Visualização de projetos e relatórios no Jira

O Jira se tornou uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais conhecidas por seus recursos robustos e flexibilidade. É adequado para equipes de qualquer tipo e tamanho (equipes de negócios e equipes ágeis). À medida que as equipes de projeto crescem e a complexidade aumenta, torna-se crucial que visualize dados, obtenha insights e tome decisões informadas.

Neste artigo, exploraremos as ferramentas de visualização de projetos e a importância da visualização do Jira no gerenciamento de projetos, destacando seu papel na melhoria dos relatórios, monitorando o progresso e impulsionando o sucesso do projeto.

O que é a visualização do Jira?

A visualização do Jira se refere à representação gráfica dos dados, estatísticas e métricas do projeto na plataforma Jira. Ele capacita gerentes de projeto, líderes de equipe e partes interessadas com uma visão geral abrangente da integridade, do progresso e dos gargalos do projeto. Ao transformar dados brutos em tabelas, gráficos e notícias, a visualização do Jira simplifica a interpretação de dados em projetos complexos e facilita a tomada de decisões mais rápida e informada.

Projetos complexos geralmente criam desafios para os usuários, portanto, uma representação visual das informações relacionadas ao projeto permite uma comunicação eficaz entre as equipes, a análise e a tomada de decisões nas equipes do projeto. Também ajuda as partes interessadas a tomar decisões comerciais sábias.

Importância da visualização no gerenciamento de projetos

Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais a visualização tem um valor significativo no gerenciamento de projetos:

• Relatórios e análises aprimorados: O gerenciamento eficaz de projetos depende muito de relatórios precisos e oportunos. Os recursos de visualização do Jira permitem a criação de relatórios visualmente atraentes que apresentam os dados do projeto de forma concisa e significativa. Esses relatórios podem incluir informações como status do projeto, taxas de conclusão de tarefas, tendências de problemas e alocação de recursos. Ao visualizar esses dados, as equipes podem identificar facilmente padrões, tendências importantes para futuras análises de projetos e possíveis áreas de melhoria.
• Monitoramento do progresso em tempo real: Em ambientes de projeto dinâmicos, monitorar o progresso do projeto em tempo real é crucial para garantir a entrega oportuna e identificar quaisquer desvios do plano do projeto. Os recursos de visualização do Jira fornecem atualizações em tempo real sobre o status do projeto, o desempenho da equipe, as conexões de problemas e o progresso das tarefas atuais. Os gerentes de projeto podem acessar painéis e gráficos intuitivos que oferecem uma visão abrangente das atividades em andamento, permitindo que eles identifiquem gargalos, aloquem recursos de forma eficaz e mantenham o projeto em andamento.
• Tomada de decisão baseada em dados: No mundo empresarial acelerado de hoje, tomar decisões informadas é fundamental. A visualização no Jira equipa as equipes de projeto com as ferramentas necessárias para analisar dados e obter informações valiosas. Ao visualizar as métricas do projeto com a ajuda de vários tipos de gráficos (gráficos circulares, gráficos Burndown/Burnup ou outros gráficos personalizados) e diagramas de fluxo cumulativos, as equipes obtêm uma compreensão mais profunda do desempenho do projeto e podem tomar decisões baseadas em dados para otimizar processos, mitigar riscos e impulsionar o sucesso.
• Comunicação e colaboração eficazes: Uma comunicação clara e concisa é vital para o sucesso do projeto, especialmente ao lidar com equipes distribuídas ou partes interessadas com origens diversas. Os recursos eficazes de visualização de projetos do Jira facilitam a comunicação eficaz, fornecendo opções básicas de visualização dos dados do projeto que são fáceis de entender e interpretar. Essa visualização eficaz serve como uma linguagem comum, permitindo que os membros da equipe e as partes interessadas colaborem com eficiência, alinhem seus objetivos e trabalhem em prol de metas compartilhadas do projeto.

