Visualização de projetos e relatórios no Jira

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O Jira se tornou uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais conhecidas por seus excelentes recursos e flexibilidade. É adequado para equipes de qualquer tipo e tamanho (equipes empresariais e ágeis). À medida que as equipes de projeto crescem e a complexidade aumenta, torna-se crucial visualizar os dados de forma eficaz, obter insights e tomar decisões informadas.

Neste artigo, examinamos as ferramentas de visualização de projetos e a importância da visualização do Jira no gerenciamento de projetos, destacando seu papel na melhoria dos relatórios, monitorando o progresso e impulsionando o sucesso do projeto.

O que é a visualização do Jira?

A visualização do Jira se refere à representação gráfica dos dados, estatísticas e métricas do projeto na plataforma Jira. Ele capacita gerentes de projeto, líderes de equipe e partes interessadas com uma visão geral abrangente da integridade, do progresso e dos erros do projeto. Ao transformar dados brutos em tabelas, gráficos e notícias, a visualização do Jira simplifica a interpretação de dados em projetos complexos e facilita a tomada de decisões mais rápida e informada.

Projetos complexos geralmente criam desafios para os usuários, portanto, uma representação visual das informações relacionadas ao projeto permite uma comunicação eficaz entre as equipes, a análise e a tomada de decisões nas equipes do projeto. Também ajuda as partes interessadas a tomarem decisões comerciais sábias.

Importância da visualização no gerenciamento de projetos

Nesse ponto, muitos gerentes se perguntam: “Como posso acompanhar o progresso do projeto com mais eficiência?” A resposta é visualização. Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais a visualização tem um valor significativo no gerenciamento de projetos:

• Relatórios e análises aprimorados: o gerenciamento eficaz de projetos depende muito de relatórios precisos e oportunos. Os recursos de visualização do Jira permitem a criação de relatórios visualmente atraentes que apresentam os dados do projeto de forma concisa e significativa. Esses relatórios podem incluir informações como status do projeto, taxas de conclusão de tarefas, tendências de problemas e alocação de recursos. Ao visualizar esses dados, as equipes podem identificar facilmente padrões e tendências que são vitais para futuras análises de projetos. Na verdade, projetos que utilizam visualizações de dados em tempo real alcançam um Aumento de 40% na identificação de tendências e um Redução de 25% em custos de tempo de análise.
• Monitoramento do progresso em tempo real: em ambientes dinâmicos do projeto, monitorar o progresso do projeto em tempo real é crucial para garantir a entrega oportuna e identificar quaisquer desvios do plano do projeto. Os recursos de visualização do Jira fornecem atualizações em tempo real sobre o status do projeto, o desempenho da equipe, as conexões de problemas e o progresso das tarefas atuais. Os gerentes de projeto podem acessar painéis e gráficos intuitivos que oferecem uma visão abrangente das atividades em andamento, permitindo que eles identifiquem gargalos, aloquem recursos de forma eficaz e mantenham o projeto em andamento. Dados recentes indica que as equipes que usam painéis visuais identificam possíveis problemas e riscos 37% mais rápido do que aquelas que dependem de relatórios baseados em texto.
• Tomada de decisão baseada em dados: Tomar decisões informadas é especialmente importante em um mundo em rápida mudança. A visualização no Jira equipa as equipes de projeto com as ferramentas necessárias para analisar dados e obter informações valiosas. Ao visualizar as métricas do projeto com a ajuda de vários tipos de gráficos (gráficos circulares, gráficos Burndown/Burnup ou gráficos personalizados) e diagramas de fluxo cumulativos, as equipes obtêm uma compreensão mais profunda do desempenho do projeto. Eles podem então tomar decisões baseadas em dados para otimizar processos, mitigar riscos e impulsionar o sucesso.
• Comunicação e colaboração eficazes: A comunicação clara e concisa é vital para o sucesso do projeto, especialmente ao lidar com equipes distribuídas ou partes interessadas com origens diversas. Os recursos de visualização de projetos do Jira facilitam a comunicação clara, fornecendo opções básicas de visualização dos dados do projeto que são fáceis de entender e interpretar. Essa visualização eficaz serve como uma linguagem comum. Ele permite que os membros da equipe e as partes interessadas colaborem com eficiência, alinhem seus objetivos e trabalhem em prol de metas compartilhadas do projeto.

