québec prévoit d’intégrer davantage les compétences critiques dans son processus de planification afin de permettre une allocation des ressources encore plus stratégique. En affinant continuellement son processus de gestion des ressources, l’organisation vise à améliorer l’efficacité et le succès de ses projets.
Vanessa a souligné que pour améliorer davantage l’application, l’intégration d’outils financiers et comptables serait précieuse. L’ajout de suivis CAPEX et OPEX, de saisies par centre de coûts et de filtres avancés de reporting permettrait de soutenir une prise de décision éclairée et des rapports mensuels fluides destinés aux équipes financières.
Malgré ces suggestions, elle a exprimé un haut niveau de satisfaction à l’égard de l’outil, soulignant son adaptabilité pour répondre aux futurs besoins, et affirmant qu’elle le recommanderait à d’autres organisations.
“La gestion centralisée des ressources est très utile pour nous. En intégrant les compétences critiques et les données de disponibilité, ces systèmes permettent une planification proactive et une allocation pertinente des ressources, garantissant l’utilisation des bonnes compétences au bon moment. En outre, la transparence offerte favorise un environnement d’amélioration continue et de développement des compétences pour les projets futurs.”
Vanessa Da Silva Ambrósio, Chef d’équipe, Alignement TI et Planification stratégique
Conclusion
ActivityTimeline a complètement transformé la manière dont Loto-Québec gère ses ressources, en apportant des améliorations immédiates et en ouvrant la voie à une croissance durable. En centralisant la planification des ressources et en augmentant la visibilité, l’outil est devenu un élément clé des opérations de l’organisation.