Representação visual integrada no Jira: tabelas e gráficos

Esqueça as tabelas semelhantes às do Excel. O Jira, como uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos, oferece uma variedade de ferramentas de visualização do Jira, como tabelas e gráficos integrados, que capacitam as equipes a visualizar dados e obter informações valiosas sobre projetos (projetos clássicos, projetos ágeis, projetos híbridos), execução de tarefas, envolvimento do usuário etc. Esses recursos de visualização nativos do Jira fornecem uma base sólida para acompanhar o progresso do projeto.

Visualize dados no Jira com tabelas e gráficos integrados, como:

1. Gráficos Burndown: os gráficos mostram o progresso de um projeto exibindo o trabalho restante ao longo do tempo. Eles permitem que os gerentes de projeto acompanhem como as tarefas estão sendo concluídas e se o projeto está no caminho certo para cumprir seus prazos. Os gráficos Burndown são particularmente úteis para projetos ágeis, pois ilustram a linha de progresso ideal em relação ao progresso real, facilitando o planejamento e o ajuste eficientes do sprint.
2. Diagramas de fluxo cumulativo: esses diagramas fornecem uma visão geral do trabalho em andamento, do trabalho concluído e de possíveis gargalos em um projeto. Eles mostram como as tarefas passam por diferentes estágios e fornecem informações sobre a eficiência do fluxo de trabalho, alocação de recursose possíveis áreas de melhoria.
3. Gráficos de controle: eles são valiosos para monitorar a estabilidade do processo e identificar variações ou anomalias nos dados do projeto. Eles traçam métricas do projeto, como tempo de ciclo ou lead time, ao longo do tempo e definem limites de controle superiores e inferiores. Os gráficos de controle ajudam as equipes a entender as causas comuns de variação e a diferenciá-las das causas especiais, permitindo a solução proativa de problemas e a melhoria contínua do processo.
4. Gráficos de velocidade: Os gráficos de velocidade são comumente usados no gerenciamento ágil de projetos para monitorar o desempenho da equipe e estimar a capacidade de trabalho. Eles mostram a quantidade de trabalho realizado pela equipe durante cada iteração ou sprint. Ao visualizar a velocidade da equipe ao longo do tempo, os gerentes de projeto podem planejar futuros sprints com mais precisão e ajustar as expectativas com base no desempenho histórico.
5. Quadros do Jira: Um quadro do Jira normalmente consiste em uma coleção de uma lista de tarefas: histórias, épicos e problemas, representados como cartões, que são organizados em colunas diferentes com base em seu estágio atual no fluxo de trabalho. As colunas no quadro representam diferentes status ou estágios, como “A fazer”, “Em andamento”, “Em análise” e “Concluído”. Essa representação visual permite que os membros da equipe vejam rapidamente quais tarefas estão em andamento, quais estão concluídas e quais requerem atenção.
6. Extensões do painel do Jira: eles fornecem widgets de visualização adicionais e gadgets que podem ser adicionados ao (aqui estará um link para um artigo sobre painéis do Jira, ainda não publicado) Painéis do Jira. Essas extensões permitem que as equipes de projeto combinem vários elementos visuais, como tabelas, gráficos e relatórios, em uma única visualização. Os painéis se tornam poderosos centros de informações, fornecendo uma visão geral holística do desempenho do projeto e permitindo acesso rápido aos principais insights. Você pode criar e personalizar seu painel, torná-lo pessoal ou compartilhá-lo com membros da equipe e partes interessadas.

Recursos de visualização aprimorados com complementos e plug-ins de terceiros

Ao aproveitar complementos e plug-ins de terceiros, os usuários podem ampliar as opções de visualização nativas do Jira e desbloquear uma série de novas possibilidades. Esses aprimoramentos oferecem às equipes a capacidade de criar painéis de planejamento, planilhas de horários e relatórios visualmente atraentes e informativos que atendem aos requisitos específicos do projeto.

Com uma seleção diversificada de complementos e plug-ins disponíveis no Atlassian Marketplace, os usuários têm a flexibilidade de escolher aqueles que melhor se alinham às metas do projeto e às demandas de visualização.

Sempre há uma grande necessidade de visualização avançada de recursos, projetos e progresso de problemas. Um dos plug-ins populares do Jira - ActivityTimeline - fornece todos os requisitos mencionados acima sob a condição de solteiro com a ajuda dessas ferramentas de visualização de projetos: o painel de planejamento com os cronogramas, relatórios e planilhas de horários dos usuários. É compatível com o Jira Software/Jira Service Management e é participante do Atlassian Cloud Fortified Program.