Representação visual integrada no Jira: tabelas e gráficos

Esqueça as tabelas semelhantes às do Excel. O Jira, como uma ferramenta flexível de gerenciamento de projetos, oferece várias ferramentas de visualização do Jira, como tabelas e gráficos. Essas ferramentas capacitam as equipes a visualizar dados e obter informações valiosas sobre a execução do projeto, a conclusão de tarefas e o envolvimento do usuário em projetos clássicos, ágeis e híbridos. Esses recursos de visualização nativos do Jira fornecem uma base sólida para acompanhar o progresso do projeto. No entanto, os relatórios disponíveis podem variar dependendo se você usa um espaço gerenciado pela equipe ou pela empresa.

Visualize dados no Jira com tabelas e gráficos integrados, como:

1. Gráficos Burndown

Esses gráficos mostram o progresso de um sprint exibindo o trabalho restante em relação ao tempo disponível. Eles permitem que os gerentes de projeto acompanhem como as tarefas estão sendo concluídas e se o projeto está no caminho certo para atingir a meta do sprint. Os gráficos Burndown são particularmente úteis para projetos ágeis, pois ilustram a linha de progresso ideal em relação ao progresso real, facilitando o planejamento e o ajuste eficientes do sprint. Esse relatório exige que o recurso Sprints esteja ativado e é essencial para prever e evitar o desvio do escopo.

2. Gráficos de Burnup

Embora semelhantes aos gráficos de esgotamento, os gráficos de esgotamento rastreiam o escopo total do projeto junto com o trabalho concluído. O gráfico mostra as linhas “Escopo do trabalho” (trabalho planejado) e “Trabalho concluído”. Se a linha do escopo de trabalho aumentar durante o sprint, é um sinal claro de desvio do escopo. Assim como os gráficos de burndown, eles exigem o recurso Sprints.

3. Diagramas de fluxo cumulativo

Esses diagramas fornecem uma visão geral do trabalho em andamento, do trabalho concluído e de possíveis gargalos em um projeto. Eles mostram como as tarefas passam por diferentes estágios e fornecem informações sobre eficiência do fluxo de trabalho, alocação de recursos e possíveis áreas de melhoria. Este relatório fornece métricas importantes, como Tempo de Ciclo (tempo necessário para percorrer “Em andamento”) e Trabalho em andamento (WIP).

4. Gráficos de controle

Eles são valiosos para monitorar a estabilidade do processo e identificar variações ou anomalias nos dados do projeto. Eles traçam métricas do projeto, como tempo de ciclo ou lead time, ao longo do tempo e definem limites de controle superiores e inferiores. Os gráficos de controle ajudam as equipes a entender as causas comuns de variação e a diferenciá-las das causas especiais, permitindo a solução proativa de problemas e a melhoria contínua do processo.

5. Gráficos de velocidade

Os gráficos de velocidade são comumente usados no gerenciamento ágil de projetos para monitorar o desempenho da equipe e estimar a capacidade de trabalho. Eles exibem a quantidade de trabalho que a equipe realizou em cada sprint ou iteração, expressa em pontos da história ou itens de trabalho. Ao visualizar a velocidade da equipe ao longo do tempo, os gerentes de projeto podem planejar futuros sprints com mais precisão e ajustar as expectativas com base no desempenho histórico.

6. Tabuleiros Jira

Um quadro do Jira normalmente consiste em uma coleção de uma lista de tarefas: histórias, épicos e problemas, representados como cartões, que são organizados em colunas diferentes com base em seu estágio atual no fluxo de trabalho. As colunas no quadro representam diferentes status ou estágios, como “A fazer”, “Em andamento”, “Em análise” e “Concluído”. Essa representação visual permite que os membros da equipe vejam rapidamente quais tarefas estão em andamento, quais estão concluídas e quais requerem atenção.

7. Extensões do painel do Jira

Eles fornecem widgets e gadgets de visualização adicionais que podem ser adicionados aos painéis do Jira. Essas extensões permitem que as equipes de projeto combinem vários elementos visuais, como tabelas, gráficos e relatórios, em uma única visualização. Por exemplo, você pode adicionar um relatório de itens de trabalho criados versus resolvidos para ver se sua lista de pendências está crescendo.

Os painéis se tornam poderosos centros de informações, fornecendo uma visão geral holística do desempenho do projeto e permitindo acesso rápido aos principais insights. Para criar um, selecione Criar painel, adicione gadgets e organize-os usando o recurso de arrastar e soltar. Você também pode personalizar o layout para atender às suas necessidades de geração de relatórios. E compartilhe com os membros da equipe e as partes interessadas.

Isso naturalmente leva à pergunta: ferramenta de roteiro do Jira com funcionalidade de arrastar e soltar? Sim, o Jira oferece roteiros nativos que permitem agendar tarefas e ajustar datas usando ações simples de arrastar e soltar.

Recursos de visualização aprimorados com complementos e plug-ins de terceiros

Ao usar complementos e plug-ins de terceiros, os usuários podem ampliar as opções de visualização nativas do Jira e acessar muitas novas possibilidades. Embora o Jira nativo seja poderoso, ele geralmente carece de um cronograma de recursos holístico que mostre a disponibilidade de todos os membros da equipe em vários projetos em uma única visualização. Esses aprimoramentos oferecem às equipes a capacidade de criar painéis de planejamento, planilhas de horários e relatórios visualmente atraentes e informativos que atendem aos requisitos específicos do projeto.

Com uma seleção diversificada de complementos e plug-ins disponíveis no Mercado Atlassian, os usuários têm a flexibilidade de escolher aqueles que melhor se alinham às metas do projeto e às demandas de visualização. Quando os quadros básicos não são mais suficientes, normalmente surge uma pergunta específica: Quais são as melhores soluções de gerenciamento de recursos do Jira? A resposta está em aplicativos que oferecem uma combinação de cronogramas visuais, planejamento de capacidade e relatórios automatizados.

Sempre há uma grande necessidade de visualização avançada de recursos, projetos e progresso de problemas. Um aplicativo Jira popular, ActivityTimeline, fornece todos os requisitos mencionados acima em uma única solução. Ele oferece ferramentas específicas de visualização de projetos: o painel de planejamento com os cronogramas, relatórios e planilhas de horas do usuário. É compatível com o Jira Software/Jira Service Management e participa do Atlassian Cloud Fortified Program.

Assista a este vídeo para ver como visualizar com eficiência a capacidade e a carga de trabalho da equipe usando os gráficos do ActivityTimeline:

Melhores práticas para visualizar relatórios e projetos do Jira

Visualizar relatórios e projetos do Jira de forma eficaz é crucial para obter insights, comunicar o progresso e tomar decisões informadas. Aqui estão algumas das melhores práticas:

Defina metas e métricas claras

Comece articulando o propósito e as metas da sua visualização. Determine as métricas essenciais, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) ou os elementos do projeto que você deseja enfatizar. Um foco bem definido permitirá que você crie representações visuais relevantes e significativas.

Otimize a seleção de visualização para representação de dados

Escolha métodos de visualização adequados que retratem seus dados com eficácia e comuniquem a mensagem desejada. Considere vários fatores, como as características dos dados, os relacionamentos que você pretende mostrar e o público-alvo específico que você está segmentando. Os tipos de visualização populares incluem gráficos de barras, gráficos de linhas, gráficos circulares e gráficos de dispersão.

Design para maior clareza e impacto

Evite sobrecarregar suas visualizações com detalhes excessivos ou elementos desnecessários. Quando se trata de visualizar dados, o design desempenha um papel fundamental na entrega eficiente de informações. Ao criar visualizações visualmente envolventes, você pode maximizar seu impacto e garantir que a mensagem pretendida ressoe com seu público. Use rótulos claros, legendas intuitivas e títulos concisos para orientar os espectadores e facilitar a compreensão.