Melhores práticas para visualizar relatórios e projetos do Jira

Visualizar relatórios e projetos do Jira de forma eficaz é crucial para obter insights, comunicar o progresso e tomar decisões informadas. Aqui estão algumas das melhores práticas:

Defina metas e métricas claras

Comece articulando claramente o propósito e as metas de sua visualização. Determine as métricas essenciais, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) ou os elementos do projeto que você deseja enfatizar. Um foco bem definido permitirá que você crie representações visuais que sejam relevantes e significativas.

Otimize a seleção de visualização para representação de dados

Escolha métodos de visualização adequados que retratem seus dados com eficácia e comuniquem com eficácia a mensagem desejada. Leve em consideração vários fatores, como as características dos dados, os relacionamentos que você pretende mostrar e o público-alvo específico que você está segmentando. Os tipos de visualização populares incluem gráficos de barras, gráficos de linhas, gráficos circulares e gráficos de dispersão.

Crie visualizações convincentes para um impacto ideal

Evite sobrecarregar suas visualizações com detalhes excessivos ou elementos desnecessários. Quando se trata de visualizar dados, o design desempenha um papel fundamental em capturar a atenção e fornecer informações de forma eficaz. Ao criar visualizações visualmente envolventes, você pode maximizar seu impacto e garantir que a mensagem pretendida ressoe com seu público. Use rótulos claros, legendas intuitivas e títulos concisos para orientar os espectadores e facilitar a compreensão.

Diretrizes para compartilhar e apresentar dados visualizados

Personalize suas visualizações para atender aos requisitos e preferências específicos do seu público-alvo. Compreenda sua familiaridade com os dados e adapte adequadamente o nível de detalhe e complexidade. Apresente as informações em um formato que se conecte com os espectadores, facilitando a compreensão dos principais insights.

Ferramentas a serem usadas para visualizar projetos do Jira em todas as etapas

As equipes podem obter uma compreensão abrangente do progresso do projeto, identificar gargalos e monitorar métricas essenciais utilizando as ferramentas de visualização apropriadas do Jira. Observe algumas técnicas essenciais a serem usadas para visualizar projetos em cada estágio do Jira:

Etapa 1: Mapeamento mental para o início do projeto

O mapeamento mental prova ser um método valioso para gerar ideias, capturar os requisitos do projeto e estruturar pensamentos na fase inicial de um projeto. Ao organizar visualmente os componentes do projeto, as equipes podem estabelecer uma base bem definida para o projeto e promover o alinhamento entre todas as partes envolvidas.

Etapa 2: Use painéis e cronogramas para o planejamento

Visualize dados no Jira com painéis e cronogramas combinados, e as equipes terão uma visão abrangente e visualmente rica dos aspectos de planejamento do projeto. Os painéis do Jira mencionados anteriormente fornecem uma visão geral do desempenho do projeto e métricas importantes, enquanto os cronogramas oferecem cronogramas dinâmicos detalhados que mostram a duração, as dependências e os marcos críticos das tarefas do projeto. Essa combinação permite que as partes interessadas tenham uma compreensão holística do progresso do projeto e auxilia na tomada de decisões eficazes. A integração com plug-ins de terceiros, como o ActivityTimeline, aprimora ainda mais os recursos de visualização no Jira.

Etapa 3: monitorar o progresso no Jira

Monitorar o progresso do projeto é crucial para garantir a entrega oportuna e identificar quaisquer desvios do plano original. O Jira oferece vários recursos para monitoramento do progresso, como rastreamento de problemas, atualizações de status e notificações. As equipes podem utilizar os recursos de relatórios integrados do Jira, como painéis e relatórios ágeis, para obter informações em tempo real sobre a conclusão de tarefas, gráficos detalhados, velocidade e desempenho da equipe. Essas ferramentas permitem que os gerentes de projeto e as partes interessadas visualizem o progresso do projeto, identifiquem riscos potenciais e tomem decisões informadas com base nos dados.

Etapa 4: Controle o tempo com planilhas de horários

Controlar o tempo com precisão é crucial para o gerenciamento de projetos, pois permite que as equipes monitorem a alocação de recursos, meçam a produtividade e garantam a entrega oportuna das tarefas. No Jira, a integração das ferramentas de quadro de horários fornece uma maneira conveniente de registrar e analisar o tempo gasto em diferentes atividades do projeto. Planilhas de horários oferecem informações abrangentes sobre como o tempo é alocado entre as tarefas, permitindo que os gerentes de projeto identifiquem áreas onde os recursos estão sendo subutilizados ou sobrecarregados. Os gerentes de projeto podem acessar relatórios consolidados de quadro de horários que exibem entradas de horas individuais e em nível de equipe, facilitando o faturamento preciso, o faturamento do cliente e a análise financeira.

Etapa 5: usar relatórios avançados

Os gráficos personalizados desempenham um papel importante nos relatórios do projeto, fornecendo representações visuais das principais métricas e KPIs do projeto. Plugins como EazyBi, Charting for Jira ou Power Scripts permitem a criação de gráficos personalizados e relatórios de análise de dados do Jira. As equipes podem gerar gráficos de barras, gráficos circulares, gráficos de linhas ou outras visualizações com base em dados específicos do projeto extraídos do Jira. Gráficos personalizados ajudam as partes interessadas a entender o desempenho do projeto, a alocação de recursos e a integridade geral do projeto, permitindo a comunicação e a tomada de decisões eficazes.

Exemplos de visualização do Jira em ação

A visualização é crucial para organizações e equipes de qualquer tipo e tamanho. Vamos dar uma olhada em vários cenários de visualização para diferentes setores e destacar os melhores exemplos dos recursos de visualização do Jira.

Mostras práticas da visualização de dados do Jira em contextos do mundo real

Como mencionamos anteriormente, os usuários do Jira geralmente escolhem quadros, relatórios e painéis do Jira para visualizar seus fluxos de trabalho.

As colunas do quadro retratam status ou estágios distintos, incluindo “A fazer”, “Em andamento”, “Em análise” e “Concluído”. Essa representação visual permite aos membros da equipe discernir rapidamente as tarefas em andamento, as concluídas e as que precisam de atenção com um único olhar.

Os relatórios podem oferecer uma visualização de dados mais específica, dependendo de suas necessidades. O Jira fornece vários relatórios ágeis, de rastreamento de problemas e de gerenciamento. Os gerentes de projeto geralmente usam relatórios de controle de tempo e carga de trabalho do usuário para garantir que as tarefas sejam atribuídas adequadamente e para monitorar e analisar o tempo gasto em tarefas ou problemas. Esses relatórios ajudam a monitorar a produtividade individual ou da equipe, identificar atividades demoradas e otimizar a alocação de recursos.

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Os painéis do Jira são ótimas ferramentas de visualização, pois você pode configurar gadgets de painel especificamente para suas necessidades. É muito confortável monitorar atividades individuais com a ajuda de um painel pessoal:

Ou crie um painel para acompanhar o projeto específico e obter uma visualização detalhada do problema do Jira:

Não hesite em usar os recursos poderosos apresentados nos plug-ins de terceiros do Jira, pois a combinação dos complementos do Jira e do Jira torna o planejamento e a visualização do projeto avançados e, como resultado, fáceis, pois economiza um tempo precioso. Vamos dar uma olhada rápida em como os usuários podem combinar os recursos de visualização do Jira e a ferramenta de planejamento e gerenciamento de recursos - ActivityTimeline.

Cenários para empregar a visualização em diversos setores

O ActivityTimeline fornece aos usuários 4 módulos de visualização: um painel de planejamento abrangente com todas as tarefa/projetos do Jira em um só lugar e as atividades dos usuários (nos níveis individual e de equipe), um espaço de trabalho pessoal onde os usuários têm uma visualização de empreendimentos, relatórios e planilhas de horas pessoais. Todos os dados são totalmente sincronizados com o Jira e vice-versa.