Diretrizes para compartilhar e apresentar dados visualizados

Personalize suas visualizações para atender aos requisitos e preferências específicos do seu público-alvo. Compreenda sua familiaridade com os dados e adapte adequadamente o nível de detalhe e complexidade. Apresente as informações em um formato que se conecte com os espectadores, facilitando a compreensão dos principais insights.

Mantenha a integridade dos dados

Uma visualização é tão boa quanto os dados por trás dela. Garanta que os membros da equipe atualizem os status e as estimativas do Jira regularmente. A entrada de dados precisa e oportuna é essencial para manter os relatórios confiáveis. Isso evita conclusões enganosas e mantém todos alinhados.

Ferramentas a serem usadas para visualizar projetos do Jira em todas as etapas

As equipes podem obter uma compreensão abrangente do progresso do projeto, identificar gargalos e monitorar métricas essenciais utilizando as ferramentas de visualização apropriadas do Jira. Considere estas técnicas essenciais para usar na visualização de projetos em todas as etapas do Jira:

Etapa 1: Mapeamento mental para o início do projeto

O mapeamento mental é um método valioso para gerar ideias, capturar os requisitos do projeto e estruturar pensamentos na fase inicial de um projeto. Ao organizar visualmente os componentes do projeto, as equipes podem estabelecer uma base sólida para o projeto e promover o alinhamento entre todas as partes envolvidas.

Etapa 2: Use painéis e cronogramas para o planejamento

A combinação de painéis e cronogramas fornece uma visão visualmente rica do planejamento do projeto. Esses painéis oferecem uma visão geral do desempenho do projeto e de métricas importantes, enquanto os cronogramas exibem a duração, as dependências e os marcos críticos das tarefas do projeto. Essa combinação ajuda as partes interessadas a obter uma compreensão holística do progresso do projeto e auxilia na tomada de decisões eficazes. A integração com plug-ins de terceiros, como o ActivityTimeline, melhora ainda mais a visualização no Jira.

Etapa 3: monitorar o progresso no Jira

Monitorar o progresso do projeto é crucial para garantir a entrega oportuna e identificar quaisquer desvios do plano original. O Jira oferece vários recursos para monitoramento do progresso, como rastreamento de problemas, atualizações de status e notificações. As equipes podem usar os recursos de geração de relatórios integrados do Jira, como painéis e relatórios ágeis, para obter dados em tempo real sobre conclusão de tarefas, gráficos detalhados, velocidade e desempenho da equipe. Alertas visuais como “semáforo” indicadores (Vermelho, amarelo, verde) pode ser atualizado automaticamente com base nos dados do registro de trabalho. Isso ajuda os gerentes a identificar os riscos rapidamente, sem revisar manualmente cada relatório.

Etapa 4: Controle o tempo com planilhas de horários

Controlar o tempo com precisão é crucial para o gerenciamento de projetos, pois permite que as equipes monitorem a alocação de recursos, meçam a produtividade e garantam a entrega oportuna das tarefas. No Jira, a integração das ferramentas de quadro de horários fornece uma maneira conveniente de registrar e analisar o tempo gasto em diferentes atividades do projeto. As planilhas de horários oferecem informações abrangentes sobre como o tempo é alocado entre as tarefas, permitindo que os gerentes de projeto identifiquem áreas em que os recursos estão sendo subutilizados ou sobrecarregados. Os gerentes de projeto podem acessar dados consolidados relatórios de quadro de horários que exibem entradas de horas individuais e em nível de equipe, facilitando o faturamento preciso, o faturamento do cliente e a análise financeira.

Etapa 5: usar relatórios avançados

Os gráficos personalizados desempenham um papel importante nos relatórios do projeto, fornecendo representações visuais das principais métricas e KPIs do projeto. Plugins como EazyBi, Charting for Jira ou Power Scripts permitem a criação de gráficos personalizados e relatórios de análise de dados do Jira. As equipes podem gerar gráficos de barras, gráficos circulares, gráficos de linhas ou outras visualizações com base em dados específicos do projeto extraídos do Jira. Muitas ferramentas avançadas também permitem exportar essas visualizações ou compartilhá-las por meio de links externos. Isso garante que as partes interessadas que não têm acesso ao Jira ainda possam se manter informadas sobre a integridade do projeto.

Exemplos de visualização do Jira em ação

A visualização é crucial para organizações e equipes de qualquer tipo e tamanho. Vamos dar uma olhada em vários cenários de visualização para diferentes setores e destacar os melhores exemplos dos recursos de visualização do Jira.

Mostras práticas da visualização de dados do Jira em contextos do mundo real

Como mencionamos anteriormente, os usuários do Jira geralmente escolhem quadros, relatórios e painéis do Jira para visualizar seus fluxos de trabalho.

As colunas do quadro retratam status ou estágios distintos, incluindo “A fazer”, “Em andamento”, “Em análise” e “Concluído”. Essa representação visual permite que os membros da equipe identifiquem rapidamente as tarefas em andamento, as concluídas e as que precisam de atenção com um único olhar.

Para melhorar a visibilidade, você pode usar Swimlanes para agrupar tarefas por responsáveis, épicos ou subtarefas. Além disso, os filtros personalizados fornecidos pela JQL permitem que você se concentre em problemas específicos.

Em projetos gerenciados por equipes, atualmente você não pode criar quadros adicionais, enquanto os projetos gerenciados pela empresa permitem vários quadros e visualizações entre projetos.

Os relatórios fornecem uma visualização de dados mais específica, dependendo de suas necessidades. O Jira oferece vários relatórios ágeis, de rastreamento de problemas e de gerenciamento. Os gerentes de projeto geralmente usam relatórios de controle de tempo e carga de trabalho do usuário para garantir que as tarefas sejam atribuídas adequadamente e para monitorar e analisar o tempo gasto em tarefas ou problemas. Esses relatórios ajudam a monitorar a produtividade individual ou da equipe, identificar atividades demoradas e otimizar a alocação de recursos.

Observe que esses relatórios específicos estão disponíveis somente se o administrador do Jira tiver ativado o controle de tempo. Alguns relatórios, como o Relatório de Controle de Tempo, têm um limite de exibição de 1.000 itens de trabalho e 1.000 subtarefas.

Os painéis do Jira são ótimas ferramentas de visualização, pois você pode configurar gadgets especificamente para suas necessidades. É muito confortável monitorar atividades individuais com a ajuda de um painel pessoal:

Ou crie um painel para acompanhar o projeto específico e obter uma visualização detalhada do problema do Jira:

Não hesite em usar os recursos poderosos apresentados nos plug-ins de terceiros do Jira. A combinação do Jira e dos complementos torna o planejamento de projetos avançado e economiza um tempo precioso. Isso geralmente leva à pergunta: Como obter melhor visibilidade do desempenho do meu portfólio de projetos? O método mais eficaz é usar painéis de vários projetos e aplicativos de gerenciamento de recursos, como ActivityTimeline. Essas ferramentas combinam dados de várias equipes em um único cronograma de alto nível, oferecendo uma visão clara de todo o seu portfólio.

Cenários para empregar a visualização em diversos setores

O ActivityTimeline fornece aos usuários 4 módulos de visualização: um painel de planejamento com todas as tarefa/projetos do Jira em um só lugar e as atividades dos usuários (nos níveis individual e de equipe), um espaço de trabalho pessoal para atividades individuais, relatórios e planilhas de horas. Todos os dados são totalmente sincronizados com o Jira e vice-versa.

Vamos dar um exemplo de uma equipe de desenvolvimento de software.

Com o Painel de planejamento, podemos ver uma equipe e suas tarefas em cronogramas individuais. Você encontrará indicadores de carga de trabalho que seguem uma lógica de cores simples: verde para carga ideal, amarelo para subcarga e vermelho para sobrecarga.

O aplicativo também fornece eventos internos, como férias, licenças médicas, etc., e todos são contados como dias não úteis e refletidos no painel de controle adequadamente, o que é muito confortável quando você deseja receber uma imagem clara da disponibilidade de recursos/carga de trabalho.