Vamos dar um exemplo de equipe de desenvolvimento de software:

Com a ajuda do Painel de planejamento, podemos ver claramente uma equipe com suas tarefas, visíveis nos cronogramas individuais. Você pode encontrar indicadores especiais de carga de trabalho, que mostram se o usuário está sobrecarregado ou insuficiente para evitar a ineficiência na distribuição do trabalho. O aplicativo também fornece eventos internos, como férias, licenças médicas, etc., e todos são contados como dias não úteis e refletidos no painel de controle adequadamente, o que é muito confortável quando você deseja receber uma imagem clara da disponibilidade de recursos/carga de trabalho.

Aqui também podemos ver um campo de equipe separado para toda a equipe e tarefas atribuídas à equipe. Os indicadores de carga de trabalho também são apresentados no painel da equipe. Equipes ágeis que precisam de visualização de programas no Jira podem usar esse recurso para separar tarefas individuais do trabalho em equipe geral do projeto (como épicos, histórias e incrementos de programas), ou quando você precisa planejar o fluxo de trabalho para várias equipes ao mesmo tempo.

Um gabinete pessoal apresentada no ActivityTimeline é uma visualização perfeita do trabalho individual. Aqui, os usuários podem encontrar apenas suas tarefas e projetos pessoais e planejar seu próprio trabalho. É muito adequado para membros de qualquer tipo de equipe, então vamos dar uma olhada em como um membro da equipe de consultoria de negócios planeje seu tempo.

Este módulo fornece ao usuário uma imagem de suas tarefas e projetos, bem como uma visualização pessoal das tarefas no calendário. Aqui podemos encontrar gráficos de visualização especiais nos quais o usuário pode entender sua carga de trabalho e disponibilidade durante o período de tempo escolhido. Como o aplicativo fornece eventos internos, é muito fácil para nosso consultor Bob fazer reservas para futuras reuniões ou viagens, que não estão conectadas ao Jira, mas também são contadas como horas de trabalho e serão refletidas nos relatórios adequadamente. Bob pode registrar as horas trabalhadas (faturáveis e não faturáveis de acordo com sua escolha) no espaço de trabalho pessoal e observar as horas registradas diretamente no mesmo local.

O módulo Timesheet é uma ótima maneira de entender o tempo gasto em tarefas e projetos pelos usuários. Com as planilhas de horários da equipe ActivityTimeline, você pode ver onde os usuários passaram o tempo com apenas alguns cliques:

ActivityTimeline Módulo de relatório oferece um sistema robusto de relatórios que permite aos usuários gerar relatórios abrangentes sobre a utilização de recursos, o andamento do projeto e a conclusão de tarefas. Esses relatórios fornecem informações valiosas sobre a alocação de recursos e ajudam a identificar áreas em que os recursos podem estar subutilizados ou subutilizados. Ao analisar esses dados, as equipes podem fazer ajustes informados e otimizar a alocação de recursos para melhorar a eficiência e a produtividade do projeto.

Por exemplo, o relatório de utilização de recursos do ActivityTimeline mostra a carga de trabalho real de recursos dentro do escopo escolhido, ajudando os gerentes a distribuir a carga de trabalho uniformemente entre os membros da equipe.

A propósito, o aplicativo ajuda a gerenciar não apenas recursos humanos, mas também recursos materiais, como equipamentos. O Jira é amplamente conhecido como um software de gerenciamento de projetos, problemas e equipes, mas se você precisar gerenciar recursos não humanos, você pode fazer isso com a ajuda de complementos de terceiros para o Jira, que complementarão adequadamente suas necessidades de visualização.

Conclusão

Concluindo, o Jira oferece uma plataforma poderosa para visualizar relatórios e gerenciar projetos de forma eficaz. Ao aproveitar seus recursos integrados e integrar complementos e plug-ins de terceiros para a análise de dados do Jira, as equipes podem liberar todo o potencial de seus recursos de visualização. Desde os estágios iniciais do início e planejamento do projeto até a execução de tarefas, monitoramento do progresso e relatórios do projeto, o Jira fornece um conjunto abrangente de ferramentas para visualizar dados e impulsionar o sucesso do projeto.