Aqui também podemos ver um campo de equipe separado para toda a equipe e tarefas atribuídas à equipe. Os indicadores de carga de trabalho também são apresentados no painel da equipe. Equipes ágeis que precisam de visualização de programas no Jira podem usar esse recurso para separar tarefas individuais do trabalho em equipe geral do projeto (épicos, histórias e incrementos de programas) ou quando você precisa planejar o fluxo de trabalho para várias equipes ao mesmo tempo.

Por exemplo, Tecnologias Sirius melhorou sua visibilidade ao migrar dos quadros Kanban para essa abordagem de planejamento estruturado. Agora, eles exigem que as equipes planejem previamente as cargas de trabalho com uma semana de antecedência para identificar antecipadamente as tarefas com risco de atraso. Essa estratégia proativa permite que os gerentes entendam o impacto da movimentação de recursos antes que ocorram quaisquer bloqueios.

O gabinete pessoal no ActivityTimeline é uma visualização perfeita do trabalho individual. Aqui, os usuários podem encontrar apenas suas tarefas e projetos pessoais aqui. Vamos ver como um membro de uma equipe de consultoria de negócios, Bob, pode planejar seu tempo.

Este módulo fornece ao usuário uma imagem de suas tarefas e projetos, bem como uma visualização pessoal das tarefas no calendário. Aqui, podemos encontrar gráficos de visualização especiais (como gráficos circulares e de barras) nos quais o usuário pode entender sua carga de trabalho e disponibilidade durante o período de tempo escolhido. Como o aplicativo fornece eventos internos, Bob pode fazer reservas para futuras reuniões ou viagens. Eles podem ser convertidos automaticamente em registro de trabalho, permitindo que ele ignore a entrada manual de dados para atividades não conectadas ao Jira. Bob pode registrar as horas trabalhadas (faturáveis e não faturáveis de acordo com sua escolha) no espaço de trabalho pessoal e observar as horas registradas diretamente no mesmo local.

O módulo Timesheet é uma ótima maneira de entender o tempo gasto em tarefas e projetos pelos usuários. Com as planilhas de horários da equipe ActivityTimeline, você pode ver onde os usuários passaram o tempo com apenas alguns cliques. Você pode até mesmo alternar entre as visualizações Cronograma, Detalhada ou Progresso para obter diferentes tipos de relatórios de quadro de horários:

O Módulo de Relatórios oferece um sistema para gerar relatórios sobre a utilização de recursos e o progresso do projeto. Esses relatórios fornecem informações valiosas sobre a alocação de recursos e ajudam a identificar áreas em que os recursos podem estar subutilizados ou subutilizados. Ao analisar esses dados, as equipes podem fazer ajustes informados e otimizar a alocação de recursos para melhorar a eficiência e a produtividade do projeto.

Por exemplo, a Previsão de Utilização de Recursos mostra a carga de trabalho real dos recursos dentro do escopo escolhido. Isso ajuda os gerentes a distribuir a carga de trabalho uniformemente entre os membros da equipe.

O Jira é amplamente conhecido como um software de gerenciamento de projetos, problemas e equipes, mas não gerencia recursos não humanos. Você pode gerenciar recursos não humanos com a ajuda de complementos de terceiros, como o ActivityTimeline, que complementarão adequadamente suas necessidades de visualização. Ao configurar perfis de usuário que não são do Jira, os gerentes podem atribuir capacidade a ferramentas ou salas e planejar seu uso na linha do tempo, assim como fazem com os membros da equipe.

Conclusão

O Jira oferece uma plataforma poderosa para visualizar relatórios e gerenciar projetos de forma eficaz. Ao aproveitar seus recursos integrados e integrar complementos e plug-ins de terceiros para a análise de dados do Jira, as equipes podem liberar todo o potencial de seus recursos de visualização. Desde os estágios iniciais do início e planejamento do projeto até a execução de tarefas, monitoramento do progresso e relatórios do projeto, o Jira fornece um conjunto abrangente de ferramentas para visualizar dados e impulsionar o sucesso do projeto.